论开展固定资产清查工作的重要性

论开展固定资产清查工作的重要性
李小芹
(湖北安永信会计师事务有限公司ꎬ湖北㊀武汉㊀４３００７２)
摘㊀要:在企业的资产管理工作中ꎬ固定资产为其中的重点管理内容ꎬ也是企业实现稳定经营生产的主要物质基础ꎮ确保固定资产的完整性和有效性ꎬ可以改善资产的综合利用率ꎬ确保资产在企业管理过程中可以实现保值增值ꎬ以尽最大的可能发挥出固定资产的综合使用效益ꎬ提高企业经济效益ꎬ是企业在管理工作中的主要内容ꎮ我国最新颁布的«企业会计准则»中明确指出ꎬ企业需要每年年底针对固定资产的使用寿命㊁折旧办法和预计净残值展开针对性的复核ꎬ这就需要加强固定资产的清查工作ꎬ确保固定资产的完整性和科学合理性ꎮ因此ꎬ固定资产对保障企业的稳定可持续发展㊁规避发展风险有着非常重要的现实意义ꎮ基于此ꎬ文章针对固定资产清查工作的重要价值展开研究ꎬ并提出策略ꎮ
关键词:资产清查ꎻ固定资产ꎻ清查办法
中图分类号:Ｆ２７３.４㊀㊀㊀㊀文献标识码:Ａ㊀㊀㊀㊀文章编号:１６７１－６７２８(２０２３)１０－０１３５－０４
㊀㊀对企业的稳定可持续发展来说ꎬ固定资产管理工作为其中的重点内容ꎬ而强化固定资产的清查ꎬ则是优化固定资产管理效果的核心举措ꎮ通过固定资产的清查工作ꎬ可以发现目前企业在固定资产管理工作中存在哪些不足ꎬ并制订针对性的完善措施ꎬ进而优化固定资产的管理水平ꎬ从根源上化解由于固定资产所带来的发展风险ꎮ
一㊁开展固定资产清查工作的重要性(一)防止资产流失
近些年我国行政事业单位及国有企业持续推进技术㊁装备的改革ꎬ企业资源投入日渐增加ꎬ拥有的固定资产规模全面扩大ꎬ固定资产的管理工作相较于过去更为复杂ꎬ固定资产的清查工作也成为一项系统性的长期工程ꎮ一方面ꎬ个别企业的固定资产存在随时被占用问题ꎬ引发固定资产流失ꎬ甚至增加了固定资产的损毁概率ꎮ另一方面ꎬ对最新购置的固定资产ꎬ未能进行验收入账ꎬ对已经报废的固定资产和调拨的固定资产ꎬ在账务处理工作上不够及时ꎬ导致在进行固定资产清查时ꎬ发现账实难以达成一致ꎮ因此只有通过定期的固定资产清查工作ꎬ才可以摸清企业的资产家底ꎬ有效规避固定资产的流失问题ꎬ确保国有资产的完整性和安全性ꎬ避免引发企业资金风险ꎮ(二)核实资产状况
固定资产的清查工作ꎬ并不是简单地局限于账务核对ꎮ一方面ꎬ由于固定资产在其运用过程中ꎬ会进行不同层面的改造㊁升级和修理ꎬ旨在优化其使用功能和使用效率ꎮ另一方面ꎬ由于固定资产的制造工艺和使用途径日益变更ꎬ技术发展不断进步ꎬ市场变化日新月异ꎬ有关法律法规相继出台ꎬ传统固定资产的使用限制不断加大ꎬ个别固定资产在当代国有企业的改革发展过程中ꎬ日渐退出企业的生产经营管理活动ꎮ因此ꎬ固定资产清查工作其主要内容之一ꎬ便是综合固定资产的使用程度㊁技术水平等ꎬ针对其使用效率和技术等级作出客观评价ꎬ对固定资产目前的使用寿命以及预计残净值进行针对性的核实ꎮ因此通过固定资产的清查工作ꎬ可以有效核实资产的使用现状ꎬ明确其是否还可以在企业的发展过程中具有一定的使用价值ꎬ并针对闲置和待处置固定资产进行确定ꎬ明确其减值损失ꎮ
(三)提高使用效益
企业的固定资产管理工作为一项系统性的长期工程ꎬ其管理内容较为复杂ꎬ与企业固定资产的使用
作者简介:李小芹(１９７５—㊀)ꎬ女ꎬ汉族ꎬ湖北宜昌人ꎬ中级会计师ꎮ主要研究方向:财务管理ꎮ
