谈如何做好水利工程档案的收集和管理

谈如何做好水利工程档案的收集和管理
摘要：工程档案为工程验收、检查、维修、管理、使用、改扩建等提供了可
靠的依据和证明，档案资料的质量直接影响其作用。

以提高档案管理水平，文章
通过分析水利工程档案的收集和管理问题，提出了做好水利工程档案的收集和管
理策略，实现了资料与工程实施同步，为项目验收和档案移交奠定了基础。

关键词：水利工程；档案；收集和管理
引言
在水利工程建设的全过程中，水利工程档案是极其重要的内容，主要是具备
保存价值的文字、图表及声像等各种形式的历史记录。

现阶段，在我国的水利工
程建设体制采用的是委托制，委托主体是项目法人，受委托主体通常包括事业单
位与企业单位。

因此，要想有效加强水利工程档案管理的质量，就必须要做好对
相关档案文件的收集、整理及归档工作。

1水利工程档案的收集和管理问题
1.1对水利档案管理重要性的认识不足
在开展水利工程时，往往在工程建设中，档案管理只是对水利建设的相关资
料进行保存和堆放，等到工程即将竣工验收时，档案才会进行整理。

一些水档案
之间的间隔很长，不能及时、准确地进行归档，存在丢失，遗漏等现象。

另外，
在一些水利部门中，没有将档案管理归列成工作重点内容，人力和物力投入不足。

有的建设单位注重经济效益，对档案管理不重视，没有建立良好的水利档案管理
体系，从而导致档案的收集和整理工作出现了偏差和疏漏，对档案的严谨性与真
实性造成了一定影响。

1.2档案管理体制机制不健全
在各级水行政部门及设计单位中，通常档案部门缺乏足够的重视，易被忽视。

如果档案管理机制不完善，在档案建立、使用及处理过程中会缺乏明确的指引、
规范的流程，导致档案管理职能模糊，日常管理工作混乱。

由于缺乏相应的规章
制度，在各单位档案管理中，材料的监督、检查、接收、保管和利用流程也会不
规范、不科学。

1.3档案资料整理归档缺乏规范性与完整性
在水利工程项目中，档案的收集和归档涉及的内容很多，而且时间跨度长，
整个过程需要很多人参与，数据的收集难度大。

在建设水利工程时，因为一些参
建单位所提供的档案内容和质量不符合相关要求，监理工程师未严格审核施工单
位所提交的归档材料，从而导致参建单位所形成的档案资料，通常会表现出文件
不规范、资料不齐全以及分类不合理等各种问题。

一些单位在上次验收中所存在
的问题在下次验收过程中依旧会出现，没有对问题的整改工作引起重视，也未对
问题整改的情况进行严格监督，这就使得水利工程的档案资料出现了不完整、不
准确等各种问题。

2做好水利工程档案的收集和管理策略
2.1提高对水利档案管理的重视程度
加大档案管理工作的宣传力度，积极组织档案管理人员的培训学习，落实档
案管理各项要求。

其次，依据各项法规制度，加强档案工作机构设置，解决好档
案保管、保护等基础设施和必要设备的配备，为档案工作正常开展、档案法规贯
彻落实和档案安全保管，以及有效利用提供有力保障[1]。

2.2加快对档案管理制度的建设与完善
为了进一步保证水利档案管理工作的科学性、规范性、准确性和完整性，必
须从制度上保证档案管理工作的有效开展。

在熟悉档案法、水利科技档案管理规
定和验收规范等法律法规的基础上，结合单位自身的实际情况，建立符合自身需
求的管理制度、科学规范的管理框架，明确各个部门、单位在建设过程中的岗位
职责。

