法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法一、前言为了保障公司内部信息管理的规范化和安全性，本文旨在制定一套完整的法律法规及外来文件管理办法。
凡是牵涉公司重要信息的法律法规及外来文件，都应该按照本文的规范进行规范化的管理。
此外，本文还将对法律法规及外来文件的定义、标准处理流程和必要的注意事项作出详细说明。
二、定义1.法律法规：法律和法规是国家行政机关和司法机关根据国家法律的授权形成的具有普遍约束力的规范。
2.外来文件：外来文件是指一切与公司业务、管理、资料无关的文书资料。
常见的外来文件包括办公用品目录、咨询公司的广告宣传资料、员工家长委托书等。
三、标准处理流程1.法律法规的处理(1)登记凡是收到法律法规文件，相关部门应当立即按照文件的重要性和紧急程度进行登记，并及时上报给公司领导和相关责任人。
(2)分类对于登记后的法律法规文件，相关部门应当根据文件的主题内容、涉及的业务范围、重要性以及适用的法律法规等因素，进行分类管理，并搜集尽可能多的相关资料，确保法律法规文件的得到完整的理解和正确的执行。
(3)分发经分类管理的法律法规文件，应根据文件的内容和相关部门的需要，及时分发到各相关部门，确保对法律法规文件的理解和把握。
(4)妥善保管对于已经认定为重要的法律法规文件，应采取一系列措施确保其安全和有效性。
具体来说，法律法规文件的保管必须在仅限于相关部门的权限范围内，同时对于重要的法律法规文件，还要定期进行复查、整理和更新，以确保其正确性和时效性。
2.外来文件的处理(1)鉴别对于所有收到的外来文件，相关部门应当第一时间鉴别其与公司经营管理没有任何关联，遵照”拒之门外”的原则，即不予受理，不予回复，不予留存。
(2)上报遇到一些严重的问题，如公司IM系统因冒充客户发送垃圾邮件造成严重后果的情况，应立即上报公司领导，并请其尽快请来公安机关或者网络安全部门的技术支持。
(3)归档对于已经鉴别清楚的外来文件，由相关部门直接予以处理，对于有重要价值的文件，应按照相关规定进行归档，送存电子档案库。
A4.1.3法律法规及外来文件管理办法
中国石油集团渤海石油装备制造有限公司管理作业文件文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.3 法律法规及外来文件管理办法发行版本：A修改码：0编制人：周红嘉内控与风险管理处主要领导审核：刘建公司专业主管领导审定：李淑娟批准人：郭孟齐2009－09－01批准 2009－10－01实施中国石油集团渤海石油装备制造有限公司发布法律法规及外来文件管理办法1 范围为了规范法律法规及外来文件管理，确保其得到有效控制，制订本办法。
本办法规定了法律法规和外来文件的获取、识别、更新和评审的方法与要求。
本办法适用于公司及所属各单位。
2 术语和简略语本办法采用 GB/T 19000－2000、GB/T 24001－2004、GB/T 28001－2001和Q/SY1002.1-2007标准规定的术语。
3 职责3.1 公司机关部室职责3.1.1内控与风险管理处是本办法的归口管理部门，总体负责公司有关的适用法律法规的收集、传递和管理。
3.1.2 质量安全环保处负责有关质量、安全、健康、环境方面的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.1.3 市场营销处负责与市场有关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.1.4 生产运行处负责与产品、施工和服务有关外来文件的收集、传递和管理。
3.1.5 总经理办公室负责外来公文的获取、传递和管理。
3.1.6 科技管理处总体负责公司相关标准的管理，负责有关法律法规的收发行版本： A 修 改 码： 0文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.3 页 码：1/5集、传递和管理。
3.1.7其他部门负责与本部门相关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.2 各单位机关部门按职责分工分别负责与本部门相关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.3 各基层单位负责适用法律法规和外来文件相关内容的具体实施。
4 管理内容4.1 法律法规及外来文件包括的范围4.1.1 国家、地方和国外施工所在地的法律法规和政策规定。
法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法编制：审核：批准：发布日期：实施日期：1 目的1.1 为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、文件处于最新版本、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。
2 外来文件范围2.1 国家有关法律法规；2.2 太阳光伏组件（非晶硅及晶硅组件）的制造相关安全技术规范；2.3 太阳光伏组件及光伏电站的设计、检查和验收、检验与试验方法等；2.4 国际标准、国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；3 职责3.1 总经理负责向公司员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性。
3.2 综合部负责相关法律法规的贯彻和管理。
生产部负责对产品相关的检验、实验标准进行贯彻和管理，生产部负责安全生产法规的贯彻和有效实施。
3.3 设计部负责在产品设计开发、产品实现过程中采用相关的法律法规和强制性标准的要求。
