速拓医药连锁管理系统操作手册-经典版

速拓医药连锁办理系统操作手册
前言
21世纪是信息化的世纪。

面对国表里同行的剧烈竞争，无数中小企业在办理方面的缺乏已经严重制约了企业的开展和壮大。

越来越多的企业经营者已经认识到实施信息化战略是改善企业经营办理程度，提高企业竞争力的有效途径。

市场的呼唤不竭催生出优秀的商务办理软件，而速拓系列软件那么是此中的精品。

当速拓系列软件还在市场上热销时，速拓公司于2004年年初整合公司的软件开发精英，成立了“经典版〞开发小组，操纵近两年的时间开发出速拓家族的新生代产物—“经典版〞系列软件。

该系统完全满足了企业对物流、信息流、资金流等集成办理的迫切需要，可以对企业各种经营活动和办理行为实施全方位的过程控制与细化办理，从而以更简便、实用的方式帮忙中小企业迅速解决办理难题，全面提升整体竞争力。

“经典版〞系列软件延续了速拓软件进、销、存、财一体化、导航式操作、易学易用等长处，而且在信息集成和统计阐发方面做了较大的提高，使您可以便利快捷地获取到各种有用信息。

“经典版〞系列软件也是面向国内中小型企业的商务办理平台，它按照国内中小型企业的经营规模、组织架构等方面的特点，结合中小型企业的办理需求，在业务流程及功能布局上都进行了重整，软件的功能较其以前版本更加实用化。

“经典版〞系列软件的推出对于我们来说还是一个新的测验考试，系统中如果还存在不完善的处所，但愿广阔用户能够谅解，并继续提供更多的珍贵定见，以待我们在此后的版本中进一步地改进和提高，更好地满足您的需要。

速拓公司的成长与开展离不开您的撑持，我们会时刻注意与您进行沟通，不竭听取更多的珍贵定见，不竭推出高品质的产物和效劳。

在此对所有持久以来不竭撑持速拓公司的各界人士及伴侣们暗示衷心地感谢！
第一章、系统简介
速拓医药连锁办理系统是面向国内中小型医药企业的商务办理平台，它是按照国内中小型医药企业的经营规模、组织架构等方面的特点设计，紧密结合中小型医药企业的办理需求开发的。

该系统包罗系统维护、业务办理〔采购、发卖、仓库、应收应付、现金银行、待摊费用等〕、业务报表、账务办理、GSP办理及辅助功能〔工资、固定资产、会员、前台收款等〕等六大系统，实现了对企业物流、资金流、信息流的控制与办理。

该系统充实考虑到企业经营者的需要，提供了更加全面的统计阐发功能，将企业的采购、发卖、存货、成本、
经营者能够迅速掌握公司的实际运作状况、合理作做出战略决策。

一、功能简介
当您翻开软件之后，在系统的主界面可以看到一行菜单栏，内容包罗“系统维护〞、“根底资料〞、“业务办理〞、“业务报表〞、“账务办理〞、“GSP办理〞、“辅助功能〞、“帮忙〞等八个菜单项，单击某个菜单即可翻开一个下拉菜单，本系统的所有操作功能全部都包罗在这些菜单里，以下我们先简要地介绍一下各个菜单项都能实现哪些功能，以便您对本系统有一个大要的了解，在后面的章节中我们将别离给您详细说明各功能的操作方法。

〔一〕、“系统维护〞菜单
该菜单包罗了对系统进行日常维护的主要功能。

1、期初建帐：包罗“帐套数据清理〞、“期初药品库存〞、“期初往来余额〞、“期初科目余额〞、“帐套启用〞、“帐套选项〞等功能，主要是完成数据初始工作。

2、帐套办理：包罗“数据接口〞、“导入导出〞、“帐套备份〞、“帐套恢复〞、“年终结转〞及“帐套切换〞、“帐套升级〞等功能。

此中，“数据接口〞功能，是前后台之间实现数据交换的重要途径之一；“导入导出〞功能，可以将其他软件中有关客户、供货商、药品等根底资料导入到本系统中。

3、操作员办理：包罗“暗码点窜〞、“用户切换〞及对操作员进行授权的“权限设置〞功能。

４、单据、报表打印格式设置，打印机设置等。

〔二〕、“根底资料〞菜单
该菜单包罗了有关进销存及账务处置所涉及的一些根底信息，主要包罗员工、库房、往来单元、出产厂家、药品类别、药品、会计科目、结算方式等资料，这些根底资料将在以后登记业务单据和记帐凭证时直接引用，因此需要预先设置。

