SafeShare最新功能说明(v5.6版本 2012-02-26更新)

1.“在结果中继续搜索”功能（v5.6版本2012-02-26发布）
用户搜索出结果后，可以进一步细化更改搜索的条件，然后点击“在结果中继续搜索”按钮，这样我们就能快速地、步步递进地找到需要的文件了。

2.浏览回退功能（v5.5版本2012-02-18发布）
在safeshare客户端的浏览界面右上角，增加了回退和前进的按钮，点击它可以向前向后遍历曾经浏览过的文件列表。

3.索引文件功能（v5.5版本2012-02-18发布）
SafeShare中增加了“索引文件”的概念，当前系统中的文件有两种类型：普通文件和索引文件；其中索引文件是包含了指向其他的服务器文件（或文件夹）的超链接的office文件。

目前只有doc、docx、xls、xlsx四种office文件才能作为索引文件。

2.1. 索引文件的作用
想象一下在纸质图纸时代我们是怎么管理档案室的：
➢首先是一个项目或者产品级的索引表，其中记录了“某某型号的产品（或者某某项目）的资料包”存放在“xx柜xx抽屉xx档案袋”中；
➢然后在每个项目或产品的资料包中，同样还有一个索引表，其中记录了该项目所有的图纸与文档的名称、编号、页数等信息；
➢这样，通过上述两级的索引表，我们就能快速地找到需要的资料文件。

SafeShare的一个基本功能就是为企业构建一个安全的电子档案库，为了方便用户快速地查询资料，我们支持用户编辑一个office文件（word文档或者excel电子表格）——其中包含了其指向其他的服务器文件（或文件夹）的超链接——来作为索引文件。

例如，我们可以在每个文件库的根目录下放一个office文档的索引文件，它的内容是指向库中的各个项目文件夹的超链接，用户在safeshare客户端的浏览窗口中打开这个索引文件，点击其中的某个项目超链接，就自动跳转到这个项目文件夹下；
然后，同样在每个项目文件的根目录下，放一个记录了项目所有资料的超链接的索引文件，用户点击其中的某个文件的超链接，就自动跳转到这个项目文件。

下面，我们详细说明索引文件的编辑和操作方法：
2.2. 更改文件类型的方法
默认情况下，safeshare系统中的文件类型都是普通文件，但是具有文件的“签入/签出
（编辑）”权限的用户可以修改文件的类型为“索引文件”。

首先在SafeShare客户端右侧上方的文件列表窗口中选择一个文件，点击右键，选择“文件类型——普通文件”或者“文件类型——索引文件”菜单项。

（见下图）
2.3. 索引文件的使用方法
在SafeShare客户端中浏览一个索引文件时（见下图），我们可以看到其中的超链接，它们指向了safeshare服务器上的其他文件和文件夹。

用户可以点击这些超链接，快速地跳转到关联的文件对象。

——事实上，这也是在office文件中编辑超链接的目的。

浏览索引文件的内容
**注意：要想在safeshare客户端窗口中正常地浏览索引文件和使用其中的超链接；客户端计算机上必须安装微软的Office软件（最好安装office2007或者更高级的版本）。

2.4. 索引文件的编辑方法
对索引文件的编辑其实和编辑office文件完全相同（因为它实质上还是office文件），用户需要首先签出索引文件，然后在office软件中编辑好超链接后，再将这个索引文件签入到服务器上。

（详见《SafeShare客户端使用说明》：$ 文件编辑、$ 文件签出、$ 文件签入）在上图中，我们看到office文件中可以编辑两种类型的超链接：绝对路径的超链接和相对路径的超链接。

在office文件中编辑超链接不用多说了，大家都会，关键是如何确定超链接的文件（或者文件夹）路径，因为必须要能使这个路径正确地指向文件服务器上的文件对象。

1.获取文件库的服务器绝对路径的方法：
在SafeShare客户端的左侧文件树上选择一个文件库对象，点击右键，选择“复制
服务器路径”菜单项，打开notepad（记事本）程序，右键，选择“粘贴”，可以看
到文件库的“服务器路径”了，例如：“\\；
获取文件库的服务器绝对路径
2.获取文件夹的服务器绝对路径的方法：
在SafeShare客户端中选择一个文件夹，点击右键，选择“复制服务器路径”菜单
项，打开notepad（记事本）程序，右键，选择“粘贴”，可以看到文件夹的“服务
器路径”了，例如：“\\；
获取文件夹的服务器绝对路径
3.获取文件的服务器绝对路径的方法：
在SafeShare客户端中选择一个文件，点击右键，选择“复制服务器路径”菜单项，打开notepad（记事本）程序，右键，选择“粘贴”，可以看到文件的“服务器路径”了，例如：“\\；
获取文件的服务器绝对路径
文件的相对路径能为我们描述两个文件（或文件夹）之间的位置关系。

