政企单位标准行文规定

公司标准行文规定
一、目的
为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。

二、范围
本规定适用于公司对内、对外公文的管理。

三、职责
1、公司综合办公室（人资部）负责公司公文归口的管理部门，为内部文件的统一编号及内外公文的统一归档；
2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；
3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核；
4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。

四、发文分类
公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。

各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；
公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；
事务性文件：说明、各类统计报表等；
公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。

1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；
2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项；
3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问；
4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；
5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况；
6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；
7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；
8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；
9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；
10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；
11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定；
五、发文格式
分普通公文和红头公文两种
一、普通公文
1、统一文字排版上下边距为2.2cm，左边距为3.0cm，右边距为2.0cm，表格排版
上下左右边距为2cm；
2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小四、宋体；表格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体；
3、文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符；
4、文本中所有的符号、数字、英文均选用Times New Roman体；
5、页眉页脚：
对内行文页眉靠左“安徽望湖建设工程有限公司”，靠右“???管理文件wh-??-001(编号格式见本规定附录)”；页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗；
对外行文页眉靠右“安徽望湖建设工程有限公司”；页脚同对内行文；
6、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；
7、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；
二、红头公文
文头的字体：小初黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1.7磅
发文字号的字体：仿宋体三号、黑色
标题的字体：三号黑体字、加粗、黑色、居中
主送机关的字体：四号仿宋体、黑色
正文的字体：仿宋体小三、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距
附件的字体：仿宋体小三、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距
日期的字体：仿宋体小三、黑色、右对齐，“零”不可写为“○”
注释的字体：小四号仿宋体、黑色
抄送机关的字体：四号仿宋体、黑色
印发说明的字体：四号仿宋体、黑色
印章上不压正文，下压日期
六、行文要素要求
1、标准发文即为红头文件的形式，包含发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。

其中：
●文件按密级分为“普通”、“秘密”、“机密”三级；普通指在工作当中随时让员工可以借阅、查看、了解的文件资料；秘密指在一定的时间和范围内，需加以限制、保护，避免外界知悉的保密性文件资料；机密指关系到公司的利益，依照公司的规定，在一定时间只限一定范围的人员知悉的保密性文件资料；
●涉及公司保密的文件应当标明密级，其中秘密、机密文件还应当标明份数、序号。

对于公司保密文件的执行属于保密协议的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；
●文件按紧急程度分为：“急件”、“一般”；急件需立即办理；一般文件可根据岗位工作进展调整办理时间；
●发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起，各部门频布公文时，应向行政人力资源部申请文件编号；
2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；
3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页的右侧。

七、发文管理
1、发文按照编制→审核→批准→发放→学习与执行→作废的程序进行管理。

↓
保管
2、文件编制、审核、批准流程：
制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→综合办公室（人资部）发布；
通知、通报、通告、决议、决定→综合办公室（人资部）编制→主管领导审批→综合办公室（人资部）发放；
会议纪要→会议纪要员编制→主管领导批准→综合办公室（人资部）存。

3、公司内部行文，各项规章制度须按流程请领导批复，以普通公文的形式；相对
于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的，应以红头公文（红头文件）的形式；
4、对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司综合办公室（人资部）对生效公文（加盖公章）并进行传阅签字后留存；
5、公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理销毁；
八、其他注意事项
1、所拟稿件的密级等级，应先通报总经理进行初步定级；
2、公文在讨论期间需要打印时，均应先用已单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关领导的纸质文件。

附1部门文件格式：
1、市场经营部管理文件：wh-sc-001
2、工程管理部管理文件：wh-gc-001
3、财务部管理文件：wh-cw-001
4、综合办（人资部）管理文件：wh-zh-001
附2行文流转表格：
1、发文登记表
2、收文登记表
3、文件审批签阅单(封皮）
4、文件借阅单
5、文件销毁审批表
附3 红头文件模板
附4 会议纪要模板
附5 企业各类常用公文模板
序号发文日期文件名称文件编号份数签收部门签收人签收日期备注具办人：
序号收文日期发文部门/号文件名称份数接收人备注具办人：
附件2-3
文件审批签阅单
文件名称
文件编号起草部门拟定人
发放范围文件密级申请日期
时间要求□一般性□急□紧急要求完审时间：年月日
文件类别□行政文件□采购文件□技术文件□生产文件□其他文件
文件主要事项
呈报部门意见
部门负责人：年月日
□总经办□综管部□财务部□工程管理部□市场经营部
建议会审部门
□建筑产业化办公室
总经理意见年月日分管领导意见
年月日部门签阅
归档情况
归档人签字：年月日
附件2-4
文件借阅单
文件编号内容借阅人借阅日期归还日期借阅人签字是否归还具办人：
附件2-5
文件销毁审批表
序号文件编号文件名称销毁时间销毁原因/份数批准人销毁人备注具办人：
附件3
×××××××公司
××字【20××】×号
关于下发《》的通知
各单位：
正文
附件:
××××××××××××公司(最后一页至页底）二零××年×月××日主题词:
主送：
抄报：
报送：
打字：校对: 印发份数：
会议纪要
第期
尚果科技（商）二零年月日会议名称：
组织单位：
时间：
地点：
参会人员：
主持人：
记录人：
主要议程：
现将会议主要内容纪要如下：
（正文内容为仿宋四号）
主送：
分送：
打字：校对：印发份数：
一、决定
001．重要事项决定
××××公司关于××××××（事由）
的决定
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），经研究，决定××××××（决定事项）。

