客商档案管理制度

一、总则
为加强公司客商档案管理，确保客商档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于公司所有与客商相关的档案资料，包括但不限于：客户资料、合作伙伴资料、供应商资料等。

三、档案管理机构及职责
1. 设立客商档案管理办公室，负责公司客商档案的统一管理和维护。

2. 客商档案管理办公室主要职责：
（1）制定和完善客商档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、标准化。

（2）负责客商档案的收集、整理、归档、保管、查询、借阅等工作。

（3）对客商档案进行分类、编目、编号，建立客商档案目录。

（4）定期对客商档案进行清查、鉴定、整理，确保档案的完整性和准确性。

（5）加强客商档案信息化建设，实现档案的数字化、网络化。

（6）做好客商档案的保密工作，确保档案安全。

四、客商档案管理要求
1. 客商档案的收集
（1）收集范围：客户资料、合作伙伴资料、供应商资料等。

（2）收集要求：齐全、完整、准确，确保档案的真实性。

2. 客商档案的整理
（1）按照档案分类、编目、编号要求，对客商档案进行整理。

（2）对档案进行鉴定、整理，确保档案的完整性和准确性。

3. 客商档案的保管
（1）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全。

（2）定期对档案进行检查、维护，发现损坏、丢失等问题及时处理。

4. 客商档案的查询与借阅
（1）查询：员工需查询客商档案时，应向客商档案管理办公室提出申请，经批准后方可查询。

（2）借阅：借阅客商档案需填写借阅单，经批准后方可借阅。

五、客商档案的销毁
1. 客商档案的销毁需经公司领导批准，并按照国家档案管理法规进行。

2. 销毁档案前，应进行鉴定，确保无保留价值的档案。

3. 销毁档案时，应采取安全、环保的方式进行。

六、附则
1. 本制度由客商档案管理办公室负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

注：本制度可根据公司实际情况进行调整和补充。