东财《会计电算化》第一章课堂笔记

东财《会计电算化》第一章信息与信息系统课堂笔记◆主要知识点掌握程度学习本章的主要目的是要求熟练掌握数据处理、信息系统、会计信息系统的基本知识，了解会计信息系统的特点及其与企业管理信息系统及外界的数据联系，以便建立一个可以实现最大限度数据共享的系统。

学习本章要求重点掌握和理解的内容有：数据的含义、载体、在计算机中的一般组织层次；数据与信息的区别、信息与管理的关系、信息的主要属性、数据处理的一般过程以及会计数据处理的过程和特点；系统的概念和特性、信息系统的类型、会计信息系统及其特点、会计信息系统在企业管理信息系统中的地位、会计信息系统与企业管理信息系统的数据联系等。

◆知识点整理一、数据、信息与数据处理（一）数据1、数据的定义、载体和简单分类(1) 数据的含义。

数据是对客观实体的性质、形态、结构、数量、价值和其他特征的描述，是用数字、文字、声音、图像等人们能识别的各种形式表现的一串特定符号，就是记录下来的客观实体某种属性的值。

(2)数据是客观实体属性名与属性值的统一体。

数据作为客观实体属性的描述形式，包含两方面的含义：首先，客观实体集中的每个属性名都可以用多个属性值来描述，每个属性值描述了某个实体某种属性的具体特征；同时，每个属性值必须从属于一个特定的属性名，否则就失去了该数据的意义。

(3)数据的载体。

数据必须记录或存储在一定的物理载体上，传统会计是以纸张为唯一数据载体，电算化会计可以采用磁盘、磁带、光盘、缩微胶片、穿孔卡片等一切计算机可读存储介质作为数据载体。

2、数据在计算机中的组织层次除了零星的用于控制的变量和常数外，成批的、大量的数据在计算机中一般都要进行合理的组织，以便存储、查询并提高处理的效率，数据在计算机中的一般组织层次如下图所示：(1)字符，是指单个的字母、汉字或特定符号。

在计算机中汉字用两个字节，其他字符用一个字节表示和存储，他们是八个或十六个二进制位。

(2)数据项，是由若干个字符组成，描述了某个数据处理对象的某种属性，是具有独立意义的最小数据单位，就是通常的一个数据。

(3)记录，描述某个数据处理对象全部属性的相关数据项的有序集合。

在理论上（程序设计时）是计算机中数据存取的最小单位。

(4)文件，是具有指定标识（文件名）和组织结构的全部同类记录的集合，是计算机中数据存取的常用单位。

在文件使用过程中，要注意文件的三要素，即：文件名——包括盘符：，路径，文件基本名，•扩展名；文件结构——即记录包含的字段名称，类型，宽度和小数位数；文件的组织方式——包括顺序文件，索引文件和随机文件等。

(5)数据库是经过科学组织的相关文件的集合，是目前计算机中数据组织的最高层次，其要点是：数据冗余度最小：是以字段和记录为单位统一组织的。

可满足各种信息输出的需要，系统中数据可随意重新组织。

每个数据库文件与具体应用程序无关。

必须借助于先进的软件工具才能建立和使用数据库。

（二）信息1、信息的含义及其与管理的关系(1)信息的含义信息是经过人们的加工整理，有完整确切的含义，可以被人们立即使用的一组数据。

(2)数据与信息的区别是否经过人们有目的的加工处理，数据是信息的载体，是被加工处理的素材，其中蕴涵着有用的信息。

数据是系统的输入，而处理后的输出结果是信息。

是否有完整确切的含义，数据有粗糙性、孤立性、零散性非条理性等特点，而信息则是具有明确的含义的一组数据。

是否可以被人们所立即使用，数据一般不能立即使用，需要进行挑选、识别、整理、分类等加工，而信息则是有用形式的一组数据。

(3)信息的价值信息不是物资产品和商品，准确计量其价值比较困难，但收集与处理信息同样也耗费了人类的一般劳动，而恰当地使用这些信息又的确能给人们带来经济上、政治上和军事上的好处，因此信息具有价值和使用价值。

