管理性文件控制程序

1目的
通过对文件、资料编号、编制、审核、批准、标识、接收、发放、更改、评审、存档、保管、借阅、使用、作废及等各环节实施有效控制，确保在使用场所能得到相应现行有效、适用文件和资料，并使文件、资料的管理规范化，防止使用已作废文件
2范围
适用于公司与质量管理体系有关的管理文件和资料（包括外来文件）的控制。

3职责
3.1管代负责组织实施质量管理体系管理性文件和资料的控制；负责质量手册编写；负责程序文件及有关管理办法的组织编写；负责组织质量管理体系文件的定期评审、修订和现行修订状态控制。

3.2技术技术质量部为公司质量管理体系文件的归口管理单位，其职责为：
a）负责全公司质量管理体系文件的目录管理；
b）组织、指导各部门质量管理体系文件以及质量业务文件的编制、评审、修改、控制；
c）负责对质量管理体系文件的有效性、符合性进行监督检查。

3.3综合部为质量管理体系文件之外的管理文件的归口管理单位，其职责为：
a）负责全公司各种文件化规章制度的建立与完善；
b）对各种规章制度的实施，执行情况进行落实、监督、考核；
c）负责各种管理文件在OA系统上的发布和维护。

3.4档案室负责管理性文件的编号、标识、发放、更改、存档及借阅等有关的管理工作。

3.5公司其它职能部门、单位负责其业务范围内文件、资料的编制、修订、使用、保管及控制。

但必须在综合部备案
4工作流程
1.1.1性文件和资料的分类
4.1.0根据文件的性质（属性、来源，可分为以下几类：
a）质量管理体系文件；
b）技术文件；
c）日常事务/时效性文件；
d ）外来文件/资料。

1.1.2质量管理体系文件可四个层次：
a）第一层次：质量手册；
b）第二层次：程序文件；
c）第三层次：各种管理办法、规定、制度、岗位职责等操作性文件（作业文件）；工作计划类文件，与质量管理体系有关的政策、法律法规文件等。

设备操作和试验类文件d）第四层次：各种记录。

1.1.3日常事务/时效性文件可分为：通知、通报、报告、申请、计划、纪要、工作联系单（内部适用入传真（函）（对外适用）等。

（具体参见《管理文件补充规定》）
1.1.4资料：本规定指具有参考、使用价值的各类文字类、图片类文件材料、手册等，保存的介质（载体）包括纸质、光盘、磁带等。

4. 2管理性文件的编号
技术技术质量部负责公司所有质量管理体系文件管理文件的编号。

技术质量部负责公司所有质量管理体系文件之外管理文件的编号
4.2.1质量管理体系文件编号规则
文件编号由文件代号、层次文件代号、文件序号三部分组成，中间用圆点分开：
a）文件代号——质量管理体系管理性文件采用“ 1WN”表示；
b）分类代号：写在文件代号后，J-技术、G-管理、Z-质量、Y-工艺、S-设计、C-采购、生产。

c）层次文件代号——用三位阿拉伯数字表示，需备案。

d）文件序号——用三位阿拉伯数字表示，如“ 001、002等”。

f）图纸与工艺文件可不加分类代号。

例如:例如质量手册编号为“ 1WNZ.xxx.xxx”。

4.2.2各类技术文件（产品图样、工艺文件、企业技术标准、产品设计文件等）的编号由编写人员编号，具体执行《产品图样及技术文件编号规定》。

4.2.3日常事务/时效性文件由文件编写者自行编号，具体按照TFGL-JT001.0-2009《文件管理补充规定》的要求执行。

4.3文件的编写和审批
4.3.1质量手册由技术质量部负责组织编写，报管理者代表审核，经总经理批准下发执行。

4.3.2程序文件及相关三层文件由技术质量部组织，各主管部门编写，主管副总审核，管理者代表批准。

4.3.3日常事务/时效性文件的编制、审核与批准按照《文件管理补充规定》的要求执行
4.3.4质量管理体系文件编制完成后交技术质量部审阅，由技术质量部办理审批手续后，填写“文件（记录）归档登记簿”（附审批原件）交档案室。

