第四节文书档案管理

第四节企业文书档案管理

一、文书管理体系

POINT核心要点：文书的种类 /文书管理体系 /文书管理的目标 /文书管理的组织

行政部门最早的主体事务，就是处理或收发往来信函，起草对内对外公文或文件，包括起草和分发、保管一些秘密文书。行政部门是企业内外的行政事务信息的“汇集场所”；而信息传递较为可靠的形式或载体就是各类文书。所以，行政部门在日常事务工作中，通常需要处理大量的文书，包括公文和往来信函。整个企业的经营活动的顺利进行，有赖于行政部门在管理文书方面的能力与效率。如何有效地对文书进行管理，在信息爆炸的今天，成为企业行政办公人员所关心的问题。提高文书管理效率，必须从整体上了解文书管理体系开始；必须从纷杂的文书流转体系中跳出来，站在更高处领略一下企业往来文书之河是怎样流转的。否则，连行政办公人员自身都将被淹没在湍急的文书河流之中。那就真可说是“不识庐山真面目，只缘身在此山中”了。

1.文书的种类。

本来意义上的“文书”概念是很清楚的，是指“文章”和“书籍”。随着工业化进程、社会分工协作体系深化，企业内外的“文件”与“信函”也归入“文书”范畴，并成为文书管理的主体内容。从“文书”的形态上看，原本的“文书”主要指“写有文字与符号的纸质书类”；随着科技进步，文书的载体和记载的内容，不再限于纸类或更原始的载体，不再限于文字与符号。有了胶卷、照片、录音带、录像带和光盘；有了声音、画面与图像。所以，对“文书”概念的理解，只能从它的机能上去把握。我们可以把“企业经营活动的信息传递与信息保存的载体”，统称为“文书”。它有两层涵义，一是，记载企业经营活动信息的载体；二是，记载的信息能够跨越时间和空间异地传递与保存。

2.文书管理体系。

对文书从发生到废除或归档的一连串过程，按一定的基准进行管理，可称作“文书管理”。从文书的流转过程或文书的管理过程可以看出，文书管理体系分为两个部分，一是“文书处理”，二是“文书档案”，可以用“文书管理体系图”表示。

3.文书管理的目标。

与任何行政职能一样，文书管理应该有既定的目标，以作为衡量的标准。另一方面，文书管理体系必须为各个部门提供有效的服务。（1）不管何时何地，只要公司需要，就尽可能提供准确、及时的信息。（2）发展和维持一个能保证公司信息形成、存贮、检索、留存和处置的有效系统。（3）保证公司的信息要求，进行有关文书、设备与程序的管理，制定标准和定期评价方法。（4）有效地控制和处理公司文书，帮助公司对其职员进行教育。这是文书生命周期的每一特定阶段，以及每一阶段最重的目标与文书管理真正的使命。准确地讲，文书管理在现代组织中是信息“卫士”。

4. 文书管理的组织。

因为文书管理是行政管理中几种信息服务的职能之一，所以这种职能应该和其他相关的服务一起表现在组织图显示文书管理在一个大型组织中的突出地位。在这样一种环境中，行政办公室主任经常处在副总经理的位置上，他对数据处理、行政系统、文书管理和办公室服务这种主要的信息职能有管理权。在这种情况下，文书管理经理负责实现前面所说的文书管理方案的目标，同时管理其他的技术服务。在小公司不会看到这种专门化的分工；但是相同的一般行政职能是存在的。例如，人事主任可能被要求去处理服务活动，如系统分析和数据处理。而在另

一个公司，办公室服务经理可能处理人事选拔、安置、培训、文书和报表控制以及一般办公室管理职能；系统和数据处理服务可能是另一个的职责。最重要的是，相关的工作应该集中分组，并且根据能力、兴趣和受训情况，分配给那些最有资格承担这项任务的人员。文书管理中的一个重要内容是，为该部门配备有能力的人员。一旦人员选拔出来了，这些工作人员应该负责有效地计划和利用现有的空间，同时根据目标配备必须的设备。

二、信件处理

POINT核心要点：来信处理 /回信事宜 /发文处理

在产业社会中，各机构乃至个人之间的沟通联络，仍然以传统的信件或信函方式进行。这一点并不因电话、电报、传真与电传的兴起而有所衰弱。相反，新闻业、图书业、广告业以及与信息传递、商品交换有关的行业的发展，使信件的数量剧增。据北京市邮电局统计，仅邮购证订单信件，一年在 4000万封，至于来信慰问、致谢与祝贺的信件，更不计其数。而这些寄往企业的信件，差不多都需经办公室统一处理；处理信件成为办公事务的主要内容，成为办公事务中文书工作的主要内容。为了有效地处理往来信件，必须把握信件处理的规律，并形成相应的规范和规则，这就是文书管理的信件处理基准。

1.来信处理。

从办公事务的角度看，来信处理可以分解为四种相互关连的工作，即分类、拆信、登记和分信。

（1）分类。信件到达时，首先依其重要性，分别归类。一般采用下列的次序：

●电报类。

●限时信件，或其他附上支票等重要文件的信。

●公司机构的其他部门来函。

●亲启信函。

●报刊、杂志。

●商品目录及其他广告宣传资料。

●包裹。

对于报刊杂志、商品目录和邮购广告，除非与主管有直接关系，一般由行政人员处置。因为这类信件数量大，主管无暇一一过目，行政人员可做重点报告。或者，用红笔将有关事项勾出，以便主管参与。对于亲启信函，除非主管有指示可以拆所有的信，否则不该拆有注明“亲启”的信。如因疏忽误拆，应立即封妥，并签名注明“误拆”字样。

（2）拆信拆信时，剪封口要在信封的固定位置上。拆前先将信在桌子上轻敲，使信内物落在底部，以免拆时受损。可用拆信刀，如果件数多，可用电动拆信机，以加速作业。用电动拆信机时，要将有地址那面朝上，才知会不会裁到地址。拆信后，必须注意下列事项：

●信纸上的地址是否与信封上相同？如果不同时，以信封为准，所以信封必须保留。

●信上是否有写信人的签名或签名是否可辨认？并对照信封上可找到寄信的名字。

●信是否有耽误？可从邮戳及信上的日期作出判断。耽误的原因可能是写信人在信

写好时未立即寄出，或由于邮局耽误所致。这些可作为主管回信时的参考。

●信上所提到的附件是否附上？如果未附上，在信上注明“缺附件”，并保留信封。

如果附有支票或汇票时，核对金额是否符合，并在信上注明“核对无误”，如果

有差错，则要注明差异之处。

●信封的邮戳有时可作证明用，信封需妥善保存。可在信封上，盖个收信日期章，

依收信日期排列，直到确信已无用了，再一起销毁。