做文秘的基础知识

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做文秘的基础学问5篇【精选】
文秘是随着科学经济高速进展，信息传播急剧膨胀。

那么文秘的基础学问是什么样的呢？今日我在这给大家整理了一些做文秘的基础学问，就让我们一起来看看吧！做文秘的基础学问（篇1）一、会议纪要的种类
依据写作形式和作用，会议纪要一般4为两种：
1.办公会议纪要
这是对本系统、本部门的工作讨论、讨论、作出的决议而写成的纪要。

这种处理日常工作的办公会议，时间较固定，往往采纳例会的形式，一次会议只讨论一个或几个问题;会议规模较小，纪要的写作也较简单。

2专题会议纪要
这是专门对某个问题开会讨论，作较深入的讨论，然后得出相应的结论，而形成的纪要。

专题会议不仅要记载会议的结论，而且还要阐明结论的依据。

这种专题会议，一般时间不固定，往往采纳座谈会的形式;会议的规模较大，会议纪要的写作也较多而杂。

二、会议纪要的格式及写作耍求
1.标题
会议纪要的标题一般写法是在会议名称后面加“纪要”二字，即“XX会议纪要”;也有的采纳双标题形式，正标题概括会议重要精神，副标题由会议名称和文种构成。

2.正文
正文开头一般概述会议情况，包含会议召开的目的、依据、时间、地点、出席人员、列席人员、主持人等。

大型会议一般只写由哪些单位参力口，共计多少人即可，不必把与会者姓名全部列上。

正文的主体部分包含会议的情况、作出的决议，还要概括出会议的重要精神。

结尾部分一般提出落实会议精神的措施，向与会单位提出要求或发出号召。

正文在写法上，一般有两种表现形式，一种是分项式写法，一种是总分式写法。

分项式写法是把会议概况、议题、决议事项等内容，分项排列，使人一目了然。

这种写法，适合会期短、讨论事项较单纯的办公会议纪要。

总分式写法是先总述会议概况，再分述会议精神。

由于议定的事项较多，经归纳概括，分若干个问题，或分几大块，或分若干条，进行有条理的表述，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议决议”等表述语;也可归纳几个问题后，直接摘引某个与会者有代表性的发言，如“XX说”、“XX认为”等。

这种写法适用于大型、专题会议纪要。

三、会议纪要的写作要求
1.要真实精准地反映会议的精神
写应参与会议，全面了解会议情况，正确集中会议讨论的看法，真实精准地反映会议宗旨，不准许主观臆测，歪曲会议精神。

2.要正确地综合归纳
依据会议宗旨，对会议内容作综合归纳，反映会议精神实质，要现概括性、理论性。

3.要突出重点，主次分明
会议纪要就是整理会议要点，这些要点也就是会议的重点，它表现为多数人的一致看法。

应给以重要的篇幅去反映;至于少数人的看法，倘若是正确的，也应给以肯定的篇幅予以反映。

切忌主次不
分。

拉杂琐碎。

4.文字简练，条理清晰
多用概括性词句，要简明扼要，表述严谨。

对会上讨论的问题要分层次、分类别地归纳和反映，要体现条理性，要便于阅读和执行。

5.写作要适时
最好在散会时初稿即成，这样在征求与会者看法后，便于适时修改。

做文秘的基础学问（篇2）秘书工作任务重要有以下7个方面: 调查讨论是领导者解情况、进行决策基础,而领导调查讨论工作大部分,甚至全部要靠秘书人员进行,秘书应当通过访问、开会、问卷、查阅资料等形式获得真实最新全面信息,适时供给给领导。

文书工作包含收文和发文两个方面,收到文件要分轻重缓急交给领导批阅处理,发文要在领导指示下按程序认真进行,许多时候秘书还要进行文件、报告起草,所以秘书对文书写作规范、要求等要熟悉,处理完文档要适时分类归档。

