（Excel表格培训）处理外部链接

处理外部链接
打开或更改外部引用（链接）的源工作簿
外部引用（也称为链接）是对另一个Excel 工作簿中的工作表的单元格或单元格区域的引用，也可以是对另一个工作簿中的已定义名称的引用。

可以创建工作簿之间的外部引用以将信息从源工作簿带入目标工作簿。

从目标（目标文件：链接或嵌入对象所插入的文件。

源文件包括用来创建对象的信息。

当更改目标文件中的信息后，不更新源文件中的信息。

）工作簿，可以轻松打开外部引用的源（源文件：该文件中包含创建链接对象或嵌入对象所用的信息。

更新源文件中的信息时，还可以同时更新目标文件中的链接对象。

）工作簿。

例如，您可能希望验证该工作簿是否为希望外部引用指向的工作簿，或者对源工作簿进行更改。

同时，还可以轻松更改外部引用中的源工作簿。

例如，您移动了源工作簿并需要更新外部引用以反映此更改。

打开源工作簿
1. 打开目标工作簿。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“编辑链接”。

3. 在“编辑链接”对话框中，单击要打开的源工作簿。

4. 单击“打开源”。

对使用该源工作簿的所有外部引用更改该工作簿
1. 打开目标工作簿。

2. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“编辑链接”。

3. 在“编辑链接”对话框中，单击要更改的源工作簿。

4. 单击“更改源”。

5. 在“更改源”对话框中，单击要引用的源工作簿。

可能需要通过浏览找到所需的工作簿。

更改某个外部引用的源工作簿，而不影响其他外部引用
1. 查找要用作外部引用的新源的工作簿，并记下其位置。

2. 在目标工作簿中，选择包含要更改的外部引用的单元格。

3. 在编辑栏（编辑栏：位于Excel 窗口顶部的条形区域，用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式。

