会议标准化

会议标准化
目录
一、会议方案 (2)
二、会议预算 (3)
三、前期组织 (4)
四、会议前期 (4)
五、资料制作···············5-12
六、会议设备···············13-15
七、酒店交通···············16-21
八、会议现场···············21-26
九、会议后期 (26)
附会议所用表格制作标准····27-29附会议筹备注意事项·······30-31
一、会议方案（筹划要点）
1、确定大会名称及主题
2、确定会议举行日期及开会地点（会议地点交通图及会场平面图）
3、确定会议规模
4、前期组织工作
（1）邀请嘉宾名单
（2）会议交通（包括参会人员来往交通及会期交通）
（3）会议住宿（房型）
（4）会议用餐（会议用餐菜单及茶歇菜单）
5、会议资料准备
（1）会议议程
（2）参会指南
（3）演讲稿
（4）资料袋
（5）胸卡
6、会议现场方案
（1）现场设备（租赁及公司自备）
（2）指示牌及背景板
（3）鲜花绿植
（4）会议桌型
（5）停车位及网络服务
（6）现场注册及用餐
二、会议预算（预算类型）
1、酒店费用（场地费、用餐费、房费）
2、洲际交通费用
3、会期租车费用
4、设备租赁费用
5、资料制作费用
6、展览展示费用
7、礼品费用
8、会期用餐费用（员工）
9、交通费（员工）
10、电话费（员工）
11、文具费
12、快递费
13、物品费
14、相片冲洗费
15、影音刻录费
16、会议服务费
三、前期组织（组织要点）
1、确定参会企业名单
2、首次电话联络及发送会议通知或邀请函
3、企业跟踪情况
4、确定参会人员名单及发送相关信息
5、充分沟通
6、发送第二次会议通知
7、与参会人员沟通确认交通及住宿信息
8、发送最终信息确认单
9、获取参会人员最终信息来制作接机表或报到表
四、会议前期
1、保持和主办单位或企业的信息联络
2、保持和酒店的信息联络
3、保持和设备提供方的信息联络
4、保持和文件制作方的信息联络
5、保持和展览展示方的信息联络
五、资料制作
设计
在制作周期开始之前需要确定制作方案。

制作主管人员需要充分与设计人员进行沟通，使之能全面正确地了解会议的主题以及要求，从而确定设计的背景颜色，图标图案，以及标志。

事前需要定出2-3套设计方案，每套设计方案在3-4个设计元素上各具特色（颜色，图案，图标，标志等），先由设计主管人员与设计人员协商修改，然后送领导审阅，从而确定最终的设计方案。

一套完整的设计方案包括以下成分：
1，会刊封面，侧脊。

2，参会指南封面以及内页。

3，桌签。

4，车证
5，接机牌
6，车证
7，请柬（节目单，菜单）
8，代表证，工作人员证，VIP证
9，盘贴
10，相册
11，停车证
12，横幅（晚宴横幅，会议横幅，走廊横幅）
13，背景板
14，包柱
15，指示牌（会场指示牌，功能区指示牌，注册台指示牌，晚宴指示牌，方向指示牌，午餐指示牌以及秘书处指示牌）。

同一套设计方案里面需要统一的设计底色，根据不同的设计物件添加不一样的图标等用于区别。

设计方案的确定需要提前至少一个星期制作，建议在会前的四周完全确定。

平面文字资料制作
所有待制作物品均需要制作单位出示最终版的小样，然后制作主管人员参考验收标准，验证无误之后方可开始批量制作。

1、会刊：
会刊制作分为会刊内页，会刊封面，会刊背面以及会刊侧脊四个部分的制作。

在正式开始制作会刊之前，需要收集会刊相关文件资料的原稿（演讲稿，相关介绍文字资料），然后综合会议主题确定会刊相关设计（封面，背面以及侧脊）。

在领导确定会刊的设计之后，进行文字资料的校对工作。

会议的文字信息来源很广，并且随时可能更改，针对这个特点，需要对待印刷的文字资料进行适时的校对，保证会刊最终版本上的信息准确无误。

以上两项工作完成之后，开始印刷，在制作人员规划的时间之内，需要跟相关制
作单位协商会刊制作标准，以及验收标准。

在跟制作单位充分沟通之后，制作单位负责排版，以及相关印刷，此项工作完成之后，制作单位出示会刊小样，制作主管人员需要根据会刊内容制定一套制作验收标准用以验收制作小样，如制作不符合要求，则要求制作单位返工，直到达到预定标准后才可以开始批量印刷。

