开始平台版综合文档管理系统使用手册

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使用手册
目录
第一部分系统服务器端管理工具 (3)
第二部分系统主要内容区介绍 (9)
第三部分公共文件基本操作 (13)
第四部分工作流与消息中心 (27)
第五部分系统控制面板 (29)
第一部分系统服务器端管理工具
1、建议配置
开始文档管理系统（以下简写“KASS”）是基于浏览器/服务器（B/S）结构的文档管理软件。

KASS 只需安装在服务器上。

用户应该综合考虑自身的用户规模、文件规模等因素来配备服务器。

下面以100用户与400用户为例，说明KASS服务器的配置要求。

用户数量为100个以内
用户数量为400个以内
2、KASS安装步骤
在安装之前，请确认KASS安装程序是由上海开始软件有限公司提供并授权的。

1、运行开始公司提供的KASS安装程序。

2、仔细阅读开始文档管理系统的许可协议，选择“我接受协议”，点击“继续”进入下一步。

3、选择KASS安装文件夹位置，建议您使用默认的安装文件夹：D:\KASS，以便您在发生重装
服务器的操作系统等情况下仍然可以保留KASS的数据。

4、确认安装信息后，点击“安装”，KASS的安装将自动完成。

5、正式版请将授权加密狗连接上服务器。

6、运行开始菜单中的[KASS]中的[KASS Manage Tools]即可启动KASS管理工具。

2、启动KASS服务器端
运行服务器开始菜单的[kass][KASS Manage Tools]，在系统状态选项卡中的子选项卡中可以将各项服务进行启动，启动以后管理工具可以关闭，不影响服务运行：
A、[系统状态]选项卡用于查看与管理系统各服务的情况
-[系统状态]：查看各服务的启动情况
-Tomcat服务：系统WEB服务，为用户提供网页访问支持，可以查看TOMCAT的各种参数。

此服务必须保持启动状态，否则用户无法访问KASS系统，且启动tomcat之前必须启动数据库服务。

如果需要修改系统访问的端口号，请点[修改端口]，将108更改成需要的端口号，修改时请注意该端口是否被其他系统占用，如果被占用将导致tomcat服务无法正常启动，修改后需要重启tomcat服务才能生效。

-Mysql服务：为系统提供数据库支持，可以查看与启动Mysql数据库，此服务必须保持启动状态，否则用户无法访问KASS系统。

-索引服务：为系统提供检索支持，此服务不启动，则系统无法提供文件属性搜索功能。

-提取文字服务：为系统提供全文检索服务及OCR图片文字识别支持，此服务不启动，则系统无法提供文件全文检索搜索功能，如果需要开启OCR识别功能，需要本地服务器安装MS OFFICE 的Document imaging软件支持。

-预览打印服务：为系统提供只读在线预览及打印转换服务支持，此服务不启动，则系统无法提供文件在线预览及打印功能，此功能需要服务器安装对应软件支持，office类文档需要服务器安装ms office软件，pdf格式需要安装，CAD格式需要安装auto CAD软件。

此服务第一次启动时需要安装打印机程序。

-监控服务：为系统提供开机自动启动支持。

点[注册监控服务]即可将以上服务注册为windows服务，如果注册的服务处于已监控状态，则该服务会在服务器开机后自动运行。

B、[系统配置]选项卡：用于配置系统自定义参数
-基本配置：用于配置系统的名称、logo、默认语言等个性化信息，如果需要更换logo图片，则直接点图片后方的[查看]，在出现的文件夹中同名替换文件即可。

-分区表：用于设置系统文件的存储位置，默认系统内的所有文件都是存储在安装目录下的[/date/files]文件夹内，但是如果希望系统文件存储在其他地方，则在这里做对应修改即可。

比如希望系统内的文件夹[市场部]下的文件存储在服务器的[D:/市场部]文件夹下，则在这里做如下图所示设置即可。

-数据存储：系统所需的索引文件及其他文件的存放位置。

-数据库：用于配置数据库的参数，一般建议不做修改。

-索引库：用于配置系统索引文件的存储位置，一般建议不做修改。

-菜单配置：配置系统主界面顶级菜单的名称及登陆系统后的默认菜单选项。

选择需要修改的菜单选项，点[修改菜单名称]，在出现的对话中输入新的菜单名称即可。

-备份配置：设置系统的备份策略，备份设置的备份路径都为服务器本地路径，比如希望文件备份到服务器的E盘的back文件夹中，则在文件备份的备份位置中输入[e:\back]既可。

