【制度范例】矿业股份有限公司物资管理暂行办法(WORD18页)

物资管理暂行办法
第一章总则
第一条为切实加强和规范我矿的物资管理工作，改进和完善物资采购、仓储及使用的管理机制和风险控制机制，以精细化管理进一步降低成本，提高经济效益，消除物资采购、仓储及使用过程中的风险，根据矿业股份公司物流管理有关规定和我矿的实际情况，制定本办法。

第二条本办法中的物资泛指参与全矿生产经营活动的材料、设备和备件等。

第二章组织管理
第三条矿物资管理委员会负责全矿物资采购计划的审查、平衡，协调全矿物资的合理配置和有效利用，指导物资管理工作；监督检查物资计划、仓储及使用各个环节的工作，协调处理物资计划、验收、仓储、发放及使用所发生的问题。

第四条矿部成立物资验收小组，由矿分管领导及物资装备公司分部经理牵头，负责物资的检验、验收及解决物资使用过程中出现的质量纠纷等问题。

第五条物资装备公司分部负责全矿的物资计划汇总、报批与生产性物资的汇总、平衡、报批、验收、仓储、发放及跟踪管理；后勤保障部负责低值易耗品的仓储管理；财务部、综合计划部负责物资管理的监督检查。

各部门的具体职责是：
（一）物资装备公司分部负责全矿物资的计划汇总、平衡、报批与生产性物资的验收、仓储及发放管理，组织考察、参与商务谈判、招标采购及签订经济合同；负责协调解决采购物资入库后出现的质量纠纷等问题；负责协调合同的履行以及供方违约索
赔工作；负责组织废旧物资的处理；负责全矿物资的跟踪管理；做好物流管理的信息反馈工作。

（二）后勤保障部负责低值易耗品的计划汇总审查；负责分管物资的验收、仓储及发放工作；负责解决分管物资供应环节及使用过程中出现的质量纠纷等问题；做好分管物资的信息反馈工作。

（三）综合计划部负责物资管理的监督和检查工作，参与商务谈判、合同签订、违约索赔等工作；负责定期按比例随机抽查采购物资，对有疑问、有反映的物资迅速检查并反馈给有关部门。

（四）财务部负责物资管理的监督和采购结算工作，对有关信息及时进行反馈。

第三章计划管理
第六条各单位要根据工作实际情况严格控制物资消耗，及时编制年度、季度、月份物资需用计划，总消耗额要确保与上年度同比下降10%-15%；计划要做到科学、合理、准确、及时，单位负责人要严格审查（签字、盖章）并通过物流管理系统（设备或低值易耗品提交电子文本）上报；计划领用率要达到95%以上。

季度计划要于上季度末的二十五日前、月份计划要于上月的十三日前报送到物资装备公司分部（机加工计划提前两天提报）。

月计划的资金额度要控制在本单位月成本总额的20%左右，否则物资装备公司分部有权根据我矿生产、各单位计划、库存及我矿动修车间加工能力等实际情况增减，物资装备公司分部根据库存情况负责审查汇总，编制出全矿的物资自制、外协加工及采购计划，于每月16日前提交矿物资管理委员会。

物资管理委员会召开计划平衡会，审查批准的采购计划，由物资装备公司分部按规定程序报矿业股份公司物资装备公司。

（一）矿属各单位月份物资计划报物资装备公司分部；劳动保护用品计划报安全环保部，经分管矿领导签批后报物资装备公司分部，公用或额外（个人劳保护品卡以外的）的劳保护品计划须经矿长签批；外委施工单位使用的矿供材料计划要以设计为依据，运营管理部负责审查、汇总，经分管矿领导签批后报物资装备公司分部。