定期对档案管理部门进行考核，创建水利档案管理体系的全覆盖。

加强对
项目主管部门和档案部门的检查督导，特别是对项目法人落实档案第一责任人情况，开展全程督导检查、业务指导和工作监管。

严格落实档案管理奖罚措施，确
保档案资料系统科学、完整准确和有效利用。

还应注意检查施工单位与监理单位
的档案移交情况，在竣工验收前，需要对档案进行验收。

2.3整合档案信息资源
完备的档案信息资源是档案部门变被动服务为主动服务的重要载体。

对各单
位的档案资源进行系统梳理，对资源的归属和方向进行整体安排，确保档案信息
资源的有效整合和利用。

鉴于不同的档案管理模式，在收集、整理材料的方法和
保管的时限方面，需要找到一种既能体现出共性，又能体现个性的综合方法，优化、协调档案信息从分散状态转变为系统结构。

水利档案是一种宝贵的专业文献
资料，它的收集、保管、分析、传播、管理、使用，为不同时期水利工作提供着
宝贵的参考依据。

因此，应该以内容为基础，深入挖掘，精细化收集、组织、管理，更好地为水利工作提供支持[2]。

2.4加强针对水利工程档案的全程过管理
在水利工程档案管理工作中，全过程管理就是将档案管理工作落实到工程的
各个环节，从工程开始到工程结束，对整个过程中形成的所有具有保存价值的数
据都要实行严格的管理和控制。

在对水利工程进行施工的过程当中，档案工作是
影响工程质量的关键性因素，而针对档案所进行的管理将会对工程整体的管理带
来直接影响，所以其也是评价工程勘测、设计及监理等工作的主要凭证，且在制
定相关合同或协议的过程中，需要明确说明档案资料的归档目标及要求。

除此之外，要想确保水利工程的档案收集整理工作能够和工程施工协调开展，应当制定
合理的约束措施。

如在申请拨付工程进度款项的过程中，相关单位需要提供档案
收集整理自查报告，在其中明确说明工作的具体状况。

倘若未依据工程建设进度
来进行相应的档案工作，或是监理审核不合格，那么就不对其支付相应的进度款。

2.5加强水利工程档案管理的信息化建设
水利工程档案管理的信息化建设内容主要有以下几个方面：（1）补齐档案
信息化管理的必备硬件设备，如计算机、路由器、大型扫描仪等可以对纸质档案
进行数字化的硬件设备。

（2）完善档案信息化管理系统。

该系统可以同项目管
理系统挂接，实现在线归档电子文件、管理电子文件。

（3）优化档案信息化管
理团队，实现优秀人才来管理档案信息化工作，确保档案信息化建设水平不断提升。

2.6提升档案管理人员综合素质
加强档案管理人员素质建设是提高档案管理质量的重要手段，可以从以下三
个方向入手:首先，提高档案管理人员的专业技能，可以通过社会人才招聘、学
校招聘等方式加强档案管理人员的引进，组建高素质档案管理团队，并定期开展
档案管理专业知识与相关计算机技术培训，将考核结果纳入工资绩效，同时制定
相应的奖惩制度，以此来促进员工的学习积极性与工作热情，提高其档案信息化
管理能力。

其次，要提高档案管理人员的信息化素质，因为在档案信息化管理过
程中难免会出现各种网络问题，例如网络病毒、垃圾邮件入侵等，档案管理人员
应当具备基本的信息化系统操作能力，以切实保障档案资料数据的安全，同时也
要不断强化自身的计算机技术水平，以期能够在实际应用过程中为档案管理系统
提供建设性意见，能够利用计算机技术更好地开发利用档案信息资源。

最后，要
提升档案管理人员的职业素养，加强档案管理人员与各部门工作配合，高质量落
实档案管理制度[3]。

结束语
水利工程的建设离不开档案管理，水利档案管理是水利工程质量提高的保证。

在水利档案管理工作中，要配备优秀的人才和良好的档案管理设备，领导人员与
档案管理人员应充分意识到水利档案管理的重要性，健全档案管理制度，提升档
案管理人员综合素质，确保档案的真实有效。

参考文献：
[1]赵金玲.谈如何做好水利工程档案的质量控制[J].山东水
利,2015(09):20-21
[2]聂丹萍.面对机遇做好水利工程档案的收集、管理及利用[C]//.新形势下档案资源管理服务.中国文史出版社,2014:5.
[3]刘健.谈如何做好水利工程档案的收集和管理[J].山东档案,2007(04):40.。