会刊内页以目录的形式开始，目录包含会议大致信息，约占一页。

从第二页起是会议的具体日程安排，相关格式参照东盟会议会刊。

日程之后是内页的正式文件资料，需要用隔页纸与前面内容分隔。

如果会议以不同的主题分为几个部分则每部分的文件资料需要用耳朵纸加以分割。

耳朵纸的具体形式以及制作要求参见IEA会议会刊。

相关步骤主要注意的问题：
1〉，相关文件资料准备：会刊最核心的部分就是会刊内页内容。

一般由大会所需的相关文件资料组成。

出于以上原因，必须保证文件资料的正确性。

前期的资料收集工作是一个相对周期较长，变化较大的工作，所以制作主管人员需要进行适时的信息更新，注意相关的更改细节，所有的文字资料需要与原始文件进行一一校对，保证制作前的文字资料准确无误。

相关问题：
I,日程更改：会议前期的日程一般很难保证就是最终版本的日程，在会议筹备途中很有可能更改，制作主管人员需要最快最准确地掌握最终最新的日程。

II，相关职位，部门或组织的中外文翻译：大会参会代表的中外文职位也是相当重要的一环。

外方代表一般只会提供其对应的英文职位，工作部门或组织。

大会会刊制作的同时，我们需要将其翻译成中文，这一环节需要严格把关，所有翻译
需交由相关司局领导确定，并保有领导确认的最终版职位中外文对照表，用以校对会刊的相关信息来源。