需要加工的备件，要同时随计划上报加工图纸。

（二）因生产或基建任务变更等，所需物资无法按月份计划上报的，物资使用单位应写明原因，编报临时计划经分管矿领导签批后报物资装备公司分部。

紧急需用物资由使用单位编报临时计划，经分管矿领导或值班矿领导签批，库内存有的，物资装备公司分部要迅速办理出库，需要外协或采购的，物资装备公司分部要及时申报矿业股份公司物资装备公司，以免贻误生产。

（三）下年度设备更新改造计划应于上年度9月底前编报，同时应填写详细原因或提供可行性研究报告。

确因生产需要需临时增加新设备的，应以书面形式报综合计划部，并按矿业股份公司有关规定办理。

第四章采购管理
第七条为维护采购计划的严肃性，在矿业股份公司分流回计划后，物资装备公司分部计划兼采购主管要立即将分流计划整理出来，报物资装备公司分部经理批准后执行。

计划兼采购主管要坚持“同等质量比价格，同等价格比信誉、比服务、比规模、比资质”的采购原则，按照“先厂家、后批发、再市场、择优采购”的采购顺序，及时准确、优质低价组织进货，无计划不得订购各类物资。

坚持不合格产品不采购，无合格证书、无质量证明的产品不采购，无质量、产量保证能力的生产厂家不订货。

在入库验收中发现以次充好或物品与合同不符等问题，有权拒绝入库，
否则，由计划兼采购主管承担责任。

第八条物资采购可以根据物资的特点及市场变化情况选择采购方式。

物资装备公司分部计划兼采购主管要根据企业实际制订采购实施办法。

第九条物资采购的主要形式如下：
（一）厂家直供。

对批量大、价值高的物资，物资装备公司分部计划兼采购主管要组织有关单位对生产厂家进行考察，选择信誉好、价格低、具有质量产量保证能力的厂家，并签订厂家供货合同。

（二）商务谈判。

对批量相对较小但又常用的物资，且又不具备厂家直供条件的，要首先选用厂家总经销或总代理的供应商，物资装备公司分部计划兼采购主管组织有关部门考察和商务谈判后，签订供货合同。

（三）招标采购。

其他物资由物资装备公司分部计划兼采购主管组织公开招标，物资装备公司分部经理（或经理助理）、综合计划部有关人员、使用单位的分管领导和分管矿领导参加。

在保证质量的前提下，以最低价格成交，并签订供货合同。

（四）比价采购。

对临时计划中需要采购的物资，物资装备公司分部计划兼采购主管要采取“货比三家”的办法进行采购，并填写比质比价单，经物资装备公司分部经理批准，分管矿领导审核、批准后组织采购。

第十条对外签订购货合同严格按照《新城金矿经济合同管理办法》执行。

第五章验收与结算
第十一条所购设备到货后，物资验收小组与物资装备公司分部的计划兼采购主管、仓储主管、保管员和机械技术主管（固
定资产）、综合部设备档案管理员共同将设备验收入库、资料归档，并做好验收登记。

第十二条其他物资的验收入库，物资验收小组与物资装备公司分部或后勤保障部的计划主管、采购主管、仓储主管和保管员共同核对检查，规格型号、质量不符合要求的严禁入库，并及时报矿业股份公司进行退换货。

生产厂家和供货商连续两次供应不合格商品，建议矿业股份公司取消其供货资格。

动修车间加工的产品应由物资装备公司分部组织验收小组进行验收；需外检的物资、产品由物资装备公司分部提出申请，报分管矿领导批准。

第十三条未经验证的物资严禁入库，验收时严把“质量、数量、单据”三关，做到“无质量合格证或外观不合格不验收，数量不符不验收，入库手续不全不验收，来路不明不验收，计划外采购或超计划采购不验收”。