秘书应当依照领导要求和会议主题、风格等进行会议准备、组织、后勤保障、安全守卫等工作。

注意不同会议类型(大、中、小型)和会议形式(电视电话会议、圆桌会议等)都有不同筹办要求。

秘书应负责宾客接待工作,包含订立接待方案、组织迎送、布置宴会等。

在接待中要注意礼仪,力求树立单位良好形象。

倘若一个单位没有专门档案部门,秘书就要承当起档案管理工作。

要注意依照档案管理科学方法和原则进行档案采集、整理、保管和提取。

工作包含接待和处理。

秘书对于各种信函、来访或投诉要认真地对待,在领导授权下可以作适当处理,对本身处理不好或不在本身权限范围内问题,要适时向领导汇报。

如文印、交通、生活、福利、医疗保健、物资设备管理、环境管理等工作,经常都需要秘书来处理。

文书工作是一项科学的严厉的工作，它要求从事这项工作的文书工作人员应具备一些基本素养。

下面我们来看看文秘的专业学问有哪些。

（一)有较高的政治觉悟、政策水平，较强的法制观念(文书工作人员政策水平的高处与低处，决议文书工作质量的优劣；文书工作人员既要懂法，又要守法）
（二）酷爱本职，忠于职守，埋头苦干，严谨精细，遵守纪律，严守隐秘
1、作为文书工作人员，只有酷爱本职工作和忠于职守，才能搞好文书工作。

2、埋头苦干和严谨精细，是文书工作人员应有的工作态度和工作精神。

3、遵守纪律，就是严格依照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。

（三）应有必备的专业基础学问、操作学问和相关学科的基本学问
文书工作人员的专业基础学问，重要是指与他们所从事的文书工作紧密相关的基本原理性的学问。

大体包含以下几个方面：一是基础理论学问。

包含文书学、应用写作、秘书学、信息学、行政管理学等。

基础理论学问带有肯定综合性、概括性和基础性，
是文书工作的实际操作学问、操作技能的理论引导。

二是实际操作学问。

文书工作人员必备的专业基础学问不仅包含基础理论学问，还应包含实际操作学问。

也就是说，文书工作人员不能只了解和把握文书工作的各个环节及其工作内容，还要熟悉和把握它的操作程序、操作方法。

三是其他基本学问。

重要是指与文书工作业务相关的某些基本学问。

（四）把握娴熟的业务技能，不绝提高综合运用本领
文书工作的业务技能，重要有以下一些：
1、文字综合处理本领
2、书写本领
3、速记本领
4、印制本领
5、校对本领
6、运用现代化办公设备的本领
做文秘的基础学问（篇3）（一）秘书的学问结构
秘书的学问结构就是秘书工作所需要的学问，就是秘书工作本领形成需要以之为基础的学问及其构成情形。

秘书工作的综合性，要求秘书具有较宽广的学问面；秘书工作的专业性，要求秘书具有较坚固结实的专业学问。

1、基础学问层次
基础学问层次是秘书学问结构的根底，是秘书学问结构中起基础性作用的那部分学问，是构建秘书学问结构的基本条件。

基础学
问不仅要坚固结实，而且要宽广。

（1）文化基础学问
秘书具有的文化基础学问，一方面是社会科学基础学问，另一方面是自然科学学问。

高中文化程度，是国家对全部政府机关干部的共同要求，也是秘书人员应有学问的最低层次。

如汉语学问、科学学问、历史学问、外语学问等；
（2）理论基础学问
把握基础理论学问，是提高秘书素养的基本条件。

如马克思主义基本理论、经济学学问、党的基本政策；
（3）法律基础学问
法律基础学问是秘书从事秘书工作的紧要依据。

秘书工作要规范化，首先要求秘书人员把握基本的法律学问。

2、辅佑襄助学问层次
辅佑襄助学问层次指的是虽非秘书专业学问但又与秘书专业学问相关的学问，是一种带有辅佑襄助性的学问。

（1）传统学科，重要包含文学、美学、法学、新闻学、伦理学方面的学问和心理学学问
（2）新兴学科，重要有管理科学学问、社会交际学问、软科学学问及其他相关学科。

3、专业学问层次
专业学问层次是秘书学问结构的核心部分和基本层次，指的是从事秘书工作所需要的专门业务学问，是一种带有肯定方向性的学问，是形成秘书职业特色、与秘书工作目标紧密联系的部分。

它由两个部分构成：
（1）业务学问
重要指秘书业务学问，这是区分于其他专业的紧要标志。

大体包含：一般秘书学；分支秘书学（如行政秘书学、企业秘书学、科技秘书学、涉外秘书学、基层秘书学、高级秘书学）；秘书写作学；秘书心理学；文书学、档案学、公文写作学等方面的学问；调查讨论、会务工作、机要保密、组织协调、办公自动化等方面的学问。

（2）行业学问
秘书必需把握以下必需的行业学问：了解所属行业学问的总体构成和学问门类；了解所属部门工作的任务和特点；深入把握工作中使用频率较多的学问；懂得行业的管理学问
注意：A、当今比较合理的秘书学问结构，应当具有以下几个特性：中心性；广阔性；动态性；层次性。