相对路径常被用在超链接中，用来表示从当前的链接文件出发，经过了特定的相对路径后到达的另一个文件（或者文件夹）。

用相对路径来表示超链接，比绝对路径更加灵活。

举例说明：如果在一个绝对路径为“C:\11\22\33\44.doc”的word文件中包含一个地址为“..\..\..\aa\bb\cc.xls”超链接，它指向的文件对象实际上是“C:\11\aa\bb\cc.xls”。

点击safeshare客户端的系统菜单“工具――相对路径换算器”，能在如下窗口中
计算出服务器上的两个文件（或者文件夹）之间的相对路径：
相对路径换算器
以上图为例说明之：
假设在服务器绝对路径为“\\，我们将二者的路径填入上图中，点击“计算”按钮，就能换算出目标文件相对于索引文件的相对路径了。

最后，点击“复制”按钮，就能获取到这个相对路径了。

现在，我们就可以在word 程序中打开这个索引文件safeshare1120.doc，为他添加地址为“..\..\..\test$\proe-2\123\prt0111.prt”的超链接，它就指向了目标文件“\\
4.连接管理（v
5.2版本2012-01-12发布）
管理员能在safeshare服务器上查看到当前所有登录的客户端信息。

（见下图）
如果选择一个用户，点击右键，选择“断开连接”，将会强行退出这个客户端。

图表 1 登录客户端列表
5.客户端打开文件管理（v5.2版本）
管理员能在safeshare服务器上查看到当前登录的SafeShare客户端正在打开（例如：正在客户端中浏览和查看缩略图）、并且没有被正常释放文件句柄的文件列表。

（见下图）
图表 2 客户端打开文件列表
如果选择打开的文件（可以多选），点击右键菜单，可以进行下列操作：
➢将打开的文件关闭----关闭选中的文件；
➢中断全部打开文件----关闭所有的打开文件；
➢刷新----刷新打开文件的列表。

**注意：
1．正常情况下客户端在打开了文件（浏览或缩略图）后，系统将会自动释放文件的句柄，文件也就不会显示在这个列表中。

2．对上述没有正常释放的打开文件，用户在客户端操作这个文件时（比如：签出/签入/撤销签出等），操作会失败，并且系统提示“操作？？？文件失败！此文件正在被
当前的或者另一个人的safeshare客户端程序使用（如：浏览）”。

（见下图）此时，
您需要通知管理员在safeshare服务器程序中强行关闭这个文件。

3．只有在下述特别的情况下，safeshare客户端在打开了文件后，不会正常释放文件的句柄，从而会显示在这个列表中。

➢safeshare客户端安装了office2003版本，并用office功能浏览服务器上的word （*.doc）文件；
➢很少情况下，safeshare客户端正在查看*.ai;*.psd等文件的缩略图时；
6.文件库修复功能（v5.2）
如果用户在使用safeshare程序的过程中，发现有一些文件明明设置了权限却提示操作
失败（见下图），此时可以在safeshare服务器程序中上执行“修复文件库”操作，将自动解决此类问题。

图表文件操作失败
发生了上述错误，解决方法是：
1．首先，升级safeshare服务器到v5.2版本以上，详见：怎样升级程序？
2．然后，在safeshare服务器程序文件库列表中，选中出错的文件库，右键----执行“修复文件库”操作。

见下图：
图表修复文件库操作
**需要特别注意的是：
1．一般没有发生上图所示的文件操作错误，不要修复文件库；
2．因为文件库修复后，直接定义在文件库一级的用户权限会被清除掉，但是不会改变定义在文件库下层的文件夹上的用户权限，所以修复完成后，可能需要文件库的管理员重新设置一下直接定义在文件库上的用户权限！！！
7.缩略图功能（v5.2版本）
SafeShare软件中支持两种形式的文件缩略图：通用文件的缩略图和特别针对dwg图纸文件的缩略图。

分别介绍如下：
2.5. A．通用文件的缩略图
——显示当前文件夹下通用文件的缩略图，方便用户快速寻找文件。

缩略图的打开方式：
文件列表区——空白区域——右键菜单——查看——缩略图，见下图所示:
图表 3 缩略图的打开方式
图表 4 通用文件缩略图的查看窗口
注意：查看缩略图，用户必须具备当前文件夹的“浏览”权限；并且，因为safeshare 利用了windows系统的缩略图功能，所以只有在windows资源管理器中能显示出缩略图的文件，在safeshare软件中才能显示。

判断safeshare软件是否能显示某种类型文件的缩略图，有一个简单的方法：你可以在客户端计算机的windows资源管理器中，选择“缩略图”查看方式，如果这种文件类型在资源管理器中能显示出缩略图，那么在safeshare的客户端中，它也能显示出来；反之，就显示不了缩略图。