价值以及有关管理部门的工作内容密不可分ꎮ在日常的固定资产管理工作中ꎬ部门与部门之间的协调配合十分重要ꎬ一旦在固定资产的使用过程中存在疏忽ꎬ则有可能引发管理漏洞ꎬ进而造成固定资产大量闲置ꎬ引起固定资产的损失问题ꎬ对固定资产最大资产效益发挥带来负面影响ꎮ在常规化的固定资产管理工作中ꎬ固定资产存在闲置不用问题ꎬ其综合利率较低ꎬ借助资产清查工作ꎬ可以及时发现这些不足之处ꎬ并通过协调好各部门的工作内容ꎬ寻找出固定资产闲置的具体原因ꎬ制订针对性的解决方案ꎮ并通过在企业内部进行固定资产的调拨使用ꎬ对其设备水平进行进一步改造和升级ꎬ便可以优化固定资产的综合利用率ꎬ发挥出固定资产使用的最大效益ꎮ
(四)有效配置资源
通过科学合理的固定资产清查工作ꎬ可以掌握当前单位的固定资产闲置现状ꎬ进而与企业的投资管理部门等进行信息沟通及交流ꎬ将部分闲置固定资产进行改造或代用ꎮ与此同时ꎬ可以在企业内部发布信息ꎬ以确保固定资产使用部门了解当前企业的闲置固定资产实际情况ꎬ组织各部门合理使用固定资产ꎬ实现固定资产在各部门的合理流动ꎮ另外ꎬ对在某一单位闲置和使用率较低的固定资产ꎬ也可以在其他单位进行运用ꎬ以实现资源的最优化配置ꎮ
(五)提高管理水平
在对固定资产进行管理时ꎬ人是决定管理水平㊁管理效率的决定性因素ꎬ因此固定资产管理工作需要增强有关工作人员的责任和法律意识ꎮ在进行固定资产管理工作时ꎬ需要获得来自领导和广大员工的支持ꎬ才可以确保固定资产管理工作有序进行ꎮ然而由于企业内部不同部门的工作侧重点有所不同ꎬ针对固定资产的管理重要性未形成正确认知ꎬ通过常规化的固定资产清查工作ꎬ可以确保企业员工㊁部门及领导共同参与到其中ꎬ从固定资产清查的宣传㊁动员㊁部署开始ꎬ一直到后续的贯彻落实ꎬ直至最后的经验总结ꎬ可以解决传统固定资产管理工作中ꎬ领导及员工对固定资产管理工作重要性认知不够清晰等问题ꎬ优化员工和领导的参与意识ꎬ改善其产权和效益意识ꎬ以优化固定资产的综合管理效果ꎮ二㊁开展固定资产清查的流程
一是基于企业层面ꎬ可以建立固定资产的清查组织机构ꎮ可以综合企业的实际发展现状ꎬ由财务部门作为牵头组织ꎬ融合资产管理和资产使用部门ꎬ组建为专业性的固定资产清查小组ꎬ制订针对性的清查计划ꎬ确定固定资产清查的责任和分工ꎬ建立健全组织协调机制ꎮ可以基于第三方ꎬ如会计师事务所ꎬ受到我国有关政府部门的委托ꎬ建立专业性的国有企业固定资产审查小组ꎬ对国有企业的固定资产使用情况进行客观检查ꎬ明确其是否出现损害国家资产效益等问题ꎮ
二是收集材料ꎮ清查小组需要综合其职责内容ꎬ收集清查范围内的固定资产有关信息资料ꎮ所需收集资料内容包括资产清册㊁近期清查资料㊁房屋等不动产的土地产权证以及出租合同等ꎮ
三是实地盘点ꎮ固定资产的清查小组需要进行实地清查ꎬ编制为固定资产的清查表格ꎬ同时与固定资产的清查手册等目前已经收集到的有关资料进行对比分析ꎮ与房产出租有关的固定资产清查工作ꎬ还需要检查其房产的出租合同ꎮ
四是对盘点信息进行汇总ꎮ针对清查而来的固定资产信息进行分类整理ꎬ依照资产类型的差异性ꎬ填制为相关表格ꎬ并向上级进行汇总和报告ꎮ
五是对问题进行集中整改ꎮ对在固定资产清查时发现的各类问题ꎬ可以依照其问题类型的差异性进行造册登记ꎬ查明出现固定资产使用效率较低及流失问题的具体因素ꎬ分清固定资产使用问题的具体责任ꎬ并如实向上级部门进行汇报ꎮ有关部门可以综合固定资产清查整改的具体要求ꎬ统一组织内部进行整改ꎬ同时针对固定资产的清查工作质量进行绩效评价㊁抽查ꎮ在整改工作完成之后ꎬ需要对整改情况进行上报ꎬ并递交固定资产的清查报告ꎮ
六是对清查质量进行审查ꎮ可以由企业内部的审计部门ꎬ针对当前企业的清查数据信息进行针对性复核ꎬ以保障固定资产清查数据信息的完整性和准确性ꎬ优化整改的综合质量ꎮ
