受控文件编号细则

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受控文件编号细则

XXXX有限公司管理文件1. 目的规定公司受控文件的文件编号、版本编号的方法。

2. 适用范围适用于本公司受控文件的编号。

3. 受控文件种类3.1 体系文件：手册、程序文件、管理文件（包括管理活动规定、管理作业指导书）、质量记录表样3.2 技术文件：产品图样、设计文件、工艺文件、产品标准、检验标准、采购文件、检验和试验文件、设备操作和维护规范等文件；3.4 外来文件：法律法规、国际标准、国家标准、外来技术文件。

4. 文件格式4.1 程序文件、管理文件封面及文件头格式见附页1。

4.2 技术文件的格式按相关技术性管理文件规定执行。

5. 编号方法 5.1 手册5.1.1 质量手册由公司代号、质量手册代号和顺序号三部分组成。

具体如下： HY — QM — XXX公司代号用大写字母HY 表示，即XXXX 有限公司。

质量手册代号用大写字母Q 和M 表示，即Quality （质量）和Manual （手册）两词的第一个字母。

顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~9995.1.2 环境手册由公司代号、环境手册代号和顺序号三部分组成。

HY － EM . － XXX顺序号（001~999）环境手册代号公司代号公司代号用大写字母HY 表示。

环境手册代号用大写字母E 和M 表示，即Environment （环境）和Manual(手册)两司的第一个字母。

顺序号用三位阿拉伯数字表示：001~999 5.1.3版本和状态编号顺序号质量手册代号公司代号未更改的文件版本编号为A 版，各页修改状态为A/0：a. 若文件只是某页或某条款第1次修改，而不需整份文件换版时，此页修改状态为A/1。

如质量手册A 版第5页进行了修改，则第5页的修改状态为A/1。

b. 若文件进行大幅度修改，修改次数达五次后文件换版，文件版本编号为B 版，各页修改状态为B/0，依此类推。

5.2 程序文件5.2.1质量体系程序文件由公司代号、程序文件代号、程序文件顺序号、版本号四部分组成。

文件编码原则和版本次管理办法

文件变更履历页1、目的：建立统一的文件编码和公司金蝶K3 系统各代号编码原则以及文件版本/次管理原则和方法，使各类文件的分类有一定的组织系统和规律。

2、适用范围：适用于本公司所有受控文件的编码,金蝶K3系统编码和版本/次管理。

3、定义无4、权责：各部门：负责按程序和本文件的要求对本部门拟定文件的编码。

文管：负责各部门文件编码原则的拟定和各部门文件编码的监督、确认。

5.作业内容：5.1一、二、三、四阶文件编码原则5.1.1体系类文件（如质量手册、程序文件、管理规定、制度、作业办法、工作说明、实施细则等）流水号(从001-999)文件别号体系代号普信达公司代号“PSD”备注：三阶文件在文件别号后，增加一个代码，区分SIP、SOP、作业办法、实施细则等，如：PSD-Q-03（A）-001 表示SIP。

5.1.2说明5.1.2.1管理体系代号:依据管理体系之不同，其代号亦不相同，目前本公司以“Q”代表质量管理体系，以“E”代表环境管理体系等。

5.1.2.2文件阶层代号：依据文件阶层赋予代号，一阶文件为“01”（手册Manual），二阶文件为“02”（程序Procedure），三阶文件为“03”（指导书Instruction），四阶文件为“04（表单）”。

5.1.3对于在表单印刷时即可编好管理流水号的（如：送货单号、采购申请单号、入库单号等），可依据表单印刷许可的特性确定编码方法。

5.1.3.1通常方法如下：X X X X X X X X流水号（从000001～999999）印刷时的年份号（如09）。

备注：金蝶K3系统中生成的表单以系统自动生成的流水码区分。

参照金蝶K3系统表单编号原则。

5.1.3.2申请印刷时要注意避免重号。

推荐头2位用印刷时的年份号开头，并且申请印刷时需根据已有表单的编号在申请单上注明新印表单的起始编号。

5.2文件版本/次的编码和管理5.2.1文件版本/次编码原则①版本:从A开始的整数②版次:从05.2.2版本/次的变更5.2.2.1文件内容修改，应在修订页内做相应的修改记录，并对封面进行版本/次的变更。