(4)信息与管理的关系正确的管理决策，在其他情况相同的条件下，主要取决于掌握信息的数量和质量，因此掌握系统、全面、准确、及时、适用的信息是进行现代化管理的基础和前提条件。

生产愈发展，社会愈进步，信息愈重要。

2、企业管理信息及管理阶层的划分(1)信息流的概念从经济的角度看企业存在着三种“流”，即物流、货币流和信息流。

物流：是生产经营活动的主体流程，是物资存放地点、存在形态和使用价值的运动变化过程。

货币流：是物流的价值反映，是生产经营活动的价值运动与价值实现过程。

信息流：伴随物流和货币流而产生的数据与信息的运动过程。

它既包括反映物流和货币流运动状态、数量、流向的状态信息，也包括企业管理者所发出的指挥控制生产经营活动的指令信息。

在企业生产经营活动中，保证信息流的通畅十分重要，它的任何阻塞和失真都会造成生产经营活动的混乱或降低其经济效果。

(2)企业管理信息、管理阶层及信息系统类型分析该图具有三层含义：企业纵向可划分为三个管理阶层：车间、工段、班组——基层管理阶层；会计、计划等职能部门——中间管理阶层；厂长、经理、董事会——企业最高管理阶层。

企业的三类管理信息，其数据量大小不同；信息的综合性、复杂性和加工的难易程度不同；数据的生成关系是自下而上的。

信息的层次越高，其数量越小，但综合性、复杂性和加工难度越大。

三种类型和层次的信息系统，基层管理阶层主要由自己在生产经营活动中记录和收集数据并用于业务处理和控制——这是业务处理系统；为企业中间管理阶层提供信息——是管理信息系统；为企业最高管理阶层提供信息——是决策支持系统。

（三）信息的属性信息的属性可以从不同的角度来描述，主要属性包括：准确性、及时性、完整性、适用性和经济性；其他属性包括：信息的使用和更新频率、结构化程度、重要程度、信息的来源与信息量。

研究信息的各种属性，,就是要统筹兼顾，使建立的系统更科学合理，提高处理效率并降低信息成本。

(1)准确性，是指信息的真实性和精确性, 要注意剔除虚假不实、错误的数据并保持合理的精确度。

(2)及时性，是指信息的使用时效，过时的信息已经丧失了它的大部分使用价值。

(3)完整性，是指系统提供的信息必须是充分的、系统全面的，根据支离破碎、零散片面的信息是无法做出正确的判断和决策的。

(4)适用性，即针对性，是指不同的信息使用者所需信息的种类、数量和详略程度也不相同，因此系统应针对不同的使用者提供的信息既充分完整又必须是简单适用并且没有冗余。

(5)经济性，提高信息的质量与生产信息的成本成正比，在满足需要的前提下要尽量降低信息的生产成本。

(6)信息的使用或更新频率，这是指在单位时间内，信息的使用或更新变动程度。

信息的使用或更新频率是进行文件组织形式、存取方式设计的依据。

(7)信息的来源，企业的信息可分为外部信息和内部信息两类，内部数据的获取和处理比较容易，格式和内容容易规范；外部信息的种类、格式、内容五花八门，不容易获取、规范和处理。