3.4 采购物流部负责在采购和采购品贮存等过程中严格执行相关法律法规的要求，使其符合政府、安全和环保法规的要求。
3.5 人力资源部负责建立《法律法规及外来文件管理办法》负责公司所有外来文件的统筹管理，包括外来文件的下载、更新、登录、借阅登记及作废等管理。
4 工作内容4.1 与本公司体系、产品相关的法律法规4.1.1 与产品安全特性的符合性相关的有易燃、易爆、车内人员保护、特种设备操作等。
4.1.2 与环境保护相关的有排放、噪声和无线电干扰等。
4.1.3 其他强制性标准(幕墙用安全光伏玻璃)。
4.1.4 相关的法规如合同法、产品质量法、标准化法和环保法等。
4.1.5 其他国家宪法、安全生产法、劳动法、消防法、职业病防治法等国家级法律法规。
4.2 法律法规贯彻要求4.2.1 在产品设计开发过程中，技术研发部应将影响安全特性的符合性相关的因素，如易燃、易爆、易伤害、易腐蚀等要求，以规定的符号标识在相应的技术文件上，以便在产品实现过程中实施，确保稳定地提供满足顾客和适用的法规要求的产品。
公司外来文件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。
第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。
2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。
3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。
4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。
5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。
第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。
第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。
2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。
3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。
4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。
第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。
2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。
3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。
第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。
2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。
第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。
2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。
3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。
外来文件管理办法
外来文件管理办法1.目的：确保质量体系有效运作，并规范外来文件的管理。
2.范围：适用于外来文件的管理。
3.职责：3.1各相关单位：负责对外来文件的接收和确认。
3.2文管中心：负责对外来文件进行编号、登记、存档等分发管制。
4.定义：4.1外来文件：不是本公司内部制定，而是根据需要从外部接收之文档，如环保法律、法规、国家或地方标准、行业标准、上级下发的管理文件、第二、三方审核的资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。
5.流程：6.内容:6.1外来文件列入管理的类别：客户图纸,工程标准、规范、环保标准等。
6.2外来文件的接收与转交:6.2.1相关部门在接收到客户所提供的规范及标准等文件资料经部门主管确认，须注明：客户、图纸或资料正确的品名规格名称，所需分发的部门，将原稿转交文管中心统一办理。
6.2.2各部门将搜集的有关技术参考、引用标准及质量标准(如ISO9000、TS16949等)，转交文管中心统一办理。
6.2.3客户对产品和工艺环保标准，如，ROHS和WEEE指令SS-00259标准等客户提供之产品限制物质标准或规范:由品保主管确认后加盖【外来文件】，开单列外来文件——客户环保资料清单。
6.2.4各部门在接受到6.2.1，6.2.2的文件或资料时，应经部门主管确认其有效性和正确性后才能转交品保部。
6.2.5品保部接收到各相关部门转交的外来文件或资料时，须登记在[外来文件收文登记表],并将外来文件或资料编号管理。
6.3.外来文件编号:6.3.1有关顾客要求方面之外来文件：顾客转来部门及客户代号公元年度流水号之文件后二码6.3.2有关法律、法规方面之外来文件代表法律部门代号公元年度流水号法规后二码6.3.3部门代号：氧一A，氧二B ，生产一部N，生产三部G，品保课Q，工程T，业务S，总务K，储运E，物料M，采购H，综合P。
6.3.4文管中心完成编号后，须登记在[外来文件管制一览表]上,文件上盖[外来文件]章，[文件发行管制章]及[管制文件，严禁复印]章。
外来人员管理制度范本
外来人员管理制度范本