一、××××××。

二、××××××。

三、××××××。

……（决定的具体内容）
（印章）
××××年×月×日
××××公司关于表彰×××的决定
××××（主送单位）：
最近，××××××（被表彰人员或单位的事迹）。

××××××（被表彰事迹产生的积极影响和表现出的精神）。

为了××××××（表彰目的），根据××××××（表彰依据），决定对×××等予以表彰（或授予×××等××××××称号）。

希望××××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。

附件：表彰名单
（印章）
××××年×月×日
××××公司关于对×××处分的决定
××××（主送单位）:
最近，××××××（违规违纪事实）。

××××××（造成的危害和产生的不良影响）。

根据××××××（处分依据），为了××××××（目的主旨）, 经研究，决定给予×××（受处理的人或单位）××××××（处分决定）的处分。

（印章）
××××年×月×日
二、通知
004．指示性通知
关于××××××（拟采取措施）的通知
××××（主送单位）：
近期，××××××（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题）。

××××××（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。

根据××××××（依据），为了××××××（目的主旨），经研究，决定××××××（拟采取措施），现就有关事项通知如下：
一、××××××。

二、××××××。

三、××××××。

……（通知的具体内容）
××××××（提出希望和要求）。

（印章）
××××年×月×日
005．周知性通知
关于启用××××××印章的通知
××××（主送单位）：
根据××××××（依据），成立××××××（机构名称或机构更名）。

从××××起（起始时间）启用××××印章（机构更名时，需注明原××××印章同时废止）。

附件：印模式样
（印章）
××××年×月×日
关于成立××××（机构）的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），决定成立××××（机构），负责××××××工作。

现将有关事项通知如下：
一、××××（机构）的人员组成
××××××。

二、××××（机构）的主要职责
（一）××××××
（二）××××××。

……
三、××××（机构）下设办公室，主要负责××××××工作。

××××××（其他需要说明的事项）。

（印章）
××××年×月×日
006．任免通知
关于×××等同志职务任免的通知
××××（主送单位）：
经××××研究，决定：
任命×××为××××××；
任命×××为××××××；
免去×××的××××××（职务）。

（印章）
××××年×月×日
007．印发、转发性通知
关于印发《××××××规定》的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们制定了《××××××规定》，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

贯彻执行中有何问题，请及时反馈××××××。

（印章）
××××年×月×日
关于转发××××××的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），现将××××（上级单位或有关业务主管部门）《××××××》（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

××××××（具体贯彻意见）。

（印章）
××××年×月×日
008．会议通知
通知
××××（主送单位）：
定于×月×日×时，由×××主持，在××××（地点）召开××××××会议。

会议主要内容（议题）是××××××请××××××参加。

请于×月×日前将参会人员名单（车号）报××××（凭会议通知进大门）。

联系人：×××
电话：××××、××××（传真）
（印章）
××××年×月×日
关于召开××××××会议的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），××××（主办单位）决定于××××年×月×日在××××（地点）召开××××××会议。

现将有关事项通知如下：
一、会议内容：××××××。

二、参会人员：××××××。

三、会议时间、地点：××××××。

四、其他事项：
（一）请与会人员持会议通知到××××××报到，××××××（食宿费用安排）。

（二）请将会议回执于××××年×月×日前传真至××××（会议主办或承办单位）。

（三）××××××（其他需提示事项，如会议材料的准备等）。

（四）联系人及电话：×××××××。

附件：1．参会名额分配表
2．参会人员回执
（印章）
××××年×月×日注：参会人员回执的参考式样：
会议回执
单位（盖章）
参会人员姓名性别民族
单位及职务
抵达时间（航班或车次）是否接站
备注
三、通报
009．表彰通报
××××（发文单位）关于表彰（奖励）×××（集体或个人）的通报
××××（主送单位）：
××××××（表彰奖励对象的先进事迹）。

