公司部门文件归档管理制度

一、总则
为了加强公司部门文件管理，确保文件归档的完整、准确、安全，提高文件利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、归档范围
1. 公司部门文件包括但不限于以下内容：
（1）公司内部规章制度、工作计划、工作报告；
（2）会议记录、决议、纪要；
（3）合同、协议、公函；
（4）项目文件、设计文件、技术文件；
（5）其他具有保存价值的文件。

2. 归档文件应具有以下特点：
（1）真实性：文件内容必须真实、准确、完整；
（2）完整性：文件内容应齐全，不得遗漏重要信息；
（3）连续性：文件形成应具有连续性，便于查阅；
（4）系统性：文件应按照一定顺序排列，便于管理和利用。

三、归档程序
1. 文件形成部门应负责文件的收集、整理和归档工作。

2. 归档文件应按照以下程序进行归档：
（1）文件形成部门在文件形成后，应及时将文件整理成册，并填写《文件归档登记表》；
（2）文件形成部门将《文件归档登记表》及文件报送档案管理部门；
（3）档案管理部门对报送的文件进行审核，确认无误后，办理归档手续；
（4）档案管理部门将归档文件按照规定进行分类、编目、装订、编号，并登记入档。

四、归档要求
1. 归档文件应保持原貌，不得随意涂改、删减、拼接。

2. 归档文件应按照规定格式进行装订，确保文件整洁、牢固。

3. 归档文件应使用耐久、易于保存的纸张和装订材料。

4. 归档文件应按照档案管理部门的要求进行分类、编目、编号。

5. 归档文件应定期进行清点、检查，确保文件安全、完整。

五、档案利用
1. 公司内部人员因工作需要查阅档案时，应向档案管理部门提出申请。

2. 档案管理部门在确认申请人身份后，可提供档案查阅服务。

3. 查阅档案时，应遵守以下规定：
（1）爱护档案，不得损坏、涂改、抽取档案材料；
（2）查阅档案时，应保持安静，不得大声喧哗；
（3）查阅档案后，应及时归还，不得擅自带走档案材料。

六、附则
1. 本制度自发布之日起施行。

2. 本制度由公司档案管理部门负责解释。

3. 各部门应认真贯彻执行本制度，确保公司文件归档工作的顺利进行。