做好建筑企业档案管理工作的思考与实践

做好建筑企业档案管理工作的思考与实践
摘要：随着社会的不断发展和进步，城市化建设的脚步在不断的提升，建筑行
业迎来了新的发展机遇，这对当前的建筑工程档案管理工作也提出了新的标准和
要求。

建筑工程管理中比较重要的一项工作内容就是做好档案的管理工作，文章
主要介绍了档案管理的重要性，并且进一步的探讨了如何更好的进行管理方面的
优化，最终达成提升管理质量的目标。

关键词：建筑企业；档案管理；管理对策
1档案管理工作存在的不足
1.1人员意识不足
因为档案工作的性质，往往在机关中处于比较尴尬的位置，机关领导缺乏对
档案的重视意识，档案管理松散，机关档案管理的收集和档案归档意识较差，部
门兼职档案员不按时将档案移交档案部门管理的现象屡见不鲜，机关档案工作开
展往往受限。

究其原因，往往是档案工作者本身对档案工作缺乏重视，一是机关
档案管理水平较差，档案材料无法做到及时整理、归档，管理过程不规范甚至导
致档案丢失的情况出现，因此机关部门员工对于档案管理信心不足，不愿将档案
移交档案部门保管。

二是对档案管理的价值、意义等理解得不到位，没有意识到
档案管理对各个领域建设的重要性，业务水平、综合能力处于落后的状态。

1.2档案工作投入不足
现阶段机关部门档案管理面临着人手不足的问题，档案管理工作繁琐且复杂，日常要对大量文件资料进行收集、归纳和整理，需要消耗巨大的人力物力，然而
对档案工作投入缺乏、人员投入不足，使档案管理工作发展处于停滞状态。

机关
对档案管理工作投入缺乏，导致档案室的建设情况未达到要求的规范与要求，设
备缺失，保管条件有限，使一些档案材料损坏、甚至丢失，对档案工作质量以及
后续档案利用工作起到负面影响。

机关中负责档案管理的专兼职档案员一般未经
过专业技能培训，思想层面档案管理工作的重要性认识不足，技术层面工作中的
专业技能掌握不系统，由于岗位限制在进行档案管理工作时投入精力不足，对文
件资料的处理不规范，对于数字档案系统使用不熟练，无法保证档案资料的准确
性和完整性以及档案数字化的要求，严重影响档案管理工作质量。

1.3管理制度建设不健全
机关单位的档案管理工作基础比较薄弱，尚未建立起科学、周密的档案管理
制度。

只有拥有完善的管理制度，才能使此项工作有条不紊地开展，才能使档案
人员的行为规范化、系统化、程序化，这是档案部门乃至整个机关协调、有序、
高效运行的有效保证。

近年来，机关档案工作经过发展，逐步朝精细化方向管理
迈进，但在制度的制定与落实方面仍存在一些问题，表现在：（1）缺乏完善的
制度与检查监督。

由于机关档案工作还处于起步阶段，制度不够完善，很多时候
无章可循。

缺乏相关检查和监督机制，在执行制度过程中，绝不能只是依赖于员
工自觉，档案部门不仅要建章立制，还要适时开展检查评比工作，建立起各种配
套制度，使各项规章制度得到有效落实。

（2）现有制度存在明显漏洞，不合规、不落实的现象时有发生。

究其原因，在于当前档案管理流程不合理，档案管理制
度没有纳入机关整体管理体系当中，档案管理质量如何，也没有列入工作人员岗
位考核体系和工作标准化管理中，导致制度在执行过程中缺乏约束力。

（3）制
度修订未及时更新，导致制度滞后于企业发展。

机关档案管理部门没有随着机关
的业务水平、经营范围的扩大，及时对档案工作制度进行编制、补充及完善。

1.4专业素质能力较低
档案工作是对专业知识技能要求较高的领域，档案管理是一门综合性较强的
学科，要想提高档案管理水平，掌握系统而全面的理论知识固然重要，但更要在
长期实践中积累丰富的经验，要有良好的职业素养。