××××××（产生的积极影响和表现出的精神）。

为了××××××（目的），根据××××××（依据），经××××研究，决定对×××等予以通报表彰。

希望××××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。

（印章）
××××年×月×日
010．批评通报
××××（发文单位）关于××××××问题的
通报
××××（主送单位）：
××××××（通报×××违规违纪的事实和做法）。

经查，××××××（调查结果）。

为了××××××（目的），根据××××××（依据），经研究，××××××（对通报对象的结论和处理意见）。

××××××（警示教育和杜绝措施）。

（印章）
××××年×月×日
011．情况通报
××××（发文单位）关于××××××情况的
通报
××××（主送单位）：
××××年×月×日，××××（单位）在××××（地点）发生××××××事故（事件）。

××××××（事故或事件的性质）。

为××××××（目的），进一步加强××××××工作，防止此类事故（事件）的发生，现将××××××事故（事件）情况通报如下：
一、××××××（事故或事件的原因分析）。

二、××××××（对有关单位和人员的处理情况）。

三、××××××（应吸取的教训和拟采取的措施等）。

（印章）
××××年×月×日
四、报告
012．工作报告
××××（单位）关于××××××工作情况的
报告
××××（主送单位）：
根据××××××要求（或××××以来），我们××××××（概述工作背景或基本情况），对××××××工作进行了认真总结。

现将有关情况报告如下：
一、××××××（工作基本情况）。

二、××××××（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。

三、××××××（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。

四、××××××（下一步工作安排和思路）。

（印章）
××××年×月×日
013．答复上级单位询问和交办事项的报告
××××（单位）关于×××有关情况的报告
××××（主送单位）：
根据××××××要求（或根据×××批示精神，或根据转来的《××××××》要求），我们对××××××情况进行了认真研究（或我们对××××××问题进行了调查核实）。

现将有关情况报告如下：
一、××××××（事件的过程、原因等）。

二、××××××（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）。

三、××××××（下一步拟采取的措施）。

特此报告。

（印章）
××××年×月×日
014．反映情况的报告
××××（单位）关于×××有关情况
的报告（紧急报告）
××××（主送单位）：
××××年×月×日（最近、近日），××××××（概述“报告”反映情况的产生缘由、情况和问题）。

为了××××××（目的），现将有关情况报告如下：
一、××××××（情况过程和最新事态）。

二、××××××（原因及后果分析）。

三、××××××（已采取的措施及作用）。

四、××××××（下一步拟采取的措施）。

五、××××××（需引起上级单位重视或关注的问题）。

（印章）
××××年×月×日
五、请示
015．请求批准的请示
××××（公司）关于××××××（事由）的
请示
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我单位拟××××××（意图主旨）。

现将有关情况和我们的意见报告如下：
一、××××××（基本情况）。

二、××××××（请示事项的必要性和可行性及其意义）。

三、××××××（具体方案和请示事项）。

妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日
（联系人及电话：×××××××）
016．请求解决问题的请示
××××（公司）关于请求协调解决
××××××问题的请示
××××（主送单位）：
目前，我公司××××××（遇到的问题或困难）。

为了××××××（目的），根据××××××（依据），现就××××××（意图主旨）请示如下：
一、××××××（问题的由来）。

二、××××××（问题的不利影响）。

三、××××××（解决问题的积极意义）。

四、××××××（请示内容，即请求协调解决的问题及解决问题的关有关建议）。

妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日
（联系人及电话：×××××××）
017．请求指示的请示
××××（单位）关于××××××问题
的请示
××××（主送单位）：
近日，××××××（在某项工作进行中遇到××××××问题）。

现将有关问题请示如下：
一、××××××（有关情况）。

二、××××××（遇到的问题）。

三、××××××（请示内容，即恳请上级单位对××××××问题作出指示）。

妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日
（联系人及电话：×××××××）
018．外事请示
关于×××出访（赴）×××（国家或地区）的
请示
××××（主送单位）：
应××××邀请，我公司××××××（职务、姓名）拟于××××年×月×日—×月×日（率团）出访×××（国家）或赴××××地区（港、澳、台）。

