金笛外贸邮件管理专家0企业版系统使用手册

金笛外贸邮件管理专家7.0企业版系统使用手册
第一章系统简介
金笛外贸邮件管理专家专门针对外贸公司及用邮件来开展业务的企业而设计，实现企业邮件的网络化管理，将邮件与办公OA相结合，使用金笛外贸邮件管理专家无需使用OutLook和FoxMail，也不用搭建邮件服务器，只需设置POP邮件账户，就可以实现多人共享邮件及账户。

系统包括客户端和服务器端两部分。

模块介绍
服务端(Server)：
负责公司组织机构管理、公司收发邮件帐户统一管理和分配、公司职员权限管理与分配、公司客户统一管理与分配、公司产品统一管理、公司产品统一报价、邮件收发/自动收发，邮件自动分发、邮件自动分类、反垃圾邮件处理、反病毒邮件、归档、批量智能收集往来对象信息、邮件备份、客户职员往来邮件统计与分析、客户询价统计与分析、客户报价统计与分析、按各种类型统计分析往来邮件/工作日志、邮件审批等。

客户端(Client)：
公司所有用户根据分配的权限来建立私人帐户、收发邮件、建立和管理跟进客户、访问邮件、添加日常跟进业务日志和提醒,它除具备常用的邮件系统(Foxmail、outlook)功能之外,还有完全收控制于服务器权限分配,查看公司组织机构对象、客户管理、帐户管理、邮件跟踪、邮件统计与分析、内部转发、邮件分发设置等功能。

第二章基础设置
在本章中涉及到的相关设置，包括组织机构管理,客户管理，联系人管理，帐户管理等.
第一节组织机构管理
本节将涉及公司部门，职务，职员的基础信息建立与修改，该职员信息，也是一般客户端软件使用者的直接入口。

在工具菜单中，选择职员管理，即可进入职员管理模块。

注意：公司组织机构信息是企业公用的基础信息，只要任何职员具有查看组织机构信息的权限，即可看到所有的相关部门，职务，职员信息
另外：组织机构管理是服务端系统管理员独有的功能，一般职员端不具备该信息的建立权限。

1．新增部门。

在职员管理中，选择部门文件夹，即可出现部门列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“新增”。

注意：部门编码，部门名称是不允许重复的。

2．新增职务
在职员管理中，选择职务文件夹，即可出现职务列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“新增”。

注意：职务编码，职务名称是不允许重复的。

3．新增职员
在职员管理中，选择职员文件夹，即可出现职员列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“新增”。

同时可以选择具体的部门或者职务文件夹，将出现该部门或职务下的职员列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“新增”，新增的职员的部门或者职位将默认为当前选择的。

注意：职员编码，职员名称，邮件地址是不允许重复的。

第二节客户管理
本节将涉及公司客户的类型，状态，来源，客户的基础信息建立，修改与分配，该信息。

在工具菜单中，选择客户管理，即可进入客户管理模块。

注意：公司客户信息是企业财富和生存根本，只有职员有相应的管理权限才能进入并进行信息的建立，修改，删除。

另外：管理员可以将客户分配只具体的业务员进行跟进和联系。

1．新增客户来源。

在客户管理中，选择客户来源文件夹，即可出现客户来源列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“新增”。

注意：客户来源编码，部门名称是不允许重复的。

2．新增客户状态
在客户管理中，选择客户状态文件夹，即可出现客户状态列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“新增”。

注意：客户状态编码，客户状态名称是不允许重复的。

3．新增客户类型
在客户管理中，选择客户类型文件夹，即可出现客户类型列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“新增”。

注意：客户类型编码，客户类型名称是不允许重复的。

4．新增客户
在客户管理中，选择客户文件夹，即可出现客户列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“新增”。

同时可以选择具体的客户来源，客户状态或客户类型文件夹，将出现该客户来源，客户状态或客户类型下的客户列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“新增”，新增的客户的客户来源，客户状态或客户类型将默认为当前选择的。