-打印预览：配置系统中预览与打印支持的文件格式及支持方法，将需要支持的文件后缀加入到对应的列表中即可，各后缀以英文逗号隔开。

-其他配置：
重置管理员密码：将管理员密码清空；
设置用户的登陆会话超时时间（分钟）：用户在指定时间内没有操作时，系统自动将用户登出；
是否启用webdav服务：选择是否开启webdav服务；
WEBDAV远程修改文件是否创建新版本：选择是，则启动文件远程修改时，每修改保存一次都会创建新的文件版本，选择否则只修改替换当前版本。

是否启用FTP服务：选择是否开启FTP服务，开启FTP服务后，用户可以直接使用其他FTP客户端操作系统文件；
FTP服务端口：配置FTP服务器的端口号；
使用打印模式预览文件格式列表：设置哪些格式使用打印模式在线打开；
-执行SQL语句：用于执行特定的SQL命令，方便管理员直接管理系统数据库。

C、[导入导出]选项卡：用于大量数据的操作
-导入文件信息：用于将大量的文档导入到系统。

具体步骤如下
（1）、将原始文件复制到对应的物理存储文件夹下的[contents]文件夹下，比如系统内的[/市场部]文件是存储在[d:/市场部]，现在需要将市场部的文件一次性全部导入到系统，则先将原始文件全部复制到服务器的[d:/市场部/contents/]文件夹下
（2）输入需要导入的系统内文件夹位置，如果需要到系统内的市场部，则在这里填[/市场部]，如果需要导入所有文件则这里填[/]即可。

（3）依次点[建立文件信息]、[建立基本索引]、[建立全文索引]与[建立文件编号]，点击其中一个后，系统即开始将该信息导入系统，直到系统提示操作完成，建议每次导入的文件不超过10万个。

-用户导入导出：用于批量进行用户设置，可以先导出为CSV文件。

在服务器中打开导出的CSV文件，然后根据导出的文件进行参数设置后再导入即可。

编辑时方法如下：
[用户名/组]列：填入用户或组及角色的名称，可以为中文，各名称之间不能有重复，用户的用户名为登陆帐号。

[上级组]列：填入用户或组、角色上级的名称，比如用户A属于市场部则这里填市场部，如果某市场部（组）属于公司（组）下的一个组则这里填公司，如果销售经理（角色）属于经理（角色）下的一个子角色，则这里填写经理。

[类型]列：用户类型为[1]，组类型为[2]，角色类型为[3]。

[呢称]列：只有用户才需要填写，也可以为空。

[角色]列：只有用户才需要填写，比如用户属于经理角色，则这里填写经理；
[email]与[电话]列：只有为用户时才需要填写，用于用户搜索，email也用于接收系统消息，可以不填。

导入的用户初试密码为空。

-权限导入导出：对系统内权限进行批量设置，方法同用户导入导出。

D、产品注册
-产品信息：用于显示系统的注册信息。

-产品注册：用于使用序列号的方式对产品进行认证，默认采用加密狗授权，服务器连接授权加密狗再重启服务即可，如果用序列号与激活码方式，则填入开始公司提供的信息，再重启服务。

-功能模块管理：如果管理员不希望用户使用某些功能模块，比如来宾访问模块等，可以在功能模块列表中选择对应模块，然后点[禁用模块]，具体模块及功能请参考手册的第一部分。

3、登陆环境
在客户端，用户可以通过浏览器来访问开始文档管理系统（以下简称KASS）。

客户端支持的浏览器包括IE6、IE7、IE8、FIREFOX等。

同时必须确保客户端能与安装KASS的服务器正常通讯。

4、登陆方法
登陆时，只需要在IE地址中输入服务器的IP地址或者域名与对应端口号访问即可，比如“http://192.168.1.100:108”,这里“http://192.168.1.100”是指的服务器的IP或者域名，后面的“：108”是指的服务器中KASS服务所在的端口号。