编辑栏中显示了存储于
活动单元格中的常量值或公式。

）中，查找对另一工作簿（如C:\Reports\[Budget.xlsx]）的引用，并用新源工作簿的位置替换该引用。

创建到另一个工作簿中的单元格区域的外部引用（链接）
通过创建外部引用，您可以引用另一个工作簿中的单元格的内容。

外部引用（也称为链接）是对另一个Excel 工作簿中的工作表的单元格或单元格区域的引用，也可以是对另一个工作簿中的已定义名称的引用。

可以引用特定的单元格区域或为单元格区域定义的名称，也可以为外部引用定义名称。

进一步了解外部引用
尽管外部引用与单元格引用很相似，但还是存在重大差异。

当您在几个工作簿之间处理大量数据或复杂公式时，可使用外部引用。

这些外部引用的创建方式不同，而且在单元格或编辑栏中显示的方式也不同。

可以有效使用外部引用的场合
当无法做到将多个大型工作表模型一起保存在同一工作簿中时，外部引用特别有用。

合并多个工作簿中的数据可以将多个用户或部门的工作簿链接起来，并将相关的数据集成在一个汇总工作簿中。

这样，当源工作簿发生更改时，您不必手动更改汇总工作簿。

创建数据的不同视图可以将所有数据输入到一个或多个源工作簿中，然后创建包含仅指向相关数据的外部引用的报表工作簿。

简化大型复杂模型通过将复杂模型分解为一系列相关的工作簿，可以在处理模型时不需要打开所有相关的工作表。

较小的工作簿更容易修改，不需要大量的内存，而且可以更快地打开、保存和计算。

创建外部引用的方法
如果使用单元格引用创建外部引用，则也可以将公式应用于这些信息。

通过在各种类型的单元格引用之间进行切换，还可以控制在移动外部引用时要链接到的单元格。

例如，如果使用相对引用，则移动外部引用时，其链接到的单元格会更改，从而反映其在工作表上的新位置。

创建从一个工作簿到另一工作簿的外部引用时，应该使用一个名称来引用要链接到的单元格。

可以使用已定义的名称创建外部引用，也可以在创建外部引用时定义名称。

通过使用名称，可以更容易地记住要链接到的单元格的内容。

使用已定义名称的外部引用在您移动它们时不会更改，因为名称引用特定的单元格或单元格区域。

如果希望使用已定义名称的外部引用在您移动它时更改，则可以更改外部引用中所使用的名称，也可以更改名称所引用的单元格。

对另一个工作簿的外部引用的显示方式
包含对其他工作簿的外部引用的公式具有两种显示方式，具体取决于源工作簿（为公式提供数据的工作簿）是打开还是关闭的。

当源工作簿打开时，外部引用包含用方括号括起的工作簿的名称，然后是工作表名称和感叹号(!)，接着是公式要计算的单元格。

例如，下列公式对名为Budget.xls 的工作簿中的单元格C10:C25 求和。

=SUM([Budget.xlsx]Annual!C10:C25)
当源工作簿未打开时，外部引用包括完整路径。

=SUM('C:\Reports\[Budget.xlsx]Annual'!C10:C25)
如果其他工作表或工作簿名称中包含非字母字符，则必须将文件名（或路径）置于单引号中。

链接到其他工作簿中已定义名称（名称：代表单元格、单元格区域、公式或常量值的单词或字符串。

名称更易于理解，例如，“产品”可以引用难于理解的区域“Sales!C20:C30”。

）的公式使用其后跟有感叹号(!) 和该已定义名称的工作簿名称。

例如，下列公式对Budget.xls 工作簿中名为Sales 的区域中的单元格求和。

=SUM(Budget.xlsx!Sales)
创建不同工作簿中单元格之间的引用
1. 打开将包含外部引用的工作簿（目标工作簿）和包含要链接到的数据的工作簿（源工作簿）。