B、建立合理学问结构的方法和途径是：勤奋好学是成功的前提。

另外，要注意学问的积累，要注意学问的更新，要注意学问的充实。

（二）秘书的本领结构
秘书本领是指秘书人员在实践中完成秘书工作的本事，也就是说秘书本领只能通过秘书的一系列活动才能显示和进展。

1、基础本领
指秘书从事秘书活动所需要的本领，是从事秘书工作的基本条件。

（1）秘书的察看力
一个人所获得的信息有80%—90%是经过视觉而来的。

秘书的察看力应重点置于领导和社会两个方面。

良好的察看力要求：要有目的性、条理性、敏锐性。

（2）秘书的记忆力
良好的记忆力表现为：记得快、记得准、记得多、记得牢。

良好的记忆方法：编组法、提要法、推算法、形象法等。

（3）秘书的思维力
思维力在秘书的基础本领中居核心地位。

思维力强的表现在于：思维要广阔、要深刻、要敏捷、要新奇。

（4）秘书的想象力
想象力在秘书工作中尤其是制造性的工作中意义非常紧要。

良好的想象力，其要求有：要具有现实性、丰富性、新奇性。

秘书要有良好的想象力，首先要丰富大脑的表象和学问储备，其次要勤于思索，此外要注意想象的方式：如类比、联想等。

2、专业本领
（1）阅读本领
秘书阅读本领的一般要求是：要精准、要快速。

秘书阅读本领的培育，首先要有较好的学问结构，其次要注意其他本领的进展，最终要有科学的阅读方法。

（2）写作本领
即书面表达本领，这是秘书的基本功，是文字秘书的“看家本事”。

秘书写作本领，重要是指各种应用文的写作本领。

秘书写作本领的一般要求是：要精准、简洁、规范。

（3）说话本领
即口头表达本领，秘书说话本领的一般要求是：要发音正确，要表达简练，要语气措辞得体。

提高说话本领的途径：首先要多说，其次要多想，此外要注意其他方面的修养和磨练。

（4）做事本领
秘书的基本职能就是做事。

秘书一般做事本领的一般要求如下：要熟谙做事之道，要擅长相机行事，要擅长接人待物。

3、特别本领
指秘书从事一些专门秘书工作所需要的本领，它带有个性特色，是造成秘书本领结构个性差异的紧要方面。

（1）协调本领
指运用协调原理和方法使各方面保持秩序化、科学化的本领。

一般要求是：要把握协调依据，熟悉政策法规，不搞“任意性”；要把握协调原则，使协调有根有据；要选择协调方法，针对不同的情况和对象运用各种不同的协调方法。

（2）调研本领
一般要求是：要有计划；有科学的方法；有较强的洞察力；要擅长与被调查者快速沟通，取得对方的信任。

（3）操作本领
重要包含打字、复印、微缩、摄影、录音、录像、编辑、校对、速记、驾驶等。

（三）秘书的心理素养
秘书的心理素养，指秘书在心理过程、心理倾向和心理品质等方面表现出来的稳定心理特点的总和，它影响着秘书的辅佑襄助行为、人际关系和自我修养。

1、秘书心理素养的构成
（1）秘书的爱好
即认得倾向，常说的喜好。

秘书的爱好应具有以下几种品质：广泛性、中心性、长久性
（2）秘书的情感与情绪
情感是人们对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。

