档案合同管理制度范本

档案合同管理制度范本
第一章总则
第一条为了加强合同档案管理，保障合同法律效力和公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，制定本制度。

第二条本制度所称的合同档案，是指公司在合同签订、履行、变更、解除及终止等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等资料。

第三条合同档案管理应遵循统一领导、分级管理、分工负责、全面保存、及时利用的原则。

第四条公司设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第二章合同档案的收集与归档
第五条合同签订过程中产生的原始资料，包括但不限于合同文本、谈判记录、电子邮件、传真、电话记录等，均应视为合同档案的重要组成部分。

第六条各部门应在合同签订后一周内，将合同档案提交给合同档案管理部门。

第七条合同档案管理部门应在收到合同档案后，按照档案分类和归档要求，及时进行整理、归档。

第八条合同档案应按照合同的类型、签订时间、履行情况等要素进行分类，确保档案的完整性和连续性。

第三章合同档案的保管与利用
第九条合同档案管理部门应建立健全合同档案的保管制度，确保档案的安全、完整和保密。

第十条合同档案应存放于安全、干燥、通风的环境中，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等现象发生。

第十一条合同档案的利用应遵循保密、合法、及时、准确的原则。

第十二条合同档案的借阅应办理借阅手续，明确借阅时间、用途和责任人。

第十三条合同档案的复制、摘录、查阅应按照公司内部规定办理，确保档案的合法利用。

第四章合同档案的销毁
第十四条合同档案的销毁应遵循保密、合法、必要的原则。

第十五条合同档案的销毁应经过合同档案管理部门审核，报公司负责人批准。

第十六条合同档案销毁过程中，应有合同档案管理部门派人现场监销，确保档案的合法、安全销毁。

第五章法律责任
第十七条违反本制度的，依法承担相应的法律责任。

第十八条合同档案管理部门工作人员玩忽职守、滥用职权、泄露国家秘密、企业秘密的，依法承担相应的法律责任。

第六章附则
第十九条本制度自发布之日起施行。

第二十条本制度的解释权归公司合同档案管理部门。

注：本制度仅供参考，具体内容请根据公司实际情况进行调整和完善。