〔三〕、“业务办理〞菜单
该菜单中的功能是本系统的核心内容，主要的功能有采购业务、发卖业务、库存业务、应收应付、现金银行等，以后的章节中涉及到这些内容的说明您应重点加以掌握。

１、采购业务：主要处置与采购相关的业务，比方药品的订货、入库、退货等，您可以通过登记相关的单据来实现，这些单据包罗采购订货单、采购入库单及采购退货单等；
２、发卖业务：主要处置与发卖有关的业务，比方药品的报价、发卖、退货等，您可以通过登记相关发卖单据来实现，这些单据包罗发卖报价单、发卖出库单、发卖退货单等；
3、库存业务：主要处置库存药品进出库相关的业务，比方药品的调拨、报损、报溢、盘点、调价等，您可以通过登记相应的单据来实现，这些单据包罗调拨单、报损单、报溢单、盘点单、调价单、拆零单等；
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帐款、因发卖发生的应收帐款以及这些往来业务间的核销等，您可以通过登记相应的单据来实现，这些单据包罗收款单、付款单、往来帐核销单等；
5、现金银行：企业日常的现款收付业务较频繁时可以使用此功能来进行处置，此中所包罗的单据有其它收入单、费用支出单、、待摊费用发生单、待摊费用摊销单等。

〔四〕、“业务报表〞菜单
该菜单主要的功能是提供各类业务报表，帮忙您轻松地成立满足企业办理需要的各类统计报表。

〔1〕采购报表：包罗采购订单汇总表、采购订单明细表、采购开单汇总表、采购开单明细表、药品进价阐发表、药品采购流水帐；
〔2〕发卖报表：包罗发卖开单汇总表、发卖开单明细表、药品发卖排行榜、药品发卖流向表、滞销药品明细表、发卖收款明细表、员工提成明细表、委托代销明细表、药品发卖流水帐；
〔3〕库存报表：包罗药品库存明细表、药品库存报警表、药品效期报警表、药品库存阐发表、药品进销存台帐、药品收发汇总表。

〔４〕应收应付报表：包罗收款付款情况汇总表、收款付款情况明细表、应收应付帐款明细表、超期应收帐款明细表、超期应付帐款明细表；
〔５〕收入费用报表：包罗收入.费用支出汇总表、收入.费用支出明细表。

〔五〕、“账务办理〞菜单
该菜单主要包罗了进行账务处置时的所有功能。

１、对凭证进行处置的功能：包罗登记记帐凭证、编制记帐凭证；
２、期末账务处置的功能：包罗月末结转损益；
３、会计帐薄及辅助报表的自动生成：包罗记证凭证查找、会计帐册、损益表、资产负债表、会计明细科目汇总表及会计科目试算平衡表。

〔六〕、“辅助功能〞菜单
主要包罗了“工资办理〞、“会员办理〞、“前台收银〞、“前台交班〞、“条形码打印〞、“珍袖计算器〞及“迷你阐发器〞。

二、输入“根底资料〞的通用操作
在您输入根底资料时，本系统提供了两种常用的窗口，而且在输入窗口中还有许多名称不异、功能相近的按钮，在此特一一列举，使您对它们事先有所了解，有助于您快速掌握本软件的操作规那么和方法。

〔一〕、列表状窗口及其操作
该窗口显示了某类根底资料的主要信息，窗口上方一般会提供【保留】、【导出】、【打印】、-
１、新增资料：单击【+】，系统会在主窗口中增加一个编纂行，然后在空白编纂框中录入或单击下拉按钮从列表中选择相应的数据即可，单击【保留】按钮将新增加的根底资料存入数据库中。