注意：客户编码，客户名称，邮件地址是不允许重复的。

客户同时，系统管理员能查看企业所有客户极其详细分配情况，但是不能修改和删除一般职员的客户信息。

一般职员只能看到自己建立的客户信息和系统管理员分配于他的客户信息。

5．分配客户给职员
在客户管理中，选择客户文件夹，即可出现客户列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“分配客户给职员”。

即可将选择的客户分配给职员进行跟进和联系（允许批量选择）。

6．群发邮件给客户
在客户管理中，选择客户文件夹，即可出现客户列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“群发邮件给列表客户”。

即可给当前列表所有的客户发送邮件。

注意：可以设置筛选条件，选择出自己的目标客户。

7．批量设置客户类型
在客户管理中，选择客户文件夹，即可出现客户列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“设置客户类型为”，然后选择需要设置的客户类型，即可将当前选择的客户设置为选择的类型（允许批量选择）。

8．批量设置客户状态
在客户管理中，选择客户文件夹，即可出现客户列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“设置客户状态为”，然后选择需要设置的客户状态，即可将当前选择的客户设置为选择的状态（允许批量选择）。

9．批量设置客户城市
在客户管理中，选择客户文件夹，即可出现客户列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“设置客户城市为”，然后选择需要设置的城市，即可将当前选择的客户设置为选择的城市（允许批量选择）。

10．批量设置客户国家
在客户管理中，选择客户文件夹，即可出现客户列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“设置客户国家为”，然后选择需要设置的国家，即可将当前选择的客户设置为选择的国家（允许批量选择）。

第三节邮件帐户管理
本节将涉及公司的所有外发邮件帐户的信息建立，修改与分配等。

在工具菜单中，选择帐户管理，即可进入帐户管理模块。

注意：该帐户信息包括企业内部，有建立帐户权限的职员建立的所有帐户和系统管理员建立的公用帐户，只有职员有相应的管理权限才能进入并进行信息的建立，修改，删除。

1．新增帐户。

建立帐户的快捷方式：在系统主界面中，在以下图中显示的录入框中，录入自己的邮件地址，回车即可建立需要的帐户。

普通方式建立帐户：在帐户管理中，选择帐户件夹，即可出现帐户列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“新增”。

注意：帐户名称是不允许重复的。

如果是WEB邮件方式，请选择HOTMAIL类型。

2．新增帐户规则
建立帐户的快捷方式：在系统主界面中，点击以下图中“为何只录入邮件即可建立帐户”按钮。

普通方式建立帐户：在帐户管理中，选择默认服务器邮件规则件夹，即可出现帐户规则列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“新增”。

注意：地址包含串是不允许重复的。

如果是WEB邮件方式，请选择HOTMAIL类型。

3．帐户分配
在帐户管理中，选择需要分配的帐户，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“分配给职员”。

注意：帐户分配功能是服务器端系统管理员特定的功能，一般职员端不具备该功能。

第四节产品管理
本节将涉及公司的产品类型，产品的信息建立，修改等。

在产品报价菜单中，选择产品管理，即可进入产品管理模块。

注意：该帐户信息包括企业所有职员建立的公司产品信息，产品类型信息，是产品报价和客户询价的
基础。

1．新增产品类型帐户。

在产品管理中，选择产品类型件夹，即可出现产品类型列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“新增”。

注意：类型编码和名称是不允许重复的。

2．新增产品
在产品管理中，选择产品文件夹，即可出现产品列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“新增”。

同时可以选择具体的产品类型文件夹，将出现该产品类型下的产品列表，在列表中点击右键，在弹出菜单选择“新增”，新增的产品的产品类型将默认为当前选择的。

注意：产品编码，名称，别名是不允许重复的，并不能为空。

第五节商业信函模板管理
本节将涉及公司的外发邮件商业信函模板的信息建立，修改等。

在工具条中，选择信纸，即可显示模板管理工具条。

注意：该工具条可以显示与不显示，点击可互相切换。

1．新增商业信函模板。

在工具条中，点击添加按钮，即可出现模板新增卡片。

注意：名称是不允许重复的。

第三章日常业务处理
本节将涉及企业邮件的信息建立，修改，分发，管理，统计分析，工作日志，审批，日常业务处理等
第一节服务器端相应管理
选择服务器端软件运行，以系统管理员角色登录，即可进入服务器端主控，并可做日常业务处理。

