房地产集团档案与图书资料管理规定(WORD7页)

档案与图书资料管理规定
第一章档案管理与资料管理
档案管理是公司管理工作极为重要的一部分，其管理的规范程度反映了
公司的管理水平。

为使档案与图书资料管理制度化，提高档案资料处理、管理的质量及效率，特制定本规定。

（一）归档适用范围范围
凡公司与外界往来及公司与各协作单位之间往来的以及公司经营管理所必需的有关企业战略规划、计划或总结（年、月度）、财务审
计、经营状况、项目可行研究报告（方案）、各类许可证书、图纸、
政府批文、公司执照（与注册文件）、会议纪要、备忘录、请示、决
定、决议、通告、通知、协议、合同、员工档案资料、客户资料、销
售广告等有价值的文件资料及重大公关活动的图片、文字、录像资料。

（二）管理部门
1、公司行政人事部设综合档案资料室，设专职档案管理人员；各部门设兼
职档案管理人员（必须报行政人事部备案），负责本部门、企业日常经
营管理中形成归档的文件材料的收集、整理，并负责定期移交公司综合
档案室。

2、公司档案资料由行政人事部负责综合监督管理，各部门实行专业对口分
级管理。

（三）移交归档与使用
1、公司总部各部门兼职档案管理员，按照归档时间将有关裆案文件移
交公司综合档案室，各部门留存复印件使用（公司所发文件除外）；
需要已经归档的原件时，需经批准后履行借阅手续使用。

2、归档时间分与归口管理部门
2.1管理性文件：办理完毕的管理性文件材料，形成部门在第1年12
月末以前整理分类，移交档案室后立卷。

2.2会计档案：会计档案由财务预算部保留一年后，次年三月末归档。

2.3人事档案：人事档案由人行政人事部根据人员变动情况随时归档。

2.4基建工程、设备档案：基建工程（合同、协议、预算书、许可证、
隐蔽资料等）、设备材料、图纸类档案在工程竣工、设备、动力安
装投入使用后一个月内归档，此期间由部门档案人员进行分类保管。

2.5 各类报告、方案、内部申请批复、内部管理制度规范、计划书：
该类档案在确立形成时由部门留存，同时送交行政人事部留存正
本归档。

2.6合同协议类：正本原件需二份以上，在批准签署后分别由签署部
门、财务预算部、档案室各存档一份。

2.7图书、期刊、报纸类：在购入或订购后先列入管理台帐，后又综
合档案室负责分类保管、借阅、归类、管理。

2.8其它资料：如各类企业沿革资料、公关接待活动图像、录音录象资料
以及外出开会、学习、考察、参观人员带回具有保存价值的资料，一
般在该档案资料形成后一周内交公司行政人事部归档。

（三）文件点收
文件结案移送归档时，依如下原则点收：
1、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

2、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。

3、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

（四）文件整理标准
1、本档案按问题组卷，一事一卷或一事多卷。

2、对接收的所有档案及时审查，进行科学分类，排列编号。

3、归档的文件材料要齐全完整，每份文件的正件和附件、印件与底稿，
请示与批复合并一起立卷。

4、卷内文件的排列与编目要科学规范，便于查找。

（五）档案分类编号标准
1、档案按职能设置十个一级类目，即（1）合同协议类；（2）行政人事文书管理
类；（3）经营管理类；（4）工程技术图纸类；（5）内部文件与制度规范类；（6）专题报告和专项技术研究类；（7）预算项目类；（8）资产设备材料类；（9）
会计档案类；（10）公司以及员工档案类。

二级类目是按档案的具体内容所反
映的问题进行设置。

按问题分类，结合年度，一事一卷。

2、档案分类一级类目采用汉语拼音字母标识，A、B、C、D、E、F、G、H、I、J
依次表示十个一级类目（二级类目由综合档案室划分该类明细科目按统一名
称通知各部门）。

3、按各项要大类分别排架，大类之间不交叉排列，充分体现企业档案分类的指
导思想和分类准则，保持各类档案的有机联系和及时、高效提供利用。

4、根据档案的形成特点和管理要求，按大类、分年代排架法、即按大类---年代
进行排架，就是在同一大类内按同一问题的案卷排列在一起，在同一问题内
再按永久、长期、短期顺序排列，第二年依次接着排，分阶段排列，一个阶
段不超过三位数。

