信息系统和组织

• 80年代，桌面微型计算机先是被独立地使用，后 来又连接至小型和大型计算机上。
• 90年代，全面网络化组织的信息系统体系出现了。
1950s 电子会计机器 （EAM）
高级管理层
财务EAM
生产
营销
人事
1960s 数据处理部门
高级管理层
财务
产品
营销
数据处理
1970s 信息系统
财务 小型机
生产
高级管理 信息系统
依存
图3-5 组织的层次和支持系统
工作群体的系统支持（1）
群体类型 说 明 问 题 系统支持
等级制群体 经理和员工之 经常开会； 可视会议 间的领导关系 分散的工作 电子信箱
跨部门的群 顺序的活动 有时要直接 电子消息
体
沟通
项目组
正规组织 频繁对话 关系密切
会议日程
日程安排 通讯软件 文件交换
工作群体的系统支持（2）
主要联机系统
营销 小型机
人事
1980s 信息系统的服务
财务 小型机
微机
高级管理层
主要联机系统
信息系统
营销 小型机
信息中心
人事 小型机
1990s 企业范围内的信息应用
高级管理层
会计和财 政小型机
PC网 络
制造业和生 产小型机
销售和市场 营销小型机
CAD/CAM 工作站
UNIX
PC网 络
人力资源 小型机
• 经过相当长的一段时间，员工们创建的一套较 为详尽的规章制度、工作程序和方法，称之为 “标准工作程序”。
2. 组织政治
• 在组织内，由于岗位的不同、专业的不同、关 心的事情不同，自然地对组织中资源的分配、 奖惩的看法、见解和观点也不相同。
• 由于这些不同之处，在每个组织内部就会产生 竞争和冲突。
内部的文化因素影响……...
• 影响信息系统的设计和应用的因素： – 价值观 – 行为准则 – 关键的兴趣
• 这些文化原因决定了信息系统的立项侧重点。
第四节 信息系统如何影响组织
• 从经济学角度： –微观经济理论 –交易成本理论 –代理理论
• 从行为学角度 –决策和控制理论 –社会学理论 –后工业理论
（1）创业型结构 （2）机器型层峰结构 （3）专业型层峰结构 （4）事业部型层峰结构 （5）特别任务型结构
所有者 （夫妻）
秘书
存货权衡者
销售人员
销售人员
销售人员
图 3-4 （a）创业型组织结构
董事会 董事长 经理和主要管理者
执行副经理
副经理、秘书 和法律顾问
生产部门 设备/科研 人事部门 财务部门 市场部门 图 3-4 （b）机器型层峰结构
图 3-4 （d）事业部型层峰结构
资源开发
董事会 董事会执行委员会
化工原料
审计委员会 福利和组织委员会 管理和专业培训 公司顾问委员会 雇员关系委员会 公共事务委员会
石油产品
勘探
新型能源
化工品 后勤管理
市场
生产
北极管线
原油销售
运输
行政管理和服务
产品协调
公司事务 地区经理
北极管线 财务主管 医 疗 资金主管
PC网 络
企业级信 息应用
信息中心
二、谁提供信息技术服务
• 信息系统要求专门的组织下属部门、信息专家 和其他支持群体。
• 经理们决定： –如何提供技术？ –由谁提供技术？ –何时提供技术？
信息服务由三个主体构成
• 组织单位。被称之为信息系统部。 • 信息系统专家组。
–程序员、系统分析员、项目领导人和信息系 统经理。
交易费用
0
组织规模(雇员数)
T1 T2
图3-10 信息技术对组织影响的交易成本理论
理论特点和管理策略……….
