QP-02 记录控制程序

莒南县利顺工艺品有限公司

程

序

文

件

文件修订内容摘要

1、目的

对记录进行控制和管理，为保证产品质量符合规定要求、体系有效运行以及产品相关活动或服务的可追溯性及采取纠正和预防施提供依据。

2、适用范围

适用于质量体系运行记录及质量活动记录的控制和管理。

3、职责

3.1 办公室负责编写《记录汇总表》，备案各类记录的样本；

3.2 各部门文件资料管理员负责对本部门的记录进行整理、归档。

4、工作程序

4.1 记录的形式及要求

4.1.1 记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告，也可以是拷贝、磁带、软盘或胶片；

4.1.2 记录的样式及内容要求在相应的体系文件中规定；

4.1.3 填写要求。填写及时，内容正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签全名，不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并签名注上日期；

4.2 记录的收集、标识和归档

4.2.1 各部门文件资料管理员应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续便于查阅；

4.2.2 对于体系文件规定的记录，其归档方案应便于存取检索；

4.2.3 如部门有多种记录，要对存放的记录进行编号，一般情况下各部门对记录每月整理一次，装订成集，在封面注明部门、记录名称及月份等；

4.3 记录的保存和销毁

4.3.1 办公室编写《记录汇总表》，填写记录名称、编码（包括版本）、保存期、编制部门等内容，交部门负责人审批，并汇集备案记录的样本；

4.3.2 各部门按照《记录汇总表》的期限要求保存记录，对于保存期超过一年的记录经办公室同意后，可集中保存于办公室的档案柜内，但须标识清楚所属的部门、记录的名称和年份；

4.3.3 记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作，对于保存在磁带、软盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失；

4.3.4 记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门主管核实后方能处置；4.3.5 记录的保存期限为5年；

4.4 记录的查阅、借阅

4.4.1 经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录，如需借阅，需经双方负责人同意，进行登记，限期归还；

4.4.2 如合同中有要求，经保存部门负责人核实后，记录可提供给顾客或其代表查阅；

4.5 记录样式的批准、更改及报告

4.5.1 记录样式及其《文件更改申请单》由与该记录相关的文件批准人批准，记录样式的批准采取背面签名的方式，改版后的记录样式因附有经批准的《文件更改申请单》，背面可不再签名；

4.5.2 各部门将更改后的记录样式及批准后的《文件更改申请单》交至办公室，由办公室对《记录汇总表》进行相应的修改，及时发放最新的汇总表；4.6 外来记录的控制

外来的记录（如供应商提供的质保书等）由相关部门保存，如无特别规定保存期为5年；

5、相关文件：无

6、相关记录

6.1 QP02-01 《记录汇总表》