对行政公文附件的重新定义

对行政公文附件的重新定义

公文的附件是相对于正件而言的，《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第八款规定：公文如有附件应当注明附件顺序和名称。但《办法》并没有对公文附件与正件的关系，附件的标识等问题作更多说明，这让学者在对公文写作进行研究时，对附件有了不同的解读。或许是受“附件”之“附”的影响，许多学者对附件是这样解释的：“附件是对公文正文附属材料的顺序和名称的标注”（《现代应用文书写作》杨文丰编著中国人民大学出版社）。这种解读给人明显的印象是，附件的内容不如正件重要，附件只是正件内容的一种补充。笔者认为，这种解读过于简单化，严重割裂了正件与附件的有机联系，影响了对公文内容的整体理解甚至是执行，与公文的行文目的不相一致。下面，笔者简要谈谈对公文附件的几点认识，以期引起公文处理者对附件的重视。

一、附件与正件都是公文的重要内容，它们之间是一种有机统一的关系。在公文行文实践中，附件不只是附属于正文的作为正文补充说明或参考的材料，而与正文是一体的关系。从公文的行文目的及阅读办理等实际情况看，很多公文的附件，其内容比正件更重要。如国务院办公厅关于印发少数民族事业“十一五”规划的通知（国办发…2007‟14号），主件只起发布的作用，篇幅很短，而作为附件的《少数民族

事业“十一五”规划》，却是该通知的主要内容，比通知本身的内容及作用要重要得多。甚至可以这样理解，批转、转发、印发类通知，先有了附件后才有主件，主件反而是为附件服务的。这样看来，附件概念与行文实践就明显不一致了，所有附件应是公文的重要内容而不是仅起到补充或参考作用。

二、公文的格式和处理要求也说明了附件与正件一样都是公文的内容。首先，在现行的公文写作中，很多单位往往将附件标注于公文落款之后，主题词之前，这是非常错误和不应该的，附件的正确标识应是在正件内容结束之后，落款之前，而不是落款之后；其次，在发文时，附件与正件应一起装订发出，收文单位在签收时应同时核对附件与附件标识是否相符；最后，在公文处理完毕进行文书归档时，为了保持文件之间的有机联系，便于查找与利用，同样要求文书人员将正件与附件同时归档，并组合在同一案卷中。这从另一个侧面充分说明了附件是公文内容的有机组成部分，收文单位应将其与正件一样对待与处理。

三、附件的存在，符合公文写作的撰写要求，有利于增强公文的表达效果。《国家行政机关公文处理办法》要求，草拟公文应当观点明确，条理清楚，文字精练，篇幅力求简短。一份公文的正件，其正文不要出现材料的堆砌、冗长累赘的情况。为了突出正件的表达效果，就应尽量将相对独立

的有关材料，如图表、名单、统计数字、办法规章等作为附件来处理。正件，只留下能够满足行文目的和文种要求的相关材料，使正件的主旨单一明确，使正件的结构模式化而且具有严谨性，突出正件的规范性，从而增强正件的表达效果。

综上所述，很多教材、著作对附件的解读，与行文实践中附件的实际作用存在极大的差异性。这种差异性突出地表现在对附件概念表述的片面性上。所以，要消除差异性，必须对附件的概念进行重新定义。

笔者认为：附件，是为了突出主件的表达效果而附在主件之后的相关材料，它是公文的内容的有机组成部分。