III，相关文件的修改：在会议筹备的同时，参会代表的原始文件资料会相应修改，在正式印刷制作开始之前需要保证所有文件资料的准确性。

适时更新相关文件资料。

IV，页眉页脚，页眉页脚需要加近内页，注意页眉需要与整体的设计风格统一，同时保证内容不会存在错误或者歧义。

页脚注意页码的正确性。

V，隔页纸，根据相应的会议日程，确定隔页纸的摆放位置，并且需在小样中得以体现。

VI，字体，所以相应内容的字体，格式需要统一。

VII，侧脊的文字需要竖排。

验收标准：
I，检查目录，确定会议基本信息准确无误。

II，检查日程，与最终版本的中外文日程对照，逐项检查。

III，检查内页文字内容，依据代表提供最终版的文件资料。

IV，检查文字格式，所有文字内容要求完全统一，在同一模块里出现不同字体，字号，以及格式上的不一致。

V，会刊的封面文字需要仔细核对，确保会议中外文名称，会议举办地点和时间准确无误。

VI，会刊侧脊是否竖排。

VII，参照制作要求相关材料是否达到要求。

VIII，小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）
参考标准：IEA会刊。

1、参会指南
参会指南包括会议日程，会议相应活动的主办地点（需附上地点平面图）以及相应的提示性信息。

制作参会指南的目的在于，使参会代表能一目了然了解整个活动的流程和需要注意的事项。

辅以场内工作人员的引导与配合，使代表能无障碍的参与会议。

参会指南的设计沿袭会刊的设计，底色与之一致。

参会指南封面需包含会议中英文名称，主办时间，地点以及主办方名称。

相关问题：
I，参会指南的日程要求与会刊一样，因其指导性的作用，参会指南的日程需要做到完全正确，校对的标准参照最终版的日程。

II，参会指南里面包含了具体活动的地点。

需在印制之前把全部活动地点确定，并且保证在印刷时活动地点的名称以及方位平面图准确无误。

III，根据需要制作中外文两个版本的参会指南，其中所包含的注意事项的中外文应该一一对应。

IV，根据具体会议主题，需要对参会指南进行相应模块的修改。

V，字体，所以相应内容的字体，格式需要统一。

验收标准：
I，包含的日程是否与最新日程完全同步。

II，活动举行地点是否正确。

III，中外文信息是否完全对照。

IV，字体和格式是否统一。

V，参照制作要求相关材料是否达到要求。

VI，小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）
1、桌签
桌签用于会议召开是个人，国家或者组织的提示。

一般是人名，国名或者机构名，要求中外文对照，特殊情况只需要英文版本（根据参会代表情况以及会议类型而定）。

桌签分为大小两种，大桌签用于会议VIP代表的信息提示，小桌签用于一般参会代表的信息提示。

相关问题：
I，字体，所以相应内容的字体，格式需要统一。

II，信息校对，鉴于桌签的意义，需要我们十分认真的校对桌签上的人名，国名或者机构名称。

需要清楚制作要求。

所用英文信息需要用统一字体的英文大写字母表示。

在使用以上相应信息的简写时，须特别注意缩写的正确性，以及标点的位置等。

验收标准：
I ，桌签的字体和字号是否达到要求。

II，人名，国名，组织名是否拼写正确，英文是否全部大写。

III，参照制作要求相关材料是否达到要求。

IV, 小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）
1、工作证，代表证以及VIP证
以上三种证件用于指示出席本次会议的相关人员，简言之只有佩有以上三证中一种的人员才是会议的相关人员。

会议组织方的人员统一佩戴工作人员证，一般参会代表佩戴代表证，VIP参会代表佩戴VIP证。

三证的文字内容基本一致（除开身份信息），三证的正面需要包含会议中外文名称，证见拥有者身份（代表，VIP或工作人员）。

三证的背面是会议活动的地点以及时间信息。

以上所有包含的内容均要求中外文对照。

三证需要各执一种颜色，用于区别。

相关问题:
I，文字校对，三证的制作相对简单，需要仔细校对正面的会议名称，身份提示与所用颜色是否符合。

背面的重大活动地点以及时间信息。

验收标准：
I，文字校对，以及背面的功能区标示是否正确。

II，参照制作要求相关材料是否达到要求。

III, 小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）
2、车证
根据会议举办地点的不同，需要制作数量不一的车证，用于在会议举办地点停放组织者以及相应出席领导以及贵宾的车辆。

车证正面包含会议中外文名称以及中文字“车证”背面印上会议设计的主体颜色。

验收标准：
I，会议中外文名称是否正确。

II，参照制作要求相关材料是否达到要求。

III, 小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）
1、请柬
会议主办方一般会在会议召开前一天召开晚宴，对于出席晚宴的代表需要分发晚宴请柬。

晚宴请柬的设计区别于会刊，参会指南等设计。

请柬包括请柬外壳和请柬内页。

请柬内页正面是中外文两版的请柬文字，背面是设计图案。

在请柬制作的同时，根据会议的规模以及领导要求需要制作节目单和菜单。

相应设计风格与请柬一致。

相关问题：
I，请柬文字，请柬文字的用语特别重要，相应文字需要交由有关领导审阅，同时注意中外文的校对。

II，节目单和菜单需要注意顺序，节目单，菜单上的顺序需与节目表演与上菜顺序保持一致。

验收标准：
I，请柬文字是否与领导确认的文字完全一致。

II，节目单和菜单的顺序是否与之实际发生的顺序一致。

III，参照制作要求相关材料是否达到要求。

III, 小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）
展览展示
展览展示材料用于装饰会场以及提示相应信息。

