探讨供电企业人事档案的规范化管理

的整 合 性分析，将 干 部 职 工有关的工作经历、能力、技能等内容记载到档案文件 材 料中，全方位的了解员工的各项背景 资 料，便于实 行合 理
的人力资源调配 提供正 确、详实的参考信息。根 据电力企业的实践管理档案工作中出发，对供电企业 人事档案的管理 提出了相关的规 范化
内容。
关键词：供电企业 人事档案 规范化管理
2.3.1 人事档案资料的收集和补充 关于人事档案资料的收集和补充，主要是 根据各部门间相互配合工作而逐渐形成的职员 资料 [2]。人事部门在实行采集工作时，应按照工 作的需求适当安排员工填写相关履历表，对于 所缺失的资料应及时的想办法补充完整，确保 其内容无严重的缺失现象。树立健全的档案资料， 人事档案部门的员工应与其他各部门相互传递 信息，做好沟通工作，保证采集档案资料时顺利 无阻碍的进行，将新收集到的资料及时的存档。 2.3.2 送交人事档案材料的归档 增强干部职工人事档案资料的采集工作， 对其进行归档工作时要实施 监督检查，对于 送交档案过程中所产生的问题要及时解决，建 立完善的送交档案资料的电子网络体系，确保 送交工作顺利畅通。制定相关送交的时效、方 法以及范围等规章制度。 2.3.3 人事档案的保管与保密工作 在严密安全的保管人事档案工作时，任何 职员在 没有 相 关 文件允 许 的 情况下 不 可擅自 出入人事档案管理的库房。应遵循有关的保密 制度，不能向任何无关的人员透露其他职工的 档案信息内容，也不准携带档案资料出入公共场 合，更不应该私下对他人的档案进行保存保管。 2.3.4 人事档案的查借阅 人事档案 在 进行查阅或借阅时，都应持 有相关的文件证明事由，并根据规定办理有关 的查借阅程序。因干 部、职工需要调动、晋升 和考察等可允许查看当事人自我的档案。而在 面对借阅人事档案时，借阅者需填写相应的审 批 表，并通 过 相关领 导签字 批 准 后，方可从档 案室提供所要求借阅的档案资料。 2.3.5 人事档案的检查核对 对档案进行借阅和传出的基本工作时，要 仔 细 对 每 一 份档 案 认 真 的 检 查与 核 实，把 名 册 的 数 量 和 档 案 的实际 数 量 做 到 相 一 致。档 案在发生变更、转出、转入的情况时应立即做 好登记工作，以免发生漏接、转错等现象。 上 述 几个工作内容主 要 是为 企 业在管 理
中图分类号：G2
文献 标 识 码：A
文 章 编 号：1674 - 0 98X(2 012)10 (c) - 0214 - 01
人事档案作为企业单位的特 殊存在，是 对所属员工资料进行管理分类时，其资料以单 独个人单位为专门的档案。根据相关部门的人 事资料按照类别进行培养和选拔人才等工作， 将 其 有关 的工作经历、能力、技 能 等内容 记 载 到文件材 料中，以便能 全方位的了解员工的各 项背景资 料 [1]。此番举动虽然无法使企业得 到 直 接 的经济 效 益，却 能 促 进 对 职 工的 管 理 工作，有 利 于合 理使 用人力资 源，增强 工作 效 率。随着企业的不断发展，企业对于管理人事 档案的工作也在逐步完善、提升。目前，已步入 科学化、程序化、制度化以及规范化轨道。
2 供电企业人事档案的规范化管理 2.1 建设专业的人事档案管理人员队伍
实现人事档案的规范化管 理，应 加强人 事档案管理人员的素质。加强队伍建设，就是 不 断 创 新 教 育措 施 和 手段，加 大 档 案 管 理 人 员业务能力的培训，如 职 业 道德 教育、科 技知 识训练和企业规章制度等学习，采取走出去、 请进来、在岗自学、远程教育等方法，不断提升 档案管理人员的工作能力，提升业务水平。
1 人事档案管理工作的特点 在对人事档案 进行管 理的过程中，把所
有人事的相关资料收集齐全 是至关重要的 环 节，与 之 后 企 业在 开展 人事 活 动 和 运 用中 息 息 相 关。企 业 人事 档 案 的 形成 是由于 长 年 累月的组织管理各项工作中逐步建立而成的， 是企业对职员个人的考核评 价、工作经验 和 培训教育等真实情况的记录，全面展 示个人 的工作历程，因此具备动态和持久两种特性。 职 工的 档 案 资 料 能 不 断 完 善，不仅要 依 靠 企 业各 级 人力 资 源 部 门的 采 集，还 要 与 其 他 各 部门间的相互配合，来共同完成 人事档案材 料的收集，最终得以归档。
科技创新导报 2012 NO.30 Science and Technology Innovation Herald 探讨供电企业人事档案的规范化管理
管理科学
武海燕 ( 固原供电局人力资源部 宁夏固原 756000)
摘 要：研究供电企业人事档案的规范化管理，阐述了人事档案的规范化管理在人事工作中有着至关重要的作用。人事档案根据相关部门
人 事 档 案 所 涉及 的 信息 量 较 多，且 内 容 广泛而复杂，很 难 做 到统 一，其采用的纸 张 大 小 也 不 相 一 致，这 些因数 都 会 增 加归档 和 整理的难度。依 据 管 理档案的 规 章 制度，其 在管 理工作上要出现 相应的工作记录，例如 档 案 的 名 册、转 接 记 录、收 集 登 记、未归 档 记 录、年末 的 安 全 统 计、变 更记 录 等，以便 能 对 档 案 进行 追 溯 和 监 控。而且 随 着社 会 的 进 步， 已逐步形成电子格 式的职工档案，在提供职 工信息明显 加 快了速度，也 避 免了使用纸 张 所产生 的 纸 质寿 命 问 题，以 上 所 述 均 有 利 于 提高对档案的管理。
2.2 建立完善的档管理制度 完 善 档 案 资 料，建 立 完 整 的 管 理 规 章 制
度，对 于 企 业 的人事 调 动、薪 资变 更、表 彰 奖 励或处罚等资料应及时有效的进行采集归纳， 并 根 据 相 应 的 管 理 权 限 实 行 移 交 工作，管 理 人员按照 制度 存 档即 可。同时，建 立 定 期 的 档 案资 料联系沟通制度，分析档案管 理中存在 的问题 和 不足，修订完善 档 案 管 理制度，促 使 人事档案在形成的初期便准确而详实。 2.3 人事档案规范化管理的主要内容