编号细则

编号细则（一）文件资料、记录编号规则1 目的确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅创造条件。

2 范围适用于公司质量管理体系要求的文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。

3 文件的编号与格式□□□ / ××××—××××编制年份（发文年）顺序号分类号企业代号4 质量体系文件编号格式说明4.1 质量体系文件编号规则4.1.1 企业代号标识：用企业名称简写的汉语拼音字母表示：WNO——机动车检测有限公司4.1.2 文件分类号标识：QM——质量手册 QP——程序文件——检测作业指导书 QJ——质量记录QR．QL——管理制度 QS——设备操作规程QZ——仪器设备自校规范 QH——仪器设备期间核查规程QT——其它4.1.3 顺序标识：此文件在系列文件中的顺序号。

4.1.4 年份号标识：发布此文件的年份编号。

4.1.5 版次编号：对文件进行给修改时需要对修改的次数编号，修改次数的编号以阿拉伯字标识，但需要换版时，以大写英文字母标识，修改和换版的规定见《文件控制程序》。

4.1.6 例如：质量管理体系质量手册编号：WNO/QM 01—2013表示该文件是：公司2009年发布的质量管理体系第一层次文件2013年编制序号为01的质量手册。

4.2 外来文件编号4.2.1 外来文件的接收，应先经办公室接收，经办公室识别是否属于受控文件。

外来非受控文件以行政文件方式接收，按行政文件编号方式编号，受控文件按4.2.2—4.2.4方式编号。

4.2.2 企业代号标识同4.1.1。

4.2.3 文件分类号标识：FG——法律法规BZ——国际国家标准JS——技术资料QT——顾客和供方等相关方文件4.2.3 顺序标识：按收集先后顺序编号4.2.4 年份号标识：按收集时间的年份编号。

行政性文件收发编号4.3行政性文件编号如下：号第XXXX [XXXX]发文顺序号发文年份公司代号公司代号一般以“温瓯检收”或者““温瓯检发”标识。

工程公司文件编号管理制度

工程公司文件编号管理制度第一章总则为规范工程公司文件的管理和利用，提高工作效率，保障工程公司工作的顺利进行，制定本管理制度。

第二章文件编号管理1. 文件编号原则（1）所有工程公司文件均需编号管理，包括但不限于合同、协议、报告、备忘录等。

（2）文件编号格式为“年度+编号”，例如2022-001。

（3）文件编号统一管理，避免重复使用。

2. 文件编号的生成（1）文件编号由文件管理部门负责生成。

（2）文件编号应在文件正式发放前生成并填写文件的标识。

3. 文件编号的分配（1）文件编号应根据文件的性质、内容和重要性进行分配。

（2）文件编号应统一记录在文件管理系统中，方便查阅和查询。

第三章文件存储与归档1. 文件存储原则（1）工程公司文件应按照文件保密等级和重要性进行分类存储。

（2）文件存储应采取防火、防潮、防盗等措施，确保文件安全。

2. 文件归档管理（1）文件归档应按照文件的性质和年份进行分类。

（2）文件归档应按照一定的规则和流程进行，确保文件的整齐、规范。

第四章文件利用与借阅1. 文件利用原则（1）文件利用应遵循公司的相关规定和要求。

（2）文件利用应按照文件编号和存储位置进行查找和利用。

2. 文件借阅管理（1）文件借阅须经相关负责人批准。

（2）文件借阅应填写文件借阅登记表，确保文件的安全和完整。

第五章文件销毁与备份1. 文件销毁原则（1）文件销毁应按照公司相关规定和流程进行。

（2）文件销毁应经过相关负责人批准，避免误删误毁。

2. 文件备份管理（1）重要文件需定期备份，确保文件的安全性和完整性。

（2）文件备份应保存在安全可靠的地方，避免丢失和泄露。

第六章监督和评估1. 监督管理（1）文件管理部门应定期对文件管理情况进行检查和监督。

（2）对文件管理存在的问题和不足应及时整改和改进。

2. 评估机制（1）工程公司应建立文件管理评估机制，定期对文件管理工作进行评估和考核。

（2）对文件管理工作好的部门、个人应给予奖励和表彰。

公司文件编号规范管理制度

公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。

文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例：正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。