大体包括: 背景板，指示牌，横幅，包柱。

鲜花绿植。

1、背景板：
背景板置于主会场，采用喷绘制作。

上面印有会议中外文名称，会议举办地点以及会议举办时间。

相关问题：
I，认真的校对背景板上的文字，会议中外文名称，会议时间，会议地点。

II，背景板的尺寸需要事先与会议举办地点确定。

背景板尺寸需要留出一定尺寸（大于实际尺寸），具体数据与安装背景板工作人员确定，留出尺寸目的在于可以包边，这样一来可以使背景板更加美观。

III，如果会议现场使用投影仪，则在背景板两端需要留出空白区域，空白区域的尺寸与设备提供公司协商确定。

IV，背景板材质类型：
验收标准：
I，喷绘的清晰度是否达到要求。

II，会议的中外文名称是否正确。

III，背景板的尺寸是否正确。

IV，参照制作要求相关材料是否达到要求。

V，小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）
1、横幅：
横幅分为会议横幅与晚宴横幅，晚宴横幅需要印上中外文晚宴名称，以及晚宴主办方的中外文名称。

会议横幅上印上会议的中外文名称。

相关问题：
I，注意校对横幅上的文字。

名称及其中外文。

II，横幅的尺寸须事先与会议和晚宴主办地点工作人员确定决定。

验收标准：
I，横幅的文字。

II，尺寸是否与原始尺寸一致。

III，参照制作要求相关材料是否达到要求。

III, 小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）
1、指示牌：
在具体活动举办地点之前树立指示牌。

分为：会场指示牌，功能区指示牌（内容与代表证背面内容一致），注册台指示牌，晚宴指示牌，方向指示牌，午餐指示牌以及秘书处指示牌。

以上所有指示牌局放置于具体地点门前，用于指示。

相关问题：
I，文字的正确性需要得到保证。

II，建议制作尺寸：1*2M。

III，根据具体会议类型以及实际情况可以适量增减指示牌类型。

验收标准：
I，指示牌文字。

II，参照制作要求相关材料是否达到要求。

IV, 小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）
1、包柱：
包柱用于装饰会场周边的柱子，上面印有会议的中外文名称。

相关问题：
I，包柱的文字需要保证正确性，尺寸与会议举办地点确定。

II，包柱采取左右相合的包围形式。

III，包柱需要留边，这样能保证包柱的密实和美观，具体留边的尺寸与包柱安装人员以及会场人员协商确定。

验收标准：
I，包柱文字是否正确。

II，参照制作要求相关材料是否达到要求。

III, 小样在细节方面是否和设计相一致（颜色，图案，背景等）
附录：制作要求（成品尺寸、所用纸张、制作要求）
参会指南
成品尺寸：210X210mm 所用纸张：157克无光铜
制作要求：封面覆亮膜，起马订装订
会刊
成品尺寸：256X306mm（封面）所用纸张：160克彩机
成品尺寸：210X297mm（内页）所用纸张：100克进口胶版纸
80克普通纸
制作要求：封面裁切成品，装壳；内页正背打印，打孔装订
请柬
成品尺寸：120X140mm（内页）所用纸张：200克彩机
成品尺寸：260X450mm（封面）所用纸张：160克彩机A3+ 制作要求：全部正背打印，封面覆哑膜，裁切折叠成成品
大桌签
成品尺寸：290X230mm 所用纸张：250克无光铜制作要求：对折（字体，以及字号）
车证
成品尺寸：250X180mm 所用纸张：200克彩机制作要求：塑封
车内指标牌
成品尺寸：594X420mm 所用纸张：背胶PP
制作要求：喷绘，覆亮膜
工作证、代表证等
成品尺寸：90X160mm 所用纸张：160克彩机制作要求：正背打印，裁成品
接机牌
成品尺寸：600X450mm 所用纸张：相纸
制作要求：覆亮膜，裱板
指示牌
成品尺寸：1X2m 所用材料：KT板
制作要求：易拉宝支架，喷绘
背景板
成品尺寸：具体会前确定所用材料：视情况确定
制作要求：喷绘
包柱
横幅
成品尺寸：会前确定所用材料: 写真布（720点）制作要求：喷绘
注：其它具体事宜根据实际需要进行相应调整。