2. 在源工作簿中，单击快速访问工具栏上的“保存” 。

3. 选择要在其中创建外部引用的单元格。

4. 键入=（等号）。

如果要对外部引用值执行计算或函数，请键入要置于外部引用之前的运算符（运算符：一个标记或符号，
指定表达式内执行的计算的类型。

有数学、比较、逻辑和引用运算符等。

）或函数。

5. 切换到源工作簿，然后单击包含要链接到的单元格的工作表。

6. 选择要链接到的单元格。

7. 返回目标工作簿，并注意Excel 将引用添加到源工作簿以及您在前面步骤中选择的单元格。

8. （可选）在目标工作表中，编辑或更改公式。

9. 按Ctrl+Shift+Enter。

创建到另一个工作簿中已定义名称的外部引用
1. 打开将包含外部引用的工作簿（目标（目标文件：链接或嵌入对象所插入的文件。

源文件包括用来创建对象的信息。

当更改目
标文件中的信息后，不更新源文件中的信息。

）工作簿）和包含要链接到的数据的工作簿（源（源文件：该文件中包含创建链接对象或嵌入对象所用的信息。

更新源文件中的信息时，还可以同时更新目标文件中的链接对象。

）工作簿）。

2. 在源工作簿中，单击快速访问工具栏上的“保存” 。

3. 选择要在其中创建外部引用的单元格。

4. 键入=（等号）。

如果要对外部引用值执行计算或函数，请键入要置于外部引用之前的运算符或函数。

5. 在“视图”选项卡上的“窗口”组中，单击“切换窗口”，单击源工作簿，然后单击包含要链接到的单元格的工作表。

6. 按F3，然后选择要链接到的名称。

定义包含对另一个工作簿中单元格的外部引用的名称
1. 打开目标（目标文件：链接或嵌入对象所插入的文件。

源文件包括用来创建对象的信息。

当更改目标文件中的信息后，不更新
源文件中的信息。

）工作簿和源（源文件：该文件中包含创建链接对象或嵌入对象所用的信息。

更新源文件中的信息时，还可以同时更新目标文件中的链接对象。

）工作簿。

2. 在目标工作簿中“公式”选项卡上的“命名单元格”组中，单击“命名单元格区域”。

3. 在“新建名称”对话框中，为“名称”框中的区域键入名称。

4. 删除“引用位置”框中的内容，并将光标停留在框中。

如果名称包含公式，则输入公式，然后将光标置于希望外部引用所在的位置。

例如，键入=SUM()，然后将光标置于括号之间。

5. 在“视图”选项卡上的“窗口”组中，单击“切换窗口”，单击源工作簿，然后单击包含要链接到的单元格的工作表。

6. 选择要链接到的单元格或单元格区域。

7. 在“新建名称”对话框中，单击“添加”。

更新外部引用（链接）时的控制
创建外部引用（也称为链接）时，可以控制外部引用是否保持为最新引用，以及更新这些引用的时间。

如果其他人更改了一个单元格的值，Excel 不会查找新的值，除非您告诉它去查找。

了解有关外部引用的更多信息
含有链接的工作簿称为目标工作簿（目标文件：链接或嵌入对象所插入的文件。

源文件包括用来创建对象的信息。

当更改目标文件中的信息后，不更新源文件中的信息。

），链接到的工作簿称为源工作簿（源文件：该文件中包含创建链接对象或嵌入对象所用的信息。

更新源
文件中的信息时，还可以同时更新目标文件中的链接对象。

）。

如果您打开的工作簿（称为目标文件（目标文件：链接或嵌入对象所插入的文件。

源文件包括用来创建对象的信息。

当更改目标文件中的信息后，不更新源文件中的信息。

））包含指向其他工作簿或文件（称为源文件（源文件：该文件中包含创建链接对象或嵌入对象所用的信息。

更新源文件中的信息时，还可以同时更新目标文件中的链接对象。

））的链接，并且源文件发生改变，那么您打开的工作簿中的链接显示的可能是过时的信息。

目标工作簿包含外部引用。

外部引用（或链接）是对源工作簿中单元格区域的引用。

源工作簿包含目标工作簿中检索和放置的单元格和实际值。

控制指向其他工作簿的链接
当源工作簿和目标工作簿在同一台计算机上同时打开时，链接将自动更新。

当打开了目标工作簿而未打开源工作簿时，信任栏可能会对您发出警告，询问是否更新链接。

可以控制信任栏是否向您发出警告，以及当警告不出现时是否更新所有链接。

如果工作簿含有多个链接，也可只更新其中部分链接。

手动更新工作簿中的所有链接或不更新链接
1. 关闭所有工作簿。

如果某个源工作簿处于打开状态，而其他的工作簿已关闭，则更新将不一致。

2. 打开包含链接的工作簿。

3. 要更新这些链接，请在信任栏上，单击“选项”，然后单击“启用此内容”。

只手动更新指向其他工作簿的部分链接
1. 关闭所有工作簿。

2. 打开包含链接的工作簿。

3. 在“数据”选项卡上的“管理连接”组中，单击“编辑链接”。

4. 在“源”列表中，单击需要更新的链接对象。

若要选择多个链接，请在按住Ctrl 的同时单击每个链接对象。

若要选择所有链接，请按Ctrl+A。

5. 单击“更新值”。

控制更新所有链接的启动提示
当打开任意一个工作簿时，无需请求，链接便会自动更新
该选项只适用于当前用户，并影响每个打开的工作簿。

其他用户不受影响。

该选项也影响指向其他程序的链接。

1. 单击“Microsoft Office 按钮” ，单击“Excel 选项”，然后单击“高级”类别。

2. 在“计算此工作簿时”下，清除“请求自动更新链接”复选框。

如果清除了该复选框，则链接将自动更新，且没有提示。

不请求更新该工作簿的链接，让我控制链接是否更新
该选项影响工作簿的所有用户。