第一条为了加强对外来人员的管理，维护社会治安秩序，保障社会安全，根据《中华人民共和国出入境管理法》和相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于在本单位工作、学习、居住的外来人员。
第三条外来人员应按照国家法律法规和相关规定办理居留手续，如有违反法律法规的行为，本单位有权采取相应措施并报相关部门处理。
第四条外来人员必须在规定时间内到公安机关办理临时居住登记，如有变动需及时办理变更手续。
第五条外来人员要严格遵守本单位的各项规章制度，不得从事违法犯罪行为。
如有违反规定的行为，本单位有权采取相应处罚措施，并报相关部门处理。
第六条外来人员要爱护公共设施和财物，不得私自损坏和盗窃。
如有损坏或盗窃行为，应当承担相应法律责任。
第七条外来人员要尊重社会公德，不得进行有损社会风气和公序良俗的行为。
如有违反规定的行为，本单位有权采取相应处罚措施。
第八条外来人员要积极参与社区活动，融入当地社会，共同建设和谐社会。
第九条外来人员应当按照规定缴纳相关费用和税款，不得逃避税收。
如有逃税行为，将受到相应处罚。
第十条外来人员在本单位工作、学习、居住期间，享有与本单位员工或学生相同的权益和待遇，但不得违反国家相关规定和本单位规定。
第十一条外来人员有权利和义务向本单位提出合理的要求和意见，并得到本单位的合理解决和回应。
第十二条本制度由本单位负责解释和修改，如有需要，经合法程序进行修改，并及时向外来人员公布和宣传。
第十三条本制度自发布之日起生效。
外来资料的管理办法
外来资料的管理办法一、目的为了规范外来资料，充分利用外来资料，使其发挥最大的潜在价值，加强公司外来资料的管理，特制订本办法。
二、适用范围（一）、本办法适用于公司及各部门收到的外来资料，包括外来文件、产品样本、杂志、书籍、宣传单、书信、信函等资料。
（二）、私信不适用本办法。
三、管理办法（一）、有具体署名个人的资料，涉及公司事项的，交人事行政部留存；涉及本部门事项的，本部门留存。
如申请需要办理的，经总经理签字同意后办理，办理完毕资料归口归档。
（二）、署名部门的资料，归口部门处理、存档。
如涉及其他部门的，要复印分发到相关部门。
没有分发的，一经发现，对其部门主管要严肃处理。
（三）、署名公司的资料，一律交总经理室处理、归档。
（四）、产品样本、设备样本和电机杂志等资料按信息共享原则，有技术部、采供部、市场部、品管部、人事行政部、财务部、制造部等相关部门传阅后，按以下规定归档。
（每个部门借阅2天，并办理交接手续）。
（五）、产品样本、资料由市场部保存。
（六）、设备样本、资料由制造部保存、归档。
（七）、电机杂志由技术部负责保存、归档。
（八）、其它资料由人事行政部负责保存、归档。
（九）、由人事行政部确定外来资料，如确认对公司现在和将来均无利用价值的，可以不建档。
（十）、外来资料如被确认对公司现在无利用价值，但将来有利用价值的，应交由人事行政部统一建档。
（十一）、有价值的外来资料各部门原则保存一年，12月30日之前送到人事行政部存档。
（十二）、有利用价值的外来资料要妥善保存，不得遗失。
（十三）、超过保存期的外来资料，无利用价值的，交人事行政部统一销毁。
外来文件管理办法
外来文件管理办法
字[2017]第005号
为了及时掌握国家的有关法律法规，正确领会和执行政策精神，加快和规范外来文件的批转和管理，特制定本办法：
一、凡是省、市有关部门颁发的文件、通知、信函、邮件等以及国家颁布的与质量和安全有关的法律、法规等，统一由公司行政办公室签收。
二、办公室签收后，由负责文件管理的行政干事按照公司统一印制的《外来文件登记传阅卡》进行详细登记。
内容包括：收文日期、来文单位、文件标号、标题、传送日期等。
三、登记完毕后，送行政办公室主任。
办公室主任在对来文内容进行初步识别后，签署初步意见（指应当传送给相关领导或部门，还是办公室直接存档）。
四、根据办公室主任签署的意见，对需送达相关领导或部门的外来文件，行政干事要及时传送，并做好登记，文件原件及时转交档案室存档。
五、根据总经理或相关领导签批的意见，及时分送相关人员传阅或收回。
六、要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，在相关领导传阅后，档案室要将文件及时收回并登记存档，防止散失。
七、每个月底，档案室管理人员要对当月所接收登记的所有外来文件进行整理。
本办法自二0一七年三月二十六日起实施，原制度同时废止。
解释权归行政办公室。
外来文件的管理办法
1.0 目的本程序规定了对外来文件(不包括外来记录)的编码、批准、发放的控制程序，以保证外来文件在受控状态下使用。
2.0 适用范围本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。
3.0 职责3.1 外来文件由文件管理员负责整理、存档。
4.0 程序4.1评审与批准对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由经理进行评审后批准使用,并制定分发范围。
4.2标识经批准使用外来文件由文件管理员接收并盖“外来文件”章,并对外来文件进行编码,编码方式按” 发文单位- 日期-序号码”发文单位 - 文件发出的单位序号 - 文件顺序编号取二位数字,从01开始进行日期 - 取文件的年月的四位4.3发放与保管4.3.1文件管理员根据发放范围复印,文件原件为正本，如若是传真文件则先复印一份以该份复印文件作为正本。
正本存入文件档案内, 正本文件的复印件为副本，作为发放文件。
对于接收的外来完整的装订本，则在正本的封面盖“外来文件”章，在副本的封面亦盖“外来文件”章后发放。
4.3.2文件管理员根据发放范围将文件发给有关部门负责人，并填写《文件签收记录表》。
4.3.3外来文件必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。
