档案信息化提高档案管理能力

档案信息化提高档案管理能力

摘要：当今，随着我国经济的飞速发展，互联网信息技术发展的也十分迅速，以数字形式为主要特征的档案发展新时期已经开始且不断深化，逐步促进了互联网与传统档案的有机结合，促进了档案信息化建设进程。本文在分析了档案信息内涵及特点的基础上，重点讨论了档案信息化管理的现实必要性，并从制度、标准、系统、软件及队伍等五个方面，就做好新时期档案信息化管理提出了对策、建议，为做好新时期档案信息化管理提供参考，对提升档案信息化管理能力和水平具有积极的现实意义。

关键词：档案信息化；档案；管理能力

引言

随着时代的不断进步，信息技术的飞速发展，信息化建设已经逐渐渗透到社会发展的各个层面，面对这样的形势，大力推进档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必由之路，更是提高档案管理能力和档案信息服务水平的必然选择。本文主要对档案信息化建设的相关内容进行了介绍和分析，并提出了推进档案信息化建设的一些建议。

1档案信息化建设的内容。档案信息化建设包括信息

化硬件设施、信息化服务意识和信息化管理水平三个大的方面，具体内容如下：其一，硬件设施建设。硬件设施是信息化建设的基础，是档案信息化管理的支撑平台，主要由计算机、存储空间、数据库和局域网等组成。硬件设施建设不能盲目追求高配置，而是要与本单位档案管理实现科学配置，使两者之间达到最佳的匹配效果。一般来讲，硬件设施是档案信息化管理的技术标志，要想达到什么样的信息化管理水平，必须首先配置相应等级的硬件设施。其二，服务意识建设。档案管理人员的服务意识属于思想层面的内容，也是信息化建设的重要内容之一。实施档案信息化建设，档案管理人员必须首先树立信息化背景下的服务意识：一是要改变传统的工作理念，变单一、狭隘的管理服务模式为即时、快速、

全方位的管理服务模式。二是要拓宽档案信息采集的渠道和手段，提高档案信息采集的准确度，并对档案信息资源进行深度和广度上的深加工，为客户提供更好的档案信息服务。三是要加强专业学习，围绕信息化管理的需求不断提高自己的理论水平和专业技能，做一名合格的复合型人才。其三，管理水平建设。档案管理水平是信息化建设的关键，当硬件配置和人的服务意识到位之后，信息化建设能否发挥应有的作用，管理水平就是决定性的因素。一是要深入总结信息化建设的经验与教训，不断总结改进，提高档案信息化管理的水平。二是要注意学习和借鉴国内外的先进经验，推动信息化管理与时代同行。三是要建立健全档案管理与服务体系，完善制度，优化流程，切实提高管理服务的质量和效率。

2档案信息化提高档案管理能力

2.1开展信息化档案管理工作专业知识技术人才培训

企事业单位应开展信息化档案管理工作专业技术知识人才培训，提升专业知识水平及道德素质教育，聘用专业人士及相关专家学者指导信息化档案管理规范，企事业单位领导层应从自身做起，掌握理论知识及引领身边的人，强化管理能力，提升自身价值取向。建立健全信息技术档案管理体制及规范相关制度，把信息化档案管理工作贯彻落实，采用绩效考核标准，加大投入档案管理力度，吸引人才加入团队行列，从而使信息技术档案管理能力更加全面完善不断进步发展。

2.2维护档案安全，是做好企业档案信息化管理的底线

新时代下，维护档案数据的安全是企业档案管理，乃至是企业管理的新要求。企业在享受档案信息化所带来便利的基础上，要充分利用反病毒、反黑客等技术手段来保护档案信息资源，同时，区分档案的密级和重要程度，做到分类加密管理。

2.3强化信息化硬件建设，确保信息化管理的实现

实现档案管理的信息化建设，不仅仅需要依靠人们观念的革新和档案从业人员掌握应有的现代化管理理念与技术，也需要确保信息化建设中所需要的设备和机械工具，这是实现档案管理信息化建设的基础工作。为了强化和加快档案资料

的信息化建设，机关事业单位的主管部门和相关单位应该购置有助于档案信息化建设的硬件，真正地把档案管理的信息化落到实处。充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。

2.4高调强化信息化档案管理建设，是实现企业科技创新战略因素

现代信息技术不断进步，信息技术档案管理工作的建设是必然趋势。通过科学技术网络信息服务领域开展信息档案管理工作是需要长期稳定发展的艰巨任务，要改进工作方法革新档案管理制度，全力推进信息化建设，认识衡量标准能力的重要性。信息化档案管理能够有效预防档案管理的风险及防范漏洞，利用实时记录及实时规避错误信息等智能监控设备，将档案管理能力全面提升。企事业单位需要开展专业知识水平及道德素质的培训，领导层要重视信息化档案管理建设工作，要从自身履行责任，真正地把信息技术网络档案服务平台发展起来，发挥信息安全技术档案管理的职能作用，推动企事业单位信息化技术档案管理建设，实质性地提供企事业单位经济保障和社会效益的全面能效水平管理。

2.5完善档案信息化管理制度体系

根据档案信息化管理的现实需要及特点，制定并不断完善一系列档案信息化管理工作制度，既包括档案信息存储格式标准，也要包括档案信息化管理流程要求，还包括档案信息化管理的安全保密制度，等等，如明确档案归档范围、网上检索、借阅、归还档案等规章制度。如《电子文件归档管理制度》《档案信息化建设保密管理办法》《档案管理软件功能要求暂行规定》。通过完善严密的制度，积极推进档案信息化管理的规范化。

2.6利用现代信息化管理档案工作

通过信息技术应用程序进行档案工作管理是一项长期发展规划的重要途径，对档案管理工作的收集、录入及整合等相关档案资料规范管理，利用现代科技信息化档案管理模式，替代老套烦琐的档案管理模式，能够推进档案技术改革工作的不断完善，科学技术档案信息服务可以智能处理档案登记录入、归纳整理等相关档案资料信息，采用实时监控设备、查找服务方式，为企事业单位档案管理提

供精准服务质量标准，信息档案管理建设具备规避风险、防范漏洞等优势，能够有效预防企事业单位档案管理相关问题，大大地提高了企事业单位的工作效率。

结语

档案信息化是档案发展的趋势和未来，也是一项长期、复杂而具体的专业性工作，档案信息化不仅是档案管理部门的工作，也需要信息部门、专业机构的共同参与和配合。在档案信息化管理过程中，随着信息化发展的趋势和要求，必然会在实际工作中出现各种新情况、新问题，这就需要在解决这些实际问题中不断推动档案信息化建设进程。因此，要高度重视档案信息化建设，尤其是信息化管理面临的问题，通过解决问题，找到产生问题的原因，并有针对性的予以解决，通过理论研究与实践分析，共同推动档案信息化管理再上新台阶。

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