档案电子化管理现状及优化改进探讨
合集下载
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
中 出现 的 问题 ，是 档 案管 理 工 作 者面 临 的一 大课 题 。
制约了档案 电子化管理 的进度 ，提高档案 电子化管理 的标准化、 规范化水平 ， 有效解决档案管理中的问题 ， 完善档 案的 电子化管理 ，是实现档案 电子化管理的关
键 ” 。
（ 三 ）未 从 计 算 机 信 息 处 理 技 术 特 点 考 虑 档 案 的
管理 人 员借 助 高端 信 息 化 手 段 ，建 立 起 无 纸 化 信 息共 享 资
的发展要求，缺乏系统性和通用性，而且档案部 门各 自开发的软件不能互用 ，这对档案的 电子化管理带来
很 大 的 冲 击 ， 由于 各 部 门 的软 件 不 能 互 调 ，导 致 档 案
电子化管理的进程缓慢。
迈 上 一 个 新 台 阶 。 目前 档 案 电子 化 管 理 的 组 织 工 作 ，
优化档案 资源 管理工作 的必然选择 ，信 息保 管、整理
和 利 用 难 等传 统 档 案 管 理 问题 ，在 电子 化 的档 案 管 理 下 得 到 了 有 效 的 解 决 。 档 案 的 电子 化 管 理 ， 充 分利 用
计算机 资源 ，大 大提 高 了档案信 息管 理的效率， “ 二 次文献信 息”的形成在 时间上受到传统手工信 息加 工 工作模式 的影响，出现 了一系列 的问题 ，采取有 效措
施 解 决 存 在 的 问题 ，将 进 一 步 优 化 档 案 信 息 的 电子 化
管理。
尚未从计算机 信息处理技术特点层面考虑档案的组织 工作程序 的标 准，只 是简单地利用 计算机 处理问题 的 便捷特点，进行简单的档案归档管理工作 。
Ｉ ｎ ｆ ｏ ｒ ｍａ ｔ ｉ ｏ ｎ ｉ ｚ ａ ｔ ｉ ｏ ｎ Ｃ ｏ ｎ ｓ ｔ ｒ ｕ ｃ ｔ ｉ ｏ ｎ信息化建设
三．档案 电子化管理优 化改进的措施
（ 一 ）提 高 档 案 电子 化 管 理 的 标 准化 、规 范化 水
平
实行集中统一管理。档案部门的 “ 硬任务”不能长期集 中于一个部门，档案信息系统在档案部 门这一信息系统 集中组建，使得档案 电子化管理工作 的整体水平就很难 提高。档案 电子化管理的理想模式，是建立集中统一管 理下的分散式系统 【 ３ Ｊ 。 （ 四）培养优 秀人才 ，提高利用先进技术管理 的
这 些 问题 也 非 常 严 峻 ， 档 案 管 理 的 自动 化 工 作 没 有 一 套 统 一 标 准 的 形 成 和 规 范 ， 由于 只 对 某 一 个 馆 或 某 个 专 业 系 统 的重 视 ，无 法 实 现 自动 化 的全 面 推 行 ，这 也
网络媒体 的兴起 和办公 自动化 的普及 ，档案 工作模式 受到 了不 同程度 的冲击 ，无论是档案信 息资源 的开发 利用 ， 还 是档案的基础设施建设都 出现 了一系列 问题。 将档案工 作 电子化管理推 向新 的高度 ，改进 管理过程
一
档案 电子化管理的含义
档案信 息电子化 管理，是顺应信 息时代的发展，
组织 工 作程 序 标 准
计算机信 息技术 高效的运转速度 ，使其在 问题处 理方面 占据很大优势，合理利用计算机信 息处理技术 的优势 进行档案管理工作，在对档案管理工作进 行规 范化 的同时，进一步提高档案 电子化管理水平，使其
流程的操作 。 档案管理迫切 需要专业性强的管理人才， 但就 目前形势 而言，尽管引进了现 代化设备，但 由于
大 部 分 档 案 管 理人 员 现代 技 术 水平 偏低 、 复合 型 人 才
奇缺，仍然不能充分发挥档案 电子化 管理的优势 。
峨立秸圣 ２ ０ １ ７ ． ０ ２ ／ ２ ５
（ 四 ）档 案 电子 化 管理 人 员 的素 质 有待 提 高 档 案 的 电子 化 管 理 ，需 要 具 有 较 高 知 识 素养 的专
业技术 人才 ，要优化 管理，而不只 是掌握 的问题