(8)信息的结构化程度，数据的内容、排列次序、格式有一定规律，不经常变化的数据集合，其结构化程度高，在计算机中容易处理，结构化程度低的数据集合不便于计算机处理。

(9)信息的重要程度，有些数据具有分类功能，是记录的查找标志。

对这类数据一般都要编制成代码，并要加强审核校验以确保其正确可靠，因为他们是否正确，将直接关系到后续处理的正确性。

(10)信息量，如平均处理量、高峰期处理量等，用他们可估算文件所需的存储容量，便于数据文件设计。

（四）数据处理过程数据处理是对数据进行采集、分类、存储、加工和输出等一系列加工处理将其转换成信息的过程。

它包括：(1)数据的收集，是数据处理的首要一环，首先要保证数据的及时性、准确性和可靠性；其次要加强数据的审核工作，确保所采集和输入数据的正确性。

(2)数据的存储，原始数据、中间计算结果、输出信息等大量的数据都要存储在计算机中。

手工与电算化会计数据存储方式的比较：手工会计数据存储方式——纸介质书面形式，其特点是占用空间大、成本高、查找费时费力。

(3)数据的加工，是对数据进行各种算术运算、逻辑运算、归纳汇总，使之成为信息的过程。

它包括八种基本操作，即：变换、排序、核对、合并、更新、抽出、分解、生成。

(4)数据的传输，数据的产生、收集、处理和信息的使用可能并不在同一地点，因此必须将数据传送到指定的地方去，这就是数据的传输。

数据的传输方式为：单机内部文件传递、书面传递、软盘传递和网络数据传递，他们各有特点。

对于数据传输的要求主要是：准确及时、安全保密。

(5)数据的检索，是在计算机存储的数据中找到所需要的数据并将其输出出来。

对数据检索的要求是：查询方法丰富，使用方便并迅速得到结果。

要注意存储媒介的选择，文件的组织方式和存取方法等对数据查询效率影响较大。

(6)信息的输出，信息的输出是指，将处理的结果用适当的形式输出给信息的使用者。

信息的输出方式有：屏幕显示、打印输出、文件输出、网络输出、图形输出。

（五）会计数据处理过程及其特点1、会计数据的收集和录入阶段数据收集与录入阶段的工作内容包括：观测、识别、挑选、整理与审核数据；采用单证形式记录数据；数据录入临时文件；审核修改数据；记入正式文件。

会计数据收集与录入阶段的特点：由于目前主要靠人工利用键盘输入数据，其速度极慢，又容易出差错，是计算机系统的“瓶颈”；数据输入后的分类、记账、算账和编制报表都是在会计程序控制下自动快速处理的，一般不会出错，因此输出信息的质量就完全取决于输入数据的真实、完整和准确程度；一旦错误数据进入系统，由于计算机运算速度快、数据综合处理的特点，其错误的扩散速度和危害面也迅速扩大了。

因此，数据的收集与录入阶段是计算机系统数据处理的基础和信息质量控制的关键环节。

为保证输入数据的正确性，必须采用人机结合的形式，以计算机程序校验为主，严把数据输入的质量关。

目前电算化会计系统信息质量控制的主要作法：利用人工严格审核所有输入前的数据；最大限度地利用会计软件进行输入数据的校验；设立专职审核员对所有输入后数据进行逐一审核签字，未经审核的数据不许入账。

2、会计数据的加工处理和储存阶段该阶段是数据处理的中心环节，数据发生质的转变，被加工成信息。

在电算化会计系统，数据的加工处理是按事先设计的会计软件集中化、自动化、准确快速完成的，因此，使会计数据处理过程和方法标准化、规范化了，同时极大地提高了处理的及时性和效率，减轻了会计人员的劳动强度。

原始数据、中间计算结果和输出信息，各种凭证、账簿、报表数据，各种会计代码、定额、计划文件都要存储在机内，因此需存储的数据量极大。

3、会计数据的输出阶段会计信息输出的特点是数量大，输出形式多种多样。

必须认真选择各种合适的输出形式，并尽量提高输出速度。

二、会计信息系统（一）系统及其特征1、系统的概念系统是由若干个相互联系、相互作用的要素和部分，为实现某种目标而组成的一个整体。

2、系统的特性（1）目的性，系统具有要达到的总目标和应完成的任务，即系统具有目的性。