第四章电算化操作部分

第四章电脑操作部分
一、系统初始化
（一）系统管理
1、admin：
（1）建立账套（1~999）
①账套信息,【账套号、账套名称、账套路径、启用日期】
②单位信息,单位名称：用户单位的全称，（必须输入）
〖只在发票打印时使用，其余情况全部使用简称〗
单位简称：用户单位的简称，（最好输入）
③确定核算类型, 企业类型：工业、商业；行业性质
④确定分类,存货客户供应商是否分类；有无外币核算
⑤确定编码方案
账套作用：唯一标识各单位的区别
账套号：不能改，除非删了之后重新建立
启用会计期：若2011年1月，则之前就是手工账。

总账（账务处理）：最重要的模块
（2）备份/恢复账套
①备份（输出）账套数据
功能：将所选的账套数据进行备份输出。

②恢复（引入）账套数据
功能：会计数据恢复，即把软盘或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。

注:Admin与账套主管都可进行数据备份与恢复，
它们间的区别为：
“Admin”能对所有账套进行备份或恢复；每次备份或恢复的是该账套所有年度的数据。

“账套主管”只能对有权限的账套进行备份或恢复；备份或恢复的是该账套**年度的数据。

（3）设置权限：权限设置是用于对已设置的操作员进行赋权，只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置；
区别：
系统管理员：可以指定某账套的账套主管及对各个账套的操作员进行权限设置；
账套主管：只能对所管账套的操作员进行权限设置。

（一个账套可以设定多个账套主管）
（4）增加操作员：增加、修改
2、账套主管：
（1）修改账套名称
（2）启用模块
（3）年度账
（4）所选账套操作员的权限
（二）信息门户（T-3教育专版）
1、基础设置：
（1）机构设置
①部门档案：部门编码不能修改，除非删除之后重新建立
②职员档案
（2）往来单位
①客户
②供应商
③地区
（3）财务：
①会计科目：
A、增加：账页格式（4种）
辅助核算（5大类）：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来、项目核算（单独设置）
B、修改
C、删除：已使用的不能删除；
未使用的一级科目有明细科目的也不能删，从最末级开始删
D、指定：现金总账科目、银行总账科目（只有指定会计科目的科目才能进行日记账及日报表的查
询。

作用：出纳可以签字
E、录入期初余额:①录入基本科目余额（直接录入）②录入个人往来科目余额（双击录入）
③录入部门科目余额（双击录入）④试算平衡
注：期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。

已经记过账，则不能再录入、修改期初
②凭证类别：5大类（选择）
A、记账凭证
B、收款凭证付款凭证转账凭证
C、现金凭证银行凭证转账凭证
D、现金收款凭证现金付款凭证银行收款凭证银行付款凭证转账凭证
E、自定义
③项目目录：维护
④外币种类
（4）收付结算
①结算方式
②付款条件
③开户银行：*若考试时菜单里没有开户银行，基础设置菜单最后以后，基础设置初始化里面有结算方式、开户银行
（5）购销存：（应收应付核算是购销存的简易版；核算是指对库存的核算）
①仓库档案
②库存期初
2、总账
（1）期初余额输入
①余额：白色：直接输
黄色：由明细项自动汇总
蓝色：辅助核算
*方向：贷若输入负数，则代表与方向相反
二、日常业务处理
（一）凭证输入
一般总账系统中的凭证处理主要包括凭证输入、凭证维护、凭证审核和记账。

1、凭证来源：输入、机制凭证
2、填制：
⑴凭证头部分
【凭证类别】已定义的凭证类别编号或名称。

凭证类型、编号一旦保存不能修改
【凭证编号】由系统自动按月、类别顺序编号, 各凭证类别从0001号依次顺延。

【凭证日期】凭证日期包括年月日，日期应随凭证号递增而递增,凭证日期应大于等于启用日期，小于系统日期。

【附件张数】本张凭证所附原始凭证张数。

（2）凭证正文
【摘要】不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。

【科目】可以输入科目编码、科目名称、也可以参照输入、助记符输入
【金额】金额不能为“零”；红字以“－”号表示。

【辅助核算】如果在科目设置时定义了相应的“辅助账”，则在输入每笔分录时，需要同时输入辅助核算的相关内容.
注意：在凭证填制过程中，若某科目为“银行科目”、“外币科目”、“数量科目”、“客户往来”、“供应商往来”、“个人往来”、“部门核算”、“项目核算”等辅助核算科目，输完科目名称后，需要继续输入该科目的辅助核算信息。