注意：职员管理，权限管理是服务器端独特的功能，同时查看到的信息是企业内部所有职员的相关信息的统计与合计。

1．选择企业数据库服务器
小企业版本：选择存放数据库文件的服务器文件目录，并选择打开即可。

大中企业版本：录入SMARTMAIL的SQLSEVER数据库配置信息，以打开相应的远程数据库。

2．登录服务器端
选择登录的用户名称和正确的密码，即可以管理员身份登录。

注意：职员的角色必须为系统管理员，才能以次身份登陆并管理处理，一个企业内部允许同时存在多个系统管理员进行管理处理工作。

3．企业基础信息的建立
首先要进行公用基础信息的建立，如：组织机构的管理，客户管理，帐户管理，产品管理，权限管理，模板等。

从宏观上调控企业全局信息布局。

注意：组织机构管理和权限管理是系统管理员独特的功能，同时可以将企业公用信息首先建立，并统一进行分配给具体的职员进行跟进也业务处理。

4．企业邮件统一收发
根据具体的业务需要，可以实现企业内部邮件的统一收发。

点击工具条中的收/发，可以选择相应的功能进行业务处理。

注意：服务器端实现的整个企业内部员工的所有帐户信息的收发，并统一保存到数据库服务器中。

5．企业邮件手工/自动分发
自动分发：根据具体的业务需要，可以将企业的帐户分为两种：公司公用帐户/个人私人帐户。

公用帐户是指由系统管理员统一建立的，只有他知道密码等的帐户，同时，他可以将该帐户分配给内部员工使用，以方便企业外部信息的统一和集中管理。

个人私有帐户是指由一般职员，在具有建立帐户的权限下，建立的私人帐户。

自动分发将在任何人收发邮件的过程中自动执行，分发的规则是：
1。

如果帐户为共有帐户，将在使用该帐户的职员中按照职员/客户的关系原则进行分发。

2．如果帐户为私人帐户，将直接将该帐户的邮件分发给该帐户拥有者。

选择工具条中的分发按钮，即可进行自动分发。

手工分发：在需要的业务下，或者无法实现自动分发时，可以选择具体的邮件，强制将该邮件分发给选择的职员进行处理。

选择需要强制分发的邮件，在右键菜单中，选择分发给，并选择目标职员即可。

注意：分发成功的邮件，将默认不再显示出来，默认将只显示未分发成功的邮件列表。

6．陌生邮件地址建档
当发件人为陌生邮件地址时,可以将该发件人快速的加成往来对象，并同时进行自动分类.
批量建档：点击工具条中的陌生人建档按钮,即可进行批量建档.
可以批量选择行,并批量设置为添加的对象类型,快速建立直接可以点确定,如果需要依次弹出详细往来对象卡片,可以选择左下角的选择筐.
单个建档：选择需要建立档案的邮件,选择将陌生人添加为选择的往来对象即可.
注意：已经添加为往来对象的陌生地址，将不再显示出来。

