员工大会工作指南

When 【 频 率 who【谁来做】 】 会议前1周 项目经理
每 次 会 议 前 1 项目经理（行政 周 支持） 会议前3天 项目经理
□ 会 议 前 ★ □
会 议 前 2 日 发 项目经理 通知，会议当 天电话提醒 leader（及时 、无遗漏、不 能缺5w要素） 及时准确，清晰美观 会议前1周 项目经理或实习 与供应商联系， 。公司Logo规范，无 生 确定印刷内容 拉伸变形。 根 据 课 程 需 要 无遗漏，填写设备领 会议前3天 项目经理或实习 （参照清单）准 取表，领取设备 生 备 联系会场所工作 无遗漏 会议前1天 实习生 人员完成座椅、 住讲台的摆放和 布置，完成设备 的准备和调试等 （投影/音响/话 张贴引导牌标示 入场路径 接待人员提前到 场，引导领导入 场 用数据线链接电 按照课程要求，准确 及时完成，最后排也 可清晰看到屏幕，座 椅间隙能允许人员正 常出入 引导牌准确清晰 会议当天 实习生，HR部门 项目经理 实习生 （或项目经理， 提前讨论分工）
实习生,HR部门
项目经理
实习生
项目经理（主持 人）
中
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会 议 后
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备注
密切观察会场情 有 决 断 力 ， 敢 于 放 况，出现问题及 弃，配合协调 时快速解决 会议后需完成工作 致谢领导，提醒 特别注意信息保密纪 会议结束总 员工会议纪律、 律，观察没有其他通 结 有秩序退场、携 道，便于领导及时退 带走全部物品 场。 设备全部归位或 设备：遥控器、话筒 整合带走、员工 等设备统一归还； 遗落物品保管好 办公用品：可再次使 会场收拾 、指导保洁打扫 用的物资统一保存在 指定地点，用过的询 问项目经理是否废弃 或留档 导到共享目录， 及时、完整、文件名 课后音像资 移动硬盘备份 符合规范（事件名+ 料导出 时间） 课程现场录 导 出 到 共 享 目 及时、完整、文件名 音的内容整 录，移动硬盘备 符合规范（事件名+ 理 份 时间） 根据项目报销流 账号及企业名称准确 程进行报销，逐 报销发票 级签字批准后贴 票并打印报销单 至财务部处报销 定期组织项目经 重点突出、达成共识 理和实习生总结 会务总结 、完善优化现有 会议流程和标准 1 ★标志代表重要关键步骤 2 □标志由项目经理画勾选择实施任务内容 3 4 5 会场应急
会议全Hale Waihona Puke 程全员（设置应急 处理人员）
会议结束后
项目经理
会议结束后
实习生
会议结束当天 实习生 或第2天 课程结束当天 实习生 或第2天 课 程 结 束 1 周 项目经理 内
建 议 每 年 1 项目经理 次，发现重大 问题时随时修 正
员工大会工作指南
会议
阶段
工作内容【What】
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做到什么程度【How much】 会议前期工作准备 列出所有任务明 工作人员分 个人明确自身的职责 细，任务分工到 工 和任务的全部流程 个人 预定/协调会 至少提前一周定 会议前3天周检查和 好 确认 议场所 邮件或电话邀请 一定要有书面邀请的 主讲嘉宾邀 嘉宾，明确会议 记录与备忘录，发送 请\确定主题 主题与内容 邀请函给嘉宾。 邮件和电话通知 要有邮件通知，参照 allstaff，明确 通知模板和特别注意 会议时间、地点 事项。会议当天电话 通知发放 、主题、内容与 提醒部门leader 注意事项 怎么做【How】 联系制作条 幅海报 会议前设备 及物资准备
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会议现场布 置
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制作，张贴 引导牌 接待领导
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会 议 中
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及时准确，提前设置 会议当天 好入场路线和领导的 坐席 所有设备均能正常使 会议当天，引 脑与投影仪，检 用，另备电池备用 领主讲人到达 现场设备使 查话筒电量并调 会场之后，课 用 试声音，检查白 程开始之前 板和白板笔、翻 页笔、录音笔、 引导员工入 引导大家有秩序 严格检查员工胸卡， 会议前15分钟 入场，部门集体 防止无关人员混入会 到30分钟 场和就坐 就坐 场 会议中工作任务 介绍与会领导， 主持人需要熟悉会议 会议全过程 致欢迎词，辅助 程序（例如有哪位领 会议主持 会议流程进行 导会讲话，是否有员 工提问环节等） 现场摄像、录音 清晰顺畅、重要内容 会议全过程 有记录（摄像根据项 会议现场摄 、照相 目经理要求；照相主 像、照相及 要是领导特写、带条 录音 幅的全景、员工提问 环节场景；录音为会 根据时间、主讲 一般在15分钟，只留 主讲人结束后 Q&A环节主持 内容设定问题氛 5个问题。30分钟可 与管理 围与个数 以留8-10个问题。