2、点窜资料：从根底资料列表中选择一个筹办点窜的根底资料，然后点窜此中需点窜的局部，单击【保留】按钮将新点窜的根底资料存入数据库中。

3、删除资料：从根底资料列表中选择一个筹办删除的资料，然后单击【-】，再单击【保留】按钮，那么相应的资料将被彻底删除。

如果没有单击【保留】按钮而直接单击【退出】按钮，那么放弃删除该根底资料的操作；
4、导出：您可以单击【导出】，将根底资料导出到Excel表格中，然后再进行其他操作；
5、打印：您可以单击【打印】将该根底资料以报表的格式打印出来。

〔二〕、树状窗口及其操作
该类窗口主要指地域、(往来)单元类别、药品类别及会计科目等资猜中要求进行数据分级的编纂窗口。

单击左边树状窗口中的类别，然后就可以在右边列表状窗口中对该类所属的根底资料进行编纂操作。

1、增加同级：如果您筹办增加同级资料，可以先在左边树状窗口中选择上一级的类别，然后再单击【+】，系统会在右边列表状窗口中增加一个编纂行，最后您在空白编纂框中录入或单击下拉按钮从列表中选择相应的数据即可；
2、增加下级：如果您筹办增加某个级此外下级资料，应先在左边树状窗口中选择该级，然后再单击【+】；
3、只显示第一级：选中左边最上面的斗室子图标即可。

重要提示：(1)编码不克不及为“0〞；(2)子类编码前几位必需与父类编码不异。

比方：父类编码是01，那么子类编码必需是01xxxxx；父类编码是101，那么子类编码必需是
101xxxxx。

〔三〕、“编码〞的编制方法
“编码〞是各种根底资料的独一性标识，不克不及重复，系统正是通过它来确定每一个具体的资料的。

它由数字或英文字母组成，但不克不及使用“*〞、“？〞、“＃〞、“[〞、“]〞、“’〞、“！〞等特殊符号。

它的编制应以易记易用为原那么。

三、输入“业务单据“的通用操作
您在使用本系统进行业务处置时，都是通过相应的业务单据来实现的，这些单据在操作上具有相当的通用性，下面我们就主要针对进销存业务单据中比较常见的、通用的操作加以介绍。

在后续章节中涉及到单据根底操作的问题时，请您参考本章的有关内容。

〔一〕、模糊查找功能
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根底资料。

这些常用的根底资料主要有往来单元、药品等。

以下我们结合具体录入方法来说明模糊查找功能是如何实现的。

2、实现方法。

在输入往来单元〔供货商、客户〕或药品时，您可以用热键弹出的“往来单元选择〞或“药品选择〞或“库存药品选择〞窗口中“过滤〞工程的条件列表框中选择条件，然后在右边的文本框中填写相应的假设干个关键字，即可实现模糊查找功能。

如果找到了所需的资料，那么直接按【Alt+O】或在该资料地址行上双击来完成输入或者按住[上、下箭头]可以在药品和往来单元明细窗口中上、下移动。

假设输入有过滤条件，那么回车(Enter)即选中当前行。

〔二〕、增加业务单据
单击【新增】按钮，系统显示一张空白的业务单据，您依次输入相关工程即可。

〔三〕、编制业务单据
1、单据日期的录入
当新增单据时，单据日期默认为您在软件登录窗口中“当前日期〞工程中填写的日期。

假设需点窜日期，请在“日期〞工程中按照“年-月-日〞〔比方2006-05-18〕格式录入新的日期。

2、单号的录入
新增单据时，系统按照当前日期信息自动发生相应的单号。

如果您需要点窜，可在“单号〞工程中录入新的单号即可。

系统中默认的单号编码规那么为：日期+操作员编码〔取前三位〕+帐套序号+数据库类型〔SQLServer为1，Access为0〕+流水号〔四位〕。

３、选择往来单元(供货商、客户)
在采购订货单、采购入库单等与采购有关的业务单据中都需要选择供货商，您可以采用以下任何步调实现。

〔1〕直接在“供货商〞工程中填写供货商编码或简拼；
〔2〕如果供货商资料太多，可以单击“供货商〞栏右侧的“▼〞按钮，翻开“往来单元选择〞窗口，然后使用本系统提供的模糊查找功能查找；
〔3〕如果供货商资料尚不决义，可以直接在“往来单元选择〞窗口录入相关资料后单击【保留】即可。