4.3.4若需领用外来文件,须填写《文件发放审批表》经批准后分发；4.3.5若文件严重损坏或遗失，应立即汇报，并书面申请补办；填写《文件发放审批表》经批准后补发。
4.4外来文件的更改4.4.1 更改的外来文件接收、发放与“4.1,4.2,4.3”相同。
4.4.2 文件管理员在发放更改的外来文件的同时收回旧文件各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。
若新版文件是旧版文件的替代，则收回旧版文件,文件管理员将旧文件正本从档案中取出盖上“作废”章印，并存入作废文件档案内，更改的文件正本存入文件档案内，所有旧文件的副本作废品处理。
JH-IP424-01法律法规等外来文件控制程序
文件编号：版 本：A 页 数：4发布部门：修改状态：0法律法规等外来文件控制程序编制： 审核： 批准：2020年03月01日发布 2020年03月05日实施Xxx 有限公司 知识产权体系程序文件修改记录1、总则1.1为获取、确认适用于企业知识产权管理的法律、法规、标准及其他要求，确保我我企业的知识产权管理活动符合标准要求，特制定本规定。
1.2本规定适用于与本企业知识产权管理相关的法律、法规、政策及其他要求的获取和确认。
2、职责2.1知识产权部负责收集和跟踪知识产权管理方面的法律、法规、标准、政策及其他要求的外来文件。
2.2知识产权部及其他部门收集相关要求，服务支撑机构提供数据文献服务支持，反馈给知识产权管理机构。
2.3知识产权部负责汇总所获取的知识产权外来文件，进行识别确定，分类登记、归档、分发、统一管理。
2.4知识产权部负责组织员工学习知识产权方面的法律、法规和其他要求。
3、获取与确认3.1知识产权管理方面的外来文件包括：我国颁布施行的知识产权法律、法规、签订的国际条约、企业知识产权管理标准、国家出台的战略纲要、产业政策及其他通知等。
3.2获取渠道包括：知识产权相关媒体（包括网站和报纸、杂质等）、政府机关、行业协会、服务支撑机构等。
3.3知识产权部负责收集与知识产权相关的外来文件；并可以由服务支撑机构协助，对收集的法律、法规及其他要求进行分析和识别，确定适用于本校的法律、法规及其他要求，记录在《外来文件清单》中。
4、实施法律、法规要求按《文件管理及控制程序》下发到相关部门，各部门负责人、知识产权管理人员组织内部员工进行学习。
重要的法律、法规要求，可采用培训、讲座、广播、内刊等多种形式，向全体员工予以传达，确保了解、并在工作过程中严格遵守。
知识产权部应对法律、法规有效性进行跟踪，一旦发现废止或新版的法律、法规，进行审查并确认登记，按《文件管理及控制程序》对《外来文件清单》作出修改。
知识产权管理机构按《培训计划表》组织有关人员参加相关的法律、法规要求的培训。
ISO9001-2015外来文件与法律法规程序
外来文件与法律法规程序（ISO9001:2015）一、目的为了规范法律法规及外来文件管理，及时获取、识别、传达和更新适用于公司的知识产权法律、法规和其他他应遵守的要求，并为公司管理体系的运行与合规性评价提供法律依据。
二、适用范围本办法规定了法律法规和外来文件的获取、识别、更新和评审的方法与要求。
对公司外来文件主要是适用法律法规和技术资料等标准资料库进行有效管理，确保外来文件有效性得到识别，归档/分发/借阅/归还/作废等活动受控进行三、职责公司知识产权部为本程序主责部门。
负责知识产权法律法规和其他应遵守的要求的识别、获取、传递及执行情况的检查监督与合规性评价工作。
编制本部门适用的法律、法规和其他要求清单。
四、工作程序获取途径1) 国家、省（市）地方、上级主管部门国家知识产权局等相关行业部委的管理部门；2) 出版社、书店、图书馆和上网；3) 订阅报刊、杂志和购买有关书籍；五、识别与获取公司知识产权部的法律法规、标准管理人员负责与国家各部委和省、市地方政府和上级主管部门保持联系及时识别和获取与公司知识产权有关的适用的法律、法规、条例、规范、规程及其他相关文件，针对所识别的风险，确定所涉及的条款，并建立适用法律、法规及其他应遵守的要求清单。
对于公司知识产权部已识别的法律法规和其他应遵守的要求，公司各相关部门和单位可直接索取。
并建立各单位适用法律法规和其他要求清单。
六、适用性评价公司知识产权部识别和获取法律法规后，应对法律法规的适宜性进行评价。
七、管理和执行清单登记及发放公司识别的法律法规由知识产权部进行评价后由公司知识产权部编制《法律、法规及其他应要求清单》经公司主管领导审批后下发放到相关部门、单位。
公司各单位在识别知识产权风险时应考虑法律法规和其他应遵守的要求。
公司各单位在科研、生产、采购、销售、并购等过程中对法律法规和其他应遵守要求的符合性进行合规性评价。
八、法律法规及其他应遵守要求的更新公司知识产权部每年年底进行一次法律法规、条例、规范和标准有效性的确认，对已失效的法律法规、条例、规范、标准必须在“适用法律法规和其他要求清单”的相应位置中进行更新、失效及其日期的标识，更改的清单经公司主管领导审批后，发放到相关部门、单位、各项目经理部。
11 法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法XZ/GL－11-111 目的和范围确保与本公司质量环境体系(如产品的安全、环保要求)在产品实现过程中得以贯彻实施,特制定本办法。
本办法适用于与质量环境管理体系有关的法律法规要求的情况.2 职责总经理负责对所有一汽大众公文、直接上级公文和法律法规（以下简称外来文件）识别确认。
办公室负责对外来文件按照文件管理程序的标识、传递、贯彻和管理。
并对确认留用实施的公文及法律法规实施控制.3 控制3.1 外来文件的接受办公室文档员接受外来文件时，填写《收文处理单》,然后送办公室主任审阅.3。
