Chapter one Foreign Trade Correspondence

（by air ,registered, confidential) 5.有时信封上收信人可看到C/O字样， 这是一封要求转交的信，C/O=care of/in care of “请某某转交某某”。由 A C/O B，即由B转交给A。
信封的书写

6.外国公司名称前有Messrs一词，它来自 法语，用于以姓氏或姓名命名的公司或商 号的前面。如Messrs.C.John & Company, 当然这个公司至少是两个人且必须都是男 性。Messrs.仅限于写地址时用，不可以 用于称呼；如果一个公司的名称中有姓名， 但它是一个股份知公司，一般不用Messrs， 其名称应为 C.John &Company Limited.
Immediate
shipment 立即装船，在 国际惯例中立即装船是指“30天内装 船”，同美国人做生意，即是指10天 内装船，超过这规定的期限，由此引 起的损失当然要由没有读懂这句话的 一方来承担。这既是外贸业务水平的 问题，也是一个外贸英语水平的问题。
四.Business letter-writing
1. Business letter-writing is an essential part of business. 2.The letter is often an evidence of an arrangement or a contract, and must therefore be written with care. 3.The aim of a letter is to secure the interest of the reader and his/her cooperation. 4.The motto in business letter-writing is:remember the 7C’s.
Chapteቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ one


一.外贸函电的定义 二.学习目的 三.外贸函电与一般社交函电有何不同——外贸 函电的特点 四.Business letter-writing 五.The Layout of a Business Letter 六. The Form of a Business Letter 七.信封的书写
一.外贸函电的定义： 是指在对外贸易中所使用的信件、电报、 电传和传真。 二.学习目的 本门课程的设立就是要教会同学们运用最 简练而又新颖的表达方法来撰写和阅读一 封标准的外贸函电。

三.外贸函电与一般社交函电有何不
同——外贸函电的特点： BusinessCorrespondence/Business Communication/Communicating in international Business
Concreteness means making the message specific, definite and vivid.
7C’s
Completeness
A business communication should include all the necessary information. It is essential to check the message carefully before it is sent out.
7C’s
Conciseness
Conciseness means saying things in the fewest possible words. To achieve this ,try to avoid wordiness or redundancy.
7C’s
Concreteness
检查
（一）词的拼写是否正确？标点符号使用是 否得当？ （二）内容是否完整？数据资料是否可靠？ （三）当收件人读完信后，能否正确理解写 信人意图？ （四）如果把你换成收信人，读了信后能否 产生预期的效果？ （五）信的附件数、名称是否符合附件一项 的说明？ （六）封内地址和信封的地址是否吻合？
七.信封的书写
The Form of a Business Letter
缩行式:
(indented style) 封内地址和其需要分行的地方的后一 行,都比前一行缩进二格或三格;信的 正文,每一段的开始一行都缩进若干格.
The Form of a Business Letter
完全平头式:(full
blocked style) 信的所有项目一律向作看齐。其特点： 凡是用打字机打上去的每一行都从左 边空白边缘处打起；除了信的正文外， 信的其余部分都采用开放式标点。缺 点是：所有项目都集中在左边，而右 边往往剩余很多空白处，使整个布局 显得不太平衡。
(8)the references (9)the attention line (10)the subject line (11)the enclosure (12)the carbon copy notation (13)the identification line

These parts may be chosen or not as the writer wishes.
7C’s
Clarity
The writer must try to express himself clearly so that the reader will understand. To achieve this,he/she should keep in mind the purpose of his/her letter and use appropriate words in correct sentence structure and convey his/her meaning.
外贸函电充满了贸易术语、缩略语 和缩写词。
在外贸函电中为什么要使用缩略语，
目的就在于省时省事。 如CIF Shanghai 几个字一写，读信 人就会明白货物是运抵上海港CIF价， 而无需把Cost Insurance and Freight 全部写出来。
外贸函电的内容与外贸业务实践密 切相关。
The Form of a Business Letter
改良平头式（modified
blocked style) 把完全平头式中的一些项目（日期， 结束礼词，签名等）从左边移到了右 边，从而使布局的配置显得比较协调。 这样做虽然费事，但可以使信件更加 美观，所以不少公司都采用这种格式。
The Form of a Business Letter
Please see Page 24.
2. Translate the following into English : 1.信头 4.称呼 7.签名 10.参考号 2.日期 5.正文 8.事由 11.经办人 3.封内地址 6.结尾敬语 9.附件 12.抄送
外贸函电的特点
首先，外贸函电有其独特的语言风 格和用语。 其次，外贸函电充满了贸易术语、 缩略语和缩写词。 最后，外贸函电的内容与外贸业务 实践密切相关。

外贸函电有其独特的语言风格和用 语。

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混合式（semi-blocked
style) 是平头式与缩行式的结合。信的正文 部分采用平头式，作者的地址、日期、 结尾敬语及签名采用缩行式。
注意以下问题
（一）打好的信，应当整洁、美观，最好不 要涂抹，也不要带上油墨； （二）上下左右一定要留足空间，右边移行 时要注意音节的完整，单音节的词不可以 移行； （三）信的正文是全信布局的关键，位置一 定要适中。如果一页打不下而要移页时， 切不可在第二页上只有结束礼词和签名。
一封标准的商业书信主要由两部分组成,一 是必需部分,一是可供选择部分。 1.Standard Parts Standard Parts 就是一封商业书信必不可 少的组成部分，一封商业书信缺少了其中 任何一项,就不能称其为一封完整的信;同 时,这些项目也是普通英文社交书信的组成 部分。
Standard Parts
信封的书写要保持正确、清晰、美观。 具体注意事项如下： 1.收信人的姓名地址应写在信封的下半部 偏右的位置上。（占用信封右下方四分之 一的位置） 2.发信人的名称地址通常印刷在信封的左 上角，也有的企业印在左下角。如没有事 先印妥的信封时，就在上述位置写上发信 人的名称地址。
信封的书写
3.信封的右上角为粘贴邮票的位置。 4.信封的左下角可留作附注。

7C’s
Consideration
Prepare every message with the reader in mind and try to put yourself in his/her place. 设身处地为读信人着想，并把可能出 现的问题都考虑进去.
7C’s
Courtesy
It is not mere politeness. The courteous writer should be sincere and tactful, thoughtful and appreciative.
六. The Form of a Business Letter
格式是指信的结构是如何排列在信纸上的。 习惯的格式大体可分为四种： 平头式（齐头式）blocked style 改良平头式 modified blocked style 缩行式 indented style 混合式 semi-blocked style
7C’s
A letter is personal contact. The exchange of information is basic to business. Letter should be easy to read and easy to understand; they must be friendly and courteous. Business letter should develop goodwill.
7C’s
Correctness
Correctness means appropriate and grammatically correct language ,factual information and accurate reliable figures(such as names of articles, specifications, quantity, price and units,etc.)
Writing principles



口语化 语气语调 礼貌 简洁 恢复及时迅速 标题 精确 完整 针对性 校对
Exercises
1. Arrange the following in proper form as they should be set out in a letter.
(1)the
letterhead (2)the inside address (3)the date (4)the salutation (5)the body of the letter (6)the complimentary close (7) the signature.
2.Optional Parts
7C’s
信件是人际的交往，而信件的交流则是商 业活动的基础。因此，信件应该写得易读 易懂，应友好礼貌。商业信件还应当发展 友谊。因此要求写信人要有一定的政策水 平，精通英语，掌握贸易理论和实务，通 晓贸易术语，还要有一定的心理学知识， 掌握一定的谈判技巧，商业书信也是一种 谈判——书面谈判。
五.The Layout of a Business Letter