输入地址访问后，会出现如下登陆页面：
在登陆页面输入管理员分配的用户名与密码即可完成登陆，默认管理员用户名为admin，密码为空。

第二部分系统主要内容区介绍
1、桌面导航
-收藏夹：
-公共收藏夹：系统所有用户共用的收藏夹，由系统管理员在控制面板中设置。

-我的收藏夹：用户可以将常用的文件收藏，并在这里集中查看。

-相关文件：
-我最近操作的文件：显示用户最近操作过的文件列表。

-我签出的文件：显示用户签出的文件列表。

-我推荐的文件：显示用户在文件中心推荐给其他用户的文件
-推荐给我的文件：显示其他用户在文件中心推荐给用户的文件。

-我发布的文件：显示用户在文件中心发布给其他用户的文件列表
-发布给我的文件：显示其他用户在文件中心发布给用户的文件。

-我的断点上传任务：显示用户断点续传任务信息。

-工作流：
-我的工作流任务：显示需要用户参与审批的工作流信息。

-我发起的工作流：显示用户发起的工作流信息。

-问题库：
-我最近修改的问题：显示用户最近操作修改的问题。

-推荐给我的问题：显示其他用户推荐发送给用户的问题。

-消息
-系统公告板：显示系统内管理员发布的公告。

-我接收的消息：显示用户接受的系统内消息。

-信息发布页：查看系统信息发布页。

2、个人文件
-个人文件：主要用户存放用户的个人文档，可以创建文件夹、创建文件等，也可以将文件共享给其他用户。

共享时点文件/文件夹的属性页面中的[共享管理]，在出现的页面中选择共享的用户及权限类型，再保存即可。

共享时有优先级的区别，当2条共享都对某一用户生效时，优先级靠前（数字小）的共享先被系统认可。

-我的回收站：我的文档中删除的文件会先删除到回收站，里面文件前面的数字为文件删除时的日期。

用户可以将文件还原到个人文档。

-共享给我的文档：显示其他用户共享给用户的文档信息
-我的共享的文档：显示我共享给其他用户的文档信息。

-文件操作日志：显示我的文档中的文件操作日志信息。

3、公共文件
默认上面有“组文件夹”与“根文件夹”。

-组文件夹：用户所在上级组定义的主工作文件夹（需要管理员在用户组属性中定义），如果用户属于多个组，而且都设置了主文件夹，那么将显示多个组文件夹。

-跟文件夹：系统中公共文档的主要管理与操作区。

4、分类浏览
文件分类用于快速查看各文档分类下的文档及高级属性。

5、文件搜索
用户可以通过在系统左下方的搜索助理来搜索文档。

也可以通过搜索视图来快速搜索与查看文件。

6、消息中心
用户查看与管理消息的地方。

-我接收的消息：显示所有接收到的消息。

-文件订阅消息：显示文件订阅产生的系统消息。

-广播消息：显示系统广播给用户的消息。

-工作流消息：显示因为流程所产生发送给用户的消息。

-文档发布消息：显示文档发布类消息。

-文档推荐消息：显示文档推荐类消息。

-系统公告板：显示系统内的公告消息。

-常用操作
-文件订阅管理：可以对系统文件中心类文件进行消息订阅。

-清理消息：清除消息中心的消息。

7、工作流
用户查看与管理系统内的工作流。

-我的任务：显示所有工作流中等待用户审核的任务。

-我的待处理任务：显示工作流中等待用户审核的任务。

-我代理的待处理任务：工作流中等待用户代理人审核的任务。

-已完成的任务：显示用户完成审核的流程任务。

-我发起的流程：显示用户发起的流程信息。

-常用操作
-发起流程：根据流程模版发起一个新的流程。

-搜索流程：搜索查找流程。

-设置代理人：设置流程审核代理人，代理人可以代用户对流程进行审核。

第三部分公共文件基本操作
直接点最上方的“公共文件”按钮或导航条的“公共文件”都会进入系统主要管理文件的区域。

在文件中心进行操作时需要拥有相关的权限，如果没有权限则对应操作的按钮显示为灰色，不能点击。

1、查看与操作当前文件夹
需要在当前文件夹下上传文件、创建文件夹、查看文件夹详情与排序等，在“当前文件夹的操作按钮区”（页面右上部分）有对应的按钮。

[创建文件]按钮：将本地文件上传到系统。

[创建文件夹]按钮：在系统中创建新的文件夹。

[查看文件夹详情]按钮：查看当前文件夹的详细信息。

[WEB文件夹]按钮：使用WEBDAV模式来访问系统。

也可以在此模式下点[web文件夹]按钮,可以转换至文件夹模式（需要本地操作系统支持），可以批量上传/下载多个文件，也可以上传/下载整个文件夹，同时WEBDAV模式下可以查看文件夹的文件清单。