所有文件流水号在每年1月1日自动归零。

文件编号管理制度

修改：0
4.1.2.2 编号样式
例: 办公室制订的《文件编号管理制度》, 编: Q/YXKR.G.bg.001-1612-1.0其他部门出具的文件以此类推；若为公司级文件, 则文件编号中直接省略部门名称代码。

4.2 文件内容格式
4.2.1 所有制度文件内容格式、页眉页脚、字体、字号均参照《文件编号管理制度》的文件内容格式进行排版与起草。

如主标题为: 黑体二号；正文为宋体四号；其中正文中的小标题需加粗。

5.附则
本制度执行之日前所有文件仍使用原编号, 本制度的解释权和修改权归公司办公室所有, 经常务副总审核, 总经理批准后实施。

三级文件编写规定

受控状态：文件编号：JHM/C-01-001发放编号：版本：Ⅰ三级文件编写规定编制：日期：审核：日期：批准：日期：济南黄台煤气炉有限公司2012年12月01日发布 2012年12月01日实施济南黄台煤气炉有限公司三级文件编写规定 JHM/C-01-001 1.目的与范围：为了指导各部门正确编写三级文件，确保标准的规范性和统一性，特制订本标准。

本标准规定了三级文件编写方法与要求。

本标准适用于济南黄台煤气炉有限公司。

2.引用标准：JHM/CX-B-2012.1 文件控制程序JHM/CX-B-2012.2 记录控制程序3 职责3.1管理者代表负责公司管理性三级文件的批准工作3.2办公室负责公司三级文件的审核、归档、发放、回收等工作。

3.2各部门负责本部门职责范围内的三级文件的编制、审核工作及部门内部使用的三级文件的编制、审核、批准工作。

4.工作程序：4.1 三级文件的确定日常工作中具有经常性、重复性特点的管理和工作事项都必须做出明确的确定，应编制相应的三级文件。

4.2三级文件的范围4.2.1管理性文件：对特定范围内的人员、工作和事务制定共同遵守或具有约束力的规范性文件，如规章制度、管理办法、规定（程）等。

4.2.2质量体系支持性文件：规定某项工作的具体作业要求。

当没有书面文件规定又不能保证工作质量时，各部门应按照质量管理体系要求制定详细的补充性文件，以控制和保证工作质量。

4.2.3技术文件：为产品和生产提供保障和指导性的文件，如产品标准、作业指导书，验收规范（细则）等。

4.3 三级文件的内容与格式4.3.1 一般三级文件的格式见附录A.1，A.2的格式，如果按本标准无法执行时，可由文件的相关部门另行规定。

设施操作规程见A.3。

4.3.2 目的与范围：该部分应明确写出本标准编写的目的，本标准规定的内容、范围及适用的对象范围，目的一般格式为“为了×××××××，特制订本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)”，范围一般格式为“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)规定了×××××××”，“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)适用于×××××××”。

管理文件、操作规程、执行标准

川东钻探公司装备部资料台帐明细清理一、川东钻探公司设备管理受控文件：
注：逐年补充、更新
二、川东钻探公司设备技术操作规程：
注：逐年补充、更新
三、装备部执行的技术标准：
注：逐年补充、更新
四、装备部建立的设备管理台帐明细
注：每本台帐拟写简要管理办法，除汇编外贴在台帐上。

五、归档资料
六、装备部定期报表明细：
七、装备部定期收基层单位报表明细：
八、收基层单位年度工作总结：
1、钻井一公司
2、钻井二公司（含钻二综合厂）
3、对外钻井公司
4、设备租赁公司
5、公用汽车公司
6、渝达汽车修理厂
7、建安公司
8、物资公司
9、顶驱公司
10、机械厂、检测中心
11、钻具利华公司、井控公司。

