企业档案信息化建设浅析

在信息产业突飞猛进的今天，人们的活动与之息息相关，依赖程度与日俱增，信息网络已渗透到生产、生活、交通、娱乐等各个领域。

党中央、国务院十分重视信息化工作，信息产业部和发改委从2003年开始全面开展信息产业“十一五”规划的编制，成立规划领导小组，并建立规划编制和协调机制，于2006年5月发布了《信息产业科技发展“十一五”规划和2020年中长期规划(纲要)》。

党的十八大报告又将“信息化”提升到一个新的高度，明确把“信息化水平大幅提升”纳入全面建成小康社会的目标之一，并提出了走中国特色新型工业化、信息化、城镇化、农业现代化道路，促进这“四化”同步发展。

信息化建设本身已不再只是一种手段，而成为企业乃至社会发展的目标和路径。

一、档案信息化建设的背景1.国外企业档案信息化建设背景在18世纪由于人文主义和民主思想的推动，导致在档案领域内孕育和萌生了利用思想，欧美档案利用理论正式形成于20世纪30年代至60年代之间。

谢伦伯格在《现代档案——原则与技术》一书中指出：“现代档案的保存是供给除它的制作者以外的人们利用的，应当有意识地确定它的这种价值。

众所周知，绝大多数文件之所以被保存，首要的或者说基本的原因，在于要完成制作和积累文件所要达到的目的。

”90年代后期，全球企业信息化时代发展以互联网应用为主，ERP（企业资源计划）的网络功能增强，世界500强企业中有近80％的企业采用了ERP管理软件。

目前信息化已经将企业带入了网络经济时代，全球信息技术发展迅猛，档案作为信息资源通过网络进行信息交互为企业所利用是必然趋势。

自上世纪90年代以来，计算机技术与现代通讯技术的结合，使世界各国的档案工作正朝着数字化、网络化的方向发展。

一些国外著名企业除了使用档案管理系统，还组建了自己的企业档案网站，如可口可乐公司(Coca-cola)、IBM、迪斯尼(Disney)、时代周刊(Time Magazine)、加拿大广播公司(CBC)等，这些企业档案网站资源丰富、形式多样，不同于一般的企业门户网站，在展示企业风貌的同时，将相互独立、多元异构、分散的档案信息资源整合形成一个统一的整体，而网站只是一个提供资源共享的平台，通过展览、档案检索、RSS订阅等来吸引用户，通过提供资料索取许可、咨询服务、寻求企业合作共同发展，将单纯的档案管理上升到档案利用这一层次。

这也只是国外企业档案信息化建设的一个方面。

2.国内档案信息化建设背景我国的档案利用理论形成于20世纪50年代中期至60年代初期，1962年，我国出版了第一部《档案管理学》(中国人民大学出版社出版)，提出和阐述了档案利用的科学概念及档案利用理论的基本内容。

该书指出：“档案工作的目的，就是提供档案给党和国家各项工作所利用，以充分发挥档案在社会主义革命和建设事业中的作用。

”近年来，随着我国社会各方面工作和建设的发展，档案的提供利用工作上升到了档案信息资源开发的高度，在注意研究利用、开放与开发的联系与区别的基础上，提出了档案信息开发系统的科学理论。

2000年，王刚同志提出了全国档案信息化建设任务的要求，随后国家档案局组织有关部门对档案信息化建设开展研究，提出了全面推进档案信息化建设战略部署，全国档案信息化工作全面启动。

2002年11月，国家档案局中央档案馆在《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出：“档案信息化建设的指导思想是：以邓小平理论和‘三个代表’重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业企业档案信息化建设浅析中交上海港湾工程设计研究院有限公司曹丽燕[摘要]科学技术的发展把企业带入了大数据时代，档案信息化建设已成为企业管理过程中不可或缺的组成部分，是企业发展的实力体现。

发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。

”全国档案信息化建设进入全面推进阶段。

2005年，《档案事业发展“十一五”规划》将档案信息化作为新时期档案事业发展的一项重要工作，提出了“以为党和国家中心工作和各项建设事业有效服务为目标，以国家档案资源建设为核心，以档案信息化建设为重点”的指导思想和“建设较大规模的全国性、系统性、分布式、规范化的档案信息资源库群，建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”的总体目标。

2008年，国家档案局提出建立“覆盖人民群众的档案资源体系”和“建立方便人民群众的档案利用体系”。

这是新时期对档案信息化提出的任务目标和工作方向。

2011年1月14日，国家档案局中央档案馆正式印发《全国档案事业发展“十二五”规划》，为了完成新形势赋予档案工作的新任务，指导档案事业“十二五”时期的科学发展,发挥档案工作在经济社会发展中的基础性作用，对档案信息化工作做了进一步的具体要求。

二、企业档案信息化建设的主要内容档案信息化建设工作，是贯彻落实国家有关电子文件管理的文件精神，加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化的基础建设。

企业档案信息化建设的主要内容有：根据电子文件管理的要求，配备或开发档案数据库管理系统、电子文件归档管理系统、电子档案移交管理系统、数字档案信息发布利用系统等；加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设；根据国家、企业相关规定、标准和内部实际需要，制定文书类档案长期保存格式标准，研发文书类档案长期保存格式产品和转化工具并组织试点和示范；加快采用信息技术，充分利用网络优势，提高远程服务的能力，建设覆盖广泛、内容丰富、检索方便、利用快捷的档案利用体系，打造档案信息资源共享和服务平台，搞好电子文件（档案）备份中心建设，落实电子文件的异质、异地备份制度。