七是建章立制ꎮ针对在固定资产清查中发现的各类问题ꎬ需要进行深入探讨和研究ꎬ并制定出针对性的管理办法ꎬ保障后续固定资产管理流程的规范
性ꎬ夯实固定资产管理基础ꎬ构建出常态化的固定资产清查和管理机制ꎮ
三㊁开展固定资产清查时发现的问题
一是资产权属不够清晰ꎮ这一问题大多表现于房屋产权和土地等层面ꎬ主要为房屋等不动产产权证件缺失㊁证件不够齐全㊁信息不够精准ꎮ
二是存在账外资产ꎮ如已经进入到报废程序的固定资产仍然在进行运用ꎬ政府移交的固定资产未能进入账簿ꎬ外单位捐赠的遗产未能第一时间入账ꎬ拆迁还建房产未入账ꎬ或是经营租赁类资产在会计处理模式上不够科学合理ꎬ将其确认为融资租赁资产ꎬ形成了大量的账外资产ꎮ
三是有账无物ꎮ资产在出现调出㊁挪用㊁置换㊁外借和变卖之后ꎬ财务部门未进行第一时间的会计账务处理ꎮ
四是存在大量的资产闲置ꎮ由于固定资产的维修管理工作未能及时落实ꎬ购置的固定资产或建设的固定资产不符合其标准化的使用要求ꎬ或是在企业的改革和发展过程中ꎬ其生产经营和业务组织模式出现全方位的整改ꎬ导致原有的固定资产不适用ꎬ其技术装备较为落后ꎬ导致固定资产只能进行报废处理或是只能闲置ꎮ一般情况下ꎬ出现固定资产的闲置问题ꎬ多是固定资产运用的年限并不久ꎬ还未完成针对性的计提完折旧等工作ꎮ
五是固定资产的卡片信息不够准确ꎮ由于固定资产的卡片是由财务部门作为主体ꎬ结合有关附件资料所建立而成ꎮ固定资产卡片中的有关型号等信息ꎬ在进行录入时其录入内容不够精准ꎬ除此之外ꎬ资产的使用部门也未进行及时更新ꎬ导致卡片信息模糊ꎬ与实际情况难以达成一致ꎮ
四㊁固定资产清查建议
(一)明确组织领导和职责分工
确定固定资产清查工作的组织领导ꎬ保证其职责分工的清晰明确ꎬ是开展固定资产清查工作的基础ꎬ也是前提ꎮ企业需要构建出由主要领导作为组长的固定资产清查领导小组ꎬ其工作内容在于对固定资产的清查工作进行监督㊁指导和指挥ꎬ针对清查过程中发现的各类问题制定出针对性的决策ꎬ对重大固定资产问题进行处理ꎬ对固定资产管理工作的有关文件规定进行审核ꎬ协调好单位之间的固定资产清查业务关系问题ꎮ在固定资产领导小组设置完成之后ꎬ还需要在企业下属设置针对性的固定资产清查办公室ꎬ其工作内容在于负责固定资产清查工作计划的制订ꎬ组织针对性的固定资产清查业务培训ꎬ对清查过程中产生的数据信息进行汇总ꎬ并将其编制为清晰明确的固定资产清查工作报告ꎮ固定资产清查工作涉及范围较广ꎬ其中包括固定资产的管理部门㊁财务部门以及使用部门使用(单位)等ꎬ因此在进行清查时ꎬ还需要要求各部门参与到其中ꎮ其中ꎬ固定资产管理部门工作重点在于ꎬ对固定资产的保管和使用进行组织ꎬ并针对性地进行固定资产实物盘点ꎬ编制出针对性的固定资产盘查清单和盈亏表ꎬ对固定资产的盘盈㊁盘亏以及损毁情况有关证明材料进行收集ꎬ提出初步优化意见ꎻ财务部门的工作内容在于组织固定资产的管理㊁保管和使用部门对固定资产目前已有的台账和账簿等进行核对ꎬ并形成针对性的盘点清单ꎬ将其编制为固定资产盘点的清查报告ꎮ
(二)明晰业务流程设计
确保固定资产清查流程的清晰和明确ꎬ是开展固定资产清查工作的基本前提ꎮ在进行固定资产清查时ꎬ主要经历六个阶段:一是固定资产清查的准备工作ꎬ二是进行固定资产的实物盘点ꎬ三是对账目和实际情况进行核对ꎬ四是形成针对性的清查报告ꎬ五是进行账务处理ꎬ六是进行固定资产清查的总结和绩效考评ꎮ在企业的实际操作过程中ꎬ需要综合其实际发展现状以及内部在组织管理上的实际架构来进一步细化ꎮ
(三)突出关键环节控制
