采购订单异常处理管理制度

订单异常处理管理制度
第1章总则
第1条目的
为规范订单异常的处理过程，对异常订单进行及时有效的处理，特制定本制度。

第2条适用范围
本制度适用于采购部的异常订单处理工作。

第3条管理职责
1. 采购部负责及时有效地将异常信息传递给请购部门，以便企业及时调整生产计划，并与供应商积极协商处理异常情况。

2. 请购部门负责协助采购部解决订单异常情况，根据需求及时调整订单。

第4条术语解释
1. 本制度所称“交期异常”，是指物资交期延后或交货数量变更，无法满足生产需要。

2. 本制度所称“品质异常”，是指供应商在生产中发现的品质异常以及验收人员发现的品质异常。

3. 本制度所称“下单异常”，是指由于采购专员的主观因素导致的订单下发异常。

4. 本制度所称“弹性处理”，是指原订单客户要求提前交期或变更交付计划等导致的采购异常。

5. 本制度所称“突发异常”，是指发生不可抗拒的外力因素(如地震、火灾等)或市场原材料严重紧缺等突发情况。

第2章交期异常的处理
第5条交期异常情况获取
1. 采购专员需在下单后及时跟踪订单情况，及时获取订单交货进度。

2. 采购专员一般通过以下两种途径获取交期异常信息。

(1)供应商电话通知。

(2)物资交期自行排查。

第6条交期异常反馈
采购专员得知异常后，应及时向采购经理和请购部门反馈信息，以便及时进行补救或调整。

第7条交期异常的处理措施
1. 采购专员需要采取积极措施，尽量挽回损失。

2. 采购专员可以采取以下三类措施。

(1)采用跟催法催交物资。

(2)变更采购订单。

(3)替换供应商。

第8条评估交期异常造成的损失
1. 采购部应积极联络相关部门评估损失费用。

2. 采购部应视情况向供应商进行索赔。

(1)经确认，如交期异常因发生重大事故或灾害(如严重火灾、地震等)或市场原材料严重短缺而引起，企业可视情况追究供应商部分责任或不追究责任。

(2)如交期异常的原因属供应商可控制的因素，如企业停工待料、浪费工时等，采购专员应以“供应商扣款通知单”的形式通知供应商进行相应的赔偿。

第3章品质异常的处理
第9条品质异常反馈
1. 供应商发现品质异常且无法自行解决时，应以书面形式将问题反馈给相应的采购专员。

2. 供应商交货时，相关质量管理人员发现采购物资不符合采购要求的，应及时通知采购专员。

3. 采购专员接到品质异常反馈后，要及时反馈给采购经理，请示解决办法。

第10条处理措施
1. 由采购经理和请购部门协商能否进行特采，必要时由采购专员召集请购部门到供应商生产现场协助解决异常。

2. 供应商交货品质异常的相关处理参照企业《退换货管理制度》执行。

第11条评估品质异常造成的损失
如采购物资因品质问题返工或被拒收，影响本企业正常生产的，采购部应组织相关部门评估损失费用，并可视具体情况向供应商索赔。

第4章下单异常的处理
第12条下单异常反馈
采购专员如发现订单等相关单据没能及时下发，应立即联系采购部下单人员，并将具体情况反馈给采购经理。

第13条下单异常处理
1. 如果采购部下错订单，采购专员应与供应商协商能否撤单，尽可能避免呆废料，同时
下达正确的订单。

2. 如不能撤单，采购部应与相关部门沟通能否将订单进行内部消化，并把信息上报采购经理。

3. 如不能撤单又无法内部消化，产生的损失费用由责任部门承担，并按企业相关规章制度对责任部门进行惩罚。

第5章弹性处理的管理
第14条弹性处理反馈
1. 采购专员获得弹性处理反馈时，应及时联系供应商协商处理。

2. 需要弹性处理的情况。

(1)应客户要求交期提前。

(2)生产计划由于各种情况发生改变。

第15条弹性处理措施
1. 与供应商协商，加紧赶工。

必要时可提高采购价格，确保供应商及时供应物资。

2. 如果供应商确实不能按期交货，采购专员应采取选择替代产品、寻找其他供应商等措施。

第6章突发异常的处理
第16条突发异常处理办法
1. 出现突发异常时，采购专员应及时向采购经理汇报，并通过多种渠道了解市场行情、短缺周期等信息，推测采购能否满足正常生产需要。

2. 如突发异常影响生产，采购专员需向请购部门确认是否通过高价调拨现货或采用其他能够减少企业损失的方式进行采购。

第7章附则
第17条本制度由采购部草拟，经总经理审批后正式实施。

第18条本制度自下发之日起生效。