2外来文件的下发、传阅办公室主任审阅后，认为需要下发的交待文档员按下发文件办理程序处理,不许下发的由文档员归档.3.2.1 文档员在接受需要下发的外来文件后，填写《外来文件使用通知书》,交公司总经理审批，总经理在《外来文件使用通知书》上，标注本公司使用条款或全文使用，并确定执行部门。
3。
2。
2 文档员根据总经理确定执行部门，将外来文件的复印件（原文留档)送递指定部门负责人3。
2.3 部门负责人签收外来文件后，组织部门相关人员传阅,并在外来文件传阅单上签字。
3.3 外来文件的变更处理3.3。
1 办公室要及时掌握所用外来文件的更新和修改情况,办公室文档员在接到更欣和修改厚的外来文件后,按3.1 和3.2条款处理。
3。
3。
2 更新和修改的外来文件发放时，必须收回先前发放到有关部门的原使用版本,部门责任人均在回收文件表格上签字。
3。
4 外来文件的归档保管、回收及销毁3。
4.1 办公室文档员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案库保存。
3.4。
2 停止使用的外来文件复印本由办公室文档员按照4。
2.5 记录的销毁处理进行：各部门年底应对保存的外来文件进行清理，超过保存期的记录列出清单，如列出销毁文件编号、名称、类别、主管负责人意见等,一并填写在［文件销毁清单］上；对外来文件销毁处理的方式有：碎纸、焚烧,也可反面利用，由管理者代表或授权人决定处理方式。
外来文件管理制度
外来文件管理制度External Document Management System编制Editor审核Review批准Approval外来文件管理制度1.总则1.1 为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。
1.2 外来文件包括从外部获得的文件，各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同，客户提供的图纸规范、标准书、技术数据或国际标准等。
1.3 本制度适用于本公司对获取、识别、传递、发放、更新外来文件等过程进行控制。
2.管理职责2.1 技术中心标准情报室是外来文件的归口管理部门，负责对外来的技术标准进行识别，负责对本公司产品相关安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记、贮存和管理工作。
2.2 质检部负责对外来的法规规范进行识别；2.3 办公室负责对外来法律法规、政策文件进行识别。
3.外来文件的获取3.1 各部门获取的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门。
3.2 公司所获取到的外来文件，无论邮寄或传真均需先检查是否有缺页、模糊不清或破损情况发生，若有则由接收部门与文件源联系，并要求重新作业。
4.外来文件的识别、评审4.1 技术标准4.1.1 凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术外来文件（电子版/书面版），收到后应提交到技术中心标准情报室，由标准情报室进行识别，并整理出《外来文件目录》，目录应列明文件编号、名称、发布日期；4.1.2 技术标准，图纸等需提交技术部门，评审文件有效性和适宜性，确认是否为最新版，是否可依照执行；4.1.3 标准情报室识别标准的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本，标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
4.2 法规规范4.2.1 凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章及产品检验、接收标准，收到后应移交到质检部进行识别；4.2.2 质检部对收集到的法规规范、产品检验、接收标准进行识别，识别其应实施的部门、范围；4.3 政策文件4.3.1 凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；4.3.2 办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；4.3.3 办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。
公司外来文件保密管理制度
一、总则为加强公司对外来文件的保密管理，确保公司商业秘密的安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司接收、处理、传递、存储和销毁所有外来文件，包括但不限于合同、协议、技术文件、市场调研报告、财务报表等。
三、保密责任1. 公司各部门负责人对本部门接收的外来文件保密工作负总责。
2. 各部门员工应严格遵守保密制度，对所接触到的外来文件保密。
3. 保密责任人应定期对部门员工的保密工作进行监督检查。
四、保密措施1. 文件接收（1）接收外来文件时，应核实文件来源，确认文件性质。
（2）对涉及公司商业秘密的外来文件，应在文件封面或附言中注明“保密”字样。
（3）对涉及国家秘密的外来文件，应严格按照国家保密规定进行接收和处理。
2. 文件传递（1）传递外来文件时，应选择安全可靠的途径，确保文件在传递过程中的安全。
（2）传递涉及公司商业秘密的外来文件，应指定专人负责，并采取加密、密封等保护措施。
3. 文件存储（1）存储外来文件时，应选择安全可靠的场所，确保文件在存储过程中的安全。
（2）对涉及公司商业秘密的外来文件，应分类存放，并设置密码或密码锁。
4. 文件销毁（1）外来文件不再使用时，应按照公司规定进行销毁。
（2）销毁涉及公司商业秘密的外来文件，应采用碎纸机、焚烧等方式，确保文件内容无法恢复。
五、违规处理1. 对违反本制度，泄露公司商业秘密的员工，公司将视情节轻重，给予警告、记过、降职、辞退等处分。