有两种显示缩略图的方法：
1.一般而言，用户需要在客户端上安装相应的软件。

比如，要浏览3dmax文件（*.max）
的缩略图，需要安装3d max软件；要浏览photoshop文件（*.psd）的缩略图，需要安装photoshop软件。

2.如果不想安装庞大的3d max等应用软件，也可以在网上寻找相关的“缩略图补丁”程
序安装（例如：在baidu中搜索“psd 缩略图补丁”）。

这些所谓的“缩略图补丁”其实就是仅仅抽取了应用软件中的缩略图模块文件，所以都很小。

3.为举例说明，我们提供一个在网上找到的“AI+CDR+FH+PSD+PDF+EPS缩略图补丁”，
请去这里下载：
.cn/downloadfile/tools/AI+CDR+FH+PSD+PDF+EPS缩略图补丁.rar
2.6. DWG图纸文件的缩略图
——特别针对当前文件夹下DWG图纸文件显示缩略图，方便用户快速寻找dwg图纸文件。

DWG缩略图的打开方式：
文件列表区——空白区域——右键菜单——查看——DWG缩略图。

图表 5 DWG图纸缩略图
8.文件库升级功能（v5.0版本2011-12-10发布）
如果文件库图标上有一个“感叹号”（见下图），说明是一个safeshare服务器的早期版本程序（4.8版本以前）创建的文件库。

选择它，点击右键菜单的“升级文件库”项，将进行升级操作。

**注意：对safeshare的早期版本（4.8版本以前）创建的文件库，我们建议用户最好做一下升级操作，这样将能提高软件系统的稳定性。

图表 6 需要升级的老版本文件库。

**需要特别注意的是：
3．一般没有发生上图（图表31）所示的错误，不要修复文件库；
4．因为文件库修复后，直接定义在文件库一级的用户权限会被清除掉，但是不会改变定义在文件库下层的文件夹上的用户权限，所以修复完成后，可能需要文件库的管理员重新设置一下直接定义在文件库上的用户权限！！！
9.用户的登录锁定功能（v4.6版本2011-11-07发布）
用户的登录锁定功能是指控制SafeShare系统中的某个用户只能在特定的计算机终端上登录。

这样文件服务器的管理员就能进一步加强对SafeShare服务器的访问控制，提高安全性。

2.7. A.获取终端计算机的硬件标识
SafeShare系统是用计算机的硬件标识来代表这个计算机的，这个硬件标识是利用计算机的硬件信息综合计算出来，能保证唯一性。

管理员有两种方法获取终端计算机的硬件标识：
从客户端的登录窗口获取
在SafeShare客户端的登录窗口下方，就能看到当前计算机的硬件标识。

登录窗口中的硬件标识
从客户端的登录日志中获取
如果管理员为某用户开启了“登录锁定”功能（如图表18“用户的登录锁定设置”所示），那么未经指定的客户端登录时，系统会阻止它登录，并在SafeShare服务器的“系统运行日志”中记录一个类型为“错误”的登录失败日志。

如下图所示：
由于“用户登录锁定”，客户端登录失败的日志
用鼠标双击这条日志，查看日志的详细内容。

见下图：
查看登录错误日志的内容
我们可以看到，日志的内容中包含了登录计算机的硬件标识。

点击上图中的“提取硬件标识”按钮，可以将日志中的信息提取出来。

见下图：
为了便于管理，管理员可以为这个计算机取一个名字和描述信息。

点击“保存”按钮，就能将这个硬件标识纳入服务器的管理。

**值得注意的是：在“客户端登录记录”列表中，能够看到所有的终端计算机最近一次登录SafeShare服务器的记录。

选择不同的记录，将会提取出其对应的硬件标识。

提取日志中的硬件标识
2.8. B.管理终端计算机的硬件标识
选择服务器程序的系统菜单“工具”----“管理硬件标识”，或者点击工具栏的
“”按钮，进入到硬件标识的管理窗口。

见下图：在下图中，在“硬件标识”列表中选择一个记录，点击“编辑”，可以对这个硬件标识的用户名和描述进行更改。

点击“增加”按钮，可以根据客户端的登录信息来获取硬件标识。

客户端的硬件标识管理
为用户设置登录锁定限制
最后，是为用户设置“登录锁定”限制，控制某用户只能在特定的终端计算机上登录服务器。

在用户列表中选择一个用户，选择右键菜单“属性”，在用户属性窗口中选择“登录锁定”页面。

➢开启登录锁定功能----初始的默认状况下，没有为用户开启“登录锁定”功能，这意味着允许该用户在任意计算机上登录服务器。

如果勾选它，当前用户就只能在下面选定的计算机上进行登录了。

➢未绑定的硬件列表----这里显示了所有纳入服务器管理的硬件标识，每个代表了一台终端计算机。

➢已绑定的硬件列表----这里是已经和当前用户进行登录绑定的计算机列表。

为用户设置登录锁定限制。