供应商环保审查作业办法

供应商环保审查作业办
法
Standardization of sany group #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#
1.目的：
规范供货商环保资料提交要求及审查要点, 确保供货商所提供之环保数据符合本公司环境管理物质管制要求, 最终达到规避本公司环境管理物质风险之目的.
2.适用范围：
本公司供货商环保数据审查及管理作业均适用之.
3.职责：
3.1采购单位
1)新增供货商所需环保资料之收集及整理
2)新增供货商环保资料符合性之初步确认
3)供货商所提供之环保数据不符合要求时, 与供货商之有效沟通及辅导
4)供货商风险评估主导及实施管理
5)供货商环保数据之保存及管理
6)提供新增供货商评鉴报告及稽核缺失改善结案状况
3.2品保/品管单位
1)供货商现存物料风险评估主导及实施管理
2)供货商所提供之测试报告及MSDS(或物质成份表)列清册管控
3)现有供货商环保资料之审查
4)新增供货商环保资料之审查
5)协助供货商环保资料提供过程中相关问题之解决
6)供货商修改声明书或合约时, 涉及环境管理物质标准及条款内容之符合性判定
3.3工程单位
1)供货商样品评估所需检附相关数据之符合性确认
2)供货商新物料环境管理物质风险评估主导及实施管理.
3.4GP推动主任委员(简称: GP主委):新增供货商环保资料之核定
4.定义：
供货商环保资料: 是指新增供货商申请表, 供货商环境系统稽核查检表, 第三方评鉴/稽核缺失回复表之改善结案, 产品和组件环境有害物质调查表, 物质成份表或MSDS, 环境管理物质测试报告, 环境管理物质不使用证明书(承认检定用), 样品评估报告, 环保声明书, 不使用冲突矿产之声明书, 环保文件保管与授权书, 供货商风险评估数据, SER(社会环境责任)政策书及供货商环境质量保证指南之签收记录等数据.
5.作业程序：
5.1新增供货商环保资料提交之要求
为保证拟新增之供货商所提供之产品满足本公司环保要求, 采购单位应依“新增供货商数据审查汇总表”(附表完成“公司数据”及“一般信息”中相关内容的填写, 并要求供货商、采购单位及工程单位提供或签署以下环保资料.
A.新增供货商申请表
B.供货商环境系统稽核查检表
C.第三方评鉴/稽核缺失回复表之改善结案
D.MSDS(或物料成份表)
E.环境管理物质的测试报告(第三方检测报告）
F.环境管理物质不使用证明书(承认检定用)
G.样品评估报告
H.质量&环保协议书
I.环保文件保管与授权书
J.供货商风险评估
K.SER（社会环境责任）政策书之签收记录
L."冲突矿产"调查表
M.不使用“冲突矿产”之声明书
N.以往质量/环保异常案件履历
以上数据收集完成后, 采购单位须对所提交之环保数据进行初步审查, 初审合格后递交管制组进行符合性审查.
5.2供货商环保数据之审查与管理
5.2.1新增供货商申请表
A.新增需求单位应提交签核文件之“供货商(免)评鉴申请表” (参考『绿色供货商选择与评鉴管理程
序』), 可供了解供货商新增原因或背景.
B.采购单位依新增需求登陆“供货商管理平台”建立新增供货商申请表, 其内容包括但不限于: 供货商
基本信息、采购信息、新增理由、申请单位、法人体系及银行账号等相关信息. 并会签采购主管、工程、品保以及财会单位.
5.2.2供货商环境系统稽核查检表(参见『绿色供货商选择与评鉴管理程序』)
A.供货商应依“供货商环境系统稽核查检表”中基本信息(包括公司之年营业额、体系认证状况、主要
客户等相关信息) 进行填写, 各项内容填写务必与供货商实际状况相符, 以使本公司能够确实了解供应商之基本状况及技术、设备、人员等方面的优势及不足.
B.供货商新增评鉴之具体要求依『绿色供货商选择与评鉴管理程序』相关要求执行.
C.代理商及海外供货商等无法实现现场稽核, 只需提供供货商自评表. 代理商自评内容应为原生产厂商
之状况, 其自评表上均需盖供货商公司章, 以保证其内容填写的真实性.
5.2.3第三方评鉴/稽核缺失回复表(参见『绿色供货商选择与评鉴管理程序』)之改善结案
A.稽核员将现场评鉴之不符合项汇总于“第三方评鉴/稽核缺失回复表”, 供货商针对所有不符合项进
行根本原因分析, 并提出矫正及预防措施. 针对矫正及预防措施之改善状况需附上相关之佐证资料(包括文件、记录、照片等).