2. 对泄露公司商业秘密，给公司造成重大损失的，将依法追究其法律责任。
六、附则1. 本制度由公司保密委员会负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
公司对外来文件的管理制度
第一章总则第一条为加强公司对外来文件的管理，确保文件的安全、准确、及时传递，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各子公司对外来文件的管理。
第三条公司对外来文件的管理应遵循以下原则：1. 安全性原则：确保外来文件在传递、存储、使用过程中的安全，防止丢失、损坏、泄露；2. 准确性原则：确保外来文件内容准确无误，避免因文件内容错误导致工作失误；3. 及时性原则：确保外来文件在规定时间内传递到相关部门，提高工作效率；4. 规范性原则：严格按照国家法律法规和公司相关规定对外来文件进行管理。
第二章文件接收第四条各部门、各子公司应指定专人负责接收外来文件。
第五条接收外来文件时，应仔细核对文件名称、发送单位、日期等信息，确保准确无误。
第六条接收外来文件后，应在文件上注明接收日期、接收人，并登记在文件登记簿上。
第七条对不符合接收要求的文件，应及时退回发送单位。
第三章文件传递第八条文件传递应严格按照文件登记簿上的记录进行。
第九条文件传递过程中，应确保文件完整无损，不得擅自拆封、涂改、复制。
第十条传递文件时，应使用公司内部传递系统，确保文件安全、快速传递。
第十一条文件传递过程中，如遇特殊情况，应及时报告上级领导，寻求解决方案。
第四章文件存储第十二条公司应设立专门的文件存储室，用于存放外来文件。
第十三条文件存储室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保文件安全。
第十四条文件存储应按照文件类型、日期等进行分类，便于查找和使用。
第十五条文件存储室应定期清理，及时销毁过期、失效的文件。
第五章文件使用第十六条文件使用前，应仔细阅读文件内容，确保准确无误。
第十七条使用文件时，应妥善保管，不得擅自涂改、销毁。
第十八条文件使用后，应及时归还，不得擅自带走。
第六章文件销毁第十九条文件销毁应严格按照国家法律法规和公司相关规定执行。
第二十条文件销毁前，应登记在文件销毁清单上，并由专人监督。
第二十一条文件销毁后，应及时上报上级领导，并做好销毁记录。
外来文件管理制度
外来文件管理制度一、总则为规范外来文件管理工作，提高文件管理效率，保障文件安全，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有单位的外来文件管理工作。
三、文件管理的基本原则1、合法合规原则：外来文件管理必须遵循国家法律法规、规章制度的要求，保证文件处理的合法合规。
2、保密原则：外来文件应严格保密，妥善保管，加强文件安全管理，确保外来文件不外泄。
3、便捷高效原则：外来文件的收发和管理应当方便、快捷，提高管理效率。
4、信息共享原则：外来文件的信息应当合理共享，保证信息流通畅通。
5、科学管理原则：外来文件的管理要求科学、规范，避免文件混乱、丢失问题。
四、文件管理的主要内容1、文件收发1.1 外来文件的收取：接待处、办公室等单位的职责人员负责接收外来文件，并及时登记备案。
1.2 外来文件的发放：根据需求，及时发放已归档的外来文件，查无异议后方可发出。
1.3 文件的签收：收到外来文件后，负责人员应当及时签收，并按照规定存储。
2、文件登记2.1 外来文件登记：在接收外来文件后，负责人员应当按照规定进行文件登记，明确文件的来源、去向、保密级别等重要信息。
2.2 文件存档：已登记的外来文件应当按照规定进行存档，分类归档，方便检索。
3、文件保密3.1 严格保密要求：对于涉密的外来文件，必须符合保密要求，设置专门的临时密室，定期对其进行安全检查，保障文件的安全。
3.2 文件传递安全：对于涉密文件的传递，应当采取加密传输、隔离传输等措施，确保文件不外泄。
4、文件管理的安全保障4.1 档案柜保护：外来文件存档的档案柜需符合防火、防盗等要求，保障文件安全。
4.2 网络安全保障：对于电子文件，需要加强网络安全，防止黑客攻击、病毒侵入等危害。
4.3 物理保护：对于特别重要的外来文件，需要进行物理保护，如加密、封装等措施。
五、外来文件管理的责任1、接收单位负责人员：负责外来文件的接收、签收、登记工作，保障文件管理的顺利进行。
2、保密管理人员：负责涉密文件的保密管理工作，定期检查、审核文件安全情况。
公司外来文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司外来文件的管理，确保文件传递、处理、归档的规范性和效率，提高公司内部管理水平和信息交流质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门及员工对外来文件的管理工作。
第三条本制度遵循以下原则：1. 规范化：确保外来文件的管理工作符合国家相关法律法规和公司内部规定；2. 效率化：简化文件处理流程，提高文件传递和处理效率；3. 安全性：确保外来文件内容的安全性和保密性；4. 责任化：明确各部门及员工在外来文件管理中的职责。
第二章文件接收与登记第四条各部门指定专人负责接收外来文件，并对文件进行初步审核。
第五条接收外来文件时，应检查文件是否完整、是否符合要求，如有疑问应及时与文件发送单位联系。
第六条接收外来文件后，应填写《外来文件登记簿》，内容包括文件名称、发送单位、接收日期、接收人、文件份数、密级、处理意见等。
第七条《外来文件登记簿》由接收部门保管，并定期向公司档案室报备。
第三章文件处理第八条文件接收后，由接收部门负责人或指定专人负责处理。