在发卖出库单、发卖退货单等与发卖有关的业务单据中，都需要选择相应的客户，其操作方法与选择供货商的方法完全一样，此处不再赘述。

4、选择药品
〔1〕直接在“药品编码〞栏填写药品编码；
〔2〕单击“药品编码〞栏下方空白编纂栏，右侧会显示一个“…〞按钮。

单击该按钮可翻开药品选择窗口，您从中选择即可。

选中后，“药品名称〞、“规格〞、“单元〞等栏会
〔3〕您可以在“药品编码〞栏中直接填写药品的“简拼〞、“条码〞、“名称〞，以实现模糊查找功能。

如果查找成果只有一笔记录，那么系统会自动选择该记录；如果有多笔记录，系统会翻开只显示这些记录的“药品选择〞窗口，供您选择。

〔４〕如果药品资料尚不决义，可以直接在“药品选择〞窗口录入相关资料后单击【保留】即可。

5、药品单价、折扣、金额〔货款〕、税额、价税合计〔金额＋税额〕的录入及其计算关系
系统提供了四种单价：原价、含税原价、单价、含税单价。

在采购、发卖、库存等业务单据的操作中，将涉及到药品单价、含税单价、金额、税额、价税合计等数据的录入操作，为提高您的工作效率，系统为您设计了多个数据间的互算，比方只要在单价栏中录入单价，而含税单价、金额、税额、价税合计等那么由系统自动计算发生。

它们之间的计算关系如下：
(1) 当单价改变时，
含税单价＝单价×〔1＋税率〕
假设原价不等于0，那么折扣＝单价/原价
假设原价等于0且折扣大于0，那么原价＝单价/折扣
含税原价＝原价×〔1＋税率〕
(2) 当含税单价改变时
单价＝含税单价÷〔1＋税率〕
假设含税原价不等于0，那么折扣＝含税单价/含税原价
假设含税原价等于0且折扣大于0，那么含税原价＝含税单价/折扣
原价＝含税原价÷〔1＋税率〕
(3) 当原价改变时，
含税原价＝原价×〔1＋税率〕
单价＝原价×折扣
含税单价＝单价×〔1＋税率〕
(4) 当含税原价改变时
原价＝含税原价÷〔1＋税率〕
含税单价＝含税原价×折扣
单价＝含税单价÷〔1＋税率〕
(5) 当折扣改变时
单价＝原价×折扣率
含税单价＝单价×〔1＋税率〕
(6) 当税率改变时
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含税原价＝原价×〔1＋税率〕
(7) 总金额＝金额＋税额
(8) 系统自动计算折扣额，不成点窜，折扣额＝原价×数量－金额
6、成本均价
本系统药品的成本核算采用的是移动加权平均法。

采用该方法的好处是可以充实操纵计算机运算速度上的优势，确保在每笔进、销、存业务发生后的同时当即计算出药品的实际成本，使得企业经营者可以当令掌握药品的实际库存，以作出科学的经营决策。

现以某公司2006年元月份“感冒清胶囊〞的进销存业务为例说明其计算方法：
1号，该药品入库(即登记“采购入库单〞×10=14元。

３号，该药品入库5盒(即登记“采购入库单〞)，进价为1.6元，那么其成本均价=(14+5×1.6)/(10+5)=1.467元, 库存数量为15盒，库存金额=14+5×1.6=22元。

6号，该药品售出２盒(即登记“发卖出库单〞)，售价为2元，那么其发卖收入=2×2=4元，发卖成本=2×1.467=2.93元，发卖毛利=4-2.93=1.07元，成本均价=1.467元，库存数量=15-2=13盒，库存金额=22-2.93=19.07元。

7号，该售出的２盒中有一盒质量有问题，被客户退回(即登记“发卖退货单〞)，那么其成本均价=1.467元，库存数量=13+1=14盒，库存金额=19.07+1.467=20.54元。

8号，公司将被客户退回的该盒药品退回给供货商(即登记“采购退货单〞)，那么其成本均价=1.467元，库存数量=14-1=13盒，库存金额=20.54-1.467=19.07元。

