天然气管网工程竣工资料归档整理细则

目录
前言
1.0总则 (1)
2.0编制依据 (1)
3.0基本规定 (1)
4.0文件归档类别和项目竣工文件分工 (2)
5.0项目竣工文件的编制 (7)
6.0项目竣工文件的立卷 (11)
7.0项目竣工文件的归档与验收 (22)
8.0附录A——文件清单 (26)
9.0附录B——线路、站场工程质量保证资料一览表 (65)
前言
本标准是为规范天然气管网工程项目档案管理，确保山西天然气档案的完整、准确、系统、规范和安全，使之更好地服务于天然气管网工程建设和生产经营管理及今后的改扩建工作。

本标准是天然气管网工程建设项目开展档案工作的基本规范，各单位应结合实际认真实施。

本标准为首次发布。

本标准起草单位：山西省家档案局、山西天然气股份有限公司
本标准主要起草人：
1.0范围
本标准规定了山西天然气管网工程建设项目档案工作组织、职责要求；明确了项目文件归档、项目档案整理、保管、利用、信息化管理及项目档案验收的基本方法。

本标准适用于新建、改建、扩建、技改、续建的山西天然气管网工程建设项目的档案管理工作。

2.0 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。

然而，鼓励根据本标准研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适应于本标准。

GB/T 19000 质量管理和质量保证系列标准
GB/T 10609.3 技术制图复制图的折叠方法
GB/T17678.1 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求
GB50319 建设工程监理规范
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范
GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求
DA/T28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
DA/T42 企业档案工作规范
《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字〔1997〕15号文件）
《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）
GB／T11822-20002.7《照片档案管理规范》GB/T11821-2002
3.0 术语和定义
3.1项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

3.2项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

3.3项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

3.3.1项目施工文件指施工单位在项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

3.3.2项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

3.3.3项目监理文件指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

项目监理文件指监理单位在工程设计、施工监理过程中形成的文件。

3.4.项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

4.0 山西天然气管网工程建设项目档案工作职责和要求
4.1 山西天然气管网工程建设项目（以下简称项目）档案工作实行项目法人负责制。

项目法人或受其委托的建设单位（以下统称项目建设单位），全面负责本项目的档案工作，并接受档案行政管理部门的监督和指导。

项目建设单位在与地质勘探、勘察设计、施工安装、工程监理、设备供应等单位（以下简称参建单位）签订勘探、设计、施工及采购、服务、技术等合同、协议时，应设立专门条款，明确提交项目文件范围及相应职责，提出文件的质量要求、整理标准，提交套数、提交时间等要求。

4.2 项目档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理、分工负责原则。

4.3 项目建设单位应明确档案工作的分管领导，建立与项目相适应的档案管理机构。

确定项目档案管理机构的负责人和各职能部门分管档案工作的负责人。

4.4 项目档案工作应与项目建设同步。

项目建设单位应从项目开始筹建就建立档案工作，把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入分管领导和工作人员的岗位职责，并与项目建设管理同步实施、同步考核。

4.5 项目建设单位应配备适应项目档案工作需要的专职人员；各职能部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人员。

4.6 各参建单位应按建设单位要求或合同规定，明确负责档案工作的部门，配备满足项目档案工作需要的专（兼）职档案人员。

4.7 档案人员专业素质和职业操守应适应项目档案工作的需要；档案人员应保持相对稳定。

项目档案工作人员应具有档案专业和天然气管网工程建设专业知识。

档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。

项目应建立档案人员培
训制度并认真组织实施。

4.8 项目建设单位应建立以档案部门为中心，各职能部门、各参建单位档案部门或专（兼）职档案人员为基础的档案工作管理网络。

4.9 项目建设单位档案部门职责：
——贯彻落实国家、行业及项目主管部门有关档案工作的法律、法规、标准规范，建立健全本项目档案工作制度，组织项目档案业务培训；
——对本单位各职能部门和参建单位档案工作进行监督、指导、检查；
——参与项目合同管理，对文件材料和档案的形成进行全程监管和控制。

——参与项目建设的重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、项目建设交工验收；——负责收集、整理、保管、提供利用本项目全部档案，并按要求做好项目档案验收准备和移交工作。