（ 一 ）档案 电子化管理 的软件缺乏通用性 目前 的档案管理软件不能适应现代档案管理水平
关键词 ：档 案信 息 ；电子化 ；管理体制
档案信 息化 建设是档案事业发展的必 由之路 ，档
案 电子 化 管 理 的 兴 起 顺 应 了 时代 和 社 会 的 发 展 要 求 ， 同 时 也 是 提 高 档 案 现 代 化 管 理 水 平 的 客 观 要 求 。 随 着
档案管理 中出现 的一系列 问题。 在档案的管理过程 中，
标准的建立 ，已成为档案工作和档案 电子化管理 的首 要任务 。处理好档案标准化 、规范化 问题 ，掌握两者 间相互促进、相互影 响的关系 ，推进档案 电子化 管理 的进程 ，才能使管理工作有序 、深入地开展。
信息化建设 Ｉ ｎ ｆ ｏ ｒ ｍａ ｔ ｉ ｏ ｎ ｉ ｚ ａ ｔ ｉ ｏ ｎ Ｃ ｏ ｎ ｓ ｔ ｒ ｕ ｃ ｔ ｉ ｏ ｎ
档 案 电子化 管理现状及优化 改进探讨
■ 何晓敏 九寨沟风景名胜区管理局
摘要 ： 电子 信息技术 的 飞跃 发展 使得 传统 的档 案管理模 式
已不 能适应档 案管理 的要 求， 档 案管理 工作 也逐 渐信息化 ， 利 用计算机 技术将各 种 资料 信息进行 系统化 的处理 ，档 案
（ 二 ）档 案 电子 化 管 理 的标 准 和规 范 有待 改善
源，充 分发挥 电子档 案在现 代管理 中的作 用， 已成为信 息
化 条件 下档 案 电子化 管理 的 重要 任 务 。
档案 电子化管理的标准化 、规范化水平在历史条 件的影响下提高速度缓慢 ，档案 的质量不高 ，各类档 案细则存在不相容性 以及系统软件移植性差 ，引发 了
水 平
目前 ，档 案 的 电子 化 管 理 仍存 在 很 多 问题 ，应 用
软件多而杂 ，没有对系统化 的标准进行规 范，硬件 功 能在这些 问题 的影 响下得不 到有效 发挥 ，这使得 系统
整 体 水 平 的提 高 受 到 限制 。档 案 业 务 的规 范 以及 档 案
档 案 电子 化 管 理 水平 提 高 是顺 应 社 会 发 展 的必 然
制约了档案 电子化管理 的进度 ，提高档案 电子化管理 的标准化、 规范化水平 ， 有效解决档案管理中的问题 ， 完善档 案的 电子化管理 ，是实现档案 电子化管理的关
键 ” 。
（ 三 ）未 从 计 算 机 信 息 处 理 技 术 特 点 考 虑 档 案 的
管理 人 员借 助 高端 信 息 化 手 段 ，建 立 起 无 纸 化 信 息共 享 资
的发展要求，缺乏系统性和通用性，而且档案部 门各 自开发的软件不能互用 ，这对档案的 电子化管理带来
很 大 的 冲 击 ， 由于 各 部 门 的软 件 不 能 互 调 ，导 致 档 案
电子化管理的进程缓慢。
迈 上 一 个 新 台 阶 。 目前 档 案 电子 化 管 理 的 组 织 工 作 ，
优化档案 资源 管理工作 的必然选择 ，信 息保 管、整理
和 利 用 难 等传 统 档 案 管 理 问题 ，在 电子 化 的档 案 管 理 下 得 到 了 有 效 的 解 决 。 档 案 的 电子 化 管 理 ， 充 分利 用
计算机 资源 ，大 大提 高 了档案信 息管 理的效率， “ 二 次文献信 息”的形成在 时间上受到传统手工信 息加 工 工作模式 的影响，出现 了一系列 的问题 ，采取有 效措
施 解 决 存 在 的 问题 ，将 进 一 步 优 化 档 案 信 息 的 电子 化
管理。
尚未从计算机 信息处理技术特点层面考虑档案的组织 工作程序 的标 准，只 是简单地利用 计算机 处理问题 的 便捷特点，进行简单的档案归档管理工作 。
Ｉ ｎ ｆ ｏ ｒ ｍａ ｔ ｉ ｏ ｎ ｉ ｚ ａ ｔ ｉ ｏ ｎ Ｃ ｏ ｎ ｓ ｔ ｒ ｕ ｃ ｔ ｉ ｏ ｎ信息化建设
三．档案 电子化管理优 化改进的措施
（ 一 ）提 高 档 案 电子 化 管 理 的 标 准化 、规 范化 水
平