公司文件管理制度编码

公司文件管理制度编码第一章总则第一条为规范公司文件管理工作，规定本制度。

第二条公司文件管理应遵循便捷、高效、规范的原则。

第三条公司文件管理制度适用于公司内的所有文件管理活动。

第二章文件管理组织机构和职责第四条公司文件管理的组织机构为文件管理部门，负责公司各部门的文件管理工作。

第五条文件管理部门负责制定文件管理相关政策和制度，监督和检查公司各部门的文件管理工作。

第六条公司各部门应配备专门的文件管理员，负责本部门文件的管理和维护工作。

第三章文档的管理要求第七条公司文件应分类管理，包括公文、资料、合同等多个类别。

第八条公司文件应按照一定的规范进行编号和归档，确保文件的准确性和完整性。

第九条公司文件的管理应建立文件档案目录，便于查阅和检索。

第四章文件传递和审批流程第十条公司文件传递和审批应走正式的渠道，确保文件传递的清晰和完整。

第十一条公司文件的审批流程应明确，避免出现流程混乱和延误。

第十二条公司文件的传递和审批应记录在案，便于查阅和追溯。

第五章文件的保密管理第十三条公司文件的保密管理应遵守相关法律法规，加强文件的安全性和保密性。

第十四条公司文件的保密级别应根据文件的重要性和敏感性来确定，确保信息安全。

第十五条公司文件的外传须经过上级主管审批，避免信息泄露和误传。

第六章文件的电子化管理第十六条公司文件的电子化管理应建立完善的电子文件管理系统，确保文件的安全和便捷管理。

第十七条公司文件的电子化管理应定期备份，防止文件丢失和损坏。

第十八条公司文件的电子化管理应加强信息安全保护，防范网络攻击和数据泄露。

第七章文件的销毁管理第十九条公司文件的销毁管理应根据文件的保管期限和保密级别来进行，避免文件的长时间保留和滞销。

第二十条公司文件的销毁管理应按照一定的流程和程序来执行，确保销毁的合法性和安全性。

第二十一条公司文件的销毁记录应详细记录，包括销毁文件的种类、数量和销毁时间等信息。

第八章文件管理的监督和考核第二十二条公司文件管理工作应定期进行检查和评估，发现问题及时整改。

技术、质量文件编号规则

1．目的为了规范公司技术、质量文件编号方法，实现质量管理体系文件编号的标准化，特制定该规定。

2．适用范围本文件适用于公司的质量管理体系文件，包括公司的质量手册、程序文件、作业指导书（包括技术规程/规范、质量计划及外来文件等）、记录（或表格）等文件。

3．引用标准GB/T19023-2003/ISO/TR 10013：2001 质量管理体系文件指南ISO 9000：2000 质量管理体系—基础和术语ISO 9001：2000 质量管理体系---要求API SPEC Q1 石油、石油化工和天然气工业用质量纲要规范API SPEC 5CT 套管和油管规范API SPEC 5B 套管、油管和管线管螺纹加工、测量和检验规范API SPEC 5L 管线管规范4．管理细则4．1文件的分类公司的质量管理体系文件包括：质量手册、程序文件、作业指导书和质量记录等四个层次。

第一层次质量手册（包括质量方针和质量目标）：规定公司质量管理体系的文件。

第二层次程序文件：为进行某项活动或过程所规定的途径。

第三层次作业指导书：规定生产现场和岗位如何完成某项工作、任务或作业的文件。

注：作业指导书（work instructions）可以是详细的书面描述、流程图、图表、模型、图样中的技术注释、规范、设备操作手册、图片、录像、检查清单，或这些方式的组合。

作业指导书应当对使用的任何材料、设备和文件进行描述。

必要时，作业指导书还可包括接收准则。

质量计划、规范、生产检验用图纸、外来文件在本规定中视为作业指导书类的第三层次文件。

第四层次记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据文件（如检验记录、生产记录、及各部门在体系运行中产生的各种记录）。

4．2 文件的编号方法4．2．1 质量手册：BSP/QM-XXXX其中XXXX 代表质量手册的编制年份。

4．2．2 程序文件：BSP/QP-XXXX-X其中XXXX-X 代表程序文件的序号(根据程序文件相应的规定内容，对应于API Q1的章节序号，如WSP/QP-4.2.3-1代表《文件控制程序》。