添加成往来对象，并不是单纯的添加，有自动分类的操作，根据数据量大小，需要花费一点时间.
7．添加日常工作日志和提醒
对于需要添加工作提醒,日志备注的需要,可以为选择的邮件添加备注及提醒.
选择需要添加备注的邮件，在右键弹出菜单中，选择添加工作备注,即可.
注意：对于所有添加工作备注的邮件，将在工作备注的列表中显示出来,启动系统或者到期提醒,将自动弹出提醒消息，提醒业务跟进处理.
8．添加邮件回复提醒
对于需要受件人在设定的时间回复,超过设定时间没有回复的邮件,可以提醒对方，同时也提醒自己该收件人没有在约定的时间回复自己.就可以添加邮件回复提醒.
选择需要添加的邮件，在右键弹出菜单中，选择添加回复提醒,即可.
9．邮件类型定义
可以将邮件按照指定的邮件类型进行分类,以便进行分组查看和统计分析.
如:建立报价类型邮件，发送后，接收方将自动显示到报价类型邮件中.
选择需要分类的邮件，在右键弹出菜单中，选择将邮件分类为选择的邮件类型定义,即可.
注意：邮件类型编码和类型名称不允许重复.
10．邮件归档
可以将邮件不影响目前日常业务的邮件，进行按照客户归档保存，不再显示出来，以提高日常处理业务的效率等.
如:1年前的邮件,完全可以进行归档，只有需要的时候再调用查询出来.
在右键弹出菜单中，选择将邮件归档,即可.
注意：归档范围只在存在的往来对象中进行,即:陌生往来对象邮件，将不进行归档.
11．客户,职员,联系人往来邮件查询
选择指定文件帐户下的文件夹,选择具体的客户,职员,联系人，可以查看到当前该客户,职员，联系人的所有邮件及相关处理.
在左边的文件夹中，选择具体的邮件文件价,然后点击下面往来对象列表中的往来对象名称，即可.
表示联系人表示客户
表示公司职员
可以在往来对象中点右键,选择只显示的往来对象类型,以方便查询.
12．邮件统计分析查询
可以按照部门，职务,职员,客户类型，客户状态，客户来源，客户，联系人组,联系人，邮件类型等进行统计与分析往来邮件明细.
在左边的文件夹中，选择查询视图文件夹,然后双击下面相应文件夹,将列出所有可能的文件夹,点击具体需要查询的部门，职务,职员,客户类型，客户状态，客户来源，客户，联系人组,联系人，邮件类型文件夹即可.
同时可以在往来对象中点相应的往来对象，将显示该往来对象下的查询列表.
13．查询往来对象的业务往来等
在往来对象卡片中，除了查询往来对象一般信息,详细信息外,还可以查看该往来对象所有的往来邮件列表等明细.
选择具体的往来对象，进入修改往来对象卡片中,即可.
14．外发邮件审批
对于不太熟悉日常业务的新业务员,有一个熟悉业务的过程,可能需要得到相应的帮助或者审批才能外发邮件等.这样就可以设置该职员外发邮件需要审批.
新建或者修改职员信息时候，可以将外发邮件审批选择框打钩,这样该职员外发邮件都需要经过审批后，才能发送.
邮件审批分为三种状态:未审批,已审批,驳回
未审批表示，该邮件还没有经过审批,或许正在审批中.
已审批表示,该邮件已经审批通过了，可以外发.
驳回表示,该邮件存在问题等，又系统管理员驳回,并可以查看相应的驳回内容.
在邮件文件夹中，选择审批管理文件夹,将列出当前所有未审批通过的职员的邮件.
审批通过:在列表选择需要审批通过的邮件,在右键弹出菜单中，选择审批邮件下的，审批通过即可.
驳回: 在列表选择需要驳回审批的邮件,在右键弹出菜单中，选择审批邮件下的，驳回即可.驳回将以次弹出驳回内容卡片，以添加适当的驳回意见内容.
15．为列表设置筛选条件
在当前系统中的所有列表中，均可以为当前列表的数据设置数据筛选条件,只显示出符合条件的数据，以方便进行业务处理.
在列表的头中为止,点击右键,选择设置筛选条件,即可.
在数据筛选卡片中，选择需要筛选的项目,设置条件符号，设置等值,点确定即可.
注意：对于可能的值,允许多选,日期类型可以设置起始值和结束值范围.
16．产品报价
在当前系统中可以针对具体的客户进行公司产品的报价,同时可以方便查看已经报价客户，未报价潜在客户,已经具体报了那些产品等.
选择产品报价下的产品报价,即可.
同时,可以选择需要报价的产品，自动生成报价单,作到自动报价.
另外,可以选择符合条件的报价对象，进行报价,点击收件人按钮,即可以类型等批量选择报价对象.
第二节客户端相应管理
选择客户器端软件运行，以一般职员员角色登录，即可进入客户端主控，并可做日常业务处理。