实行集中统一管理。档案部门的 “ 硬任务”不能长期集 中于一个部门，档案信息系统在档案部 门这一信息系统 集中组建，使得档案 电子化管理工作 的整体水平就很难 提高。档案 电子化管理的理想模式，是建立集中统一管 理下的分散式系统 【 ３ Ｊ 。 （ 四）培养优 秀人才 ，提高利用先进技术管理 的
这 些 问题 也 非 常 严 峻 ， 档 案 管 理 的 自动 化 工 作 没 有 一 套 统 一 标 准 的 形 成 和 规 范 ， 由于 只 对 某 一 个 馆 或 某 个 专 业 系 统 的重 视 ，无 法 实 现 自动 化 的全 面 推 行 ，这 也
网络媒体 的兴起 和办公 自动化 的普及 ，档案 工作模式 受到 了不 同程度 的冲击 ，无论是档案信 息资源 的开发 利用 ， 还 是档案的基础设施建设都 出现 了一系列 问题。 将档案工 作 电子化管理推 向新 的高度 ，改进 管理过程
一
档案 电子化管理的含义
档案信 息电子化 管理，是顺应信 息时代的发展，
组织 工 作程 序 标 准
计算机信 息技术 高效的运转速度 ，使其在 问题处 理方面 占据很大优势，合理利用计算机信 息处理技术 的优势 进行档案管理工作，在对档案管理工作进 行规 范化 的同时，进一步提高档案 电子化管理水平，使其
流程的操作 。 档案管理迫切 需要专业性强的管理人才， 但就 目前形势 而言，尽管引进了现 代化设备，但 由于
大 部 分 档 案 管 理人 员 现代 技 术 水平 偏低 、 复合 型 人 才
奇缺，仍然不能充分发挥档案 电子化 管理的优势 。
峨立秸圣 ２ ０ １ ７ ． ０ ２ ／ ２ ５
（ 四 ）档 案 电子 化 管理 人 员 的素 质 有待 提 高 档 案 的 电子 化 管 理 ，需 要 具 有 较 高 知 识 素养 的专
业技术 人才 ，要优化 管理，而不只 是掌握 的问题
（ 一 ）档案 电子化管理 的软件缺乏通用性 目前 的档案管理软件不能适应现代档案管理水平
关键词 ：档 案信 息 ；电子化 ；管理体制
档案信 息化 建设是档案事业发展的必 由之路 ，档
案 电子 化 管 理 的 兴 起 顺 应 了 时代 和 社 会 的 发 展 要 求 ， 同 时 也 是 提 高 档 案 现 代 化 管 理 水 平 的 客 观 要 求 。 随 着
档案管理 中出现 的一系列 问题。 在档案的管理过程 中，
标准的建立 ，已成为档案工作和档案 电子化管理 的首 要任务 。处理好档案标准化 、规范化 问题 ，掌握两者 间相互促进、相互影 响的关系 ，推进档案 电子化 管理 的进程 ，才能使管理工作有序 、深入地开展。
信息化建设 Ｉ ｎ ｆ ｏ ｒ ｍａ ｔ ｉ ｏ ｎ ｉ ｚ ａ ｔ ｉ ｏ ｎ Ｃ ｏ ｎ ｓ ｔ ｒ ｕ ｃ ｔ ｉ ｏ ｎ
档 案 电子化 管理现状及优化 改进探讨
■ 何晓敏 九寨沟风景名胜区管理局
摘要 ： 电子 信息技术 的 飞跃 发展 使得 传统 的档 案管理模 式
已不 能适应档 案管理 的要 求， 档 案管理 工作 也逐 渐信息化 ， 利 用计算机 技术将各 种 资料 信息进行 系统化 的处理 ，档 案
（ 二 ）档 案 电子 化 管 理 的标 准 和规 范 有待 改善
源，充 分发挥 电子档 案在现 代管理 中的作 用， 已成为信 息
化 条件 下档 案 电子化 管理 的 重要 任 务 。
档案 电子化管理的标准化 、规范化水平在历史条 件的影响下提高速度缓慢 ，档案 的质量不高 ，各类档 案细则存在不相容性 以及系统软件移植性差 ，引发 了
水 平
目前 ，档 案 的 电子 化 管 理 仍存 在 很 多 问题 ，应 用
软件多而杂 ，没有对系统化 的标准进行规 范，硬件 功 能在这些 问题 的影 响下得不 到有效 发挥 ，这使得 系统
整 体 水 平 的提 高 受 到 限制 。档 案 业 务 的规 范 以及 档 案
档 案 电子 化 管 理 水平 提 高 是顺 应 社 会 发 展 的必 然