第九条文件处理包括以下内容：1. 核实文件内容，确保文件真实、准确；2. 根据文件内容，提出处理意见，包括转发、存档、退回等；3. 处理意见需经部门负责人审批后执行。
第十条对需要转发的文件，由接收部门填写《文件转发单》，注明转发单位、文件份数、密级等信息，并经部门负责人审批后转发。
第十一条对需要存档的文件，由接收部门填写《文件归档单》，注明归档文件名称、发送单位、接收日期、归档日期、归档人等信息，并按归档要求进行归档。
第十二条对需要退回的文件，由接收部门填写《文件退回单》，注明退回单位、文件名称、退回日期、退回人等信息，并经部门负责人审批后退回。
第四章文件归档第十三条文件归档应按照公司档案管理规定执行。
第十四条归档文件应保持完整、清洁、有序，便于查阅。
第十五条归档文件应按照文件名称、密级、接收日期等进行分类整理。
第十六条归档文件应由接收部门负责人或指定专人负责归档。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
法律法规及外来文件管理办法1 目的和范围确保与本公司质量体系(产品) (如产品的安全、环保要求)在产品实现过程中得以贯彻实施，特制定本办法。
本办法适用于与质量体系(产品)有关的法律法规要求的情况。
2 职责2.1 总经理负责向公司员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性。
2.2 综合办公室负责相关法律法规的贯彻和管理。
并对留用的与法律法规有关的文件资料实施控制。
2.3 技术部负责在产品设计开发、产品实现过程中采用相关的法律法规和强制性标准的要求。
2.4 供应部负责在采购和采购品贮存等过程中严格执行相关法律法规的要求，使其符合政府、安全和环保法规的要求。
2.5 生产部负责在产品实现、包装、运输、使用过程中执行法律法规的要求。
2.6 质量部负责法律法规实施情况的监督检查。
3 工作程序3.1 综合办公室会同技术部、质量部，根据公司产品的特点，识别、确认和收集与本公司体系、产品有关的法律法规和强制性标准，由总经理适时向相关人员宣贯。
技术部标准化人员协助。
3.2 与本公司体系、产品相关的法律法规a)与产品安全特性的符合性相关的有易燃、车内人员保护、转向控制、灯光和制动等；b)与环境保护相关的有排放、噪声和无线电干扰等；c)其他强制性标准(如汽车用安全玻璃)；d)相关的法规如合同法、产品质量法、标准化法和环保法等。
3.3 法律法规贯彻要求a)在产品设计开发过程中，技术部应将影响安全特性的符合性相关的因素，如易燃、易爆、车内人员保护、转向控制、制动等要求，以规定的符号标识在相应的技术文件上，以便在产品实现过程中实施，确保稳定地提供满足顾客和适用的法规要求的产品；b)对强制性标准规定的监视测量要求，必须纳入相应的技术要求(或产品标准)中；c)在质量管理体系的各个阶段(如与顾客有关的过程)，公司贯彻合同法、质量法、标准化法等法规；d)采购品中若有毒性产品、危险品和其他限制产品时，供应部在签订采购合同时，要求供方出示产品和包装符合政府法规的说明；e)对表面处理(如磷化、电镀)等过程的工艺介质、槽液，必须按法规(标准)处理，达到要求后，方可排放；f)工作场所(如装焊车间、冲压车间)的噪声，必须加以控制，保持适宜的工作环境；g)在确定质量记录的保存期限时，要按法律法规的要求实施(必要时)；h)必要时，留用的失效(或作废)文件，要考虑相关的法律法规需求；i)对限用物质，要按规定采购、贮存和发放，并加强监督检查；j)在识别顾客要求和期望时，必须确认与产品有关的责任、义务及法律法规方面的要求；k)最高管理者在建立、实施和改进质量管理体系中应向员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性，使他们在产品实现过程予以重视。
3.4 质量部对产品实现过程中法律法规的执行情况进行监督检查，并有权制止违反规定的行为。
4 相关文件中华人民共和国合同法中华人民共和国产品质量法中华人民共和国标准化法GB2894 安全标志Q/BYZT 07.06—2001 标识和可追溯性管理程序4.3 风险评价和隐患治理4.3.1 总则风险评价是一个不间断的过程，是所有HSE要素的基础。
企业的高层管理者应不间断地组织风险评价工作，识别与业务活动有关的危害、影响和隐患,并对它们进行科学的评价分析,确定最大危害程度和可能影响的最大范围,采取有效或适当的控制措施，把风险降到最低程度。
4.3.2 风险评价a）企业主管领导应直接负责并制定风险评价管理程序，每隔一定时间或发生重大变更时,应重新进行风险评价。
b）企业应鼓励职工参与危害和影响的确定，共同做好风险评价和预防控制工作；风险评价程序见图2。
明确评价对象、选择科学的风险评价方法和程序危害和影响的确定选择相应的判别准则评价危害和影响记录重要危害和影响建立详细目标和量化指标确定和评价风险控制措施风险评价报告实施选定的风险控制措施图2 风险评价程序4.3.2.1 明确评价对象、选择风险评价方法企业应根据HSE管理工作的需要，确定评价范围和评价对象，并依据相应的法律、法规、标准、规范、制度、规定的要求和评价的目的，确定科学、适用的评价方法和程序，进行风险（预）评价，判定风险等级，确定危害和影响。
4.3.2.2 危害和影响确定a）直属企业应系统地确定生产经营活动、产品、运输及售后服务中危害和影响的全过程，并应考虑到:1）规划、设计、建设、投产等阶段。
2）常规和非常规的工作环境及操作条件。
3）事故及潜在的紧急情况，包括:----原材料、产品的运输和使用过程中的缺陷；----设备失效；----气候、地震及其它自然灾害；----违反生产操作规程;----违反安全规程；----人为因素，包括违反HSE管理体系要求；4）在敏感地区水域活动作业因物料泄漏导致重大污染的事故。
5）丢弃、废弃、拆除与处理。
6）以往活动遗留下来的潜在危害和影响。