做好在固定资产清查工作中的关键环节管控ꎬ是发挥出固定资产清查工作最大价值的核心举措ꎮ具体来说ꎬ其关键环节主要涉及三个层面:一是需要展现出固定资产管理部门和财务部门在清查工作中的审核作用ꎬ尤其是需要做好针对性的账实核对ꎬ始终坚持以物查账㊁以账查物㊁见物就点的基本原则ꎬ以确保在固定资产的清查工作上可以实现不重复㊁不遗漏ꎮ二是对清查之后的结果ꎬ需要第一时间进行处理ꎮ在固定资产清查报告编制完成之后ꎬ需要综合企业各部门的管理权限ꎬ由企业的董事会以及股东大会
等高层机构批准ꎬ批准之后要求在会计期末结账之前将固定资产有关问题处理完成ꎮ其中ꎬ对盘盈的固定资产ꎬ需要将其计入当期的营业外收入科目中ꎻ对盘亏和损毁的固定资产在ꎬ在将过失人以及保险公司赔款等金额减去之后ꎬ需要将其计入当期企业的营业外支出科目中ꎻ对盘亏和盘盈或者已经出现损毁的固定资产ꎬ在进行期末结账之前同时还未通过批准的ꎬ在进行年度结账工作之前ꎬ需要依照上述办法来进行针对性的会计处理ꎬ同时需要在编制会计报表时在其中加以说明ꎮ三是需要建立健全固定资产清查的绩效考评机制ꎬ始终践行全面性㊁成本效益性的基础原则ꎬ形成定性㊁定量有机结合的固定资产清查考评体系ꎮ并将年度作为单位ꎬ做好针对性的考评兑现ꎬ以保障固定资产的有目标㊁有计划㊁有组织ꎮ
(四)必要的信息化环境
加强对信息技术的运用ꎬ建立固定资产管理工作的信息化环境ꎬ是保障固定资产清查工作高效㊁有序的主要手段ꎮ目前在固定资产管理工作的信息化技术使用和有关环境建设上ꎬ主要涉及以下两方面的内容:一是加强对条码技术的运用ꎬ加强固定资产的管理水平ꎮ现阶段仍有个别企业在用传统的管理办法来对固定资产进行调用和管理ꎬ如粘贴固定资产标签ꎬ或是进行手写和打印ꎮ这样的管理模式无法保障固定资产管理工作的高效化ꎬ数据信息采集也难以实现自动化ꎬ管理效率较低ꎬ准确率相对较差ꎮ但是运用条码技术ꎬ可以确保固定资产在其使用过程中ꎬ只要出现信息变动ꎬ便可以通过电脑进行自动跟踪及记录ꎬ规避由于常规化管理手段效率较差所带来的账实不符问题ꎮ与此同时ꎬ还可以借助其中的计算机系统和网络技术ꎬ进行跨地域的远程账实核对ꎬ全方位缩短了固定资产在清查上所需要花费的时间和周期ꎬ人力资源和物力资源大大节省ꎬ避免企业出现不必要的费用支出ꎮ二是实现固定资产成果的信息共享ꎬ在固定资产清查工作上ꎬ其主要目标之一便是保障固定资
产管理工作的规范性ꎬ为后续固定资产的合理调配以及设备更新奠定有利基础ꎮ因此需要保障固定资产清查和处理结果在信息上的有机共享ꎬ通过创建信息化管理平台ꎬ保障企业的领导和业务部门实现固定资产清查信息的全面互联互通ꎬ以保障固定资产使用的公开和透明ꎮ
五㊁结语
新时期ꎬ固定资产的清查工作是保障企业固定资产使用合理㊁账实达成一致的主要手段ꎮ开展固定资产工作的重要性ꎬ主要表现于５个层面ꎬ分别是规避资产流失㊁核实资产现状㊁提高资产使用效益㊁有效配置固定资产资源㊁提高固定资产的管理水平ꎮ因此企业需要在掌握固定资产清查流程的基础条件下ꎬ结合固定资产清查时发现的问题ꎬ制定出针对性的优化措施ꎬ围绕组织领导和职责分工㊁确定业务流程设计办法㊁突出固定资产清查关键环节的控制㊁加强对信息技术的使用ꎬ以保障固定资产清查工作的有效性ꎬ进而掌握企业固定资产的实际动态ꎬ为避免出现固定资产流失和损毁提供保障ꎮ还可以有效维护我国国有资产的安全ꎬ实现其保值和增值ꎬ有效规避企业的发展风险ꎮ参考文献:
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