秘书情感的品质是：要有道德感；要有理智感；要有审美感。

情绪是情感的基本形式，是人们对客观事物的态度体验。

情感比较稳定而长久，情绪简单变动而不稳定。

秘书的情绪按性质分为两类：即快乐的情绪；不快乐的情绪。

按发生强度、速度和持续时间分为三类：心境、激情、应激。

（3）秘书的意志
良好的意志是秘书工作取得成效的保证，是自我修养不绝提高的动力。

良好的意志应当具备的特征：要具有自发性、决断性、坚持性、自制性。

（相反的分别是：受示性、独断性；寡断性、武断性；顽固性、动摇性；任性）
（4）秘书的气质
气质是指人们比较稳定的心理活动动力特征。

人的全部心理活动和行为都受气质影响，气质具有稳定性，但人的气质是千差万别的。

气质的重要类型有：多血质（活泼型）的人、胆汁质（兴奋型）的人、粘液质（宁静型）的人、抑郁质（抑制型）的人。

注意：
上述四种气质既有积极的因素，也有消极的方面，并不能决议一个人成就的大小。

工作成就的大小重要是由一个人的工作态度和努力程度决议的。

在实际工作中，对不同气质类型的秘书布置工作可以有不同的考虑。

秘书进行气质修养的途径：自我掌控、职业环境影响、有意识地做一些与本身气质相反的工作。

（1）秘书的性格
秘书性格是秘书心理素养的核心部分。

性格重要表现在两个方面：对现实的态度上和行动的方式上。

秘书健全的性格重要包含：要刚强执著而不固执；要快捷敏捷而不冒失；要开朗随和而不轻佻；要幽默诙谐而不尖刻。

健全的性格，有利于搞好人际关系，有利于适应环境，有利于身心健康。

2、秘书的心理健康
（1）影响秘书心理健康的因素
负担过重；舆论压力；关系多而杂。

（2）秘书心理健康的标准
一个心理健康的秘书应具有以下的重要标志：智力正常；情绪成熟；行为协调；工作专注；关系和谐。

（3）秘书常见的心理障碍及除去
妒嫉：要正视本身的差距，停止与别人的比较，要有通过努力赶上或超过别人的积极心态，从病态的自卑或尊重自己中解脱。

焦虑：要加强自信，对将来充足信念，不为一时一事所困扰，不为一得一失而计较，努力去实现一个有意义的目标，
焦躁：遇事冷静，处变不惊。

厌烦：树立正确的梦想信念和工作目标，要有正确是思维方法，懂得厌烦是无济于事的。

自傲和自卑：树立正确的自我表现意识，从而保持心理平衡。

做文秘的基础学问（篇4）文秘专业学问大全
文秘的专业学问就是办文，办会，做事。

办文就是要学会写文章，各类文种的写作，譬如说：请示，批复，报告，通知，通告，看法，合同等等。

办会就是要能组织和策划各种会议。

做事就是有一般办公室管理学问。

能很好地处理办公室的日常事务。

秘书的定义
1.秘书服务的根本对象是领导者；
2.秘书活动的基本方式是处理信息和事务；
3.秘书活动的根天性质是辅佑襄助性。

类别层次
类别
按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类。

以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、公关秘书。

以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等。

层次
在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和高级秘书。

包含4层含义：
1.体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅佑襄助层次。

2.体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例。

3.体现了不同层次的秘书在学问、阅历和本领上的级差。

4.体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别。

职业特征
【（一）秘书的职业特征】
服务的直接性和稳定性。

学问化和专业化。

年轻化和女性化。

【（二）秘书日益成为现代社会急需的软人才】
秘书是“软人才”中的代表之一、
秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书供给了更加无限宽阔的进展空间。

工作性质
【（一）秘书的根天性质——辅佑襄助性】
1.辅佑襄助性是秘书部门天生的属性。

2.辅佑襄助性是领导工作对秘书工作的必定要求。

3.辅佑襄助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决议的。

【（二）秘书工作的特征】
1.中介性
秘书部门的这种中介性特征一方面决议了秘书工作的“纽带”和“桥梁”的作用，另一方面也决议了秘书工作是非独立性的辅佑襄助工作。

2.直接性
秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上。

3.全面性
是体现在职能辅佑襄助的全面性上。

是体现在过程辅佑襄助的全面性上。

4.服务性
人们把秘书工作比方为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，把秘书工作说成“没大没小，没完没了”。

5.被动性
秘书工作的的被动性。

要求秘书人员肯定要不越权、不越职。

秘书应在辅佑襄助性被动性的工作中发挥制造性和自动性。

6.潜隐性
秘书工作的潜隐性表现在三个方面：
活动名义的假借性。

活动过程的幕后性。

劳动成果的潜在性。

7.机密性
对紧要信息进行保密。

做文秘的基础学问（篇5）如何写总结
总结的结构不外乎是上半年(或全年)基本情况，重要体会，存在的问题，下半年(或明年)的计划目标，完成任务的措施等重要内容。

结构可依据领导要求，如有的领导喜好体现成绩，那大量篇幅自然要在已完成的情况里体现;如有的领导觉的本阶段没什么成绩可言，自然就要在今后的计划和目标中加大描述力度，给别人一美好前景之感觉。

实在写法，还是不外乎“天下文章一大抄”。

不可能篇篇总结都是妙语连篇，每年的国务院报告还不是在去年的基础上提出新的论点，尤其对于某个单位来说，短短一年或半年内，其进展更不可能有什么大的变动。

怎么办呢?就要在前面的基础上提显现阶段进展的核心内容，对今后的进展也要言简意赅的描述，剩下的就是围绕这个中心点来组织文字，最好用数据来描述，再加上2个突出事例，就更可好了。

例如，我在企业里，上半年公司的重要工作是“构建战略联盟”，那么必定要花费大量的篇幅在这里面，需要许多的数据和事例来支持它，其实企业里还有许多别的方面可以体现上半年的成绩，但把最核心的内容体现出来了，其它的不说也无碍大局了。