4.10 建设单位各职能部门档案工作职责：
——负责本部门项目文件的收集、整理，对归档文件质量和完整、准确、系统情况负责；并在规定时间内向档案部门移交，与档案部门共同指导、检查相关参建单位的归档情况。

4.11 参建单位档案工作职责：
——按合同、协议规定负责相关文件的收集、整理和归档工作，对归档文件质量和完整、准确、系统情况负责；并在规定时间内按要求向建设单位移交档案。

——监理单位还应负责审核施工文件完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交档案专项报告和验证文件。

4.12 项目档案登记
项目建设单位应在项目开工后向项目主管部门报送《项目档案登记表》，每年报送一次，由项目主管部门汇总后报项目所在地省级档案行政管理部门。

4.13 控制措施
建设单位和参建单位应建立健全项目档案管理的制度和规范，采取前端控制、过程管理、节点把关等有效措施，控制文件归档和档案质量。

在主要合同的起草、审查、执行等环节，凡涉及文件和档案的条款，应有档案人员参与把关，合同结算程序应有“档案部门签字”。

5.0项目文件的归档
5.1 .项目文件的收集、积累、整理工作，由项目文件的形成单位或部门负责。

5.2 项目文件形成单位或部门应指定人员负责文件的归档工作，确保归档文件的真实、准确。

5.3 项目建设单位应依照《天然气管网工程建设项目文件归档范围和保管期限表》（见附录），结合项目实际，制定本项目文件归档范围和保管期表。

保管期限分为10年、30年、永久。

5.4 归档职责
5.4.1 项目建设单位各职能部门负责收集、整理关于天然气管网工程项目建设的法规性文件、许可和资质文件；项目前期地质勘探、决策立项及核准文件；规划和建设用地审批文件；设计文件；工程及物资、设备采购招投标及承发包合同文件；开工审批及计划、投资、财务、审计等管理文件；工程质量监督检测及验收文件；安全及质量事故调查处理文件；工艺设备文件；科研项目文件；涉外文件；试运行（生产）和单项验收等过程中形成的文件。

5.4.2 地质勘探单位负责收集、整理地质勘探各阶段的地质文件，并按要求向建设单位提供相应的地质报告及审批文件。

5.4.3 勘察设计单位负责所承担的工程地质勘查，预可行性、可行性研究及设计文件的收集、整理工作，并按规定的要求向建设单位提供报告和设计文件。

5.4.4 施工单位负责收集、积累、整理其所承担工程（或标段）形成的施工文件、竣工验收文件、系统调试文件、系统使用维护与保养说明文件及竣工图，并按规定的要求向建设单位移交。

竣工文件的编制应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）标准的要求和合同约定要求。

5.4.5 监理单位负责收集、积累、整理其所形成的监理文件，并按规定的要求向建设单位移交。

5.4.6 物资、设备供货单位（含厂家或中间商）负责提供其物资、设备的质量证明文件，天然气管网工程使用产品安全标志证明文件及生产许可文件，产品安装、使用、维护、操作说明等随机文件，连同设备材料及构配件（开箱）进厂检验单等，由施工单位负责收集、整理，经监理单位查验并签字后编入施工文件。

5.4.7 设备生产监造单位负责收集、整理设备监造工作中产生的监造文件，并负责检查、审核设备生产单位所提交文件资料的完整、准确、系统情况，交施工单位复检签
字后，编入施工文件。

5.4.8 由建设单位发包的专业承包施工工程，承包单位负责所承包工程施工文件的收集整理，并直接提交建设单位。

项目实行总承包的，由总承包单位负责项目全部文件的收集整理，或责成各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理后提交总承包单位汇总。

5.4.9 安全和质量事故的相关文件由事故调查处理牵头单位负责收集整理和归档工作。

5.4.10 声像档案是项目档案的组成部分，由制作部门或指定部门负责收集、整理和归档。

它包括照片（底片、反转片）、影片（正负片）、录音带、录像带、音频、视频等。

声像档案应真实记录建设项目现场、重要施工过程、开竣工仪式、试生产情况和重要会议、活动、事故情况。

声像材料形成后应由摄录人员及时整理归档，加以必要的文字说明（时间、地点、内容、人物、主题、格式）。

归档的声像材料必须是原版、原件，质量和格式符合规定要求。

5.5 项目文件的整理应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28）及《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T 11822）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3）的原则要求。