注意点：
①金额：A、空格：借贷方切换（即要在贷方输入金额，而系统在借方输入金额，直接在借方金额
除按空格，金额立即显示贷方那一栏，在同一行的）
B、等于：自动输入（借方输入金额，直接按等于号，贷方汇总借方所有金额，不同行）
②负数就是红字金额
③修改：填制凭证——> 查询——> 科目、金额可以改
两种查询方法
2、查询凭证：凭证——> 查询——> 通过此方式不能修改
3、修改凭证
凭证的修改有两种方式：即“无痕迹”与“有痕迹”
A：“无痕迹”修改——即不留下任何曾经修改的线索和痕迹，下列两种状态下的错误可实现无痕迹修改。

（1）直接修改：对已经输入但未审核的机内记账凭证，可随时查询到错误凭证，在填制状态下直接进行修改。

(2) 消审修改：已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改, 可以先通过凭证审核功能取消审核签字后，再通过填制凭证功能进行直接修改。

B:“有痕迹”修改——即留下修改的线索和痕迹。

若已记账的凭证发现有错，对此类凭证的修改要求留下审计线索；计算机账务系统中，对已记账的错误凭证可以采用“红字冲销法”或“补充登记法”进行修改。

（1）红字冲销法
在原凭证金额被多计时，可用“红字冲销法”输入一张与原凭证内容相同但金额为多计部分的红字凭证。

例如从工商银行提取现金100 元，但输入反映该笔业务的付款凭证时，错输为1 000元，记账后发现错误，为修改此错误凭证，此时采用红字冲销法。

（2）补充登记法
在原凭证金额被少计时，可用“补充登记法”输入一张与原凭证内容相同但金额为少计部分的蓝字凭证。

例如：某错误凭证，误将6200元记为620元，在已记账状态下发现错误，可采用“补充登记法”更正；在未记账状态下，除了采用“无痕迹”修改的方式修改错误，也可采用“补充登记法”更正。

红字冲销凭证与补充登记凭证，应视同正常凭证进行审核和记账。

注意点：
①已录入未审核：直接改
②已审核未记账：取消审核
③已审核已记账：反记账
④机制凭证：回到原模块更改
4、删除：先作废后整理
*选项：凭证、账簿、会计日历、其他
制单时序控制（可以勾选）凭证编号：手工编号、系统编号
（二）凭证审核:审核人审核凭证，出纳签字，主管签字
1、出纳签字：日记账（收款凭证、付款凭证）；不能签转账凭证；出纳签字和审核凭证没有先后关系
2、审核凭证：
（1）所有填制的凭证必须经过审核
（2）审核人必须具有审核权
（3）填制凭证（制单人）、审核凭证不能为同一人
（4）一经审核不能直接修改删除。

只有取消审核签字后才可以修改或删除，标记作废也不能审核，需先取消作废标记后才能审核
（5）凭证可以单张审核也可以成批审核
（6）取消审核只能由审核人进行
（7）所有凭证必须经由审核员审核签字，方可登记入账（正常）
（三）记账
1、反记账快捷键：“Ctrl+H ”
期末——> 对账——> 按“Ctrl+H ”——> ……已激活——> 凭证——> 恢复记账前状态
2、记账范围：“1—7”：第一到七张凭证；“1、7”第一张和第七张
3、记账注意事项：
（1）第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账（余额试算不平衡不能记账）
（2）上月未记账，本月不能记账
（3）凭证未审核不能记账，记账范围应小于等于已审核范围
（4）每月可以多次记账
（四）账簿查询
账簿查询中的日记账是除银行存款日记账、现金存款日记账以外的；
银行存款日记账、现金存款日记账是在现金里面查询
三、期末业务处理
（一）期末结转
1、需要进行期末转账的业务:费用分配或分摊、税金计算、提取费用、费用结转。

2、自定义转账
3、期间损益
4、特点：一般直接编制记账凭证（无原始凭证）；
一般从会计账簿中取数生成；
有先后次序；
可以自动编制
（二）期末对账（结账）
对账是对账薄数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账薄是否平衡。

