sox在线系统推广总结

“广东移动sox在线系统”全省推广经验总结
王璐娜
2008-11-28
“广东移动sox在线系统”在经过近三个月的全省推广培训之后，圆满完成了所有地市分公司的上线工作，目前该系统已嵌入到省移动的ＯＡ管理平台下，正积极有序的运行，成为财务部门对内控风险管理的一个重要工具。

此次项目的全省推广工作，无论从人员组织到具体实施以及从用户反馈的意见来看，都是比较成功的，但其中也存在着问题，下面作一个简单的回顾和总结。

好的方面，希望可以在今后的项目中传承和发扬，不足的地方，也希望通过本次的总结能加以改进和完善。

一、组织方式详尽而周全
为了更好的使用户尽快掌握系统，经与省公司的协商，我们采用了集中讲解＋分散指导的全方位培训模式。

具体如下：
全省包含省公司在内共２２个地市公司，按区域划分，分成四批：珠三角地区的一类试点公司（含省公司）６个、珠三角地区的二类公司５个、粤西地区二、三类公司５个和粤东地区二、三类公司６个，按每月完成一批的进度开展推广培训。

首先，在每批培训的地市中挑选一个相对较便利的地市公司作为集中培训的地点，各市公司根据系统使用角色的要求，选派相应代表参加培训，每个部门至少１－３人。

其次，在集中讲解结束，经过一周的调整和准备之后，再分派项目组成员到该批次的各地市公司分别指导和筹备系统上线的工作。

总结：与以往不同，本次增加集中讲解环节，目的是希望通过培训各部门代表，快速理解和掌握系统，从而带动部门中其他人员对系统的熟悉和使用，并能在其他人员操作过程中给予相应指导，起到一个宣传与推进的作用。

同时也为接下来的分散指导作了铺垫，使用户在分散指导的再培训中更有针对性的听讲，进而完成了点、面的有效结合。

二、人员安排合理到位
集中培训（两人）：一名系统培训讲师，负责全程演示讲解系统，解答和记录用户提出的问题，实际操作；一名开发人员，负责解决培训过程中系统出现的故障问题，并协助培训讲师巡视用户使用情况，记录问题。

分散指导（多人）：根据每一批地市的个数而定，原则是一对一，即在省公司统一规定的时间内一个人员去到一个地市公司，进行现场作业指导。

总结：由于集中培训主要是让用户对系统有一个全面的了解，以讲解和回答问题为主，所以要配备一名经验丰富且熟悉系统的讲解人员，但系统还在完善阶段，在培训过程中可能会出现一些不可预知的问题，因此再加上一名熟知各模块的开发人员，负责解决系统故障，这样的安排是最佳的组合，既节约了人员成本，又可规避风险。

三、具体实施
第一批：珠三角地区的一类试点公司（含省公司）６个
１．集中培训：2008年6月，省公司。

２．分散指导：2008年９月，内容包含基础数据的整理、辅助公司内控管理员展开系统培训，操作问题解答。

３．用户反馈问题：共计31个，问题类型多为流程变更或新增功能
４．整改:7月份，由一名开发员专职修改，一个名测试人员跟综回归。

5．总结：
好的方面：
a）经过一个月的修改和全面测试，系统功能稳定，保证了培训工作的顺利进行。

不足之处：
b）问题反馈多，由于需求调研阶段主要与省公司相关部门人员讨论，但本系统在更大层面上是要应用到地市公司使用的，而省公司人员并不了解各地市实际工作流程情况，以致系统某些功能不能满足用户要求，所以变更和新增问题很多。

例如：东莞公司提出“迎审管理中，建议在部门内控管理员、公司内控管理员审核环节增加退回操作功能”。

中山公司提出“简单变更流程中，对于目标部门经理审批环节，建议增加回退流程；当目标部门经理拒绝变更，流程可流转至发起人作修改或结束任务”。

c) 各地市的再培训工作由项目组人员承担，失去了公司内控管理员传达系统知识
的意义，没有起到带头作用，培训效果不明显。

d) 简表、工作项等基础数据整理耗时太多，以致加班完成。

第二批：粤西地区二、三类公司５个
１．集中培训：2008年９月，云浮公司。

２．分散指导：2008年９月，与集中培训间隔一周,内容包含基础数据的整理、辅助公司内控管理员展开系统培训，操作问题解答。

３．用户反馈问题：共计12个，问题类型多为流程变更或新增功能
４．总结：
好的方面：
a）经过对第一批分散指导中培训效果不明显的原因分析后，本次改变策略，先与地市公司的内控管员沟通，使其充分理解系统内涵和工作原理，再与其一起制定培训计划和方案，然后由其作为系统知识的传递者展开对其他使用者的培训。

