电子邮件礼仪介绍

电子邮件礼仪介绍
电子邮件礼仪介绍
职场人士都应该讲究关于电子邮件的礼仪，别让电子邮件出笑话，电子邮件是职业信件的一种，而职业信件中是没有不严厉的内容的，公司都崇尚信誉，把握时机及合作分工，信仰顾客至上，着重与顾客的沟通，已达成促销、增产与盈利的目的。

但我们常忽视了有关电子邮件的礼仪，一些邋遢懒散的习惯，不仅会引起员工的窃笑，更容易在顾客面前闹笑话。

基于多年在职场的经验，总结了受欢迎邮件的写法，供大家参照。

一、标题要提纲挈领，切忌用词模糊不清
添加邮件主题是电子邮件和信笺的不同之处，在主题栏里用短短的几个字概况出这跟个邮件的内容，便于收件人衡量邮件的轻重缓急，分别处理。

尤其是回复的'信件，要注意添加，或者改换邮件的主题，最好写上来自XX公司，年，月，日等方便对方一目了然和便于储存。

二、忌不写称呼
许多人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是你应该知道我是谁；有时至多用个你好这些都是不礼貌的做法。

正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位〔姓氏+职位〕；
如果不清楚职位，可用姓氏+先生/小姐。

当然十分熟悉的状况下，可以用双方都习惯的称呼方式，而这种状况仅限于非正式邮件。

值得注意的是，通常用您好比用你好更有礼貌，除非确定自己是上级或长着。

三、忌乱用称呼
比较忌讳的是有些人管所有人都叫经理。

一般员工当然高兴了。

但是会冒犯比经理职位高的人。

通常称呼他人可省去副字，但尽量不要跳级，更不可给人降级，例如对方是副经理，可以称呼姓氏+经理；但不要称呼姓氏+总；而如果对方是副总裁，则不可称呼对方为经理或总经理。

四、忌全文使用英文大写字母
这样写邮件太强势，甚至暗示寄件人懒得使用标准的文法，这还是种文字沟通方式，遵守尺度的文书规范是一种职业礼貌。

五、理清回复的内容
比如有位女士收到过这样一封邮件，其中包括了辗转收送的十二个人之姓名，他其实没有必要知道这些讯息。

留意回答题目的技巧，当回件答复题目的时候，最好只把相关的题目抄到回件，然后附上谜底。

也不要仅仅以是的二字回复，那样太生硬了。

而且让读的人摸不着头脑。

六、忌人名不排序
收件人〔包括抄送人〕假设为一个以上，不管在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均必需要排序。

最讲礼仪的方式是按照职务凹凸排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排，但重要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。

七、忌不分段
有的人整篇邮件从头至尾写成一大片，象小说一样，给人眉目不清楚的感觉，不想看下去，从而自然影响处理的效率。

推举的方式是，尽量在一个显示页面完成全文，一段一个核心意思，然后空行写第二段；如果说的事项较多，建议加上序号，但一次最好不超过三项，否则不容易记住。

当然，如果能依据收件人的具体状况调整字号大小、字体样式等，则为最正确。

例如对方均是五十多岁的领导，可以适当调大字号，以便对方阅读，从而也提升了回复效率。

八、忌不感谢
有些人没有感谢的习惯，而这往往是邮件回复率低的一个主要原因。

不管是寻求合作、请教问题、请人帮助，还是只是告知，都可以感谢对方的善意或配合。

即便是领导命令对方与自己合作，说句感谢只能说明自己有修养；更何况自己请对方帮忙呢。

九、忌不署名
不署名，言外之意，对方应该能从邮件地址推断出自己是
谁，或者不用那么客气，而这样做会给对方造成很多不便，也较影响办事效率，想打沟通具体事宜时，还必需要再查找。