B.针对短时间内不能完全改善之问题点, 供货商需提供问题影响度说明及长短期改善计划, 以备后续之
审查. 所有缺失项的改善成效均须由原稽核员确认合格方可结案, 具体依『绿色供货商选择与评鉴管理程序』相关规定执行.
5.2.4化学品安全数据说明书(MSDS)或物料成份表(MCD)
A.各物质成份总的质量百分比应为100%. 若因知识产权、机密配方等原因不方便透露物质成份的, 应予
以说明, 同时需保证不含有本公司禁止使用之物质. MSDS与供货商提交物料应一致, 若不一致时供应商应提交MCD或产品BOM.
B.MSDS及MCD中所列出之各项物质均需有物质名称及CAS NO.等信息, 且供货商须加盖公章, 以示对所
提交之资料负责.
C.MSDS有效期限为5年.
5.2.5环境管理物质测试报告
A.供货商须依均质材料层级提交对应物料之环境管理物质测试报告, 不应有混测之情况存在. 原则上,
需提供的测试项目如下:
1)金属原料中的检测项目: 至少包括铅、镉、汞;
2)金属零件(经过表面处理)、陶瓷、玻璃零件等中的检测项目: 至少包括铅、镉、汞、六价铬;
3)塑料、油墨、涂料、颜料等的检测项目: 至少包括铅、镉、汞、六价铬、PBBs、PBDEs、DEHP、
BBP、DBP、DIBP; 无卤产品须追加溴和氯的检测.
以上, 具体可参考『环境有害物标准管理程序』执行. 对于其他未通过测试来保证符合要求的
禁止使用之环境管理物质, 则应通过文件审查来确认符合性, 文件审查包括但不限于: 成份表
或MSDS、产品和组件环境有害物质调查表、环境管理物质不使用证明书(承认检定用)以及环保
声明书等数据.
B.供货商测试要求应符合最新版本之『环境有害物标准管理程序』的要求, 若客户的环保要求有不同于
本公司之规定, 则应同时满足客户的特殊要求.
C.供货商提供给本公司的环境管理物质测试报告必须由通过 (或等同于) ISO17025 认证的第三方独
立、公证测试机构出具.客户有特殊要求(如指定检测机构等)时, 则依客户要求办理.
D.原则上供货商所提供的环境管理物质测试报告有效期为1年, 但因变更产品之制作流程、组装工艺、
原材料、零部件及次级供货商足以导致该产品物质成份变更者, 供货商应立即书面通知本公司并更新检测报告.
E.原材料、包装材料及辅助材料之供货商提交的检测报告应与申请表物料名称一致; 不一致时, 供货商
还需提交物料成份表及对应的检测报告. 针对产品及零部件之供货商提交物料BOM表及对应的检测报告. 并加盖公司章, 以示对所提交之资料负责.
F.供货商需提供真实有效的测试报告, 绝对禁止提供虚假报告, 相关人员可通过第三方机构网站确认报
告的真实性.
5.2.6环境管理物质不使用证明书(承认检定用) (参见『绿色供货商样品承认管理程序』)
A.样品承认时供货商须按产品料号提交“环境管理物质不使用证明书”, 若涉及多个料号的样品承认,
且物料名称、图号、生产场地及原材料供货商一致时, 可by系列提供, 具体参见『绿色供货商样品承认管理程序』相关要求执行.
B.供货商于“环境管理物质不使用证明书”填写样品组成部分, 并明确各组成部分之原材料厂商名称和
材料名. 针对保密或特殊产品不便填写相关信息和检附佐证数据时, 供货商须于备注栏进行详细说明.
C.供货商填写完成后需加盖公司章, 以示对所填写内容负责及保证填写内容之真实性.
5.2.7样品评估报告
供货商样品评估的项目包括但不限于: 外观、尺寸、功能&性能测试、环境管理物质测试、环境管理物质风险评估及安规符合性等内容, 具体要求依『绿色供货商样品承认管理程序』的要求执行. 由工程单位制作“评估报告”, 并确认样品之符合性.
5.2.8质量&环保协议书、不使用“冲突矿产”之声明书
A.供货商签署之质量&环保协议书、不使用“冲突矿产”之声明书的要求依『绿色供货商选择与评鉴管
理程序』执行.
B.合约及声明书由供货商法定代表人或其书面指定之人员(需提供书面授权书)签署(或盖个人章), 并加
盖公司章. 中国大陆、台湾法人名称应以中文名称为准, 大中华地区(台湾、大陆、香港和新加坡等)的供货商还需于封面(含附件封面)加盖公司大小章.
