医学院学籍档案管理工作的改进

管理实践
高等学校的学生学籍档案管理是一项十分重要而严谨的工作，涉及到学校和院系的各个部门，并且影响到学生的就业和未来的工作。

医学院的档案管理工作又有它自身的特点和需要改进的地方。

综合大学里的医学院或者专门的医学院校近年来都存在着学制的改革，从过去的五年制本科生为主伴有少量七年制研究生到现在的五加三硕士、八年制博士、三年制科学硕士、三年制专业硕士等各种学制的学生。

为了配合医学院校或院系的改革，档案管理部门应该积极学习和掌握新的办学政策，给不同学制的学生整理材料和分类归档。

本文将探讨医学院的档案管理部门应该从哪些方面改进工作以适应新时代下医学生和就业单位的需要。

一、医学院校/系的领导对档案工作要足够重视，提供制度保障
１．重视医学生的档案管理工作
随着医学教育改革的快速发展，医学院校／系学籍档案存在的诸多问题就逐渐暴露出来。

为了提高医学生学籍档案管理的效率、避免档案信息误差对学生毕业后工作的影响，医学院应重视学生学籍档案管理工作的改革与进步。

院系领导应重视学籍档案管理工作，从档案存储、整理的房间和设备到参与档案管理的人员都予以积极支持，将医学生学籍档案管理工作作为一项长期、基本的工作来执行。

学籍档案的完善不仅有利于学生就业，同时医学院也可以从中提炼出一些规律性的素材反馈给决策部门有助于领导的管理工作。

　
２．统筹安排，增强各部门档案意识
医学生的档案材料内容繁多、由各个不同的部门准备，从入学体检部门到教学、科研、实践、思政等各个相关部门的工作人员都要有强烈的档案意识，如果档案观念淡泊、忘记把不同年级或不同学期学生的相应材料打印或复印交给档案管理部门的工作人员，那么医学生的学籍档案中就会缺少材料。

由于医学生的学习分为在学校的部分和在医院的部分，所以这些部门除了医学院自身的招生部门、教务部门、年级辅导员，还包括学生实习的教学医院、附属医院的分管教学的部门。

这些不同单位的积极配合都需要医学院领导的督促与重视，制度上规范、经济上支持，使每一个规定部门在规定时间内必须把档案内所需的材料准备好交给档案管理员。

３．建立完整的档案管理制度
由于每个学期的不同时间会产生不同的档案内容，比如成绩单、学籍卡、实习轮转手册、党员材料等等，而各个部门又有各自的管理系统，有时会忽视档案保存这一方面或者没有按学号排序等等。

各个附属教学医院的实习轮转制度又不同，有的同学实习结束后就交给医院而没有复印一份给学籍档案管理人员保存进档案。

另外，由于近年来学制的改革，使一些学生在整个八年或九年的学习期间有三个学号，本科阶段学号、硕士阶段学号、博士阶段学号，期间还会更换班级和辅导员，这些问题都可能导致档案管理工作出现混乱，所以需要医学院要制定一套完整的档案管理规章制度，明确归档内容与归档时间，明确责任与奖惩，做到有章可循、有据可依；要有专门的分管领导组织各部门定期开会或电话沟通，随时补齐缺失的材料。

二、档案管理队伍要与时俱进、提高业务能力
１．档案的收集与整理
档案管理员不仅要具备良好的道德素养维护档案的安全，更应该及时了解学院的各项教学改革内容、熟悉相关的计算机软件使用，不断提高收集档案、整理的档案的能力。

具体来说，要根据医学生的各阶段学习内容制作一个工作流程图，把每一年不同的月份里所要收集的不同年级的不同内容的材料写出来，标注好由哪个部门提供，必要时去督促该部门提供完整的材料。

不同年级的档案袋要按学号有序摆放，贴上醒目的标签便于查找；对于本科升硕士或硕士升博士的同学要及时在档案袋上更换新的学号，如果长学制博士与三年制博士混合成班级还需要重新排序。

２．档案的审核与调取
每年六月份毕业转档时工作量大，往往会有医学院各行政部门的工作人员参与帮助审核与封档，但是这种突击帮忙的做法非常容易造成档案内容的漏放或错乱。

因为几百份档案在短短几天内放入各种材料还要逐项审核并盖章，　非常容易出错。

所以档案管理员要加强责任心、提高业务能力，该项工作应该以档案管理员为中心按照档案管理员的布置井然有序地完成。

一个班级的档案全部整理好封好再整理另一个班级，所缺的材料要汇总到档案管理员那里备案。

对于迟毕业或晚报道的同学，档案管理员必须见到报到证或者调档函
医学院学籍档案管理工作的改进
王　晨
（南京大学医学院图书档案室，江苏　南京　210023）
摘　要：本文真实记录了医学院学籍档案管理的各项工作重点和细节，从适应新形势的制度完善到档案管理人员的业务素质提高，都要符合现代医学教育的改革、符合就业需要的变化；争取实现医学生学籍档案管理的科学化、信息化、规范化。

