电子文件命名方式、移交要求及照片档案组卷方法

浙能萧山发电厂天然气热电联产工程
竣工档案电子文件命名方式及移交要求
一、竣工档案数字化登记备份工作是省档案局和能源集团的要求，也是档案发展
的必然趋势。

二、数字化登记备份范围：项目申报文件、设计基础材料、项目管理文件、竣工
图、竣工验收文件、竣工资料、声像材料及其它在建设项目中形成的具有长远保存价值、较高凭证价值和现实查考价值的档案。

三、竣工档案电子文件与纸质档案为一体化项目，谁主管谁负责。

大致如下：
1、业主：前期、过程管理、试运行、部分设备资料等
2、设计院：初步设计、施工图、竣工图等
3、承包单位：工程竣工资料
4、监理：监理资料
5、重要主设备：生产厂家
四、电子化要求
1、以光盘、U盘或硬盘介质移交
1）光盘名称：移交单位名称命名，如：
2）光盘内一个单位工程建一个文件夹，以单位工程命名，如图1：
图1
3）以“主厂房地下结构”单位工程为例说明如下：
如果单位工程共四卷，每个文件夹以档案号命，如图2。

图3则为案卷的扫描文件或其它形式的电子文件，卷内电子文件也以档案号命名。

图2 图3
图1：共移交4卷，刻成1张光盘。

每卷建立一个文件夹，以档案号命名。

每个文件夹内容见图2，即为扫描后（或其它形式电子化）的文件，根据卷内目录的条目以档案号和序号命名。

4）此文件夹为案卷目录、卷内目录、照片（见图4），照片文件夹内的目录见图5。

“照片说明”见下表：
图4 图5
浙能萧山发电厂热电联产工程照片档案投档说明
照片档案以一个单位工程为一个单元，编写总说明和分说明。

总说明的字数一般不超过100个汉字，说明中要包括揭示照片所反映的全部信息：即照片反映的事由；所拍摄单位工程的时间、地点、位置、发展阶段、摄影者；被摄影的对象的名称或人物姓名、身份；对记录主题具有一定的背景介绍。

分说明的字数一般不超过60个汉字。