4.4文件的评审
4.4.1文件在批准前，或在执行过程中，必要时，以会签或会议方式进行评审。

4.4.2当以会签的方式评审时，可使用网络办公系统完成会签。

4.4.3当以会议的方式评审时，由文件制发部门组织与该文件有关的部门领导及主管人员进行评审，文件制发部门做好记录并对评审意见进行充分讨论，采纳适宜的意见。

4.4.4评审的内容主要是针对文件中规定的职责、工作接口关系、流程及可操作性、适宜性和协调性等。

根据评审结论必要时对文件进行修订。

4.4.5日常事务/时效性文件的会签按照1WNZ.xxx.xxx《文件管理补充规定》的要求执行。

4.5文件的标识
4.5.1质量手册、程序文件、管理办法、岗位职责等各类第三层次管理文件、分为受控和非受控两种：
a）公司内部使用和提供外部审核使用的质量管理体系文件、执行的技术文件均为受控文件；受控文件在文件封面加盖红色“受控”印章。

b）向外单位提供的管理文件为非受控文件；非受控文件不做标识。

4.5.2执行或使用的设备操作和试验方法类文件、外来技术文件按管理文件控制，应做受控标识，并列入“受控文件清单”。

4.5.3对有保密要求的文件，同时要求在文件上进行标识。

客户（主机厂）提供的文件知识产权属于顾客，按照保密文件进行标识。

4.5.4日常事务/时效性文件一般不要求做标识。

有特殊要求的除外。

4.6文件的发放
4.6.1文件的发放与发布范围由文件编写者拟定，作为文件附加说明的一项内容，在批准文件
内容的同时得到批准。

以实物形态发放的文件（纸质文档等，文件编写者应填写“文件发放记录”，并加盖“受控”印章。

明确接收者、份数，和受控编号，由接收单位/个人签收。

所发文件须标明发放号（按001；002……顺序发放卜
4.6.2各类管理文件，日常事务/时效性文件可通过公司内部办公网络（OA系统）按照发布范围发布。

4.6.3各部门通过公司内部办公网络（OA系统）上发布的文件应按公司相关规定执行，确保文件的起草、校核、会签、审核、批准、存档、发文、收文、使用和印刷等得到控制并有记录。

4.6.4纸质文件的原审批稿签字原件应存档，分发复制件。

4.6.5当文件严重破损影响使用时，应到档案室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。

补发的文件号仍沿用原文件分发号。

破损文件由文件管理人员销毁。

4.6.6当文件丢失时，文件签收入应填写“文件补发申请单”申请补发。

档案室文件管理人员在补发时应给予新的分发号，并在“文件发放记录”上注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废的分发号通知各有关部门，防止使用。

4.6.7当文件持有者调离本岗位，由档案室收回文件，新人员到岗，重新履行文件发放手续。

4.6.8外发文件必须由管理者代表或分管副总批准后方可发放，并做好发放登记。

4.6.9零散发放的文件，参照新制文件下发规定执行。

4.7管理文件的更改
4.7.1当发生以下情况时应对质量管理体系文件实施更改：由技术质量部将更改建议提交管代或管理评审会审议。

a）部门职能、职责调整时；
b）组织机构发生变化时；
c）业务流程发生调整时；
d）经评审文件的适宜性和充分性不能满足要求时；
e）文件所依据的标准、政策、法规等发生变化或换版时；
f）其它情况
4.7.22其它管理文件制发部门，在需要时应对使用过程中文件的充分性和适宜性及时组织评审，并根据评审结果，对文件进行更改。

4.7.3更改文件时应编写更改说明，明确更改原因及所修改的条款及内容。

4.7.4文件更改应由该文件的原审批部门人员、审批部门人员有调整、变动时，更改人应同时提交审批所依据的有关背景资料（如：修改的理由及修改的依据等）。

4.7.5如更改的文件涉及到其它管理文件（职责、规定、流程等方面），则应由相关单位会签，必要时对相关管理文件的相关内容进行调整，确保文件的协调和一致性。

4.7.66除修改错别字等不影响原文件内容以外，每一次更改都要更新文件版本编号。

4.7.7质量管理体系文件必须实施整页替换的更改，经审批后交档案室换发新文件。

旧文件收回，加盖“作废”印章。

更改文件采用换页方式更改的由档案室负责对文件实施更改，将更换下来的作废文件单页，做无痕迹销毁。

4.7.8纸质文档更改的同时，通过公司内部办公网络（OA系统）发布的相应的电子文档版本应同步更改。

4.8文件的换版与作废
4.8.1文件经多次修改（一般不超过九次），或质量管理体系有重大变动，文件需大幅度更改时，应进行换版，原版文件作废，换发新版本（版本号按A、B、C .............. 顺序）。

