时间管理讲解稿

讲解稿：
【开场白】时间管理英文名：Time Management。

如果每天有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？（现场提问，活跃气氛）
【讲解】天下真有这样的好事吗？其实，每一个人都有这样一个户头，那就是“时间”。

每天每一个人都会有新的86400秒进帐。

那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？首先，让我们来做一个关于时间管理的测试题。

【演示幻灯片2、3】
【员工测试】（给员工发卷，进行现场测试）
下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。

计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。

1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。

2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。

3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。

4、我尽量一次性处理完毕每份文件。

5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。

6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。

7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。

8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。

9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。

【幻灯片演示4】（向员工公布测试结果）
0~12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。

13~17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。

18~22分：你的时间管理状况良好。

23~27分：你是值得学习的时间管理典范。

【讲解】
当我们知道了自己在时间管理方面的总体水平后，接下来让我们来看一组数据，虽然这些数据来自美国，但对我们还是有一定参考价值的。

【幻灯片演示5】
人们一般每8分钟就会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50次~60次。

平均每次打扰用时大约是5分钟，总共大约4小时。

大约50%~80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。

每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习，3~5年就可以成为专家。

一个人如果办公桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西花1个半小时，每周要花7个半小时。

【讲解】数字往往会揭示一些人们意想不到的真相。

这些数据是否令我们感到非常的吃惊呢？
【培训小故事】
【幻灯片演示6】
心理学家蔡格尼克曾做过一个有趣的实验：
他要求一些参加实验的人去完成２０件指定的工作，其中半数工作最终允许其完成，而另一半的工作则中途人为地加以阻止，使其无法完成。

当这些人完成实验任务后，要求他们对所做的工作进行回忆。

【幻灯片演示7】
实验结果发现参加实验的人对未完成工作的回忆要优于对已完成工作的回忆，前者的回忆量几乎是后者的两倍。

【讲解】这个现象，心理学称之为“蔡格尼克效应”，也就是说，人们对于自己尚未处理完的事情，比已经处理完成的事情要印象更加深刻。

为什么人们对未完成的工作的回忆量会优于已经完成的工作呢？有的人认为这是由于未完成的工作引起了情绪
上的震动。

但如果我们把工作用三种方式进行处理：
第一种：是允许其完成
第二种：是我们中途加以阻止使它们最终没有完成
第三种：中途加以阻止后我们再让其完成
结果发现：人们对中途被阻止后再完成的工作的回忆量要优于前两种情况。

而这就不能用中途阻止所产生的情绪所致来解释了。

或许我们可以用心理的紧张系统是否得到解除来加以说明。

也就是说，未完成工作所引起的心理紧张系统还没有得到解除，因而回忆量相对较大。

中途加以阻止的未完成的工作不仅易于回忆，并且在做了其他工作之后，还有继续完成它的趋势。

人们对于尚未处理完的事情会有较强烈的去完成它的动机，所以记忆自然也会较为深刻。

在我们的工作和生活当中，也是如此。

你可能对于你目前正在做，但还没完成的事情记忆最深刻，对于已经完成的一些事情或许就不会给予太多关注了。

其实，这也符合人们的记忆规律，人的大脑总是记住一些需要加工的内容，将之放在工作记忆中，就像是电脑的内存一样，而对于已经完成或将要完成的内容大脑则会有意地去遗忘。

另外，人类甚至有些动物似乎都有一种追求完美的倾向，有时甚至是强迫自己追求完美。

有位哲人曾这样说过：“在一只猩猩面前画一个未完成的圆圈，如果它这时能找到粉笔的话，也会迫不及待地去将它完成。

”当然，这是一个非常有趣的假设，我没有亲自验证过，但有时我们确实会有这种倾向，无法容忍一些没有完成的事情，以至于让那些没做完的事给自己造成压力。

但更现实的是，并非所有的事情对我们或我们的工作都如此重要，事情也并非因为其未被完成而变得更加重要，所以有时候我们在做事情的时候还需要学习一点时间管理方面的知识，不要让你的时间被一些未被完成的琐事占据着，停下来考虑一下什么才是我们真正重要的，什么才是我们需要花更多时间来完成的，而不是一味地追求所谓的“完美”。

所以，我们不妨再看看我刚才给大家显示的那些数据，找出一些和自己有关的时间数字，使自己始终保持危机感，警惕时间的流逝，抓紧利用好每一分、每一秒。

【幻灯片演示8】
善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。

【讲解】接下来让我们分析一下时间是如何被浪费掉的。

【幻灯片演示9】
浪费时间的原因有主观和客观两大方面。

这里，我们主要来分析一下浪费时间的主观原因，因为这是一切问题的根源。

1、做事目标不明确。

2、作风拖拉。

3、缺乏优先顺序，抓不住重点。

4、过于注重细节。

5、做事有头无尾。

6、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化。

7、事必躬亲，不懂得授权。

8、不会拒绝别人的请求。

9、消极思考。

【讲解】一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。

看来，人人都需要掌握时间管理的方法和理念。

【幻灯片演示10】那么，什么是时间管理？
所谓时间管理，用一句话概括，就是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。