受控文件编号细则

受控文件编号细则一、引言在组织中管理和使用文件是非常重要的，尤其是在大型组织中，一个好的文件编号系统对于文件的存储、检索和管理起着至关重要的作用。

本文将详细说明受控文件编号的细则，包括编号原则、编号规则和编号实施等方面。

二、编号原则1.唯一性原则：文件编号应是唯一的，每个文件应有独立的编号，避免重复。

2.连续性原则：文件编号应是连续的，便于文件的顺序排列和管理。

3.一致性原则：文件编号应遵循统一的规则和格式，方便人们理解和使用。

4.可扩展性原则：文件编号应具有一定的可扩展性，以满足组织发展的需要。

三、编号规则1.文件分类：根据文件的种类和用途，可以将文件分类为不同的大类，如规章制度类、工作指导类、技术文件类等。

2.编号格式：文件编号应采用统一的格式，一般包括一个字母和若干数字。

字母代表文件类别，数字代表文件在该类别中的顺序。

3.编号长度：文件编号的长度可以根据需要进行设定，一般建议长度在6-8位之间，以避免过长或过短。

4.编号规则：文件编号可以根据需要制定一套编号规则，如规定一些字母代表一些特定的文件类别，数字的范围等。

四、编号实施1.文件编号的制定应由文件管理部门负责，根据组织的实际情况和需求进行制定。

2.编号系统的实施应有明确的时间表和计划，确保顺利推行。

3.在实施过程中，需要对现有文件进行重新编号，确保整个文件库的一致性。

4.为了便于操作和管理，可以建立相应的文件编号数据库，用于记录和查询文件信息。

五、编号管理1.文件编号的管理应由专门的人员负责，确保编号的准确性和完整性。

2.文件编号应及时更新，以反映文件的最新情况。

3.文件编号的分配应有明确的规定和流程，确保每个文件都能得到正确的编号。

4.定期进行文件编号的审核和清理工作，确保文件库的整洁和规范。

六、总结受控文件编号的细则对于组织的文件管理起着重要的作用，通过制定合理的编号规则和实施细则，可以提高文件的检索和管理效率，使文件管理工作更加规范和有序。

2019-作业指导书编码规则-实用word文档 (8页)

本文部分内容来自网络整理，本司不为其真实性负责，如有异议或侵权请及时联系，本司将立即删除！== 本文为word格式，下载后可方便编辑和修改！ ==作业指导书编码规则篇一：作业指导书编码规则作业指导书编码规则目的及范围：為本公司各生产部门之《作业指导书》統一文件编码管理参考表格：TZ2-PD-04（附件二）A版4.操作方法识别序号2.工位名称代号3. 生产部门代号1.公司代号2.生产部门代号例如音箱装配：01表示木箱检查、02装母扣……4.操作方法识别序号工位名称代号编排：PDH(合箱) 01 板材放置 02 打胶 03 组合 04 打钉 05 加条木 06 堆垛PDD（打磨） 01 喷黑 02 补灰 03 打磨 04 堆垛PDST（贴皮） 01 裁皮 02 吹灰03 PVC喷胶 04 箱体喷胶 05 贴皮 06 修边 07 烫边 08 倒角 09 堆垛PDP（喷漆） 01 补胶 02 打磨 03 喷底漆 04 喷面漆 05 抛光 06 堆垛 07 检箱篇二：作业指导书与编号规则山东省特种设备检验研究院检验细则/工艺、检验报告、原始纪录编号规则一、检验细则/工艺编号规则1．细则/工艺编号：SDTJ/XZ-（项目代码）-（流水号）项目代码：由两个字母组成，如锅炉GL，容器RQ，管道GD，起重机QZ，电梯DT，游乐设施YL，索道SD，锅炉介质JZ，气瓶QP，安全阀AF，厂内机动车辆CC，无损检测WS，管理类用ZG，操作规程GC，自校方法和核查JH，常压罐车等其他类别产品用QT表示。

流水号：由三位阿拉伯数字组成，从001开始举例：电站锅炉产品安全性能监督检验实施细则SDTJ/XZ-GL-0012．技术资料编号：技术资料（含报告、记录等）编号规则： SDTJ/（类别代码）-（项目代码）-（流水号）-（X X）类别代码：技术记录为JLJ，安全记录为JLA，质量记录为JLZ.项目代码：为检验细则/工艺编号后两部分组成，如GL-003。