排列时按大类、年度、流水编制案卷顺序号，即类、年度
大流水编号。

（六）保存期限
保管期限可分为：永久保存、长期保存和短期保存。

（七）档案借阅
1、无论是部门间借阅档案还是部门到综合档案室借阅都必须进行登记，
注明借阅人姓名、部门、借阅时间、查阅内容及利用目的和效果。

2、查阅档案原则上在阅档室进行，一般不得借出。

必须借出时，需经档
案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。

3、查阅人事档案需经主管人事部门批准，经档案管理部门负责人批准
后，方可查阅。

4、借阅档案限与经办业务有关者，如借阅与经办业务无关案件，应经档
案管理部门负责人同意。

5、档案借阅要履行登记手续；借阅档案必须爱护，严禁涂改；注意安全
和保密，严禁擅自复制、抄录、转借、遗失。

如确属工作需要摘录和
复制，必须经档案管理部门负责人批准。

6、档案归还时，经档案管理人员核查无误后，方予以办理归还手续。

7、财务以及企业战略方面档案一般不于借阅。

（八）档案保管标准
1、档案入库前必须经过严格检查，防止错、漏或夹带害虫及有害物质
进行侵蚀。

2、档案入库后要系统化整理，做到排列科学、整齐美观，便于保管和
利用。

3、档案室门窗装具要坚固，档案管理人员要认真负责，确保档案安全；
非工作人员不得进入档案室。

3、保持档案整洁，备有防盗防火、防虫、防霉、防尘、防晒等器材与
设施。

4、每季度对档案保管情况进行一次全面检查，定期投放药物。

查阅后
的档案及时归回原处。

5、档案室内严禁放置与档案无关物品，严禁在档案室吸烟。

（九）保密守则（详见保密规定）
1、对保密档案按档案封皮保密范围和密级规定》，由主管领导及专职档案员
会同归档部门合理划分密级（绝密、机密、秘密）。

2、档案材料不得任意带出档案室，更不得将档案秘密向无关人员泄露。

3、查阅密级档案，需经主管领导批准，并履行登记手续，在阅档室
查阅。

未经批准不得借阅、摘抄、翻印、复制。

4、销毁档案要严格履行鉴定、审批手续，要配有二人以上进行监销，
任何个人不得将档案私自处理。

5、如发生丢失档案和泄密现象，须立即向有关部门和领导报告，不
得隐瞒，情节严重者要依法严肃处理。

（十）附则
本规定由公司行政人事部办负责解释，自发布之日起实施。

第二章人事档案资料管理规定
（一）人事档案内容
1、原始人事档案。

职工人事关系转入企业时具备的档案原始资料、
调动介绍信、调转表、工资介绍信、保险基金、公积金等原始材料。

2、企业人事档案。

在本企业内建立的包括《员工应聘登记表》、《试用协
议》、《员工承诺保证联》、《定级与绩效考核表》、《劳动合同或劳动协
议》、《职务（级）考核评价表》、〈职位确认书〉〈劳动手册与保险手
册〉、内部晋升调转考核、任职文件、调转记录、奖惩记录等人事材料。

（二）档案保管
1、职工人事档案由公司人事部门设专人调转、记录、整理，并永久保存
2、公司人事部门建立并保管除总经理和上级派入人员以外所有员工
的人事档案。

3、员工人事档案从试用期起予以建立。

4、人事档案调阅需经人事部门负责人同意，财务人员档案调阅需经财
务总监同意。

（三）档案调转
1、员工通过转正定级考核后，由人事部门出具调动表及介绍信，由
员工本人将人事关系调转至本企业，并与企业签订《劳动合同》。

因特殊原因暂时不能将人事关系转至企业的，需在《转正审批表》
或《职位确认书》上予以注明，并与企业签订《劳动协议书》。

2、一般员工在企业内部调动，由新单位出具介绍信，将原始人事档
案不予调转，但建立新的考核档案。

3、公司部员工如调离企业，需填写《调离审批表》，经所在部门、人
事部门、财务部门负责人以及总经理签字后，方可按“离职”的有
关规定办理人事手续，但企业人事档案不予调转。

（四）档案查阅
1、部门负责人以上人员可以提出阅看下层属下申请。

2、须经行政人事部经理同意方可阅档。

3、员工档案严禁借阅出行政人事部。

第三章图书报刊资料管理规定
一、总则
1、为使公司报刊资料收集订购、借阅等操作流程有所规范，
特定本规定。

2、管理资料的范围包括各种图书、报纸、杂志以及结合集团需要而
通过其他渠道收集的信息。

3、报刊资料的管理由总办统一负责订阅、分发、管理。

二、资料的收集订购规定
1、每年年末由总办下发通知，由集公司各部门拟定下年度所需图书、
报刊的预订计划，由部门经理签字后，转交总办;
2、总办把各部门预订计划汇总后上报总经理审批；
3、审批后，由总办具体执行订购工作;
4、总办负责把订购清单交与报刊资料管理工作人员，由其具体执行分
发工作;
5、年度期间，部门根据工作需要拟另行征订的，亦按上述程序办理。

三、报刊资料借阅规定
1、根据集团现状，杂志、期刊借阅时间为每周一、三、五三天的中午 12:00-13:00；报纸阅读时间为每天中午11：30分---12：50分。

2、凡公司员工都可到资料室借阅；
3、资料室的图书、期刊报纸，员工可自行取阅，一次一册，阅毕放
回原处，报刊、报纸不外借，不准带出室外，需者可办理复印；
4、资料室的图书和过期期刊，员工可以借阅，每次可借阅书刊2册，
借期15天，可续借一次，借阅时需在总办图书资料室办理登记；
5、借阅归还书刊，如发现污损、缺页等情况或借阅后丢失，将根据
情况按原书价的2～3倍赔偿；
6、公司员工离开公司前，必须到图书资料室办理书刊的归还手续，
否则，人事部门将不办理离职手续。

四、注意事项
1、员工必须爱护图书，不得折散、涂污；
2、资料室内严禁吸烟；
3、资料室内应保持肃静、整洁。

五、附则
本规定由公司总经理办公室负责解释，自发布之日起实施。