机关事业单位档案管理中的电子档案管理探究

机关事业单位档案管理中的电子档案管
理探究
摘要：随着科学技术的进步和人们认识水平的提高,我国事业单位档案管理
工作在信息化方面已经取得了一定的成就,档案管理工作的效率得到了很大程度
的提高。

但是随着社会发展对档案管理工作要求的不断提高,我国事业单位档案
管理的信息化建设还应当继续发展提高,以满足人们的使用需求。

基于此，对机
关事业单位档案管理中的电子档案管理进行研究，仅供参考。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案
引言
随着信息时代的到来，设施和国家职能部门几乎完成了自动化和无纸化的办
公工作。

因此，大量的电子文件取代了传统的纸质文件，电子文件也应运而生。

此后，档案管理逐渐进入电子管理模式。

1事业单位使用电子档案进行管理的价值
降低档案管理人员的工作效率，并利用电脑收集、整合、处理、分析及管理
公用设施的档案资料，协助管理档案。

随着网络系统的全面应用，网络信息技术
在电子档案中的应用可以帮助您规划人性化的操作系统档案管理。

电子归档可以
有效地执行自动搜索、搜索、归档和归档，从而提高归档管理工作的效率和质量，提高归档管理人员的工作体验，并避免管理人员的主观错误电子档案管理方法可
有效分类大量的运算专案，以达成主要及次要的顺序、正确的详细资料，以及清
晰的结构。

智能、自动化的数据分类管理可通过计算机软件编程实现，以提高归
档数据管理的效率和准确性。

留下"件"的方式可以取代留下"卷"的传统方式，从
而使公共设施的档案管理更加随意。

传统的封存管理必须在封存程序中集中收集
及处理，并具备一定的弹性，而电子封存则可于任何时间封存核心资料，让搜寻
更为轻松。

因此，速度和高效益是电子档案的主要功能和优势。

2电子档案管理中存在的问题
2.1安全管理仍然有比较大的提升空间
所有电子文件都存储在后台系统和云数据库中。

由于网际网路的特殊特性，
电子档案管理可能会面临某些风险，而其他人则会轻易窃取并移除资料，进而导
致档案资料泄漏。

电子信息技术的更新速度非常快，而且几乎每年都有新技术出现。

电子计算机和云存储库操作系统也存在长期运行的漏洞，需要定期修复或更
新安全系统。

但是，许多设备的电子归档数据库更新速度相对较慢，这很容易导
致严重的电子归档管理安全问题。

目前的电子档案建设系统也没有与电子档案相
关联，而档案资讯资源共用平台上仍有许多漏洞，这些漏洞都是安全问题亟待解
决的。

2．2制度不完善
对于现在机关事业单位中的电子档案管理来讲，在工作的过程中缺乏完善的
管理制度，导致在工作的过程中经常会出现各种问题。

首先是单位内的领导人员
对于电子档案管理不够重视，在建立管理制度时不够上心，导致建立出的制度在
运用时不够全面，如对一些工作人员的职责没有进行明确规定，导致工作人员在
工作时并不清楚自己的工作内容，在进行电子档案管理时严重降低了工作的效率。

而且这些机关事业单位在进行电子档案管理时，没有进行合理分类，只是笼统地
将所有人员的档案在电脑上进行了录入，加大了工作人员的任务量，如果电脑的
配置不够好，甚至还会出现人员档案混乱的现象，这对于机关事业单位的档案管
理是极为不利的。

针对这种现象，就要及时对相关管理制度进行完善，促进电子
档案管理工作的顺利进行。

3强化电子档案管理的路径分
3.1加强安全管理，确保电子档案管理安全性
管理不仅是电子文件管理的关键内容，也是一个难点。

当电子文件和文件丢
失或数据泄漏到管理时，会造成严重损失。

因此，公共设施必须加强电子档案的
安全管理，在电子档案管理环境中安装防火墙和核心系统，并定期更新和更新电
脑系统中的软体和系统所有防火墙软件和系统都应是从普通公司购买的真正软件，这是确保防火墙和关键系统的稳定性和安全性的关键。