时间管理不仅仅是工作的管理，也包含着业余时间的管理；不仅仅是在企业里的管理，同时也包含着家庭生活、业余时间、业余爱好的管理。

也就是说，时间管理应该是包含着生活中所有时间的合理利用和支配。

但是，我们很多人会乐于理财，却疏于时间管理。

比如：一个人生病了，他会到医院去治疗；一个人丢了200块钱，会相当着急；可是，如果浪费掉1个小时、2个小时……，却并不着急。

因为，时间是无形的，如空气，看不见，摸不着。

【案例】…装瓶实验
【幻灯片演示11】
【案例启示】
这个装瓶实验就提示了时间管理的启示，大石头之间会有空隙，沙子之间还有空隙，水里面可能还有空隙。

同理，时间之间也存在空隙，珍惜时间的一个方法就是珍惜点点滴滴零碎的时间。

此外，工作任务的完成要有程序和顺序，装瓶实验中如果先往瓶子里面装水，再往里面装放沙子，然后再往里面放石头，就一定放不进去了。

做事情也一样的，一定要有优先顺序，要抓住最核心、最重要的、最有价值的事情。

在香港地铁里，口袋书非常畅销，口袋书只有巴掌大，在上、下班坐地铁的时间，好多年轻人都在看口袋书，或者利用这段时间休息，也有很多人在看报纸，他们都是
在有效地利用工作时间和生活时间之间的空隙，有效地利用好这些零星时间，开长日久，就可以积少成多，使这些零头时间为个人生活增添魅力。

现在，就让我们共同分享5个管理时间的方法：
【幻灯片演示12】…6点优先工作制
该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。

每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……
艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。

【解说】……一周时间运筹法
一周时间运筹法即是这种时间管理方法的代表。

时间管理是从计划开始的，好的时间运筹方法，需要对过去的工作进行科学合理的记录，发现时间浪费的所在，然后找出改进的措施，修正原有的时间管理方案，并严格按这种安排执行。

如何使用“一周时间运筹法”呢？以星期时间为横坐标，标记周一至周天，以小时间为纵坐标，标记上午、中午、下午、晚上以及备注和总结，然后在接下来的一周里，进行认真记录，并对每天的时间利用进行总结，当一周的记录结束后，再进行周总结。

【幻灯片演示13】
这种“一周时间运筹法”对于我们而言，进行周计划与周检讨是相当有效的。

俗话说：“计划不如变化快”，在一个月之前所料想的情形现在可能发生了很多的变化。

如果对这些变化每天都进行追踪，会发现每天的计划实施有效性都在减弱，情况变动的频繁程度导致只见到眼前的具体工作，而往往忘记了整体的方向和目标，很难做到协调与平衡。

所以周计划与周检讨是非常重要的，可以帮助我们修正和完善计划。

当然，填写周计划与周检讨报表，一定要数据真实，不能走形式化应付了事。

【幻灯片演示14、15】…帕累托原则
这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。

其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。

比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。

因此，要把注意力放在20%的关键事情上。

【幻灯片演示16、17、18、19】
根据这一原则，当我们在面对ABCD四类重要程度和紧急程度不同的工作时，我们按照4D原则，采取不同的办法：
A 重要且紧急（比如救火、抢险等）——“马上就做”（Do it now）
B 重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。

(Do it later)“以后再说”
C 紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。

人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。

其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。

（Delegate）“授权”
D 既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。

( Don’t d o it now)“不做”
【幻灯片演示20】…麦肯锡30秒电梯理论
麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。

咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。

最终，麦肯锡失去了这一重要客户。

从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。

麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。

这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。

【幻灯片演示21】…办公室美学
秩序是一种美。

均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。

简洁就是速度，条理就是效率。

简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。

【解说】众所周知，在我们的工厂厂区实施5S管理，其实在我们的办公区，也可以实施5S管理，即：整理、整顿、清扫、清洁、素养。

因此，我们应当养成如下良好习惯：
1、物以类聚，东西用毕物归原处；
2、不乱放东西；
3、把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记；
4、好记性不如烂笔头，要勤于记录；
5、处理文件的3个环节：第一，迅速回复。

第二，迅速归档，以免文件弄乱或弄丢。

第三，及时销毁。

没用的文件要及时处理掉，以免继续浪费空间和时间。

【幻灯片演示22】…莫法特休息法
《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。

莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。

【幻灯片演示23】…“间作套种”
是农业上常用的一种科学种田的方法。

人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。

人的脑力和体力也是这样，如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。

【解说】人在每天的工作时间中，总会有一段时间的工作效率最高，这就是“巅峰期”，如果能将最重要的工作放在工作成效最高的巅峰期来完成，就可以取得非常好的效能。

一项关于巅峰期的研究表明，很多人是在上午9~11点处于巅峰状态，而下午3点钟以后则处于低谷期，所以，我们每一个人应该结合好自己的实际情况，高效利用巅峰时间段来高效的工作。

【幻灯片演示24】我们可以采用“象限时间管理法”
首先处于A象限的事情，也就是对不重要但很紧急的事件进行处理；
其次应处理位于B象限的事情，也就是对重要但不紧急的事件进行处理；
接下来处理C象限的事情，也就是不重要但很紧急的事件进行处理；
最后再处理D象限的事情，也就是不重要也不紧急的事情。

我们在前面，讲了许多关于如何将你的工作进行排序，进行良好的时间管理，也就是说我们注重了时间的效率，但同样不能忽略时间的效能。

效率指“快”，效能指“多、快、好、省”。

在这里用一个简单的比喻，我们去购买物品，我们不仅关注物品的价格，还要关注其质量。

效率就好比是“物品的价格”，效能就好比是“物品的质量”。

所以，我们不仅在个人意识上，认识到时间的重要性，善于抓住点点滴滴的时间，还要注意做事的数量和速度，同时还要追求价值，要多、快、好、省。

结束！。