此访的主要目的是××××××（出访的目的及相关背景介绍）。

此系×××同志××××年第×次出访（境），此行已征得我驻×××国使（领）馆同意。

拟在外停留×天，费用××。

妥否，请示。

附件：代表团成员名单
（印章）
××××年×月×日
（联系人及电话：×××××××）
关于拟请×××（领导人）
会见×××的请示
××××（主送单位）：
应××××邀请，××××国×××（外宾的姓名、职务、机构或代表团）将于××××年×月×—×日来华××××××（外宾来华目的）。

××××××（外宾及其所在机构的简介）。

××××××（外宾或代表团来访任务、日程安排）。

为了××××（会见理由），拟请×××（领导人）于×月×日会见×××一行（会见的时间、地点、会见方式）。

会见时×××××（新闻报道方式）。

妥否，请示。

附件：1．会见（会谈）参考要点
2．外宾简历
3．外方参加会见人员名单
4．中方陪同人员名单
5．访华日程
6．相关情况介绍
7．新闻稿
（印章）
××××年×月×日
（联系人及电话：×××××××）关于举办××××××国际会议的请示
××××（主送单位）：
××××（主办单位）拟于××××年×月×—×日在××××（城市）举行××××××会议（主要指重要的经贸性和专业性国际会议、主要国际组织的重要会议、邀请外国现职部长以上官员和在国际国内有重要影响人士参加的高级别国际会议）。

会议的主要议题是××××××（或主要内容，必要时应有相关的背景介绍）。

会议由×××、×××具体承办。

××××××（主要与会的单位和人员），规模××人左右，其中外方代表约××人，经费××××（经费来源，如需国家财政拨款，须事先会签财政部）。

此次会议××××××（需说明有关问题）。

会议拟邀请×××（领导人）出席并讲话（另文请示），同时邀请有关部委负责同志到会发言（应事先会签相关部门），介绍××××××。

妥否，请示。

（印章）
××××年×月×日（联系人及电话：×××××××）
019．内部请示（签报）
关于××××××（事由）有关问题的请示
集团公司领导：
根据××××××（缘由），我们（会同××部门）对××××××问题进行了认真研究。

现将有关情况和我们的意见报告如下：
一、××××××问题的基本情况
××××××。

二、××××部门的意见
××××××。

三、我们的意见
××××××。

妥否，请示。

(主办部门领导签发)
××××年×月×日
关于印发《××××××》的请示
集团公司领导：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们研究制订了《××××××》（规范性文件或××××××方案），拟××××××（意图主旨）。

现将有关情况和我们的意见报告如下：
一、起草《××××××》（规范性文件或××××方案）的有关情况
××××××（起草依据、主要内容、特点等）。

二、征求意见的有关情况
（一）××××××（采纳情况）。

（二）××××××（未采纳情况及未采纳的理由）。

三、我们的意见
××××××（印发的形式，有无突破现行政策、规定，其他需请示的事项等）。

(主办部门领导签发)
××××年×月×日
六、批复
020．示例
关于××××××有关问题的批复
××××（主送单位）：
你公司《关于××××的请示》（文号）收悉。

根据××××××（依据），经研究，同意你们关于××××××（主旨）。

请你们在××××××工作中切实加强领导，确保××××××。

（印章）
××××年×月×日
关于××××××有关问题的批复
××××（主送单位）：
你公司《关于××××××的请示》（文号）收悉。

鉴于××××××，根据××××××的有关规定（依据），现就××××××（主旨）有关问题批复如下：
一、原则同意××××××。

二、××××××（具体要求）。

请你们××××××（提出进一步做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出有关要求）。

（印章）
××××年×月×日
七、函
021．征询意见函
关于征求××××××意见的函
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们拟××××××（或我们研究制订了《××××××》）。

现就××××××有关问题征求你们意见（或现将《××××××》转去），请研究提出修改意见，于××××年×月×日前函告××
××××。

联系人：×××
电话：××××
（印章）
××××年×月×日
022．答复意见函
关于××××××有关意见的复函
××××（主送单位）：
你们《关于征求××××××意见的函》（文号）收悉。

经研究，现将有关意见函复如下：
一、原则同意××××××。

二、××××××（具体意见）。

（印章）
××××年×月×日
023．请求批准函
关于申请××××××的函
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们申请××××××。

现将有关情况和我们的意见函告如下：
一、××××××（基本情况）。

二、××××××（必要性和可行性及其意义）。

三、××××××（我们的意见）。

现将有关材料报送你们，请予审批。

（印章）
××××年×月×日
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