文件与资料控制程序

1.目的
对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。

2.范围
适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。

3.职责
3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；
确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。

3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。

3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、
制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。

3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和
保管本部门的文件和资料。

4.名词解释
4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动
应长期遵循的纲领性文件。

4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。

4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作
为工作人员作业时之依据。

4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。

4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。

4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。

分发以及回收时办理登记手续，修订时
可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。

4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管
理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。

5. 程序&流程
6.其他要求
6.1 文件格式
6.1.1所有文件应有名称、文件编号、文件版本、页码、编制人、审核人、核准人签字，统一由质量部分发。

6.1.2 一、二、三级文件应有但不限于目的、范围、职责、程序流程、引用文件、质量记录等内容。

6.1.3文件内容的书写格式：组合不得超过四个，四个以上则以“a）、b）、c)”或其它形式来表示。

6.2 文件的更改
6.2.1当使用过程认为文件需要更改时，应由提出部门填写《文件修改申请单》经管理者代表批准后，转相关职
能部门草拟更改内容并按照原发放流程进行发放。

6.2.2 文件修改部分的文字用倾斜字体打印。

6.2.3对文件中的不影响内容理解的笔误，引起文件个别文字的订正，一般采用在文件上直接订正并签字或盖章，
注明日期在换版时集中修改。

6.2.4 文件换版修改次数从0次至9次，若有大幅度修改或修改次数超过9次时应进行换版，从R0到R1、R2......
等等。

原版文件作废，换发新版本文件。

6.2.5 每年年底对质量手册、程序文件、作业文件进行有效的评审，必要时可以做出修改。

6.3 文件的保存
6.3.1 一般文件的保存年限为模具的使用年限再增加一个日历年。

对有特殊特性文件的保存年限为15年。

纸质
文件保存时须用档案袋包装，并统一放置在专门的文件柜或文件箱内，然后统一存放在规定的文件保存
场所。

对特殊特性的文件的存放需做好特别的标识，所有文件存放后需对存放时间、销毁时间做相应记
录。

6.3.2 文件存放的场所必须恒温，防潮，同时做好防火。

数据文件保存在公司数据服务器并采用大容量硬盘作
备份。

6.4 文件的管理
6.4.1原版文件由质量部负责归档保存，一律不外借，以防丢失或损坏。

6.4.2各部门文件由本部门资料员保管。

质量部门每月对各部门文件保管情况进行检查。

6.4.3对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门文件清单一览表》。

每年应将清单副本报
质量部备案，如内容有变化，应通知质量部；
6.4.4任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

6.4.5 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应办理更换手续，交回破损文件，分发新文件。

由质量部
人员将破损文件销毁。

6.4.6当使用人将文件丢失应向质量部递交由管理者代表签字的遗失报告，方可去质量部领取新文件。

6.5 外来文件的控制
6.5.1从客户处获得的技术标准、规范等各类外来文件，需由质量部将外来文件统一记录在《外来文件目录一览
表》中，由质量部按照本控制程序分发到相关使用部门，质量部及各使用部门按照《文件与资料控制程序》中的相关内容及要求进行管理。

6.6 技术文件的保存及修改，管理参照《技术文件和资料控制程序》。

7.引用文件
《文件编号方法》
8.质量记录
《受控文件清单》
《文件发放回收表》
《文件修改申请单》
《部门文件清单一览表》
《外来文件目录一览表》
《文件更改履历表》。