培训效果显著提升
不足之处：
b) 问题反馈也较多，由于一类公司与二、三类公司在实际工作中仍有不同之处，
提出更加细化的一些功能，以满足真实需要。

例如：云浮公司提出“迎审任务：当审计样本数量不能达到要求（无样本量的情况）时，建议允许上传空样本”。

因为作为三类公司，经常会出现无样本的情况，这个是我们忽略的一点。

c）由于两次培训间隔时间较短，加上系统频频修改，以致在出发到各地市培训之前，还处于修改状态中，并没有时间进行一次详细而全面的测试，所以系统的稳定性较差。

d）测试环境与正式环境没有分开，全完在一个系统下操作，导致产生很多垃圾数据，用户无法识别哪些是真正的待办任务，影响了工作效率。

第三批：珠三角地区的二类公司５个
１．集中培训：2008年10月，江门公司。

２．分散指导：2008年10月，与集中培训间隔一周,内容包含基础数据的整理、辅助公司内控管理员展开系统培训，操作问题解答。

３．用户反馈问题：共计17个，问题类型多为优化建议，
４．总结：
好的方面：
a）简表\工作项等基础数据整理，原则是要求公司的内控管理员整理的，但前两次完全由我们代劳，这样无疑加大了我们的工作量，同时也容易使他们产生依赖心理，不利于培训。

所以本次做了改进，在我们的指导下由公司内控管员自行完成修改，这样明确责任分工，大大提高了我们的工作效率。

b）经过前两次培训后我们对系统的改进和完善，用户对系统流程上的变更需求逐渐减少，可见系统在功能上已经更加规范和贴近用户实际需要了，此次主要以优化类型的建议居多。

例如：江门公司、清远公司和惠州公司共同提出“月统计任务报表：建议公司内控管理员可查看各控制点负责人的任务执行情况；或通过点击报表中的部门名称，可链接查看该部门里各负责人的任务执行情况”。

以满足公司内控管理员对日常任务的一个监控，进而也实现了内控风险的管理。

c）测试环境与正式环境独立开来，保证了新功能的测试与用户使用不受影响。

不足之处：
d）某些问题反复出现，降低修改bug的效率。

例如：bug1——批量简单变更，控制点负责人的列表中出现一个控制点的相同信息重复显示两条的错误。

Bug2——批量简单变更,部门经理审批环节，查看新旧值，显示相同的的错误。

第四批：粤东地区二、三类公司６个
１．集中培训：2008年11月，揭阳公司。

２．分散指导：2008年11月，与集中培训间隔一周,内容包含基础数据的整理、辅助公司内控管理员展开系统培训，操作问题解答。

３．用户反馈问题：没有
４．总结：
好的方面：
a）经过前面三次的培训之后，用户反馈的问题基近于零.
b）成功实现了上线以来,对系统的一次重大考验，即毕马威审计过程，全省15个地市样本的提交与审核操作全部通过我们系统来完成。

c）各地市分散指导工作已经进入到正常化轨道，顺利完成系统的全省上线工作。

不足之处：
d）开发员在各自的机器上开发作业，没有经过在测试环境下的测试，直接更新到正式环境，导致正式环境下的某些功能不可正常使用。

例如：bug1——矩阵变更流程目前正式环境下不能正常收到待办任务
e) 由于没有版本控制，没有一名负责版本更新的人员把控，正式环境与测试环境
出现功能不一致的情况。

例如：含有分公司的工作项中导入，此问题经修改后在测试环境下可以成功导入，但在正式环境下却仍不能实现。

四、经验
１．培训开展的好与坏，前期筹备是关键
a) 培训素材准备，包含系统讲解用的ppt、系统演示用的数据、用户实际操作用的
测试资料，用户操作手册。

b) 检查测试环境与正式环境是否已经独立开。

c）确保一个稳定的版本进行培训，因此在培训前，除非有较紧急的任务或是严重的bug要修改，否则不要进行系统的再更新。

d) 对重点讲解模块要仔细核对功能的正常与否，以保证万无一失。

2. 责任分工明确，如基础数据整理不要全全包办，可由我们先整理出一份模板，标
明数据格式要求，交由相应地市公司内控管理员对不符合要求的地方修改，我们
只负责系统问题。

3. 变被动灌输式讲解为主动讨论式，由公司的内控管理员承担再培训工作, 因为他
们可以从更加贴近实际工作的角度进行讲解，更具有说服力，从而影响和监督其
他人员对系统的熟悉和使用。

五、建议
１．培训后可增加考试内容，设置一套系统问卷，发给学员填写，根据得分情况检测培训结果。

２．根据省公司对培训要达到的各项指标，制定一张培训情况反馈表，在培训前要让公司相关人员知晓，以便引起足够的重视。