下半年，如公司有计划在科研上有所突破，那就要围绕科研大写特写，不要挂念写的内容到时实现不了。

对于我个人而言，写总结时是很希望领导提前拟出提纲，然后由本身围绕提纲来编撰组织，但对于许多人而言，领导一是没时间，二是不肯定有水平能总结出什么，许多时候就需要“写手”来绞尽脑汁，为领导图谋现在和将来了。

感觉当个写手是很累的，呵呵。

另外，就是总结里不要有太多形容词，终归不是写小说和散文，简单而能体现出工作成绩是最重要的，开始时，总是需要草拟出20、30页的，往往到最终定稿，就剩7、8页了，其中，就需要你和你的领导渐渐提炼了。

写出一篇好的东西，并得到你的领导认可，那么以后，你的总结就会好写很多，终归，总结是要你的领导来宣读的。

记住，你只
是写手。

如何撰写工作总结
一、要把握总结这种文体的写作要求
总结是企业对肯定阶段内的工作进行系统的回顾、分析讨论，从中找寻出实在的阅历做法和存在的问题，发觉某些工作规律或缺点产生的原因，以利于调整集团和所属单位的工作思路及下一步工作目标。

一是总结的内容上只能写过去。

就是对已经做过的半年工作，进行全面、系统的回顾、检查、分析、讨论、归纳和提炼，把大量的感性材料集中起来，使之条理化、系统化、科学化。

二是在写作方法上要以“我”为中心。

就是自我解剖、自我认得，自我确定、自我赞扬，自我批判、自我提高。

因此，一般以第一人称(我或我们)显现。

三是总结的目的是确定成绩、找准问题、明确方向。

就是通过写昨天，看今日，引导明天。

总结工作不是目的，目的在于吸取阅历教训，做好当前和今后的工作，倘若只是把总结当成记“流水账”，就达不到预期的效果。

四是写作体裁上应是评论文。

总结不只是对情况与事实做概略性的综合归纳，而是对事物作本质的分析，把感性认得上升到理性认得，从中找出事物进展的基本规律。

五是总结的重要作用是向内部报告情况、向外部介绍阅历。

向群众做总结并报告工作，是让群众了解各方面工作的情况，树立信念，明确方向;向集团汇报工作，是让集团领导全面了解所属单位、部门的工作情况，为领导供给决策依据。

二、要重视总结阅历教训，引导下步工作
撰写工作总结的目的，不只是为了确定成绩和找出问题，更紧要的是为了吸取以往的阅历教训，引导做好下一步工作。

要注意以下四个方面的问题：
一是灵巧构思。

开好头、结好尾、突出中心，这是写好工作总结的基本要求。

古人写文章讲究“凤头、猪肚、豹尾”，即开头要像凤凰头一样美丽漂亮，中心要像猪肚一样充实饱满，结尾要像豹尾一样威风有力。

我们认为，这个原则同样适用于我们写工作总结。

要竭尽全力把情况部分写得很实际，把阅历部分写的很充实，把措施部分写得很有力。

二是丰富资料。

写好一个单位、部门的总结，必需充分占有和把握四个方面的内容：一是要精准把握在半年内做了哪些重要工作，每项工作的起止时间、进展过程，哪些工作做得较好，哪些工作做得一般，哪些工作做得较差。

二是要仔细了解在半年工作中，面临的背景情况、利弊条件、碰到的冲突，解决这些冲突和问题的方法和措施，有什么成效和阅历教训。

三是要清晰有哪些能说明工作成效、阅历教训的典型事例，精准明确数据，群众语言和看法及建议、各级的评价等。

四是要洞悉当前的工作存在的问题，哪些是一般性的问题，哪些是老问题，哪些是新问题，哪些是焦点和敏感问题等。

三是搞好结合。

能否利用占有的资料说明阅历，关键在于结合得怎么样。

无论是围绕观点选择事例，还是围绕事例得出观点，都应做到事例和观点的有机结合，从理论和实践的结合上说明阅历，这是写好工作总结的基本功。

初写总结的同志，往往简单犯这也不想丢，那也不想砍，形成观点加事例的简单堆砌的毛病。

相反，那些质量高的工作总结，都是观点和材料结合得比较好。

如，有的喜爱先提出观点，然后用材料说明观点;有的喜爱先讲事例，而后从对事例的分析中引出道理;有的喜爱边叙述材料，边提出观点。

不管采纳那一种结合方法，都要防止和避开把两者结合片面写成了观点加。