档案社会化服务的基本功能与基本原则

档案社会化服务的基本功能与基本原则

摘要：档案的价值在于利用，让档案在社会进步和个人需求中发挥重大作用。

目前，社会各界和人民群众对实物地质档案的需求日益扩大，无论是服务质量、

服务效率，还是服务的广度和深度，都还存在较大改进空间。因此，对实物地质

档案的专业服务方面做出了许多有益尝试，通过电话查档、网络查询、预约服务

等方式，为用户提供方便快捷的地质资料加工利用服务，致力为社会提供专业性、知识性、个性化的地质档案信息，以“珍存企业记忆，提升公司价值，构建知识平台，实现信息共享”为目标，坚持实物地质档案信息化和服务社会化的发展方向。

关键词：档案社会化服务；基本功能；基本原则

1档案社会化服务的基本功能原则

1.1代理功能

档案社会化服务机构接受有关机关、企事业单位的委托，代为处理档案管理

工作，包括代为处理档案实体规范化整理、档案实体数字化加工、档案销毁、档

案修裱等工作，以帮助这些单位提高档案管理水平、降低档案管理成本。其中档

案整理服务指档案社会化服务机构按照一定原则对客户形成的档案实体进行补充

收集、系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的服务过程;档案数字化服务指档案社会化服务机构利用扫描仪、数码相机等数码设备对客户的实体

档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算

机识别的数字图像或数字文本的服务过程;档案销毁服务指档案社会化服务机构帮助客户对档案价值进行鉴定、对需要销毁的档案按照相关要求和程序进行销毁的

服务过程。

1.2寄存功能

档案社会化服务机构可以向档案库房面积不足或库房条件不好的单位提供档

案保管所需的库房、设备、装具，对所保管的档案文件进行日常维护、安全防护，并按规定开展有限范围的提供利用。在不改变档案所有权和处置权的前提下，有

关单位可以将档案委托给档案社会服务机构保管，这种“具备档案保管外包服务能力和条件的企业法人，受委托方(法人及自然人)委托，对档案进行保管及相关服

务的民事行为，又称‘档案寄存和代保管服务’”。档案寄存服务一方面可以节约有

关单位的档案存储成本，另一方面可以改善档案保管条件。

1.3监理功能

档案社会化服务机构在一定的条件下，可以在档案管理服务外包中充当第三

方机构(独立的非政府机构)，为客户提供中介、咨询、招标、监理及其他服务，

或对有关中介服务机构的资质或服务能力进行评价、认证。档案社会化服务机构

在提供监理服务的过程中需要秉承独立、公正、真实的原则，采用科学方法对服

务过程中的主体进行评价，客观反映实际情况。

1.4驻点服务功能

档案社会服务机构根据客户需求，向客户派送能够胜任工作的员工，进驻客

户单位，帮助开展档案管理各项工作。驻点服务按照时间长短可分为短期驻点(1

年以下)和长期驻点(1年和1年以上)，其优势是便于与客户单位建立密切联系和

长期合作关系，便于了解文件的来龙去脉，从而有效开展档案管理。

1.5档案和档案工作宣传

越是发达进步的社会，民众存档、用档的意识越强烈，了解档案和档案工作

的需求越迫切。与此同时，档案机构也希望通过宣传来增强民众档案意识，提高

档案利用率，扩大自身影响力，提升社会地位，从而更好地发展档案事业。利用

机器人进行档案宣传，生动高效有趣，普及人群更广，能够吸引各个年龄层次来

访者的关注。其快速的反应能力、超大容量信息和资料的存储、灵活多变的音视

频展现方式，能够将宣传效果最大化。比如说在天津市生态城图书档案馆尝试智

能化服务，采用少儿版智能语音机器人进行讲解，搭建档案与小朋友们亲密接触

的桥梁，让档案意识在孩子们心中埋下种子。再比如义乌市档案馆采用机器人讲

解员介绍侵华日军细菌战罪行和“义务兵抗倭”故事，取得了良好的社会效果。以

上这些都是档案机构运用机器人进行档案宣传的有趣尝试，可行性高、效果显著，未来可改进后应用于档案和档案工作的长期、固定宣传。

2大数据时代，档案社会化服务的有效策略

2.1从根本上转变传统管理理念，运用科学的档案管

理信息化思维，正确引导广大人民对现代化的档案管理进行全新的认识，重

视档案管理信息化技术，营造优秀的内外环境来适应信息化技术，培养我们新的

档案管理技能。档案管理信息化是新世纪的一项工程，它成功了对我们子孙后代

来说都流芳百世。

2.2加强财政资金投入，保证基础建设实施

在大数据时代下的档案工作一定要本着实用、便捷、安全为基本三原则，进

而来加强对档案室的基础设施建设。首先，应当拥有专门存放档案所用的固定箱

柜或是位置，所选取的位置一定要注意，档案所存放的位置务必要远离火源和易

燃易爆物品，并具备防火、防盗、防强光、防尘、防虫（鼠）、防潮等安全防范

措施，在条件允许的前提下，可考虑设置专门用来存放档案的房屋；其次，在档

案管理工作中，在资金充足的情况下，可以购置电脑等先进的档案设备，以实现

档案管理现代化；最后，企业还要加强在档案工作管理制度方面的建设力度，从

而有效的完善各项规章制度，重点的抓好各层级文件等相关材料的归档制度，确

保归档文件材料的齐全、完整、准确、系统，从而实现档案工作的规范化、制度

化与现代化。

2.3加强资源的整合，进行规范处理

首先要对档案资料进行数据化的处理，通过数据的录入、扫描等方式来将多

年的文件资料或者音像、照片等资料转化为电子文件；其次就是要充分使用知识

化的管理软件，并且严格按照著录的标准来对其进行规范化的管理，以便后期进

行检索；其三就是要使用相关先进的技术，比如电磁屏蔽或者数据备份、数据加

密等技术措施有效的保护服务网络不会受到黑客的攻击，以及自身错误操作的修

改等行为，从而更好的保护数据信息的安全性；其四就是要不管提高管理的信息化，通过对电子文件进行优化升级，使其处在更加良好的状态，从而充分保障数

据资料，避免受损；最后就是要通过双方面的管理，在信息化之前，也要对纸质

文档进行科学的保存，也就是说既要以传统方式来对文件进行保存，同时也要使

用信息化技术来对其进行保存。

2.4大力加强人才队伍建设

推进档案信息化，人才是关键要以档案专业人才、计算机专业人才为基础，

以复合型人才为重点，加强档案信息资源管理人才队伍建设。首先要经常开展职

业道德教育，加强行为规范，增强服务意识，提高档案管理人员职业素养和道德

操守。其次要采取“请进来、送出去”的办法，加大学习和培训力度，使档案管理