• （2）特点： –IT降低交易成本。 –减少经理和职员。 –减少组织层次和规模，权利集中、决策分散。 –直接获得信息，信息及时、准确，部门效率 高。
• （3）管理策略： – 利用IT增加对市场的依托 – 缩减组织层次、规模、中层管理层和职员。
（3）管理策略： – 利用信息技术降低劳动成本。
2．交易成本理论
（1）基本理论：（图 3-10） • 当公司在市场上购买其自身不生产的东西，成
本就发生了。这类成本被称之为交易成本。 • 公司和个人追求交易成本的经济性。 • 使用市场是昂贵的：
– 主要是协调成本，如寻找异地供应商、通信、 监督合同、购买保险、取得产品信息等。
医院人事顾问委员会
管理委员会 院长
医生理事会 执行委员会
行政院长 总务院长 护理院长 医疗院长
图 3-4 （c）专业型层峰结构
内科 外科 妇产科 放射科 理疗科 儿科 生化 麻醉学
总裁
计划
公司1 采购 技术 制造 市场
公司2 采购 技术 制造 市场
法律
公司3 采购 技术 制造 市场
财务
公司4 采购 技术 制造 市场
群体类型 说 明
委员会
正群体 有时对话
任务组
单一群体
同事 社交
非正式群体
问 题 系统支持
满负荷工作 电子公告 周期性沟通 电视会议
电子信函
快速沟通 图形显示
内外数据访 文件交换
问
信息利用
大量信息沟 电话
通
电子信函
第三节 组织怎样影响信息系统
• 有四个重要的问题需要考虑： （1）组织实际上已经在怎样使用信息系统？
3．代理理论
• （1）基本理论：（图 3-11） – 主人（业主）雇佣代理人（雇员）作为其利 益的代表来执行任务，并把一些决策权力授 予代理人。 – 代理人需要被时时地监督和管理，因为不这 样的话代理人往往谋取个人利益而不是业主 的利益。 – 引入了代理成本或管理成本增高的问题。
图3-7 计算机套餐
三、为什么建立信息系统
• 组织采用信息系统不仅仅是为了提高效率，节 省金钱，减少劳力。
• 系统的重要性主要是为了组织的生存。
建立信息系统的主要原因
① 改善决策能力（速度、精度、意义）。 ② 提供更高级的客户服务水平。 ③ 协调组织内分散的群体。 ④ 向政府提供规范化报告。 ⑤ 严格控制费用。 ⑥ 严格人事管理。
第三章 信息系统和组织
主要内容
（1）了解组织具有的特征； （2）了解组织内信息系统作用的变化； （3）比较对组织中系统起源进行描述的模型； （4）区别那些能帮助我们理解组织与信息系统关系的主要的 组织理论； （5）明确信息系统对组织结构、文化、政治过程和管理的影 响； （6）弄清系统设计和实施中组织的意义。
–外部的专家。如硬件销售厂商和制造厂商、 软件公司和咨询专家，也经常参与日常工作 和长期规则。
• 技术本身。即硬件和软件。
提供信息服务的三个主体
组织
技术 硬件 软件
高级管理层 主要的最终使用者(分公司)
信息系统部门
信息系统专家
经理 系统分析员 系统设计员 系统编程人员 应用程序编程人员 系统维护程序员 数据库管理人员 文员
环境资源
正规组织
结构： • 等级 • 分工 • 规章、程序
过程： • 权利/义务 • 特权/责任 • 价值观 • 行为准则 •人
环境中的 产品
图3-3 组织的行为理论描述
第二节 组织的特征
• 建立信息系统时经理们应该意识到的组织的主 要特征如图3-1所示。
• 这些组织特征是影响组织与信息技术之间关系 的中介因素。
组织层次
个人 小组 部门
事业部 组织 超越组织 组织网络
活动
支持系统举例
工作、任务 微机应用；个人的客户数据库；决策支持系统
项目
产品计划；主机数据访问；外部数据访问； 动态信息要求；群体决策支持系统
主要职能 应收帐；仓储；工资表；人力资源；市场； 稳定的信息需求；管理信息系统；主要事务系统
主要产品 或服务
• 当一些人或利益团体试图支配和协调这种冲突 时，就有可能产生政治斗争。
• 政治是组织生活的主要内容，在组织内回避政 治是天真的。
3. 组织文化
• 价值观 • 行为准则 • 宣言
二、独有特征
–组织有不同的结构 –不同的目标 –不同的服务对象 –不同的领导风格 –不同的任务和周围环境。
1．不同的组织类型
系统和计算 机服务
研究
购买
空运及预定
公共事务 环境保护
法律 税务
企业发展
公司计划 服务
物业管理
公司保安 协调
图 3-4 （e）某石油公司的组织示意图：一个特别行政机构
2．处于不同的环境
• 组织处于不同的环境，环境对组织结构施以强 大的影响。
• 技术是一个主要的环境因素。
– 新技术的快速变化
• 组织失败的主要原因是不能适应变迁的环境。