为了防止黑客和非法攻击，还必须安装危险警报系统。

您可以为每个用户指定不同的关键字，以管理密钥系
统的安全性。

不同的用户级别具有不同的访问权限。

如果使用者需要存取具有较
高权限的电子档案或档案，则必须向装置管理员报告以供核准，并且系统管理员
可以授与他们存取权。

3.2完善电子档案管理机制
要保证档案管理的科学性，促进电子档案管理的有序性，必须完善电子档案
管理工作机制。

例如，为确保电子档案管理机制的持续最佳化，在公共机构中建
立特殊的电子档案管理规则和条例。

档案管理还应采用科学的国别访问方法，加
强电子档案管理系统的改进，重视先进电子信息技术设备的部署，并加强电子档
案管理，完善内外部监督机制，由专业技术机构对电子档案管理情况进行责任分工，确保电子档案管理任务有效落实，避免因个人操作失误影响了电子档案的质量。

3.3后期利用
档案管理不是档案的结尾。

有效地发布和使用归档是归档管理的首要目标。

档案管理部门必须建立起调查和贷款制度，以确保档案的结果对员工有所帮助。

原则上，归档部门必须统一使用存储库，并且文件创建单位不能借用生成的文件
和保留的文件。

档案可用于原始、影印、电子复制、线上阅读等。

文件管理器应
采用不同的方法来借用文件和对文件进行分类(公开、机密、机密和绝密)。

同时，请注意档案还原时不会变更并保持其完整性。

在公共设施中管理电子档案是一项
长期的工作，需要档案管理员足够的耐心和努力。

高质量的存档工作是做出正确
决策的合理基础。

3.4提高人员素质
在进行电子档案管理时，除了要加强管理人员的操作能力，对于管理人员的
素质也要有一定的要求。

首先，机关事业单位在进行人员的招聘时就要先对管理
人员的素质进行一定的考核，在保证素质合格的前提下再进行其他方面的考验；
然后，在将管理人员招聘进来后，也要对这些管理人员进行不定期培训，既要培
训他们的相关操作技能，也要将这些管理人员的素质进行培训与提升。

在日常的
工作中，单位也要不定期地组织一些活动，比如，邀请一些知名人士来开讲座，
让员工参与到讲座中，学习讲师身上的素质，进而使自己的个人素养也得到提升。

除过这些个人素质的培养外，机关事业单位还要注重提升员工的思想觉悟，提高
工作人员的思想水平，保证他们在工作时可以坚守一颗正能量的心。

3.5进一步提高信息化水平
电子档案无论是建立档案、管理档案，或是存取档案，都无法与资讯科技区
分开来。

因此，档案管理员必须管理一定程度的资讯和适当的封存知识。

要提高
档案管理人员的信息化水平，所有单位都必须对档案管理人员进行及时、有效的
培训，邀请专家或教师进行简报，并通过将理论与实践、两者相结合或以其他方
式快速改进档案管理工作此外，还必须与您的it部门进行长期沟通和联系，以
便为您的电子存档管理提供有效的技术支持。

电子档案的管理层级仍只能透过不
同方式加以改善。

结束语
与传统的纸张存档相比，电子存档具有方便的处理和强大的功能优势。

与传
统企业相比，公共设施的归档管理更为严格、更为谨慎。

作为一名学生，我们的
学校拥有广泛的观点、复杂的内容和强大的归档管理专业技能。

要充分发挥档案
信息的社会价值，就必须积极转变档案管理观念，与时俱进，全面了解公共设施
电子档案工作。

在收集、整合和处理各种设备的资料时，要比普通设备更科学、
更谨慎，确保所有材料的归档工作认真，充分发挥社会设备的示范作用，增强社
会主义现代化建设的力量。

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