5.6 归档的项目文件应为原件。

因故为复制件的，必须加盖复制件提供单位或归档单位的公章，并注明原件所在之处。

5.7 各相关方向建设单位移交项目档案时，应编写归档说明，将归档过程及结果情况进行说明。

交接双方应办理交接手续，编制移交清册，双方分别留存。

6.0 项目档案的整理
6.1 建设单位档案部门应编制本项目档案分类、编号规则，
6.2建设单位档案部门应按照分类编号规则对项目档案进行排列、编档号，系统化整理后编制相应的案卷目录。

6.3建设单位应在项目档案验收合格后三个月内按合同及规定的要求，向生产使用单位办理档案移交。

分期建设的项目，应在每期通过正式竣工验收后办理档案移交。

项目档案的保管和利用
6.4 建设单位应对项目档案集中统一管理。

任何部门或个人不能据为已有。

6.5建设单位应为档案部门配备满足档案工作需要的设施、设备，并做到办公室、阅览室和库房三分开。

档案工作应具有档案整理、档案保护、档案利用所需的装订机、计算机、扫描仪、刻录机、复印机和照相机、摄像机等设备。

6. 6 档案库房要远离存在安全隐患的设施或场所，并采取抗震、防火、防盗、防水、防潮、防紫外线照射、防有害生物、防尘等保护措施；配备温湿度计、灭火器、空调、去湿机、消毒柜、防磁柜等，以确保档案安全。

有条件的应配置自动监控报警、自动灭火、温湿度自动调控等设备。

6.7档案柜架应符合坚固、耐久、实用要求。

库房、柜架应设置引索图卡，做到排列有序，指引醒目，存取方便。

档案盒应符合规范要求。

档案库房温度一般应控制在14-24℃，相对湿度45%-60%，保持库房整洁。

6.8 编制案卷目录及卷内目录、电子档案、声像档案等专题检索工具，方便档案查找利用。

6.9 建立健全档案借阅、利用登记制度，做好档案利用效果统计工作。

对需要保密的档案设置档案利用权限，严格审批程序。

7．0项目档案信息化建设
7.1 项目档案信息化建设应与项目信息化建设协调和同步实施，并坚持技术与管理并重的原则，以档案信息化促进和保障项目建设信息化。

7.2 项目档案管理信息化系统的开发与应用，应满足项目建设全过程文件控制和档案管理工作运行的需要。

7.3 项目档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其它相应功能。

7.4 项目档案管理系统应与建设项目各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。

7.5 电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。

电子文件的整理、鉴定与归档要求参见《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）。

8．0项目档案验收工作
8.1 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未通过档案验收的项目，不得通过竣工验收。

8.2 项目档案验收分为档案交工验收和档案专项验收。

8.3 档案交工验收是项目建设单位对完工的单位工程或合同标段进行的档案验收，由项目建设单位档案部门组织相关部门和监理单位进行。

8.4 项目档案专项验收分自检、预验收和正式验收三个阶段。

自检由项目建设单位组织，并形成自检报告；预验收由档案验收组织单位负责组织或委托相关单位组织，并提出预验收意见，供建设单位组织相关单位进行整改；专项验收按《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）由相应单位组织进行，并在竣工验收3个月之前完成。

山西天然气管网建设文件归档范围和保管期限表
说明：
1、完整情况其符号意义：“√”文件符合要求，“－”本项目不涉及该文件，“×”缺少此文件，“◇”复印件。

2、准确情况其符号意义：“√”文件符合要求，“－”本项目不涉及该文件，“×”缺少此文件，“◇”复印件。

3、系统情况其符号意义：“√”符合案卷质量要求，“－”本项目不涉及该文件，“×”不符合案卷质量要求。

山西天然气股份有限公司管网工程
竣工资料档案整理细则
1.0总则
1.1编制目的
竣工资料是基本建设项目的重要技术档案,是工程建设的重要技术成果,是建设项目进行竣工验收的重要内容,是工程建设建成投产后,生产运营、维护、检修的重要依据，为规范天然气管网工程竣工资料的编制工作，特制定本细则。