机关档案管理一直滞后的原
因中，人员素质是主要矛盾，机关各部门中最为缺少的就是档案管理人员，现有
从业人员业务水平低、能力差，导致机关档案管理工作开展存在掣肘。

究其原因，档案管理人员工资低、福利差，很难获得职务晋升的机会，自然无法吸引高素质
专业人才。

特别是在信息化飞速发展的时代，在所有的档案资料中，电子档案占
比不断提高，管理人员还要具备熟练操作计算机软硬件系统的能力，能以先进的
技术进行档案管理，如，复印、缩微、录像等。

这些原因导致机关中年纪较大的
人员无法胜任新时代下的档案管理工作，几乎所有的档案管理部门都遭遇到人才
瓶颈。

2建筑工程档案管理收集难点问题的对策
2.1加强宣传力度，提高对档案管理工作的重视程度。

为提高施工单位档案管理意识和档案管理能力，高校基建部门应加大《中华
人民共和国档案法》相关法律法规的贯彻学习，提高施工单位对施工档案重要性
的认识，促进施工单位变被动管理为主动管理，通过项目组配合、协调，督促各
参与主体及时收集相关档案资料，并由项目组接收和归档。

同时，针对部分施工
单位档案管理人员不足、管理经验欠缺的问题，应制定档案管理培训方案，指导
施工单位档案管理人员工作，并督促施工单位设置专职的档案管理人员，从源头
上落实档案收集、归档工作。

2.2健全档案管理制度。

在加强档案管理工作宣传力度的基础上，高校基建部门应结合建筑工程项目
建设特点、项目实际情况，制定针对性的档案管理制度，明确档案收集周期、档
案收集范围、移交、借阅等程序，并对违反档案管理制度的单位、个人进行处罚
和考核，督促施工参与主体履行档案收集职责，构建长效化的高校建筑工程项目
档案管理机制。

2.3明确档案收集范围和细则。

模式化的建筑工程档案管理制度可能与建筑工程项目实际存在偏差，导致档
案收集整理有效性下降。

针对该问题，高校基建部门应在档案管理制度的基础上，结合建筑工程项目实际情况，明确档案收集范围、内容和流程，避免建筑工程档
案收集出现疏漏或遗失等问题。

同时，为了确保建筑工程档案收集的规范性，基
建部门应在建筑工程项目实施之前安排档案管理人员全过程跟踪，并对施工单位
档案收集、整理、归档、移交情况进行监督和指导，确保建筑工程项目档案收集
的规范性。

2.4制定奖惩措施，落实档案管理责任。

为提高项目参与主体档案管理意识，强化档案管理责任落实，基建单位应在
档案管理制度中明确档案收集责任，并制定详细的考核细则，针对档案收集工作
敷衍、滞后、不规范等问题，应通过经济性措施加以解决。

针对档案收集规范的
单位，可通过项目组表扬、宣传等方式进行鼓励，在项目内营造良好的档案管理
氛围。

2.5建立健全电子档案管理系统。

新时期背景下，信息技术与人们的生活、工作全面融合，促进了工作效率的
提升。

在高校建筑工程项目中，基建部门应借助专业信息系统收集建筑工程项目
档案，在纸质档案的基础上，由施工单位同步上传电子档案，以便于基建部门查询、整理、归档、借阅管理，切实提高建筑工程项目档案管理的信息化水平。

3总结
在实际建筑工程建设的进程中，通过建筑档案可以更好的反映出实际的状况，这也是进行工程质量分析的重要途径。

所以，建筑工程的档案管理工作在实
际的企业管理和发挥中都占据着十分重要的作用。

为了确保企业的可持续发展和
进步，企业一定要做好对于档案的管理工作，要紧随时代的发展脚步，结合现代
化的信息技术实现信息化管理，进而更好的保障建筑档案管理的指令，确保其具
备更强的科学性、合理性、完善性，为建筑行业的可持续发展奠定基础，这也有
助于企业的可持续发展和进步，以便在激烈的市场竞争中占据一席之地。

参考文献：
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