发件人切忌以自我为中心，自认为了解对方的圈子，其实不然，有时真的不知道是谁发来的邮件〔更不用说现在有那么多酷极了的网名〕，耽误了事情。

署名是尊重对方也是尊重自己、宣扬自己的方式。

而且最好事先设置好签名档，附上自己所有方便的联系方式，一劳永逸。

互联网的时代，发邮件将会越来越频繁，所以把握邮件礼仪是职场新式礼节的必修课。

加入不懂使用礼节，会让人反感和讨厌，使自己的形象收到损害，层次下降。

商务电子邮件撰写礼仪介绍
商务电子邮件撰写礼仪介绍
在商务往来中，使用电子邮件进行联系时，应当遵守一定的礼仪规范，主要包括以下四个方面。

第一，在商务交往中，电子邮件也是一种商务文本，应当认真撰写。

向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。

在撰写电子邮件时，尤其要注意下面三点。

1.邮件的主题要明确。

一个电子邮件，大都只有一个主题，
并且往往必需要在前注明。

假设是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。

2.邮件的语言要流畅。

电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。

尽量别写生僻字、异体字。

引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。

3.邮件的内容要简洁。

网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。

第二，电子邮件应当避免乱用，不发无意义的邮件。

在现代信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。

对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。

所以有人才会说：“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。

〞
有鉴于此，假设无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。

尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出。

不过一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的。

第三，电子邮件应当注意编码问题。

编码的问题是由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国的内地、台湾省、港澳地区，以及世界上其他国家里的华人，目前使用着互不相同的中文编码系统。

因此，当一位商界人士使用中国内地的编码系统向生活在除中国
内地之外的其他一切国家和地区里的.中国人发出电子邮件时，由于双方所采纳的中文编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的天书。

因此，商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必必需同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件。

第四，电子邮件应当慎选花哨功能。

现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。

这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必必需慎用的。

这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，不免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。

另外一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。

这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前功尽弃。

商务邮件的修辞
修辞是撰写商务电子邮件最困难的部分。

如果用平常说话的语气，很容易被视为无礼，这是因为眼见为凭，文字用看的往往比用听更容易被扩展检验。

因此，撰写商务电邮前，无妨想到此时是面对着对方，而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气温暖一点。

但要记得，书写时要比口语对话再略微正式一点。

设想对方看了你的信之后可能有的观点，也就是要在别人的思索里思索。

了解对方和你一样都是大忙人，讲重点即可。

多一点体贴，想办法让你的电邮，看起来简短扼要，有亲和力但不失礼。

邮件主题：
如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议分开不同的电邮传送，也就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方会比较好针对单纯的主题加以回信。

邮件结构：第一段与最后一段是重点
电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。

如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。

要求：主动说出你期待对方做的事情
当你想要收件者采纳行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求。

如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。

日期：邮件的日期与时间要明确
在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下个月或是下周三到底是什么时候？因此最好改成「下周三〔如3
月7日〕」「下个月〔如8月〕」，时间也要明确，是上午还是下午？是以自己或对方的时区为准？以免双方认知不同而产生误会。

回复邮件：
如果你回复对方的来信时，使用对方的主旨回复，让对方知道这是来自于你的回复。

此外，如果想要在主旨点出回复的重点，可以在邮件本文内容里写上「回复主旨：ＸＸＸＸＸＸ」让对方知道这是回复哪一封信。

风格：
检查自己写的电邮时，试试看读出声音，对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅。

语感:
1.采纳主动的语气。

让收信者知道，是谁应该来做这件事情。

例如：
A.你对这件事情有什么想法？
B.有谁可以提供看法给我？
看得出来吗？A比B来得主动而明确。

2.动词比名词更有力量。

让我们念念看以下两句话：
C.让我们做个计划吧！
D.让我们计划这件事情。

在D句里，计划两个字被用在动词的表现，会比C句用在名词有力量。

最后也是最重要的是，当你使用职场的电子邮件对外沟通，就应该谨守商业电子邮件的分寸，不要假公济私，撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些你不知情的状况之下，电邮会被储存在企业的公用硬盘或备份档案中。