b）公司应鼓励全员参与危害和影响的确定。
c）进行评价和风险管理时,应考虑所评价项目的优先顺序。
4.3.2.3 选择相应的判别准则a）判别准则表述了与HSE管理活动、装置（设备）运行、作业环境（工作条件）有关的HSE控制目标，是确定危害及其影响的判别依据。
b) 风险评价可选用的判别准则：1) 国家有关HSE的法律、法规和标准；2) 行业的设计规范和技术标准；3) 企业的管理标准和技术标准；4) 合同书、任务书、企业目标中规定的内容；5) 国际通用的其他评价判别标准。
4.3.2.4 评价危害和影响a）企业应根据生产的特点、危害和影响的情况以及风险评价的目的，选择适用的风险评价技术、方法和程序，确定危害和影响的范围、程度和等级；b) 在进行风险评价时，应同时考虑对下列因素的危害和影响:1）人；2）环境；3）财产。
c）风险评价应:1）包括活动、产品和服务的影响；2）强调人与物两方面因素导致的影响和风险；3）考虑来自与风险区直接有关的人员的意见；4）由具有资格和能力的人员来实施；5）定期进行。
d）在进行安全卫生评价时，应将下列重要因素纳入评价范围1）火灾和爆炸；2）冲击与撞击；3）中毒、窒息与触电；4）暴露于化学性危害因素和物理性危害因素的环境；5）人机工程因素;6）设备的腐蚀；7) 有害物料的泄漏；8）装置、罐区、设备的平面布置；9）工艺控制指标。
e) 安全评价程序1) 确定评价范围；2）明确评价目的和实现的目标；3）组成评价组；4）制定评价计划，内容应包括：——搜集信息、资料；——选择评价方法；——编制评价程序；——安排评价日程5）实施风险评价；f）环境因素评价1）环境因素的确定范围——生产工艺；——维修保养；——检验、分析、检测设施；——原材料、半成品的采购；——设备更新；——产品运输、贮存、使用和服务等；——废弃物的处理、贮存、处置和利用。
2）环境因素的变更在下列情况发生变更时应及时更新确定和评价环境因素：——法律、法规、标准发生变更时；——生产工艺发生变更时；——新建、扩建和改建项目时。
3）判定重要环境因素的依据评价重要环境因素需要考虑的基本因素包括：——有关国家、地方及行业的环境保护法律、法规和标准的要求；——环境影响的范围；——环境影响的程度大小；——环境影响的持续时间；——社会和公众的关注程度和环境敏感点。
4）环境目标、指标的制定企业应建立环境目标和指标，在建立环境目标、指标时，应考虑重要环境因素、可选技术方案、资金、运行和经营要求，同时要符合公司的HSE管理方针与目标。
5）环境目标的实施方案企业应制定实现环境目标和指标的实施方案，实施方案应包括有关职能部门在实施环境目标、指标时的职责，实现环境目标、指标的实施方法和时间表。
4.3.2.5 记录重要危害和影响企业应将已确定的显著危害和影响形成风险评价文件，并提出针对性的风险削减控制措施。
评价文件的内容应包括：1) 固有危险性即工程危险性分析。
2) 定性评价和状态分析。
3) 定量评价和能级分析。
4) 工业卫生和环境影响分析。
5) 灾害影响及扩散分析。
6) 工艺危险及可操作性的分析。
7) 事故成因及规律分析。
8) 事故及灾害损失分析。
9) 风险削减措施及控制要求。
4.3.2.6 建立详细目标和量化指标a）企业应建立适当、具体的风险评价目标和量化指标。
这些目标与量化指标应根据企业的方针、目标、风险管理要求、生产及商业的需要而制定，并且是可验证的、现实的和可实现的。
b）作为风险评价的后续工作，企业应制定有关HSE关键性的管理活动和任务的量化指标，这些指标在生产活动中是具体可行的。
企业还应定期评审这些指标的连续性和适用性。
4.3.2.7确定和评价风险控制措施根据风险评价结果，制定风险削减措施以减少危害和事故发生的可能性及严重性。
a）风险削减措施的内容1）预防事故的措施；2）控制事故的措施；3）降低事故长期和短期影响的措施。
b）风险削减计划风险削减和控制应有计划、有目的地进行。
在制定风险削减计划时，应明确以下内容：1）确定风险削减和控制的负责人；2）确定和落实资源；3）风险削减的具体措施和实施步骤；4）时间安排（何时完成风险削减）；5）风险削减和控制的效果及应达到的预期目标、如何进行检查和考核。
c）风险削减和控制措施的要求1）积极预防事故、减少事故发生的可能性，一般采用以下三种对策：——技术对策：即对某一项工程项目、生产建设、设备设计、工艺操作、设施维修等采用技术措施，实现生产的本质安全。
——教育对策：通过多种形式的宣传、教育和培训，提高每位员工的HSE意识和操作技能。
——管理对策：从HSE管理技术、管理方法上最大限度地满足HSE管理体系的需要，减少事故发生的可能性。
2）控制事故，限制事故发生的范围和时间。
——微观控制，即以具体的危害为对象，采取必要的技术手段，实施对风险的控制。
——宏观控制，即从整体上制定控制策略和方案，对风险实施综合控制。
3）降低事故中、短期影响。
控制和风险削减措施一旦失败，必须及时实施应急反应计划，以便使事故损失降低到尽可能小的范围，降低事故中、短期的影响。
应急反应计划的制定及实施见10.2。
4.3.2.8编制风险评价报告，内容应包括：——评价的目的、范围；——评价的依据；——评价的程序；——评价过程；——评价结论与建议等。
4.3.2.9 实施选定的风险削减措施。
4.3.3 隐患治理4.3.3.1 事故隐患的范围a）危及安全生产的不安全因素。
b）可能导致事故的装置、设施隐患。
c）可能造成职业病或职业中毒的作业环境。
d）可能造成环境污染和生态破坏的因素或隐患。
4.3.3.2 隐患评估a）自评企业应按HSE有关标准，选择适用的评估方法对隐患进行自评，自评后的隐患应建立完整、齐全的档案资料，并报送上级HSE管理部门及相关职能部门，其内容包括：1）评估报告；2）评审意见；3）技术结论；4）隐患治理方案；5）整改进度和责任人；6）资金概预算情况等。