2.0基本规定
2.1山西天然气股份有限公司项目研发部负责组织、监督、检查和汇总各参建单位的项目文件的形成、积累和立卷归档工作。

2.2各监理单位负责组织、监督、检查和验收所监理的施工、无损检测单位的项目竣
工文件形成、积累和立卷归档工作。

2.3各参建单位将本单位形成的项目竣工文件，按照档案管理的要求，经过系统整理，由监理（分）部检查验收合格、经项目部同意后，向公司项目研发部移交，由项目研发部邀请档案局进行竣工资料验收，最终由档案局出具档案验收意见书。

2.4项目竣工文件移交数量
2.4.1施工单位的项目施工文件、项目竣工图移交公司项目研发部一式四套（正本一套，副本三套）。

2.4.2无损检测单位的项目施工文件移交公司项目研发部一式四套（正本一套，副本三套）。

2.4.3监理单位的监理文件移交公司项目研发部一式四套（正本一套，副本三套）。

2.4.4 各单位在移交竣工资料的同时移交竣工资料电子版光盘二张；影像资料光盘两套。

3.0文件归档类别和项目竣工文件分工
文件归档类别
山西天然气管网（一期）工程工程项目文件分四类进行归档整理，即：
第一部分项目前期文件
第二部分项目工程管理文件
第三部分项目竣工文件
第四部分项目竣工验收文件
3.1项目前期文件
3..1.1项目前期文件
工程实施以前在立项、审批、管理以及前期筹划过程中形成的文件、报告、纪要、批文等文件。

如项目预可行性研究、项目建议书及计划任务书批准文件；项目选址意见及其报批文件、规划许可证；可行性研究报告及评估、设计任务书及批准文件；项目评估（包括借贷承诺评估）、论证等；
环境预测、调查报告、环境影响报告书及批复；劳动安全卫生评价报告书和批复；水工保持方案大纲及批文；遥感——GIS技术的应用；地质灾害危险性评价报告书；
3.1.2勘察文件和资料
概念设计资料；合作设计资料；基本设计资料；初步设计资料及批文；设计有关文件。

3.1.3设计基础文件和资料
1）工程地质、水文地质、勘察设计和委托书、勘察报告、地质图、勘察记录、
化验、实验报告；重要土样、岩样及说明。

2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观察记录。

3）水文、气象、地震与其它设计基础资料。

4）输送介质物理化学性质资料。

5）其它设计原始资料。

3.1.4设计文件和资料
1）初步设计（含概算）报批及批准、调整文件。

2）设计委托书、方案设计。

3）总体规划设计、工程设计计算书、施工图设计。

4）技术秘密材料、专项产品设计资料,如计量撬装设备、设备采办规格书等；3.2项目工程管理文件
3.2.1征地文件
征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图；土地使用证；文物调查及相应管理文件；建设原始地形、地貌、状况图、照片；施工执照、资质、施工许可证。

3.2.2计划、投资、统计、管理文件
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；规程、规范、标准、规划、方案、规定；招标文件审查、技术协议；投资、进度、质量、健康安全环保、合同控制文件等。

3.2.3各类招标、投标、承发包合同协议
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告；中标通知书；合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件。

3.2.4专项申请、批复文件
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件；与铁路、公路、电力、通信、水利等部门签订的合同、协议；
项目开工报告、工程建设总体部署及批文、工程管理计划、管理实施文件等资料；与工程建设有关的文件、纪要等。

3.2.5物资采办文件和资料
物资采办招、投标文件；物资采办及运输合同、协议等；物资采办管理计划、管理实施文件；物资采办决算和物资核销资料；引进材料、设备批文；商检资料；材料、设备验收资料；进口管材检测报告、试验总结；材料、设备样本和出厂合格证、使用说明书、安装说明以及维修手册等。

3.3项目竣工文件：
3.3.1.施工单位的施工文件
3.3.1.1施工文件的主要构成：施工管理文件、通用资料、材料设备合格证资料、施工记录、HSE管理资料五个部分。

3.3.1.2施工管理文件主要包括：施工组织设计、专项施工方案、施工技术措施，施工工艺文件，施工计划文件及其批复。

3.3.1.3通用资料主要包括：工程开工、竣工报告，设计交底、图纸会审记录，交工验收记录、各类移交记录，单位工程质量评定，分部工程质量评定，工程变更，电子、声像资料，事故及遗留事项处理记录。