三、企业档案信息化建设的现状及制约因素1.企业档案信息化的基础设施建设在企业档案信息化基础设施建设中，传统的手工管理模式正逐步被综合应用计算机技术、网络技术的电子化办公模式所取代，档案管理现代化建设取得显著成绩，信息化程度逐步提高，各地各类企业的档案管理工作正在发生深刻变化，档案信息资源正处于大力开发利用之中。

据统计，截至2004年，全国档案部门拥有微机26000多台，网络服务器1500多个。

信息化建设作为一项全新的工作，是一个系统的工程，就目前而言，在基础设施建设方面还存在着诸如项目易立、资金难求的困难。

由于电子产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投入定终身，其后的持续维修、更换、升级费用有多大可想而知。

同时信息设施配置不合理，盲目投资也影响了基础设施建设的发展。

在档案信息化基础设施建设中企业要做到以下三点：一是不吝惜投资。

档案信息化是趋势，基础设施是信息化建设的根本，这是对信息力量的投资，对企业自身知识体系的搭建。

二是不盲目投资。

类似的档案管理软件众多，在设计或购置档案管理软件时应以满足企业信息归档、借阅、利用的功能需求为前提，明确自身的单位性质，明确档案室保存档案的目的，明确档案管理软件所管理的对象是传统载体档案还是原生电子文件或是两者的混合体，确认自身档案管理功能是需要嵌入到业务系统中，还是与业务系统整合，或是一个独立的系统，结合档案管理的实际工作可以确定软件的档案管理方面的功能需求和业务流程，加上一些公共的管理需求和技术架构需求，一个档案管理软件的基本需求就可以明确了，当然还有一个最重要的前提就是选择的档案管理软件必须符合国家相关要求，如：《归档文件整理规则》《档案管理软件功能要求暂行规定》《电子文件归档管理办法》等法规、标准。

三是统一投资。

在选择档案管理软件搭建信息共享平台的同时还需要有一个全局化长远性的考虑，上下级企业、兄弟企业可以联合选购一款适合企业的软件，相当于将单个企业独立的档案室通过网络数字化，作为企业的一个窗口与其他企业进行信息交流互享，这样可以避免在信息交互过程中出现系统兼容问题，同时联合购买同款档案管理软件时，投资成本也会降低，而投资效益则会在使用中提升。

2.档案信息化建设的技术发展及信息安全信息化环境中使用的信息技术非常广泛，目前企业大都购置了基本的档案数字化设备，如图片扫描仪、文件扫描仪、刻录机等，可对文字、图纸、照片等档案进行数字化生成扫描、信息扫描、识别、图像处理、音频转换等。

建立了档案电子目录数据库、档案全文数据库，可实现电子文件存储和实物存储，包括磁盘、光盘等。

运用了各类先进技术，如分类检索技术，包括自动分类检索、关键词检索、全文检索、多媒体检索等；信息安全保护技术，数据加密技术、数字签名技术、身份认证和访问控制、系统备份等；以及中间件技术和集群技术等。

此外，随着新一代互联网、移动通信、云技术、物联网、智能网络终端、高性能计算的发展，新型显示、国家宽带网、云计算等科技产业化进程的推进，都给我们带来了信息安全方面的考量。

信息的利用应以安全为基本原则，这要求我们加快网络与信息安全技术创新，建立档案数据备份和灾难恢复机制，提高信息化条件下档案信息安全保障能力。

除此之外，国际上常见的做法是对文件的生成过程在法律框架中进行规范，从文件生成乃至生成之前就开始对其依法进行规范的管理，同时按照法定的流程监控文件的整个生命周期。

这就要求企业加快建立企业内部从文件生成开始的电子文件和电子档案相关规范化管理体系，以及网站运行、数据库管理等各项涉及档案信息安全的工作环节的规章制度，从而最直接最有效地对信息过程进行全面控制。

加大档案工作的宣传也必不可少，企业档案工作者不仅要自己懂法，还应从《档案法》《保密法》等国家相关法规制度入手进行宣传普及，使企业领导、广大职工知法、懂法、守法，共同配合开展企业档案信息化工作。

3.档案信息化建设的人员配备企业的建设发展，人才是关键。

档案信息化涉及建设与管理两个方面，这两个方面都需要人才。

一是档案信息化建设人才。

在档案信息化建设过程中，需要这些人才能够立足于档案工作实际规划和设计建设项目的目标、任务、内容、规模；需要这些人才能够在建设过程中组织好各项工作；需要这些人才能够把握好项目的技术应用与质量控制等问题，这样才能确保档案信息化建设的成功实施。

二是档案信息管理人才。

在日常的档案信息管理过程中，需要这些人才能够科学管理好、维护好本部门的局域网、数据库、网站、软件系统、网络设备；需要这些人才能够推动应用好系统的各项功能，提高档案工作效率，确保信息化系统安全、稳定运行。

但是档案信息化是档案领域的一项新的工作，现在企业档案队伍中能够了解和掌握信息技术的人才储备较少，信息化人才缺乏已成为档案信息化建设与发展的瓶颈。

传统的档案人才队伍已不适应以信息技术为手段的档案事业发展需要，信息化建设与发展中所需要的复合型管理人才，不单单是要具备扎实的档案专业知识，熟悉企业各部门的业务内容，还需要能熟练地掌握和运用信息化技术手段对档案进行收集、整理、鉴定、归档、保管、处理、统计、编研和利用服务，必须同时具备档案业务及信息化技术知识。