4.8.2对于作废的文件由档案室（文件的制发部门）按“文件发放记录”收回并记录。

作废文件有保留价值的，在文件上加盖“保留参考”印章后，保存于档案室。

（只保留原件）
4.8.3文件需销毁时，由档案室文件管理人员填写“作废文件清单”，列出销毁文件和资料目录，经管代（部门领导）批准后，统一销毁。

4.9文件和资料的管理
4.9.1技术质量部、综合部负责编制下发公司“受控文件清单”，定期公布受控文件的现行有效状态（版本号、修订状态或批准发布日期）；各部门根据公司“受控文件清单”编制本部门“受控文件清单”，并整理本部门文件，确保文件处于现行修订状态。

4.9.2.当发布新文件或更改文件时，综合部应对文件清单进行及时维护，并在公司内部办公网络（OA系统）上发布。

如有疑问由文件编制部门进行确认。

4.9.3文件借阅需由借阅者填写“文件和资料借阅登记表”，到档案室办理借阅手续。

原版文件一律不外借。

受控文件和资料一律不得向外单位提供。

有特殊向外提供之需要时，必须向管理者代表或分管副总提出书面申请，获准后，由档案室登记，并保存被批准的申请原文。

凡对外提供的文件和资料，均为“非受控文件”。

4.9.4文件要保持清晰、整洁和完好，不得有涂改痕迹；受控文件不得私自转抄和复印。

对储存在计算机软、硬件内的文件，亦不得私自复制。

4.9.5其它非受控的文件、资料、日常事务/时效性文件等，应建立收发台账。

对有时限性的文件，如：各种工作计划、会议纪要等不作受控标识，发出后不再收回，过期自动作废。

4.9.6通过公司内部办公网络（OA系统）发布的各类管理文件、日常事务/时效性文件，可在在办公网络系统上阅览/查阅。

4.9.7以实物形态发放的文件（纸质文档等,）接收单位应有专人保管，分类有序存放，并在“文件清单/登记表”记录。

4.9.8借阅文件时应按规定办理手续并按期归还；不得私自外借（特别是保密文件）；原版文件一律不得外借；调离本岗位应同时归还借阅文件。

4.9.9文件不得随意更改、乱涂乱画、撕页等，保持清晰、整洁和完好；受控文件不得私自转抄和复印；对储存在计算机软、硬件内的文件，亦不得私自复制。

4.10对外来管理性文件和资料的管理
4.10.1外来管理性文件和资料包括：a）国家和地方政府颁布的有关法律、法规及规定；
b）政府主管部门下发的有关文件、通知和具体规定；
c）重点设备的随机文件和资料、召投标书、合同等；
d）图样、技术协议和国家/企业标准；
e）外部机构授予证书、奖章、奖状等；
f）其它对公司经营、发展有参考价值的文件、资料
4.10.2法律顾问负责收集、跟踪与本公司有关的法律、法规信息，确保现行有效，并控制其发放。

4.10.3上述（4.8.1）条款中c）项内容的文件和资料原件由技术质量部档案室负责收集归档，并负责向各有关使用单位提供复印件备用。

4.10.4外来文件和资料原件由各使用部门单独建立台账进行控制。

本公司产品、技术文件有关的国际标准、国家标准、行业标准、其它企业标准、地方标准等，应编入“受控文件清单”。

4.10.5在每年第一季度，各部门应将存放在本部门上年度的具有保存价值的外来文件、资料移交给档案室归档保存，双方办理移交手续，并保存好有关移交记录。

5相关文件
6记录
6.1“文件分配表” 6.2 “受控文件清单” 6.3 “文件（记录）归档登记簿”
6.4“文件补发申请单” 6.5 “文件发放记录” 6.6 “文件更改申请表”
6.7“作废文件清单” 6.8 “文件和资料借阅登记表”。