3.3.1.4材料设备合格证资料主要包括：甲供材料验收资料，乙供材料验收资料，标准设备验收资料，非标设备验收资料，成套设备验收资料。

3.3.1.5施工记录主要包括：隐蔽工程检查验收记录、施工试验记录、试验室试验报告、施工检查与验收记录。

3.3.1.6 HSE管理资料主要包括：HSE两书一表和HSE其他管理文件。

3.3.1.7施工单位的施工文件清单详见(附件一)。

3.3.2.检测单位的施工文件
3.3.2.1施工文件的主要构成：施工管理文件、通用资料与无损检测报告、HSE管理资料三个部分。

3.3.2.2施工管理文件主要包括：检测方案（工艺）文件及其报批文件。

3.3.2.3通用资料与无损检测报告主要包括：开工、停工、复工、完工报告，工程交工证书，无损检测统计、无损检测报告、射线检测使用材料质量证明书，无损检测分析报告、底片移交记录，电子、声像资料。

3.3.2.4 HSE管理资料主要包括：HSE两书一表和HSE其他管理文件。

3.3.2.5检测单位的施工文件清单详见（附件二）
3.3.3.设计监理单位的监理文件
3.3.3.1设计监理单位的监理文件主要包括：监理管理文件，监理通用资料，质量报验认可资料，工程变更及其他批复资料，HSE管理监理资料五个部分。

3.3.3.2监理管理文件主要包括：监理规划、监理细则、监理手册。

3.3.3.3监理通用资料主要包括：开工、停工、复工、完工报审及批复，监理会议纪要，监理周报、监理月报，监理通知及回复，分包单位资质报审及批复，电子、声像资料，事故及遗留事项处理记录。

3.3.3.4质量报验认可资料主要包括：工程质量报验认可。

3.3.3.5工程变更及其他批复资料主要包括：工程变更报审及批复，工程变更费用报审及批复，工程延期审批，费用索赔审批，合同争议、违约报告及处理，合同变更资料。

3.3.3.6HSE管理资料主要包括：HSE管理文件。

3.3.3.7设计监理的监理文件详见(附件三)。

3.3.4施工监理单位的监理文件
3.3.
4.1施工监理单位的监理文件主要包括：监理管理文件，监理通用文件，质量控制监理文件，进度投资监理文件，HSE管理监理文件五个部分。

3.3.
4.2监理管理文件主要包括：监理规划、监理细则、创优方案和其他监理管理文件。

3.3.
4.3监理通用文件主要包括：开工、停工、复工、完工、竣工报审及批复，监理会议纪要，监理周报、监理月报，监理通知及回复，分包单位资质报审及批复，电子、声像资料，事故及遗留事项处理记录。

3.3.
4.4质量控制监理文件主要包括：材料设备报验认可，工程质量报验认可。

3.3.
4.5进度投资监理文件主要包括：工程变更报审及批复，工程变更费用报审及批复，工程延期审批，费用索赔审批，合同争议、违约报告及处理，合同变更资料。

3.3.
4.6 HSE管理资料主要包括：HSE管理文件。

3.3.
4.7施工监理的监理文件详见(附件四)。

3.3.5.监造监理单位的监理文件
3.3.5.1监造监理单位的监理文件主要包括：监理管理文件，监理通用资料，质量报验认可资料，工程变更及其他批复资料，HSE管理监理资料五个部分。

3.3.5..2监理管理文件主要包括：监理规划、监理细则、监理手册。

3.3.5.3监理通用资料主要包括：竣工移交文件，监理会议纪要，监理周报、监理月报，监理通知、请示及回复，分包单位资质报审及批复，电子、声像资料，事故及遗留事项处理记录。

3.3.5.4质量报验认可资料主要包括：材料报验认可，质量检验认可。

3.3.5.5工程变更及其他批复资料主要包括：工程变更报审及批复，工程变更费用报审及批复，工程延期审批，费用索赔审批，合同争议、违约报告及处理，合同变更资料。

3.3.5.6 HSE管理资料主要包括：HSE管理文件。

3.3.5.7监造监理的监理文件详见(附件五)。

3.4项目竣工验收文件。