第十四条验收小组要做好供应商考评记录，做好供应商考评。

第十五条物资验收入库后，供货方凭矿业股份公司的供货通知单、验收单、入库单、签批（按矿联签制度执行）的发票到财务部办理结算。

如需留质量保证金或延期付款，物资装备公司分部计划兼采购主管应在发票联签单上注明。

第十六条物资采购预付款按合同规定执行，且必须留足最低5%质量保证金。

物资到货后应尽快结算，及时冲抵预付款。

第六章仓储及发放
第十七条物资装备公司分部和后勤保障部要实行科学管理，确保仓储物资完整无缺地发放给使用单位，如果在发放过程中发现质量有问题，使用单位有权拒绝接收。

使用单位在确保正确使用的前提下，对采购物资在保质期内出现重大质量问题有权
向仓储部门退货，物资装备公司分部或后勤保障部要负责协调，物资装备公司分部负责报矿业股份公司，由矿业股份公司负责索赔工作。

属于仓储过程中造成的物资损坏等问题，由仓储部门承担责任。

（一）仓库管理要求做到：物资质量、数量、规格三清，库容、摆放达到“二齐”，帐、物、卡、金额达到“四一致”，库号、架号、层号、位号达到定位存放，标志明确。

严格做到“十防”：防锈、防尘、防潮、防裂、防腐、防冻、防磨、防爆、防漏、防变质。

（二）库存物资必须做到日清月结、季盘点，半年、年终全面盘点，出现亏库，由该仓库保管员承担责任。

计划兼采购主管要经常对库存物资构成进行分析、及时调剂，以减少库存量，避免物资积压、损耗和浪费。

库存物资要严格控制在矿部下达的储备资金定额指标以内。

（三）物资领用实行交旧换新制度，对能回收的物资一律进行回收利用，具体规定按照《废旧物资再利用及回收暂行办法》。

（四）领用物资时，各单位要出具单位领导签字的领料单及废品回收单，保管员按规定办理物资出库手续。

各单位要详细核对计划，仔细检查质量，如发现质量问题应拒绝领取。

（五）外委施工单位领用的矿供物资，由其主管单位统一计划、统一领用、统一管理；矿部只对其主管单位进行检查和考核。

（六）夜间生产急需或抢修等特殊情况领取材料、备件，经本单位领导或运营管理部值班人员同意，领用人签临时领用单后，保管员方可发放，次日补办正式手续。

（七）对贵重物品、稀有金属及剧毒、放射性等特殊物资，要严格按照有关规定办理，并有两人同时发放。

（八）对大修、技改项目剩余的物资，完工后3天内办理退
库手续。

（九）各车间当月从物资装备公司分部仓库领回的物资即为当月消耗物资；如果领回的物资未全部消耗，单种物资价值在1000元以上的可以办理退库手续。

每季度最后月份的21日对未消耗完的物资进行盘点、退库。

（十）物资装备公司分部及各有关单位一律不准外借或出租各种物资、设备。

系统内单位调剂物资，须有矿业股份公司调拨单，且经分管矿领导批准后按规定程序办理。

特殊情况须经分管矿领导签字，矿长批准。

（十一）各车间必须搞好修旧利废、增收节支工作。

每月15日前将修旧利废完成情况表上报物资装备公司分部、综合计划部和财务部，不得弄虚作假。

矿部将对修旧利废工作进行奖励。

第七章质量信息反馈
第十八条设备安装试运行合格后，交付使用单位，一个月内由使用单位将设备的使用情况反馈到物资装备公司分部、综合计划部、财务部，如存在质量技术问题，由物资装备公司分部负责联系咨询和索赔。

第十九条单价超过1万元的零部件，使用单位出库使用一个月内，单件价格低于1万元的零部件，使用单位出库使用一周内，应将其使用情况反馈到物资装备公司分部，如存在质量问题，在保质期内由物资装备公司分部负责联系索赔，并通知财务部延期付款。