组织为什么要采用信息系统？
• 有些组织只是因其比其他组织更有创新性。这 些组织的价值观提倡任何创新，而不管其对公 司的直接益处。
• 有些是由于组织中各类群体的雄心和系统对现 行组织冲突的影响。
• 还有一些情形，组织周围环境的变化要求用计 算机系统做出相应措施，环境包括政府法规的 变化、竞争者的行动以及成本。
外部环境 输入
组织 生产过程
图3-2 (a) 组织的微观经济理论定义
输出到 外部环境
资本
K1
K2
Q
L1 L2 劳动力 图3-2 （b）技术角度的微观 经济理论的企业模型
3．组织的行为学定义
• 定义：组织是权力、特权、义务和责任的 集合，通过冲突和冲突的解决，它们在一段时 期处于微妙的平衡状态（见图3-3）。
多个产品、 服务或目标
支持生产、市场、行政和人力资源的系统； 对组织财务和计划数据的访问；管理信息系统； 主要事务系统；连机交互系统。 集成的财务和计划系统；管理信息系统； 连机交互系统高级经理支持系统。
联盟、竞争 交流、联系
通信系统；情报、观察、监督系统。
产业相关产 非正式的通信系统；行业和产业级的报告系统 品和服务相互
5．服务对象不同。
• 组织让不同的群体收益： –让组织成员收益。 –让客户收益。 –让股东收益。 –让社会收益。
• 扮演不同的社会角色： –对政治感兴趣，力图改变社会利益分配。 –扮演经济角色，试图优化资源。
三、组织的层次分析
• 信息系统对组织中不同的层次、不同的职务、 不同部门、不同群体产生不同的作用！
（2）信息系统在组织中的作用发生了怎样的 变化（如何改变的）？
（3）谁在操作信息系统？ （4）当初组织为什么要采用信息系统？
一．信息系统在组织中的角色
• 50年代具有有限功能的、孤立的“电子记账机 器”。
• 60年代集中式大型计算机，它能为组织总部和若 干远程部门服务。
• 70年代，处在各部门和分支机构的中型、小型计 算机通过网络连接到大型的中央计算机上。
信息系统的建立过程
外部的
环境因素
不确定性 机会
内部的
文化因素 价值观 习惯 兴趣
系统开发
接受 利用 管理
图3-8 系统的建立过程
外部的环境因素影响……...
• 制约信息系统的设计和应用的因素： – 劳动力成本以及其他资源成本 – 其他组织的竞争行为 – 政府的法规变化
• 环境为信息系统开发提供的机遇： – 新技术 – 新资本来源 – 政府的新计划
– 标准工作程序的惯性抑制了组织对环境的适 应能力。
3．组织间有不同的目标
• 组织的不同，还体现在组织最终达成的目标不 同以及达成目标所使用的权利。如有： –强制性的组织。（监狱） –功利性的组织。（企业） –典范性的组织。（学校、宗教团体）
4．不同的领导作风
• 领导风格不同： –民主的 –专制的（集权的） –联络协调的（无领导的） –技术至尊的（遵守技术标准、正式模型） –行政至尊的（严格遵守正式规章）
1. 微观经济理论
（1）基本理论：（图 3-9）
• 信息系统的技术被看做为一个生产要素，可以自由地 与资本和劳动力相互替换。
• 当信息系统技术的成本降低时，则用它替代成本上升 的劳动力。
• 当信息系统技术改变生产函数时，整个生产函数向内 平移。
• 对一定的输出所需的资本与劳动力逐渐减少。 • 公司扩张的函数曲线越来越多地依靠资本，而越来越
组织和信息技术之间的中介因素
中介因素
组织
• 环境 • 文化 • 结构 • 标准工作程序 • 政治 • 管理决策 • 机遇
信息技术
图3-1 组织与信息技术之间的中介因素
一、共同特征
• 一切组织都要建立： –标准工作程序 –组织政治 –组织文化。
1. 标准工作程序
• 所有的组织在其生存期间都要在稳定的状态下 生产产品或提供服务。
少地依靠其成本一直是增长的劳动力。
资本
劳动力
Q1 Q2
图3-9 信息技术对组织之作用的微观经济理 论
理论特点和管理策略……….
（2）特征： – IT可以自由地与资本和劳动力相互替换 。 – IT成本下降，资本代替劳动力。 – 减少了中层经理和职员。 – 减少了等级层次，权利集中。 – 增加信息流，更快的决策情报。
第一节 组织与信息系统之间 的关系
1．组织的技术性定义
技术上的定义： 组织是一个稳定的、正规的社会结构，它
从环境中汲取资源，然后对资源进行加工而生 产出产品。
2. 组织的三个要素
组织的三个要素： （1）资本和劳力是环境提供的基本生产要素。 （2）生产函数是把资本和劳力转化为产品的加 工过程。组织（企业）把资本和劳力输入在生 产函数中转化为产品和服务。 （3）环境消费了产品和服务又向组织提供输入。