文件分类及编码细则

修改记录：1.目的：为规范公司文件编码，便于文件检索管理，制定本制定。

2.适用范围：公司所有管理类文件。

3.定义：无。

4.职责：5.程序:公司文件分为四级，一级管理手册，二级程序文件，三级作业指导书、制度，四级表单、记录。

如图1：图1：公司总经办文控中心负责文件的编号，各部门编制的文件经评审通过后，提报总经办文控中心进行编号。

文件编号规则：一级文件的编码□□-□□-□□□□年代号第一位英文字母第二位阿拉伯数字表示管理手册的版本和修订次数QMOEnM:质量、环境、职业健康安全、能源管理体系手册的缩写二级文件的编码年代号后2位阿拉伯数字表示程序文件的顺序号前2位阿拉伯数字表示管理手册的条款号程序Procedure的缩写三级文件的编码：年代号流水号（4位）文件所属职能缩写四级管理类文件的编码：流水号（4位）表单首字母简写以公司名义的文书编号：（一般为红头文件的通知/报告/通报/公告/公函等）1)以公司名义的策略发文，用“ [策]字××××年[××]号”；取号：总经办文控中心2)以公司名义的人事任免发文，用“ [人]字××××年[××]号”；取号：人力资源部外来文件的编号：外来文件沿用文件原编号，无适当编号的由控制部门负责编写。

技术文件编号：由总经办文控中心负责根据编号规则制定技术文件编号规则（包括图纸、BOM、企业标准等）。

文件的版本：文件的版本用A、B、C……表示。

当内容经多次修订后视需要重新更换版本。

外来文件的版本依外来文件原订的版本/生效日期，外来文件控制部门应及时与外部联络以确保获得外来文件的现行版本。

各部门现场使用的文件均需为受控有效版本，总经办文控中心在监督检查中发现的不受控文件予以没收，并对使用、制定部门进行2分/次的乐捐。

本制度由总经办文控中心维护，各部门互相监督执行。

文件受控号和编号档案表

文件受控号和编号档案表一、文件受控号和编号档案表的定义与作用文件受控号和编号档案表是企事业单位在进行文件管理和档案整理过程中常用的一种表格工具。

它主要用于对文件进行统一编号、受控管理，便于文件的检索、归档、借阅和保管。

通过使用文件受控号和编号档案表，可以使文件资料有序、规范地存储和流通，提高工作效率。

二、文件受控号和编号档案表的编制方法1.确定表格结构：文件受控号和编号档案表通常包括以下几个部分：文件编号、文件名称、文号、发文单位、发文日期、密级、页数、份数、责任人、归档日期等。

2.规范编号规则：文件编号应具有唯一性、规律性、便于识别。

可以采用字母、数字、符号等组合方式，如：A-001-2021-0001。

3.填写表格：根据文件实际情况，完整、准确地填写表格中的各项内容。

注意保持字迹清晰，以便于日后查阅。

三、文件受控号和编号档案表的填写注意事项1.认真核对信息：在填写过程中，务必认真核对文件信息，确保表格内容的准确性。

2.保持表格整洁：填写完毕后，将表格整理干净，避免污损，以便于长期保存。

3.定期整理归档：文件使用完毕后，应按照相关规定及时归档，确保文件资料的安全和可追溯性。

四、文件受控号和编号档案表的管理与利用1.建立档案管理制度：企事业单位应建立健全档案管理制度，明确文件受控号和编号档案表的使用、管理、保管、销毁等要求。

2.加强档案培训：加强对工作人员的档案管理培训，提高他们对文件受控号和编号档案表的认识和使用能力。

3.提高档案利用效率：通过电子化、数字化等方式，提高档案的利用效率，便于各部门之间的资料共享。

五、结论文件受控号和编号档案表在企事业单位的文件管理工作中具有重要意义。

通过合理编制和有效管理，可以提高文件资料的利用率，确保文件安全，为企事业单位的运营和发展提供有力支持。

受控文件清单（全部规范及规程）

文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日
文件资料清单
类别：B（标准及规范）部门：工程部编号：办表-6
填表人：审核人：批准人：年月日。

