公文处理规定

公文处理规定
1 总则
1.1 为使公文处理工作规范化，不断提高公文质量和办理效率，特制定本制度。

1.2 综合办公室是公文处理的管理机构，配备专职人员主管公司公文处理并负责指导各部门的公文处理工作。

公文处理要求做到及时、准确、安全，并严格按公文处理程序办理。

1.3 凡以公司名义上报下发或代上级机关草拟的公文，均应由综合办公室拟稿或审核、修改，并经总尽力签发后方可复印行文或报送上级机关。

1.4 公司接收上级公文由综合办公室集中管理，各部门所收上级归口管理部门文件，应交由综合办公室统一办理后，经总经理签批后转发主管部门。

2 公文行文规范
2.1 以公司名义发布行政法规和规章，转发上级、同级和不相隶属机关的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。

2.2 表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。

2.3 向上级机关请求指示、批转，用“请示”；向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问用“报告”；“请示”、“报告”必须严格分开，不得使用“请示报告”。

2.4 不相隶属机关之间洽商工作，询问和答复问题，以及向主管部门请求批转和主管部门向来文机关答复请求批准事项，用“函”；答复下级请示事项，用“批复”。

3 公文行文的规则和具体要求
3.1 行文格式
3.1.1 公文的结构：一般由标题、发文字号、主送机关、正文、附件、发文机关、日期、印章、主题词、抄送机关等组成。

3.1.2 标题：应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关、公文主
体（事由）、文件种类（请示、通知等）组成。

3.1.3 发文字号：由机关代字、年度、序号组成。

3.1.4 公文一律要加盖印章才有效。

报上级机关的请示，应注明签发人。

3.1.5 公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序号。

3.1.6 公文日期：文件以领导签发日期为发文日期；会议讨论决议的文件应以批准通过的日期为发文日期；开会通知应以打印日期为发文日期。

3.2 行文规则
3.2.1 请示，应一文一事，不能一文多事。

3.2.2 向上级机关的请示，只能写一个主送机关，不能同时送两个或两个以上机关。

3.2.3 请示的公文须送组织，不直接送领导或个人，也不在文件上打印领导人姓名。

如工作需要又系领导要求呈送的，可直接寄送有关领导同志。

3.2.4 请示公文按级上报，不可越级请示。

因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送越过的机关。

4 公文办理程序
4.1 公司内文件办理程序
4.1.1 凡以本公司名义上报或下发的公文，由只能部门主办的，由该部门负责公文的撰写；全局性工作（或综合性）的公文，则由综合办公室负责组织拟稿。

4.1.2 草拟公文用词要准确、规范，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。

在使用简称时，应先用全称，并加以说明。

4.1.3 引用公文要注明发文时间、机关、标题和文号。

引用人名、地名、数字要准确。

4.1.4 公文中的数字必须用阿拉伯数码。

数字后的使用应前后一致。

4.1.5 拟稿人、核稿人、签发人、打印人、校对人均要在发问批办单砂锅签署姓名和办理日期，不能只署姓不写名。

4.1.6 领导签署意见或改稿不可写在装订线的左侧。

4.1.7 为提高办文质量，实行三次校稿制。

部门负责人对本部门所拟稿从内容到文字、格式作全面的检查后，送综合办公室；由综合办公室核稿，并经主管
领导签发。

4.1.8 根据公文性质、效用、发文范围，编号由综合办公室在审稿时确定。

我公司的发文代号为潞矿余电办字（）号。

4.1.9 用印是在文件末尾发文日期处（盖公司公章时，要齐年盖月）加盖公章，以证实文件的效力，盖印应以总经理的签发文字为依据。

4.1.10 装订、发文由主办部门承担。

4.1.11 定稿和印发件（1份）由综合办公室收存并按规定立卷归档（按规定时间交档案室）。

正式文件按发问批办单上标定的份数（一般为3份）留存综合办公室备查。

4.2 上级或外来文件办理程序
4.2.1 对公司所有外来文件，认真填写“文件接收登记表”。

对收文日期、来文单位、来文字号、文件标题、份数、主办单位、分发情况等逐一登记。

4.2.2 公司所有外来文件附文件处理卡，递交总经理阅示，由总经理委任副经理做出批示，确定传阅范围和责任承办部门。

4.2.3 由综合办公室递交责任部门承办或传阅，填写“文件签收表”，包括文件名称（不简写）、文号、分发时间、分发部门、份数及签收人。

涉及全公司的文件，公司各职能部门均分发。

4.2.4 主办部门应在7天内做出处理。

紧急公文随到随办。

4.3 向外寄发文件办理程序
4.3.1 凡向外寄发的文件，填写“发送文件登记表”，注明发文全程、文号、分发时间、份数、分发人、分发方式等。

4.3.2 向外寄发的文件，主送机关一般为3份或按要求办理；抄送机关一般为2份或按有关规定办理；对外发文寄发到收文机关办公室；特殊情况特殊办理。

4.3.3 凡对外寄发的上行或平行文，只分送签发人和公文内容涉及的职能部门。

5 文件复印件的使用和管理
经公司领导或综合办公室主任批准，可复印上一级行政机关的公文，要注明复印部门和时间。

复印的文件按正式文件办理和管理。

6 文件销毁的规定
没有存档价值和存查的文件，要经过鉴别和综合办公室主任批准，定期销毁，但不得卖给废品收购部门或个人。

7 标准实施
7.1 本标准由综合办公室负责起草。

7.2 本标准由综合办公室负责监督实施。

7.3 本标准由综合办公室负责修订和解释。