[列出多层]按钮：列出文件夹下的多层内容。

[批量传输文件]：通过KASS专用的批量传输工具来上传下载文件等。

[批量设置分类]按钮：选择文件夹下的多个节点，然后点批量设置分类，可以为选择的节点统一设置分类及属性。

[文件排序]按钮：将文件夹下节点根据名称、类型等进行排序。

查看文件夹详情页面可以查看文件夹的具体属性、查看用户对文件夹的权限并可以对当前文件夹进行各种操作。

2、查看与操作文件
系统可以对单个文件进行下载、签出/签入、查看详情操作，在“节点的操作按钮区”有对应的按钮，点可以显示更多操作按钮。

查看文件详情页面可以查看文件的具体属性、查看用户对文件的权限并可以对当前文件进行各种操作。

[基本属性]选项卡：显示文件基本属性
-文件ID：文件的唯一ID，文件做过更新后，ID会进行变化，同时，每个版本都会有自己的文件编号。

可以在文件中心通过右上角的按钮，直接跳转到指定的文件编号中去。

-文件名称：文件的具体详细名称。

-位置：文件所在目录。

-当前版本：文件的当前最高版本号。

-文件大小：文件当前版本的大小。

-创建者：文件的创建人。

如果是批量导入的文件，系统默认创建者为admin
-创建时间：文件被创建的日期。

-修改者：当前版本的创建人。

-修改时间：当前版本的创建时间。

-文件状态：文件是否被锁定、是否被标记状态等信息的显示。

-我的权限：显示用户对文件的具体权限。

-文件分类：设置文件的分类及属性，用于分类导航中浏览文档，设置属性需要对文档有修改文件的权限。

[版本列表]选项卡：可以查看文件的所有版本信息。

-文件编号：该版本文件的编号。

-版本：版本文件的版本号。

-创建者：版本文件创建人。

-创建时间：版本文件创建日期。

-版本描述：版本创建者对在创建版本时的说明。

-[下载]按钮：可以选择版本号后，将该版本文件下载到本地，需要对文件有下载权限。

-[版本回滚]按钮：可以将版本进行回滚操作，例如文件当前有5个版本，现在将文件回滚到3号版本，则第4号与第5号版本会被删除，同时文件当前版本变为3号版本，需要对文件有修改文件的权限。

-[查看详情]按钮：查看文件版本的详细描述。

[权限管理]选项卡：显示文件的权限设置信息。

选项卡上的数字表示本文件有权限规则的数量，具体权限管理设置方法，请参考权限管理。

[自定义属性]选项卡：用户给文件填加自定义的特殊属性，该属性可用于搜索。

-属性名称：属性的标题。

-属性值：属性的具体内容。

-属性类型：属性的具体类型，可用于搜索。

-[添加自定义属性]按钮：增加一条文件的自定义属性，需要对文件有修改文件的权限。

-[删除自定义属性]按钮：删除一条文件的的自定义属性，需要对文件有修改文件的权限。

-[查看属性]按钮：选择一条属性后可以查看具体信息。

[文件关联]选项卡：可以记录、查看与文档有关的其他文档，选项卡上的数字表示关联文件的数量。

-文件名称：被关联文件的文件名。

-关联文件更新状态：如果被关联文件已更新（内容被修改），则关联文件更新状态自动变为[文件已更新，尚未确认]，同时文件基本属性选项卡中的文档状态也会提示：关联文件已更新,有待确认。

-修改时间：关联文件最后的修改日期。

-[添加关联]按钮：选择文件中心的文件，为文件增加关联对象，需要对文件有修改文件的权限，如果对被关联文件也有修改文件的权限，则系统会提示是否需要在被关联文件中也将文件添加为关联文件。

-[删除关联]按钮：删除文件的某条关联记录。

-[标记已确认]按钮：如果关联文件状态为已更新，用户确认更新后，可以点此按钮，将关
联文件状态更改为已确认状态，需要对文件有修改文件的权限。

[文件附件]选项卡：可以上传与文件相关的附件，选项卡上的数字表示文件附件的数量。

-附件名称：文件附件的名称。

-附件描述：文件附件在创建时的描述。

-创建者：文件附件的创建人。

-创建时间：文件附件的创建日期。

-[添加附件]按钮：选择本地的文件上传为文件的一个附件，需要对文件有修改文件的权限。

-[删除附件]按钮：删除文件的一个附件，需要对文件有修改文件的权限。

-[预览]按钮：预览文件附件，需要对文件有预览文件的权限。

-[下载]按钮：下载文件附件，需要对文件有下载文件的权限。

[文件点评]选项卡：可以对文档进行点评，选项卡上的数字表示文件点评的数量。

-[发表评论]按钮：对文件进行点评。

-文件评论后的按钮：需要对文件有管理权限才能看到，可以删除评论。

[文件历史]选项卡：显示文件的历史信息。

-文档版本历史：记录与显示文档版本变更信息。

-文档状态历史：记录文档状态变更信息。

-文档发布历史：记录文档发布及签收信息。

-工作流历史：记录文档参与的工作流信息。

3、文档上传
直接在“当前文件夹的操作区”点“上传文件”按钮，即可弹出上传文件对话框：文件上传时是否需要选择分类及特定属性由管理员在控制面板的[分类属性管理]中配置。