如果选择不更新链接以及不提示，则该工作簿的用户将不知道数据是否过期。

1. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“编辑链接”。

2. 单击“启动提示”。

3. 选择所需的选项。

即使指定Excel 不应该询问是否更新链接，如果存在任何断开的链接，您仍然会得到通知。

确定出现启动提示时是否更新链接
如果忘记是否创建链接
单击“不更新”。

有可能在工作簿之间移动或复制区域、工作表或图表时不小心创建了一个链接。

请打开工作簿，再查找创建的链接，并删除它们。

方法
断开与源文件的链接
要点如果要断开与源文件的链接，则所有使用源文件的公式将转换为其当前值。

例如，链接=SUM([Budget.xls]Annual!C10:C25) 将转换为=45。

因为此操作无法撤销，所以在断开与源文件的链接之前应保存文件。

1. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“编辑链接”。

2. 在“源”列表中，单击需要断开的链接。

若要选定对同一源文件的多个链接，请按住Ctrl 单击各个链接对象。

若要选择所有链接，请按Ctrl+A。

3. 单击“断开连接”。

4. 如果链接使用了定义名称（名称：代表单元格、单元格区域、公式或常量值的单词或字符串。

名称更易于理解，例如，“产品”
可以引用难于理解的区域“Sales!C20:C30”。

），则该名称将不会自动删除。

若要删除该名称，请执行以下操作：方法
1. 在“公式”选项卡上的“命名单元格”组中，单击“名称管理器”。

2. 在“名称”列中，单击要删除的名称，然后单击“删除名称”。

5. 如果使用外部数据区域（外部数据区域：从Excel 的外部（如，数据库或文本文件）导入工作表的数据区域。

在Excel 中，
可为外部数据区域中的数据设置格式或用其进行计算，就如同对其他任何数据一样。

），则查询参数也可能使用了其他工作簿中的数据。

可以选取或删除任意类型的链接。

用计算结果替换单一公式
如果用公式值替换公式，Microsoft Excel 将永远删除该公式。

如果不小心用值替换了公式，而想要恢复公式时，可在输入或粘贴值
后，立即单击“撤消” 。

1. 选择包含公式的单元格。

如果公式为数组公式（数组公式：数组公式对一组或多组值执行多重计算，并返回一个或多个结果。

数组公式括于大括号({ }) 中。

按Ctrl+Shift+Enter 可以输入数组公式。

），则选择包含数组公式的单元格区域。

方法
1. 在数组（数组：用于建立可生成多个结果或可对在行和列中排列的一组参数进行运算的单个公式。

数组区域共用
一个公式；数组常量是用作参数的一组常量。

）区域中，单击任意单元格。

2. 在“开始”选项卡上的“编辑”组中，单击“查找和选择”，然后单击“定位条件”。

3. 在“定位条件”对话框中，单击“当前数组”。

2. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制” 。

3. 单击“粘贴” 。

4. 单击“粘贴选项” 旁边的箭头，然后单击“数值”。

如果知道没有连接到源
单击“不更新”。

Microsoft Excel 无法更新没有连接的源。

例如，源可能在网络上，而您不能连接到该网络。

如果希望数据保持原样，不希望用新数据代替
单击“不更新”。

如果上一次曾试图更新，但所用时间很长
单击“不更新”。

如果数据不需保持最新，可不更新全部链接，以节约时间。

打开工作簿之后，在“数据”选项卡上的“管理连接”组中，单击“编辑链接”，然后仅从需要的源更新链接。

如果其他人创建了工作簿，且您不知道为何出现此提示
单击“更新”。

请与工作簿的作者联系。

您也可以查看工作簿中有哪些链接。

在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“编辑链接”。

如果每次对提示的回答都相同，且不希望再次看到它
您可以固定的方式回答启动提示，并避免在此工作簿中看到它。

对所有打开的工作簿都不提示，并自动更新链接
该选项只适用于当前用户，并影响每个打开的工作簿。

其他的工作簿用户不受影响。

1. 单击“Microsoft Office 按钮” ，单击“Excel 选项”，然后单击“高级”类别。

2. 在“常规”下，清除“请求自动更新链接”复选框。

如果清除了该复选框，则链接将自动更新，而没有任何通知。

对此工作簿的所有用户都以相同方式进行提示
该选项影响工作簿的所有用户。

如果选择不更新链接以及不提示，则用户将不知道数据是否过期。

1. 在“数据”选项卡上的“连接”组中，单击“编辑链接”。

2. 单击“启动提示”。

3. 设置所需的选项。

如果存在任何断开的链接，则用户会得到通知。

如果知道Excel 试图连接的工作簿是可用的
单击“更新”。

这将确保您拥有最新的数据。

如果您使用参数查询
如果源工作簿没有打开，指向参数查询的链接就不能更新。

1. 单击“不更新”。

2. 关闭目标工作簿。

3. 打开源工作簿。

4. 打开目标工作簿。

5. 单击“更新”。

创建或删除超链接
为了快速访问另一个文件中或网页上的相关信息，可以在工作表单元格中插入超链接（超链接：带有颜色和下划线的文字或图形，单击后可以转向万维网中的文件、文件的位置或网页，或是Intranet 上的网页。