第二十条物资领回二日内，发现质量问题应及时通知物资装备公司分部或后勤保障部进行更换，但不能超过有效期限。

超过规定期限，没有信息反馈的，视为合格产品，所出现的问题由使用单位负责。

第二十一条综合计划部每月要随机抽查金额不少于5%的采购物资，对员工反映的采购价格、质量等问题及时进行调查。

综合计划部对抽查和调查的情况要写出书面报告，对需要处理的问题提出意见。

第二十二条物资装备公司分部负责物资使用情况跟踪，对于单件超过一千元、单批超过三千元的物资，实行专门考核。

使用单位每月25日前写出报告。

第八章物资的跟踪管理
第二十三条职责
（一）物资管理委员会负责领导、组织、协调全矿物资跟踪管理工作，制定相关政策，定期或不定期主持召开会议，研究物资跟踪管理的有关事宜，对物资跟踪管理小组的工作情况进行检查，并考核。

（二）物资跟踪管理小组负责指导各单位物资跟踪管理工作，定期或不定期地对全矿物资质量、使用情况进行检查，并负责考核，对检查出的问题，要查明原因，提出处理意见和整改措施；对各单位反映存在问题的物资进行重点检查，并组织落实。

（三）车间物资跟踪管理小组负责本单位物资领用跟踪管理工作，掌握所需物资领用及消耗情况，建立健全物资使用、消耗原始记录及统计台帐，每月对领用的物资情况进行现场核查，对查出的问题要查明原因，提出处理意见和整改措施；对存在质量问题的物资随时提出处理意见。

第二十四条物资跟踪管理范围及内容
（一）一次性消耗物资：氰化钠、钢球、浮选油、黄药、木材、油类（汽油、柴油、润滑油）、煤炭等。

（二）非一次性消耗物资：电缆、矿车、管材、钢丝绳、备
品备件、工器具及其他物资。

（三）低值易耗品。

（四）各类专用工具。

（五）其他需要跟踪管理的物资及备件，如单件超过1000元或单批超过3000元的物资或稀有（有色）金属。

（六）物资跟踪管理的内容主要包括物资的质量和领用、实用数量、回收（或退库）数量。

第二十五条物资跟踪办法
（一）对一次性消耗物资，根据生产作业计划按定额、限额标准检查领用及实用情况；对非一次性消耗物资，要建立物资消耗台帐，能够在现场查看到的要跟踪到现场；对各类专用工具及低值易耗设备要指定专人负责，如多人共用低值易耗设备应指定主要负责人，跟踪到现场；要建立各类专用工具及低值易耗物资使用统计台帐；对实行交旧领新的物资要以旧换新；对回收再用的物资要建立物资回收利用统计台帐。

（二）各单位物资跟踪管理小组要随时对本单位物资领用情况、消耗情况、质量情况进行检查，并做好各种记录，对物资在使用过程中发现的问题进行认真的总结分析，形成书面意见和建议，随时报矿物资跟踪管理小组，由矿物资跟踪管理小组组织人员到现场进行调查落实，提出处理意见。

（三）矿物资跟踪管理小组根据各单位物资跟踪信息单，每月26日-30日对各单位物资领用情况、消耗情况、质量情况、跟踪管理情况进行检查，对发现的问题提出处理意见，并负责考核。

（四）矿物资管理委员会每季度要对全矿物资跟踪管理情况进行一次检查；定期或不定期对各一级库已验收入库的物资，按一定比例进行抽查，发现不合格的物资退回供货单位，并对当事人按有关规定处罚。

第九章相关规定
第二十六条各单位月份材料计划于每月13日前送交物资装备公司分部（机加工计划提前两天提报）。

计划必须有单位主要领导签字并加盖公章，无单位主要领导签字、公章或拖交一天罚责任单位200元、单位主要领导100元。

每月17日前矿物资管理委员会必须召开物资平衡会，否则，扣主任、副主任各50元。

第二十七条因计划失误而造成物资积压、浪费，按物资金额的40%扣罚物资计划提交单位，各单位月计划领用率要达到95%以上，每低1%扣单位主要领导100元，由物资装备公司分部负责考核。