六、会议设备
列出设备清单
（1）根据现场勘查情况确认酒店可以提供的设备情况，列出清单；
（2）根据会议需求情况，列出总体设备清单，需要注明相应的尺寸和规格情况；（3）结合办公室能够提供的会议设备，得出需要租赁的设备清单；
注：设备清单＝酒店提供＋办公室提供＋租赁设备
主要设备情况
A．演示设备：投影屏、投影机或液晶显示屏，笔记本电脑
B．音响设备：扩音设备、录音设备、主机（即席主机、无线主机）、麦克（台式、立式、即席、无线）
C．同传设备：中央控制器、红外线发射机、接口器模块、红外辐射器等，同传间，同传器
D．办公设备：笔记本、打印机、复印机、传真机、移动硬盘、摄像机、照相机、无线翻页器、无线上网卡等
联络设备供应商
（1）打印租赁设备的清单，传真至设备公司负责人，传真件上标注联系人和联系方式（电话和电子邮箱）；
（2）电话联系确认接收传真，并要求在2日内回复设备报价清单；
（3）在收到设备报价清单后，核对以前的报价情况，看是否存在过高报价项（如果有，应立即和对方联系协商解决）；
（4）确认后，达成初步协定，最后的结算以会议期间的设备实际使用情况为准；（5）在会议开始前，有任何的设备租赁数量或类型的变更，及时以Email形式和设备公司进行联络，并电话确认；
（6）在会议前一天，告知设备供应商的设备进场具体时间、地点、方式等；租赁设备确认和安装
（1）设备进场后，检查到达现场的设备是否与订购的数量和规格要求相符，验收签字；
（2）检查备用设备数量情况等；
（3）现场调试确认功能是否能够得到满足；
（4）要求在现场布置的过程中，处理走线问题，对于暴露在走道中的线路要求使用宽的黑胶带牢牢的粘和在地板上，以免出现绊人的情况；
（5）提醒会议期间提前到场调试设备的时间和人员；
（6）会议结束后，签收现场录音磁带，并复核租赁设备是否数量和品质仍然完好，如果出现丢失设备或损坏的情况，应该及时向项目负责人报告；
设备入场类别
[1] 自带设备
A．根据列出的“物品清单”携带必备的会议设备
B．安排车辆将其送至会议现场的工作间暂时存放
[2] 租赁设备
A．督促设备公司完成设备的各种安装和调试工作
B．检查各种提供的设备（包括酒店、设备公司、自带设备）是否符合方案中对现场布置的要求
[3] 展览展示
A．各种展览展示的标识牌、横幅等是否已经到位
B．督促各种展台的布置和装饰
[4] 设备调试
A．现场进行全面的调试，包括所有已经安装的各种设备
B．对于调试不通过的设备，及时的上报，并协助进行调换、维修等工作C．最终清点应该提供的设备是否已经全部到位，且安装完毕
设备检测和维护要求
[1] 同传设备检测要求
A．核对同传器发放的数量，确保一个位置一套同传耳机
B．分发同传设备应该按照同传器上的编号有规律的进行发放，便于丢失时的查找
C．同传器和耳机应连接好，并整齐的摆放在会议桌或椅子的中间位置
D．调试同传耳机的每个听音频道，测试听音的质量是否清晰，然后将音量开至四分之三的位置，最后锁定耳机的听音频道为会议主要用语频道E．观察耳机的外膜是否破损，破损的耳机应该及时更换
[2] 投影设备检测要求
A．投影屏幕的大小是否和现场的布置相符，不出现遮挡背板、主席台和部分通道的情况
B．投影效果的清晰程度是否符合规格要求
C．投影机设备和演示用电脑的连接是否正常
[3] 摄影设备检测要求
A．全套设备是否齐全（长短焦镜头、闪光灯、数据线、备用电源）
B．照相机电源允许供电时间是否充足