7、出产批号
采购入库单、发卖退货单、报溢单中的“出产批号〞是您直接录入的。

采购退货单、发卖出库单、报损单、调拨单中的“出产批号〞是您选择药品的同时带入的。

8、有效期至
采购入库单、发卖退货单、报溢单中的“有效期至〞是系统按照出产日期和有效天数自动算出。

您既可以手工录入，也可以单击该栏右侧按钮，翻开日期选择窗口，从中选择一个日期。

手工录入日期时必需符合系统默认的格式：年-月-日，比方2006-05-18。

采购退货单、发卖出库单、报损单、调拨单中的“有效期至〞是您选择药品时自动带入的。

9、经办人
对于需要对经办人进行单独查核的企业来说，应选择每笔业务对应的经办人。

“经办人〞工程默认值为“往来单元〞资猜中设置的“联络人〞，如果“往来单元〞资猜中没有设置“联络人〞，那么系统自动当前操作员填入“经办人〞工程中。

10、制单人、审核人
“制单人〞默认为当前操作员。

当有审核权限的操作员完成单据审核工作后，其名称会自动填入“审核人〞栏。

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“摘要〞工程用于录入每笔业务的简要说明。

12、审核通过与打消审核
如果需要对业务单据进行审核时，单击【审核通过】即可。

审核通过后的单据，单据状态变为“已审核〞，同时【打消审核】按钮变为可用。

如果需要对审核过的单据进行点窜等操作，可以在单击【打消审核】后进行。

13、结算历程
用于企业在按单据进行资金结算的情况下，查看业务单据的收款或付款过程。

比方，一笔采购入库单可能是分几次付款完成的，您可以在调出该张采购入库单的时，单击【结算历程】按钮，查看该张单据的付款明细。

14、调阅凭证
用于查看系统按照业务单据生成的记帐凭证，查看的前提是业务单据在【账务办理】=>【编制记帐凭证】中被编制过。

15、调减
调减即优惠金额，也就是供货商对本企业的优惠〔采购入库单〕或本企业对供货商的优惠〔采购退货单〕或本企业对客户的优惠〔发卖出库单〕或客户对本企业的优惠〔发卖退货单〕。

调减与总金额〔价税合计〕做减法运算，实际上就是调减应收款或应付款、增加或减少财政费用。

比方：某一采购入库单中的价税合计〔货款与税款的合计〕是1510，调减10元，现付为０，那么此单审核通过后，本企业对该供货商的应付帐款就只增加1500元〔而不是1510元〕，同时冲减本企业财政费用10元。

16、结算方式
是指采购药品时对供货商付款的方式或发卖药品时客户的付款方式。

17、多帐户结算
本系统可以实现多帐户结算。

一种情况是结算一局部，赊欠一局部。

比方客户消费时〔发卖出库单〕现金带的不敷，那么该客户可以先支付一局部现金〔填写“本次现收〞栏〕，同时赊欠一局部货款〔也就是“未结算金额〞〕；另一种情况是使用多种结算方式。

比方，企业的采购员在进货时〔采购入库单〕带的现金不敷，于是先支付一局部现金，再通过银行卡支付一局部，这种情况的操作方法是单击“结算方式〞工程右边的“▼〞按钮，从中选择多帐户结算方式〔在【根底资料】=>【结算方式】中“科目编码〞栏为空的便是〕，然后单击【结算金额分配】按钮，在弹出的窗口中填写各结算帐户相应的金额。

18、其它
〔1〕单击【+】或【↓】按钮，可在单据的明细窗口新增一行；单击【-】按钮，可在单据的明细窗口删除一行。

〔2〕单击【打印】按钮可直接打印出单据；单击【导出】按钮生成Excel文件，供您
〔四〕、查找业务单据
如果您想对业务单据进行点窜，应首先通过以下的方法来查找：翻开【业务报表】=>【业务单据查找】，在窗口左边查找到要点窜的单据类型，输入查找条件，然后点【汇总】按钮。

找到需要点窜或删除的单据后点【翻开】按钮。

〔具体的使用方法将鄙人面的章节专门予以说明〕。

〔五〕、点窜业务单据
当查找到所要点窜的单据时就可以对其进行点窜了，具体步调如下：
〔1〕首先查抄该单据是否审核，未审核那么可以直接点窜，如果已审核那么需要先打消审核再进行点窜。