公司受控文件清单

A/0
54
《楼宇入住及装修规定》
RGPM-7、5–C-01-09
A/0
55
《社区文化工作规程》
RGPM-7、5–C-01-10
56
《紧急情况作业指导书》
RGPM-7、5–C-01-11
A/0
57
《机动巡逻管理规定》
RGPM-7、5–C-01-12
A/0
58
《监控中心管理规定》
RGPM-7、5–C-01-13
建[1997]92号
145
广东省实施《中华人民共和国消防法》办法
1999年12月22日颁发
146
《建设部、财政部关于印发《住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法》的通知》
建住房[1998]213号
147
《广州市物业维修基金管理暂行办法》
穗国房字[2000]118号
148
《广州市房屋修缮管理规定》
广州市人民政府令第1号
1988年8月1日公布实施
135
《高层建筑消防管理规则》
公安部<86>公(消)字41号
137
《中国物业管理单位经理、部门经理、管理人员实行岗位培训持证上岗制度管理办法》
建设部“建房物(98)18号”文件
138
《中华人民共和国劳动法》
1995年1月1日起施行
139
《广州市劳动合同管理规定》
1998年3月1日公布实施
140
《中华人民共和国保险法》
1995年10月1日起施行中华人民共和国主席令第51号
141
《中华人民共和国价格法》
1997年人大会议通过
142
《广州市物业管理公司资质暂行办法》
穗国房字[1999]218号

文件编号及文件档案管理规定

质量管理体系支持性文件文件编号及文件档案管理规定(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008)文件序号： 1 1.目的对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控使用和保存。

2.范围文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。

3.文件编号规定3.1 每个文件应有唯一的文件编号；3.2 代号文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示；3.2.1 公司代号：“XCJ”；3.2.2 质量手册代号：“ZSC”；Z－质量，SC－手册。

3.2.3 程序文件代号：按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX－程序（所有产品通用）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序。

3.2.4 支持性文件代号a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。

b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J－技术。

c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G－管理。

d．记录表单：e．监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识。

监理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”。

3.2.5 发布年份、文件顺序和版次文件顺序号用二位阿拉伯数字；发布年份用四位或二位阿拉伯数字；版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉：文件名称：文件编号：版本：修改码：；3.3 文件编号方法：3.3.1 质量手册编号：“XCJ－ZSC－年份”XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量手册代号（下同）例如：协诚监理公司2008年第二版《质量手册》的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“…第二版‟”字样;3.3.2 程序文件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份”CX:程序文件代号（下同）；?.?.?－GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号(下同)例如：协诚监理公司2008年第二版《文件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封面标“…第二版‟”字样；3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ J+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”J-技术质量文件代号例如：协诚监理公司2007年“模板工程专项施工方案”审查指引，编号为：“XCJ- CX7.5/ J（01）－2007”；CX7.5－该文件归属于“《XCJ－CX7.5－2008》”《监理服务过程控制程序》3.3.4 程序文件中的管理文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ G+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”G－管理文件代号（下同）例如：协诚监理公司2008年《文件编号及文件档案管理规定》编号为：“XCJ- CX4.2.3/ G（01）－2008”；CX4.2.3－该文件归属于“《XCJ－CX4.2.3－2008》”《文件控制程序》G－技术管理文件01－管理文件第1个3.3.5 质量手册和程序文件中的记录编号：“XCJ—ZSC或CX?.?.?/[ J+（顺序号）]－编制年份或修改年份：”J－记录代号例1：协诚监理公司2008年《文件控制程序》第2个记录表单编号为：“XCJ- CX4.2.3/ J（02）－2008”；CX4.2.3－《文件控制程序》J－记录代号02－《文件控制程序》中第二个记录表单例2：协诚监理公司2008年《人力资源控制程序》第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/ J（01）-2008”；CX6.2－《人力资源控制程序》J－记录代号01－《人力资源控制程序》中第1个记录表单3.3.6各部门除程序文件以外的自发文件编号：按办公室规定的编号3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号3.3.8监理/代建大纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建月报的文件编号:（1）监理/代建大纲编号：以电子版保存，按工程名称即可，无须编号（2）监理/代建合同编号：“XCJ—（年份+）HT—合同顺序号”HT－合同代号（下同）例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”；（3）监理/代建规划编号：按工程名称即可，无须编号（4）监理细则编号：公司范本编号为：“XCJ－XZ＋（顺序号）－编制年份或修改年份”XZ－细则代号例如：公司2008年第6个监理细则的编号为：“XCJ-XZ（06）-2008”各个项目细则编号按范本一一对应排序，遇缺项时该顺序空缺，增项时在序尾依次增加（5）监理/代建月报编号：“XCJ—YB－某年序号”.一个监理/代建工程监理/代建月报用一个固定编号，每月月报均用此编号，只在月报封面以某年“第×期”，“总第×期”加以区别。