燃气公司档案管理办法-模版

档案管理办法
为了加强公司档案管理，建立档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制定本办法。

一、总则
1、凡各部门在工作中形成的具有查考利用价值的文件、合同、法律证件、重要资料等，必须按规定定期向综合办公室档案室登记和移交，任何部门和个人不得据为已有。

2、各部门应重视本部门的资料管理和立卷工作，指定责任性强的人员负责此项工作。

3、涉及到重要的文件资料要有保密意识，防止文件资料丢失、泄密。

4、按公司规定部门需要归档的文件资料，及时交综合办公室档案管理员负责统一管理。

二、归档范围
1、公司历年的收文，包括：政府文件、中石油管道局（含中泰）文件、请示批复函、董事会议纪要等；
2、公司颁发的各种行文：公司文件（红头文件）、签发稿、重要文件的修改稿、规定、会议纪要等；
3、公司的重要资料：工作计划、工作总结、请示报告、统计报表、工程竣工资料、图纸、工程结算、会计档案等；
4、公司的法律文件：各种合同、协议书、特殊许可证、营业执照、房地产证、车辆购置证等；
5、人事合同档案；
6、公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；
7、其他重要文件资料。

三、立卷归档要求
1、相关部门应在每年2月底以前将上年度己办理完毕，需要归档的文件材料按档案管理要求进行整理、立卷后，向综合办公室档案管理员办理移交（会
计档案除外）。

2、凡是应该归档的文件材料，应执行档案管理制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料工程巳峻工还需使用，也应先立卷归档后再重新办理借阅手续。

3、部门在移交档案前应建立需移交的文件目录和份数，经双方核准后经办人与档案管理员在移交清单上签名，并注明移交日期。

4、档案立卷要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和查找。

5、归档文件资料不符合要求，档案管理员有权拒绝接收，并限期整改。

四、档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。

长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

会计凭证按财务管理规定执行。

2、确定档案保管期限原则
（1）反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）映公司一般经营活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

五、档案的鉴定与销毁
1、销毁的文件资料由档案管保员提出申请，综合办公室负责主持，相关部门负责人参加，对需要销毁的档案进行审查，报总经理批准后方可销毁。

2、销毁的文件资料，档案管理员须再次认真核对，将要销毁的档案资料列出名细清单，参加审核人员必须签字另予保存。

3、档案材料销毁应在指定场地，必须由二人以上在现场监销毁。

六、档案管理与借阅
1、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

2、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。

3、借阅档案的员工，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经综合办公室部长批准。

4、借阅档案要妥善保管，不得遗失，在三个工作日内及时归还。

如有遗失，要及时报告档案管理员，并追查和追究当事人责任，情节严重者给予罚款。

5、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应经相关领导和部门负责人批准。

七、罚则
1、部门应归档案室保管的档案，无故延期或不交归档，经催交仍拖延不交者，除责令部门负责人和当事人限期上交，并给予各罚款100元，文件遗失视情节严重者予以公司通报批评。

2、经发现员工泄露公司商业机密，当事人罚款500元，情节严重者公司给予除名并追究其法律责任；
3、借出资料文件涂改、拆散或未经综合办公室批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门负责人和当事人各罚款200元～500元，并予以通报批评。