如果已记帐，那么需要先反记帐，再打消审核，然后才能进行点窜。

〔2〕点窜完毕后，单击【审核通过】按钮以保留点窜成果。

〔六〕、删除业务单据
删除单据时，也同样需要先找到所要删除的单据，具体步调如下：
1、请按照上述查找单据的方法找到要删除的单据；
2、首先查抄该单据是否审核，未审核那么可以直接删除，如果已审核那么需要先打消审核再进行删除。

如果已记帐，那么需要先反记帐，再打消审核，然后才能进行删除。

3、从菜单中点【删除】按钮；
4、系统会询问您是否确信要删除该单据。

选择【是】，那么相应的单据被删除；选择【否】，那么放弃删除该单据。

〔七〕、热键〔快捷键〕
自定热键〔快捷键〕功能。

用户可以按照本身的爱好或习惯对一些常用的快捷键进行设定。

操作方法：在各种单据输入窗口中点【热键】按钮，然后在弹出的“热键(快捷键)定义〞窗口中进行设置。

五、业务单据查找
【功能简介】
为了便利您在系统操作中快速、准确地查找到任何一笔业务单据，本软件专门设计了业务单据查找功能。

它可以按单据编号、单据日期、单据状态、库房〔柜组〕、供货商、总数量、总金额、经办人、结算方式、制单人、审核人等多项条件中的任何一个条件，或它们的任意组合，快速查出您所需要的单据, 便利您的工作。

【操作方法】
1、在软件主窗口中单击【业务报表】=>【业务单据查找】，翻开“业务单据查找〞窗口；
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3、翻开条件窗口。

单击【条件】翻开“设置查询、检索、汇总条件〞窗口；
4、设置查询条件。

本软件提供的查询条件主要可分为五大类型：
第一类：以字符串为条件查找，如单号、批号、单据号、备注等，这类条件可以填全部内容，也可以填局部内容。

查找时，系统将内容与其匹配单据全部找出；
第二类：以日期为条件查找，如单据日期等；
第三类：以选择下拉列表中指定内容为条件来查找，如经办人、制单人等，可以从事先已定义的内容中，任选一个要查找的内容；
第四类：以金额为查找条件，如总数量、总金额、总税额等。

该类条件设置是与录入的金额进行比较的，有三种比较方案，即大于、小于、等于。

5、添加条件。

单击【添加条件】以添加设置的条件；
6、删除条件。

单击【删除条件】以删除已经设置的条件；
7、去除已设置的所有条件。

如果不需要当前的查找条件时，可以单击【去除】，系统会自动去除已设置的所有条件。

8. 显示单据。

当您查找到所需的业务单据时，可以先选中单据，然后单击【翻开】按钮或在当前行双击，即可翻开所选单据；
9、可以通过将“未结算金额大于零〞选项打勾，以查找当前日期范围内所有欠帐单据。

如：要查询2006年12月27日发卖给“001〞这位客户的发卖单单据，操作方法如下：
1、翻开【业务报表】=>【业务单据查找】；
2、在“单据类型〞后的下拉框里选中“发卖出库单〞；
3、在“业务单据查找〞窗口中“开单日期〞处的“起始日期〞处输入2006年12月27日，再在终止日期处输入2006年12月27日；
4、在条件窗口左侧选中“单据日期〞，然后在中间的“起始日期〞处输入2006年12月27日，再在终止日期处输入2006年12月27日，点击“添加条件〞；
5、再把客户这个条件添加进去，在左边点“客户〞，然后在中间选择“001”这个客户，点击“添加条件〞。

〔如发现右边呈现的某个条件输错，在右边选中这个条件，然后点“删除条件〞，如所有条件都不要的话，直接点“去除〞；
6、设置好条件后点击“确定〞；
7、然后点“汇总〞。

六、设置表栏
它可以设置单据明细窗口中各栏目的显示宽度、自定义栏头及显示属性〔显示或隐藏〕。

操作方法：单击【表栏】按钮，翻开【表栏设置】窗口，设置完毕后单击【保留】按钮即可。

退出该窗口后，您即可看到设置后的效果。

比方，一般情况下在“发卖出库单〞中药品明细。