公司共享文件管理制度

公司共享文件管理制度
第一章总则
第一条目的与依据
本制度的订立目的是为了加强公司共享文件的管理，确保文件的安全、有效地
存储和传递。

此制度的依据包括国家有关法律法规、公司的章程以及其他相关制度规定。

第二条适用范围
本制度适用于公司内部全部员工及相关合作方在公司共享文件的管理过程中的
行为。

第二章文件的归类和命名规定
第三条文件的分类
依据文件的内容和用途，共享文件分为以下几类： 1. 公司政策规定类文件 2.
项目文件 3. 经营数据类文件 4. 会议纪要和报告类文件 5. 员工档案类文件 6. 其他类
文件分类不同的部门和岗位可依据需要进行进一步细分。

第四条文件的命名规定
为了便利文件的搜索和识别，共享文件的命名应遵从以下规定： 1. 文件名字应简明扼要地反映文件内容。

2. 文件名应使用标准的英文单词或常用缩写，避开使
用特别字符或符号。

3. 文件名统一使用小写字母，单词之间使用下划线“_”分隔。

4. 文件的版本更新时，应在文件名后添加版本号，如“v1.0”。

第三章文件的共享和访问权限管理
第五条共享平台的选择和建设
公司应依据实际需求，选择合适的共享平台进行文件的存储和共享。

实在选择
应基于安全性、稳定性、易用性和成本效益等因素综合考虑。

第六条共享文件的权限设置
1.公司共享平台的管理员应依照员工的工作职责和需要，将员工调配到
相应的权限组，予以相应的访问权限。

2.紧要文件和敏感信息应设置访问权限较高，仅授权给特定人员或部门，
其他人员无权访问。

3.每个员工只能拥有本身职责范围内的访问权限，不得越权查阅、复制、
修改或删除他人文件。

第七条文件的备份与还原
为了保证共享文件的安全性和可用性，公司应定期进行文件备份操作，并存储
在安全牢靠的地方。

在需要的情况下，可以通过还原操作恢复文件。

第四章文件的使用和管理
第八条文件的上传和下载
1.员工在上传文件时，应确保文件内容真实、精准、完整，并且遵守相
关的法律法规和公司的规定。

2.下载文件应仅限于正常的工作需求，不得滥用。

第九条文件的版本管理
为了便利文件的修改和追溯，员工在修改文件时，应采纳版本管理机制，确保
历史版本的保存和查阅。

第十条文件的存储期限和归档管理
公司应依据法律法规和公司的规定，对共享文件的存储期限进行合理规划，并
对到期的文件进行归档管理或安全销毁。

第五章管理和考核标准
第十一条管理标准
1.公司应配备专职或兼职的文件管理员，负责共享文件的日常管理，包
括文件上传、下载、访问权限设置等。

2.公司共享文件的管理应建立相应的制度和流程，明确文件上传、下载、
访问权限变更等工作的责任和权限。

3.公司应定期组织文件的安全检查，查找潜在风险并实行相应的措施加
以修复。

第十二条考核标准
1.公司可依据共享文件使用情况、安全性、有效性等方面订立相应的考
核指标。

2.员工在共享文件的使用和管理过程中，如违反公司相关规定，会依据
公司的规定进行相应的处理，包括但不限于口头警告、书面警告、降薪、调岗甚至解雇等。

第六章附则
第十三条惩罚条款
对于有意破坏、泄露、篡改或滥用公司共享文件的行为，除按法律法规追究法律责任外，公司将依据公司规定进行相应处理。

第十四条其他
本制度的解释权归公司法务部门全部，法务部门有权随时对本制度进行修订和调整，并适时告知全体员工。

结束语
公司共享文件管理制度的建立和实施是为了保障公司的文件安全，并有效地提升文件管理的效率。

全部员工都应认真遵守本制度，确保共享文件的安全、牢靠和有效存储。

公司将不断优化和完善制度，以适应公司业务进展的需要，也希望全部员工积极搭配，共同维护公司共享文件的管理。