关键词：医学院校；学籍档案；制度保障
管理实践
才能调取档案。

为了保障学生学籍档案管理质量，有条件的学校可以建立学生档案电子平台，除了档案袋里的纸质材料以外，电子平台还可以保存每位研究生的导师姓名、所发表的论文、综述、个案、专利等信息，这样需要了解或总结医学院的办学成效时只要登录电子平台即可找到所需信息，同时也有助于就业单位充分了解应聘学生的各项工作能力。

　
３．档案的寄送与存档
学生学籍档案管理中，学生毕业后的档案寄送并保存电子版信息工作是档案管理中的一个重点。

档案管理工作者应重视学生就业后的档案寄送工作，保障学生学籍档案的安全和完整地寄送至对方档案接受部门。

首先，档案管理员要与资质可靠的邮政快递部门签订合同，写清楚双方的责任与义务。

每一份档案寄出都有两份存根，一份在档案管理员那里，一份在快递员那里；同时档案管理员电脑里要备份每位同学的档案去向地址，有助于以后查询。

另外，档案管理员要有充分的责任心，对寄出的档案缺少什么材料都要做记录，不要认为档案寄走就不管了。

比如有的同学毕业时文章还没有发表、还没有申请学位，所以档案里就没有学位申请书；但该同学已经找到工作单位并且有报到证或调档函，那么档案寄走以后过几个月甚至几年还要把学位申请书补寄过去放入他所在单位的档案里。

三、建立用人单位了解毕业生所需的信息数据库
１．建立数据库的优点和可行性
学籍档案关系到医学生的升学以及就业等工作，传统的学籍档案管理模式都是纸质档案袋保存纸质文件放在档案室里，档案袋封面写的学号是档案管理员查找档案的主要方式。

这样的方式使得学生学籍档案管理工作量大，对于一些改革后复杂长学制的学生或未能顺利毕业并就业的学生来说极易出现错误；更重要的是查询与统计比较麻烦，不利于用人单位快速找到自己需要的人才。

随着计算机技术的迅速发展，档案的数字化管理已被一些高校应用，学生学籍档案管理数字化的优势也逐渐显现出来。

通过计算机软件系统的使用能够实现学籍档案的快速查询，并且可根据学生个体的特殊情况予以补充档案信息，完善一些学生的优点和特点。

计算机技术已经普及到学校的各个部门，所以档案管理部门的数据库建立也有较大的可行性，比如教务系统的软件平台已经十分完善，纸质版的成绩单和学籍卡也是在教务平台上输入学号后打印出来的。

所以档案袋里的很多材料都是有电子版可寻的，有些必须手填的材料比如毕业生登记表、学位申请书可以扫描后输入信息数据库。

２．医学生信息数据库特点
在这里医学生的学籍档案又有自己的特点，因为长学制的医学生和三年制的医学生都存在不同的年份选导师然后发表论文或综述、个案、专利等不同的具体情况。

传统纸质版的档案往往没有医学生选导师换导师、发表论文情况、获得证书情况等信息。

有的同学在毕业时论文还没有完全发表，有的同学又十分优秀、已经发表影响因子较高的ＳＣＩ论文，有的同学毕业之前已经通过国家考试获得执业医师资格证或规培证，但传统档案里没有这些内容，不能突出档案的个性化。

建立信息数据库以后各个班级的辅导员应该及时把班上同学的选导师情况、发表论文情况和执业医师资格证书等情况及时发给档案管理员输入数据库，这样在医学生没有找到满意的单位之前，医学院可以给用人单位提供学生的学术材料，实现学校与社会的衔接。

３．需要注意的问题
建立学籍档案的信息数据库需要注意的首要问题就是制定并严格遵守学籍档案的信息安全条例，实现符合科学和伦理的数字化学籍档案管理。

数据库所用电脑必须专门配备，电脑不可用于其他用途，至少由两人共同掌握密码、同时开机和关机，定期维护计算机的软硬件安全。

调档人不仅要出示调档函或者报到证，还需要出示本人身份证，如果是请人代办还需要有代办人的身份证复印件以及本人签字的委托书留存。

总之，档案管理不管是纸质的还是电子的都需要十分谨慎认真地对待，确保手续齐全、程序合理合法。

四、结语
现阶段医学生学籍档案管理中普遍存在着管理观念落后、职责范围混乱、档案内容不丰富等问题，因此我们必须要建立健全规范的管理制度、提高学籍档案管理人员素质、建立网络化的档案管理等解决对策。

学籍档案管理工作是一项繁琐又细致的业务管理工作，把这项工作做好不仅需要责任心更需要博览万象的科学和人文知识，还应有较强的的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力。

医学院校和附属医院共同关注医学生的档案管理，加上档案管理人员的综合素质提高，最终会实现医学生档案质量的提高、社会效益的充分实现。

参考文献：
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聂红梅。

医学
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继续医
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[3]宋国强.高校学生学籍档案数字化管理分析。

档案信息
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产业与科技论坛，2012 年第 11 卷第 23 期。