第二十八条临时计划每月一次，每超一次扣单位主要领导100元，计划准确率、物资储备定额按责任制规定执行。

矿领导临时安排的工程所用物资除外。

第二十九条单件超过一千元、单批超过三千元的物资跟踪、核对的差额，按原值的150%扣罚单位，并对单位主要领导处以50元/种的罚款，由物资装备公司分部负责考核。

第三十条物资装备公司分部必须严格执行采购计划和物资质量标准，无采购计划一律不得入库，且不得超计划采购、入库，出现质量问题负责协调退换货。

有采购合同的物资，物资装备公司分部、财务部要严格履行合同。

发现问题及时协调解决并向矿部报告，因汇报不及时造成损失的按500-2000元扣罚责任单位及领导，由分管矿领导负责考核。

第三十一条各单位对存在问题的物资,要及时填写《物资、设备、备件质量情况反馈处理单》（见附2），每月22日前报物资跟踪管理小组，逾期不报将视为全部合格。

第三十二条各单位要指定专人负责《物资跟踪管理信息单》
(见附3)及《物资回收利用统计台帐》(见附4)的填写工作,确保台帐（信息单）字迹清晰、内容完整、数据真实、填写及时。

物资跟踪管理小组每月26日-30日进行台帐的抽检，填写不规范或内容不全、失实者，对责任人处以100元罚款，对责任单位主要负责人处以100元罚款。

第三十三条《物资跟踪管理信息单》一式两份，自存一份，每月25日前报物资跟踪管理小组一份，由物资跟踪管理小组负责组织检查，迟报或信息不准确、填写不规范者，对责任人处以100元罚款，对责任单位主要负责人处以100元罚款。

第三十四条仓库保管员必须按矿业股份公司送货通知单或计划兼采购主管通知收货,对无送货通知单、无计划兼采购主管书面通知、产地及规格等与送货通知单不相符的物资拒绝收货。

如发现无送货通知单或计划兼采购主管书面通知而收货的，对当事人处以100元罚款;如发现收有产地、规格等与送货通知单不相符的物资，对当事人处以200元罚款，情节严重的调离工作岗位。

第三十五条各仓库保管人员在物资验收入库把关上为第一责任人。

在验收入库过程中,发现质量有问题的物资，要进行封存，并通知计划兼采购主管，由计划兼采购主管组织有关人员进一步检验，结果出来后，再退回供货单位。

发现数量有问题的物资，保管员要与供货单位交接清楚，并留有记录。

保管员验收把关不严或发现问题未及时汇报者，每发现一次对当事人处以200元罚款。

第三十六条各单位物资领用人员到仓库领取各类物资时，要严把出库验收关，发现有质量或数量问题的物资必须拒绝出库。

否则，每发现一次对当事人处以100元罚款。

第三十七条物资装备公司分部应提高服务意识，每月要到
各单位对物资供应质量情况走访一次,征求使用单位对物资供应工作的建议,解决物资使用过程中存在的问题,对出现两次以上质量问题的供货单位，要及时向矿业股份公司提出建议,取消其供货资格。

第十章附则
第三十八条本办法自印发之日起执行，原《物资管理暂行办法》（鲁新矿字[2008]第71号）同时废止。

第三十九条本矿其他规定或实施细则中与本办法有冲突时，以本办法为准。

本办法如有与集团公司、矿业股份公司相关规定不一致的，以集团公司、矿业股份公司规定为准。

第四十条本办法由物资装备公司分部负责解释。

附：1、新城金矿物资管理流程图
2、物资、设备、备件质量情况反馈处理单
3、物资跟踪管理信息单
4、物资回收利用统计台帐
附1
新城金矿物资管理流程图
附2
物资、设备、备件质量情况反馈处理单
备注：经办人要及时将处理结果通知反馈单位
物资跟踪管理信息单
15
物资回收利用统计台帐
16。