在“选择文件”行浏览选择本地文件，并在“名称”行设置好文件上传到系统后的名称，文档分类中选择需要指定的文件分类，如果该分类需要设置属性，则会要求用户输入属性，设置完成后点“上传”即可将文件上传到系统，如果系统有开启文件上传杀毒功能，则会自动进行病毒扫描，并将扫描结果反馈给用户。

如果有多个文件需要批量上传请使用文件夹操作区更多操作中的多文件上传。

如果有整个文件夹需要上传，可以在文件夹操作区切换到WEBDAV模式，进行拖放式上传操作。

4、文档下载
直接点文件后面的“下载”按钮即可将文档下载到本地。

5、预览文件
直接点对文档进行在线浏览。

系统默认支持预览的格式有：doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、pps、vsd、rtf、csv、html、htm、txt、pdf、tif、tiff、jpg、jpeg、bmp、gif、png、dwg、wps、et、dps、swf、rm、rmvb、avi、mpg、mpeg、mp3、wav、wmv、wma、mid。

如果需要支持其他格式，管理员可在系统管理中心进行配置。

6、打印文件
在查看文件详情时，可以点对文档进行在线打印。

支持打印的文件类型: doc、docx、xls、xlsx、csv、ppt、pptx、pps、vsd、rtf、pdf、dwg、wps、et、dps、tif、jpg、jpeg、bmp、gif、png、csv、html、htm、txt.
以上支持格式均需要服务器安装相关软件，比如PDF格式需要安装PDF阅读器，DWG需要安装CAD 软件等。

如果需要支持其他格式，管理员可在系统管理中心进行配置。

7、更新文件
在文件后面更多操作中或者查看详情中点“更新文件”按钮，可以对文档进行更新，更新时可以选择是否创建新版本，如果选择否，则表示修改当前版本。

增加的版本可以在“文件详情”页面的“版本列表”进行查看与操作。

8、远程修改文件
在文件查看详情中点按钮，可以对文档进行远程修改更新。

系统提示下载后，即可启动本地office程序进行修改，修改后直接点保存，系统自动保存文件，无需再手动上传。

本功能需要本地office有share point支持，默认office2003/2007的完整版都拥有此功能。

9、文档签出/签入
如果需要长时间修改一个文件时，可以先对文件进行签出，修改上传后再签入文件。

文件签出状态下，只有签出者才可以修改文件。

直接点文件后面的“签出”按钮即可将文档签出，签出后系统会提示操作成功。

签出的文件图标会出现“红色的勾”，代表文档正被签出，具体状态如下图所示：
在文件后面的操作区，对于不同用户锁定的文件，按钮也是不一样的
10、文件的发布与推荐
在文件查看详情中点[]或[]，既可以将文档发布/推荐给选择的用户。

发布文档需要有文档的管理权，推荐文档需要对文档有可见权。

发布文件时可以指定授予权限，用户需要在消息中心的文档发布消息中进行签收，签收后用户自动拥有该指定授予的权限，发布人在将发布撤消后，该权限自动取消。

11、标记文件状态
在查看文件详情时，可以点[文档状态]对文档进行定稿等状态操作操作。

状态分为
文档版本定稿：文件当前版本不允许进行任何更改
文档定稿：此文件不允许进行任何更改
文档归档：标记为归档状态，文件不允许修改
文档失效：标记为失效状态，文件不允许修改
为文件设置状态后时，文件名称后会显示文件状态，同时文件属性中的文件状态也会对应的更改。

12、添加文件订阅
在文件查看详情中点“添加文件订阅”按钮，可以对该文件进行订阅操作。

如果订阅者为文件的管理员，则可以为其他用户设置订阅。

13、来宾访问链接
在文件查看详情中点按钮，可以在管理本文档的来宾访问。

需要将来宾下载状态设置为“开启”才可以进行其他操作。

授权匿名下载文件：此模式下来宾可以直接下载文件。

授权通过提取密码下载文件：此模式下用户需要输入提取密码才能下载文件。

授权通过系统内用户名及密码下载文件：此模式下用户需要输入正确的用户名及密码才能下载。

该链接的过期日：超过指定日期，该来宾访问链接自动失效。

设置发布方式后，将下载链接地址发送给需要的系统外用户即可使用指定模式访问文件。

来宾访问的更多操作，如文件夹来宾上传等设置，请进入系统控制面板的【来宾访问管理】进行设置。

具体来宾下载页面如下（匿名方式发布）：
14、添加到收藏夹
在文件查看详情中点“添加到收藏夹”按钮，可以在用户的收藏夹中增加该文件的链接。