5.2.9环保文件保管与授权书(参考『绿色供货商选择与评鉴管理程序』)
供货商应保证提供之环保文件的真实性、准确性及有效性, 若提交的环保文件导致本公司遭受损失者,应承担赔偿责任. 且由供货商法定代表人或其书面指定之人员签署并加盖公章.
5.2.10供货商风险评估(参考『环境管理物质风险评估管理程序』)
A.风险评估数据需包括供货商风险评估数据及物料风险评估数据两部分, 并需得出二维风险评估之结果.
被评估为高风险或较高风险之供货商物料需得到物料使用单位之最高主管核准后方可使用.
B.供货商之风险评估应由采购单位负责而不是由供货商自行进行评估; 同时物料风险应由工程或品保/
品管单位负责完成, 新物料的风险评估由工程单位负责, 现存物料的风险评估由品保/品管单位负责.
C.风险评估表中各项评分需与供货商之实际状况相符, 如供货商资本额、环保声明书的签署状况等. 务
必保证风险评估结果能如实反映供货商之环保风险等级.
D.任何单位人员完成之风险评估资料均需由相关主管签核后才被认为是有效的, 否则视为无效.
5.2.11SER(社会环境责任)政策书签收记录
A.供货商应签收“SER（社会环境责任）政策书” (参考『绿色供货商选择与评鉴管理程序』)数据, 了
解本公司SER之要求并执行. 同时供货商应建立相应的管理体系, 并确认及维护系统运作之有效性.
B.供货商可提供签收记录或盖章回复本公司.
5.2.12“冲突矿产”调查
A.所有物料供货商应展开“冲突矿产”调查, 了解供货商的产品是否使用金(Au) 、钽(Ta)、锡(Sn)及
钨(W).并要求供货商遵守国际间政府与组织有关规定, 不接受及不使用来自刚果民主共和国及其周边国家和地区的“冲突矿产”, 积极履行企业社会责任.
B.采购单位依行业最新格式之“冲突矿产”调查表展开至供货商调查, 并要求供货商如实填写相关内容.
若产品中使用到金(Au) 、钽(Ta)、锡(Sn)及钨(W)金属物质, 需告知本公司冶炼厂名称、地址、联系方式及回收料处置等信息.
5.2.13针对既有供货商法人变更之新增供货商, 采购单位应了解以往质量、环保状况，对于高风险、较高风
险及绩差供货商原则上停止新增, 如因特殊原因(如客户指定、卖方市场等)不得不购买之物料, 应由环境责任人核准后方可使用.
5.3供货商环保资料之签核
1)管制组依新增需求, 并对采购单位提交之“新增供货商数据审查汇总表”的佐证数据进行符合性确认,
经确认符合要求后呈GP主委核准. 且所有新增供货商需GP主委核准后方可纳入AVL.
2)针对供货商不配合提交或提交资料不合格(供货商又不愿意改善的)时, 采购单位应及时通知使用单位.
若因特殊技术、客户指定(或客户让步)等因素必须引进该供货商时, 由采购单位提出联络单, 会签需求单位或使用单位BU, 经BU主管签核同意承担相应环保风险方可纳入使用.
3)对于加盖公章之供货商审查数据, 若涉及到多页时, 供货商必须盖骑缝章方可接收.
4)新增供货商所签署之环保数据必须是本公司最新版本, 对于中/英版本数据供货商可任选其一.
5.4现有供货商环保数据审查与管理
1)现有供货商如需作样品承认, 则需按『绿色供货商样品承认管理程序』规定提交相关资料.
2)针对现有供货商需定期提供给本公司之环境管理物质测试报告及MSDS, 环境管理物质测试报告至少每
年更新一次, MSDS至少每5年更新一次(到期前1个月内, 采购单位应要求供货商重新提交报告).
采购单位应对供货商所提供之环保数据进行初步审核, 初审合格后交品保/品管单位进行Double check. 采购和品保/品管单位应对供货商所提供之测试报告及MSDS建立清册管控, 其第三方检测报告清册至少包括以下内容: 供货商名称、物料名称、料号、测试机构、报告编号、测试项目、有效期及符合性等信息, 便于测试报告的有效管控. 若本公司对供货商有环境调查之需求, 供货商应积极配合予以回复, 采购单位应对各供货商所回复之结果进行收集/整理, 再交由相关单位审核.
3)针对现有供货商若涉及环保资料变更或提供时, 亦依新增环保数据审查之要求进行确认.
6.相关文件：无
7.相关记录：无。