C．照相机内的照片是否及时的导出、备份到笔记本电脑上，预留出当天需要拍摄照片的充足空间
D．将导出的相片按照时间和会议内容进行整理，最后挑选部分照片制作“会议资料光盘”
[4] 音响设备检测要求
A．各种麦克（鹅颈麦克、无线麦克、立式麦克）的电源连接是否正常
B．麦克的声音质量是否正常
C．现场的扩音设备是否能够正常工作，达到会议现场内无声音死角[5] 录音设备检测要求
A．录音设备是否电源充足
B．录音设备是否拥有足够长的录制空间进行工作
C．录音效果是否符合清晰、明朗的录制要求
D．录音磁带是否按照时间顺序、空间顺序正确的进行分类整理，标识清楚[6] 摄像设备检测要求
A．全套设备是否齐全（三脚架、数据传输线、电源连接线、备用电源）B．摄像机电源允许供电时间是否充足
C．摄像录制光盘是否准备充足
[7] 电脑设备检测要求
A．电脑的网络连接情况是否正常，确保能够正常上网
B．Microsoft Office软件是否运行正常（Word、PowerPoint）
C．演示文稿中、英文PPT是否显示正常，无乱码现象（需要逐个文件全面检测）
D．U盘的自动识别是否正常
E．需要连接网络打印机的电脑，是否能够正常执行打印命令
F．演示用笔记本和投影仪的连接、切换是否正常
[8] 其他办公设备检测要求
A．打印机工作是否正常（测试页），是否有充足的墨粉
B．复印机功能是否满足要求，是否有充足的墨粉，复印效果是否清晰
C．传真机是否工作正常，拨打外线（国内、国外）
D．是否准备充足的备用纸张（以A4为主）
设备撤场
[1] 自带设备
A．按照事先列出“物品清单”进行盘点，物品是否数量相符（质量上也需要考虑是否没有损坏）
B．当需要使用搬家公司时，需要从酒店保卫处开“物品放行条”，然后安排车辆将设备送回办公室
C．设备回到办公室后，再次核对清单的数量是否相符
[2] 设备公司的『同传耳机』
A．最终收场时，不允许酒店服务生和设备公司人员收拾同传耳机，应该由组委会的工作人员负责收拾
B．清点确认最终的数量，并及时和相关负责人通告器械的缺失情况[3] 设备公司的设备
A．督促设备公司人员安全的撤出其提供的设备
B．核算实材耗用的情况（纸张等）
C．向设备公司索要会议现场的录音磁带和录像磁带
七、酒店交通
酒店
前期准备：
一、会场
1、制定会议的会场使用方案（考虑会议对会场的基本需求，会议的规模，宴会
和招待所需的场地、会议的预算等）。

2、初步确定会场的使用意向。

3、实地考察预选会场
4、相关领导实地考察
5、确定会场
6、收集会场信息（地理位置图、会场平面图、酒店的中英文名字、会场联系人
及联系方式）
7、总结会场资源
8、签订合同
二、住宿
1、制定酒店住宿预选方案（考虑会议对会场的基本需求，会议的规模，宴会和
招待所需的场地、会议的预算等）。

2、确定其对外房型、房价等。

3、实地考察预选酒店。

4、签订协议。

三、餐饮
1、确定用餐地点和用餐方式。

2、确定餐单和餐标，根据会议日程指定多套方案。

（包括午餐、晚餐、茶歇、
工作人员用餐等）
3、注意事项（一些饮食禁忌）
4、签订合同
执行期
酒店车辆调度组
一、及时与机场接待人员和陪同人员联系，准确掌握参会到表到酒店的时间，
适时安排停车位。

二、及时与会务组人员联系安排车辆送参会代表去会场。

三、会议结束与会务组人员联系适时安排停车区。

酒店注册组与接待组
一、及时与机场接待人员和陪同人员联系，准确掌握参会到表到酒店的时间，问
清国家和姓名，准备注册和安排住宿相关事宜。