它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来.保证账证相符、账账相符。

*结账注意事项：
（1）每月只能结账1次，因此一般结账前应作数据备份
（2）结账前要检查
（3）有未记账的凭证不能结账；
（4）上月未结账，则本月不能结账；
（5）对账不平衡不能结账；
（6）其他子系统未结账，则本月不能结账。

（7）必须先结其他账户的账，总好系统最后结账
反结账：Ctrl+Shift+F6
四、编制会计报表
（一）报表的基本结构
表头、表体和表尾是组成报表的基本要素.
1、表头。

是指表格线以上的部分，包括报表名称、制表日期、计量单位、报表编号等内容。

2、表体。

即报表的主体。

由横向的若干栏和纵向的若干行组成。

用于列报指标名称和填写报表指标数据。

3、表尾。

指报表表格线以下对报表主体内容进行辅助说明的部分。

一般报表都有责任人签章和报出日期。

（二）报表的概述
1、报表的状态：格式和数据
2、单元：属性：数值、字符、表样
3、表页：99999 每张表页格式相同、数据不同
4、关键字：区别各个不同的表页
5、函数：从账簿取数的函数资产负债表（期末QM）和利润表（发生额 FS）
从本表也去输的函数，如Pmax：从本表取最大值
（三）报表的编制
1、自定义报表是指由自己定义报表格式和取数关系而生成的报表，由通用报表系统编制。

2、预置报表（模板）：是指在程序中固定报表的格式和数据公式，使用时程序按规定的途径取得数据，几乎不需要用户修改或只能作限定修改的报表。

（四）报表的主要概念
1、表元/单元：报表的最小信息单位，由该单元所在列号(字母) 和行号（数字）来表示。

列号：A、B、C、D、E……行号：1、2、3、4……
如：第3行第2列的表元用B3表示。

2、组合单元：相邻的两个或多个单元组成的单元。

可以用单元名称或区域的名称来表示。

如：从B2到B3的组合单元可以用B2、B3、B2：B3来表示
3、单元类型：数值、字符、公式。

数值：数字
字符：汉字、字符、数字
公式：报表公式包括计算公式、审核公式和舍位平衡公式三种。

计算公式输入既可直接输入也可引导输入。

计算公式，一般以“=”开头。

4、区域：长方形矩阵，最大为整个表页，最小为一个单元。

名称：起点单元（左上角）：终点单元（右下角）
例如：B2：D6
5.格式状态和数据状态：
报表窗口有两种状态，系统在格式状态下进行报表（表样及单元）格式设计，在数据状态下进行报表（单元）数据处理。

实现两种状态切换的是“格式/数据”按钮，单击该按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。

6.关键字：是游离于单元之外的特殊数据单元，是识别表页间的唯一标志，如单位名称、年、月、季、日等。

可用于在大量表页中快速选择表页。

7、函数：
①账务函数：函数名如：QC(期初余额) QM（期末余额）
LFS（累计发生额） DFS（对方科目发生额）
②本表本表页取数的函数（运算函数）
③本表其他表页取数的函数用SELECT（）函数
④自其他报表取数的函数用RELATION（）函数
8、定义单元公式①直接输入公式②利用函数向导输入（引导输入）
9、数据生成与计算
生成报表数据分成两步：①输入关键字②表页重算
* 表页重算：是指当前的一张表页进行计算。

整表重算：是指当前文件的所有表页进行计算。

ps：如果除当前的表页不计算外，其他表页需计算时，可在数据菜单下，打上表页不计算的标记。

注意事项：
（1）单元公式即计算公式，决定着报表中数据的来源。

因此单元公式必须设置，而后面提到的审核公式和舍位平衡公式不是必须设置的，用户可根据需要设置。

（2）单元公式中涉及到的符号均为英文半角字符。

（3）单机“fx”按钮或双击某公式单元或按“=”键，都可打开“定义公式”对话框。

（单元某公式单元表示选中该单元格）
五、应收应付核算
1、应收：
（1）输入销售发票：复核
（2）输入收款单
（3）进行收款核销
2、应付：
（1）输入采购发票：复核
（2）输入付款单
（3）进行付款核销
六、工资模块
1、工资类别
2、计提工资（先定义后生成）工资分摊设置
七、固定资产
增加、变动、折旧。