DCC文件管理教材

路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
文件发行、修订、作废、遗失处理流程
流程图
职责权限
相关说明
工作表单
各部门
各职责部门编制文件
文件编制表格
DCC
管理类文件向企业办索取编码，技术类文件向知识产权部
/
索取编码
分管领导 管理类文件提交分管领导审核，体系类文件提交管代审核
/
，技术类文件提交技术部/知识产权部审核
CANCEL 取消
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文件级别
1) 手册(manual---MA)——质量、环境、职业健康 主要功能是将管理层的方针及目标以文件形式告诉 全体员工或顾客
2) 程序文件(procedure---PR)—文件控制程序 是指导员工如何进行及完成手册内容所表达的方针 及目标的文件
无效； ➢ 确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场； ➢ 对部门文件进行分类整理、检索、保存；
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文件控制范围
APPLICATION 申请/编制
CHECK 检查/审核
APPROVAL 批准
RETENTION 保留
UPDATE 更新
范围
RECALL 回收
ISSUANCE 发行
分管领导 总经理
2.2 《文件/记录销毁申请表》提交分管领导审核，上一级 领导批准；
《文件/记录销毁申 请表》
编制部门 DCC
2.3 各文件编制部门负责回收下发的作废文件；技术类文 件由知识产权部回收；公司管理类文件及体系文件由企业 办回收；
《文件分发回收记录 》
企业办 知识产权
2.4 对回收后的作废文件，DCC要及时销毁，并注销相应 文件编号；
2
管理类文件
TP/OC
QC/HR/MF 等
WI
001-999
TP/QC-WI-015 废水管理方案
第四阶文件编码规则
NO.
文件类型
公司代码 部门代码 文件类别 顺序号
例如/参考
1
记录表单
TP/OC
QC/HR/MF 等
RE
001-999
TP/HR-RE-001 年度培训计划 TP/HR-RE-002
培训执行表
关联部门
1.文件修订由文件中涉及到的关联部门提出，并 填写《文件更改申请通知单》说明修订原因；
2.文件修订原因得到编制部门或相关领导同意后 进行文件修订；
《文件更改申请通知 单》
编制部门
2.1 当出现文件需作废时，编制部门提出《文件/记录销毁 申请表》，说明原因，提交申请；
《文件/记录销毁申 请表》
分管领导 管理类文件可由分管领导批准/总经理批准；体系类文件及
/
总经理
技术类文件由总经理批准；
DCC
管理类、体系类文到企业办备案；技术类文件到知识产权
/
部备案；受控文件需盖受控印章后下发；
编制部门
文件备案后，编制部门将批准后文件下发到相关联部门； 有作废文件的，同时收回作废文件；
《文件分发回收记录 》
3) 支持文件 (work instruction---WI)——SOP，SIP， 岗位要求 详细说明特定作业是如何运作的关系
4) 记录表格(record---RE) 是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的 文件
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受控文件类型
➢ 手册 ➢ 程序文件 ➢ 操作规程 ➢ 作业指导书 ➢ 企业标准 ➢ 检验标准
文控职责
对公司/部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、 更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场 所使用的文件均为有效版本。
➢ 按规章办事； ➢ 按文件控制程序处理文件, 并按要求分发文件到每个部门； ➢ 控制文件及编号； ➢ 确保所有发出的受控文件均有“受控文件”印章，此印章复印
《文件/记录销毁申 请表》
3.1 文件使用部门当出现文件遗失时，可说明原因， 使用部门 并提出申请；
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DCC
3.2 企业办/知识产权部审核提交申请； 3.3根据申请重新发放文件，并做好发放登记；
《文件分发回收记录 》
记录填写、整理、检索
➢ 记录:
记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分.
管理者代表
程序文件
手册编写小组 /各部门
企管部
标准类文件
职责部门 提出部门
知识产权部
公司 管理类文件
企管部
企管部
部门 管理类文件
编制部门
企管部
管理者代表 技术部
知识产权部 分管领导
部门负责人
表单
编制部门
企管部
部门负责人
批准 总经理
备案部门 企管部
文件分发 、回收
企管部
总经理
企管部
企管部
总经理
总经理 分管领导 分管领导
总经理
/
知识产权 部
企管部
知识产权 部
企管部
企管部 编制部门
企管部 编制部门
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文件编号原则
第一、二级文件编码规则
NO .
文件类型
公司代码 文件类型
1
方针、目标、 手册文件
TP
MA
2 程序文件
TP
PR
顺序号 001-999 001-999
例如/参考
TP-MA-001 质量手册
DCC文件管理教材
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2020年4月4日星期六
纲要
➢ 文控职责 ➢ 文控范围 ➢ 文件级别 ➢ 受控文件类型 ➢ 文件编制、审批权限 ➢ 文件编号 ➢ 文件发行、修订、作废、遗失处理流程 ➢ 文件分类整理、检索、保存 ➢ 记录的填写、整理、检索、保存
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例如/参考 OC-QB-001/2009
D101检验标准
/
/
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文件编号原则
第三阶文件编码规则（部门级）
NO.
文件类型
公司代码 部门代码 文件类别 顺序号
例如/参考
1
技术类文件
TP/OC
QC/HR/MF 等
QB/TC
001-999
TP/QC-TC-028 水分仪操作规程
➢ APQP
➢ FMEA ➢ 表格
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➢ 年度质量目标 ➢ 目标、指标及管理方案 ➢ 年度培训计划 ➢ 岗位职责要求 ➢ 工程/工艺更改书 ➢ 外部客户文件 ➢ 年度内外审资料 ➢ 年度管理评审
文件编制、审批权限
文件类型
编制、修订、 废止
编号提供
wk.baidu.com
审核
手册文件 手册编写小组 企管部
TP-PR-001 TP-EP-014 文件控制程序 化学品管理程序
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文件编号原则
第三级文件编码规则（公司级）
NO. 文件类型
公司代码
文件类别
1
企业标准
TP/OC
QB
2
技术文件
TP/OC
TC
3
管理文件
TP/OC
WI
顺序号 001-999 001-999 001-999