超链接还可以转到新闻组或Gopher、Telnet 和FTP 站点。

）。

还可以在特定的图表元素中插入超链接。

创建指向新文件的超链接
1. 在工作表上，单击要在其中创建超链接的单元格。

您也可以选择对象，例如，想要用于表示超链接的图片或图表中的元素。

2. 在“插入”选项卡上的“链接”组中，单击“超链接”。

您还可以用鼠标右键单击单元格或图形，然后单击快捷菜单上的“超链接”，或者可以按Ctrl+K。

3. 在“链接到”下，单击“新建文档”。

4. 在“新建文档名称”框中，键入新文件的名称。

若要指定一个与“完整路径”下所示位置不同的位置，可以在“新建文档名称”框中的名称前面键入新位置，也可以单击“更改”，选择所需位置，然后单击“确定”。

5. 在“何时编辑”下，单击“以后再编辑新文档”或“开始编辑新文档”以指定何时要打开新文件以进行编辑。

6. 在“要显示的文字”框中，键入要用于表示超链接的文字。

7. 如果希望当指针悬停在超链接上时显示帮助信息，请单击“屏幕提示”，在“屏幕提示文字”框中键入所需文字，然后单击“确定”。

创建指向现有文件或网页的超链接
1. 在工作表上，单击要在其中创建超链接的单元格。

您也可以选择对象，例如，想要用于表示超链接的图片或图表中的元素。

2. 在“插入”选项卡上的“链接”组中，单击“超链接”。

您还可以用鼠标右键单击单元格或对象，然后单击快捷菜单上的“超链接”，或者可以按Ctrl+K。

3. 在“链接到”下面，单击“原有文件或网页”。

4. 请执行下列操作之一：
▪若要选择文件，请单击“当前文件夹”，然后单击要链接到的文件。

通过在“查找范围”列表中选择不同的文件夹，您可以更改当前文件夹。

▪要选择网页，请单击“浏览过的页”，然后单击要链接到的网页。

▪要选择最近使用过的文件，请单击“最近使用过的文件”，然后单击要链接到的文件。

▪要输入需链接到的已知文件或网页的名称和位置，请在“地址”框中键入信息。

▪要查找网页，请单击“浏览Web”，打开要链接到的网页，然后切换回Microsoft Office Excel，但不关闭浏览器。

5. 如果要创建指向文件中或网页上特定位置的超链接，请单击“书签”，然后双击所需的书签（书签：以引用为目的在文件中命名
的位置或文本选定范围。

书签标识文件内您以后可引用或链接到的位置。

）。

您要链接到的文件或网页必须具有书签。

6. 在“要显示的文字”框中，键入要用于表示超链接的文字。

7. 如果希望当指针悬停在超链接上时显示帮助信息，请单击“屏幕提示”，在“屏幕提示文字”框中键入所需文字，然后单击“确定”。

创建指向工作簿中特定位置的超链接
如果要链接到当前工作簿或其他工作簿中的某个位置，则可以为目标（目标：常规术语，指从超链接转到的元素的名称。

）单元格定义名称（名称：代表单元格、单元格区域、公式或常量值的单词或字符串。

名称更易于理解，例如，“产品”可以引用难于理解的区域
“Sales!C20:C30”。

）或使用单元格引用。

1. 若要使用名称，您必须在目标工作簿中命名目标单元格。

如何为单元格或单元格区域命名
1. 选择要命名的单元格、单元格区域或非相邻选定区域（非相邻选定区域：该选定区域包含彼此互不相邻的两个或
多个单元格或区域。

在图表中绘制非相邻区域时，请确保组合的选定区域的形状为矩形。

）。

2. 单击编辑栏（编辑栏：位于Excel 窗口顶部的条形区域，用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式。

编辑栏中
显示了存储于活动单元格中的常量值或公式。

）左边的“名称”框。

“名称”框
3. 在“名称”框中，键入单元格的名称，然后按Enter。

名称不能包含空格并且必须以字母开头。

2. 在源（源文件：该文件中包含创建链接对象或嵌入对象所用的信息。

更新源文件中的信息时，还可以同时更新目标文件中的链
接对象。

）工作簿的工作表上，单击要在其中创建超链接的单元格。

您也可以选择对象，例如，想要用于表示超链接的图片或图表中的元素。

3. 在“插入”选项卡上的“链接”组中，单击“超链接”。

您还可以用鼠标右键单击单元格或对象，然后单击快捷菜单上的“超链接”，或者可以按Ctrl+K。

4. 在“链接到”下，请执行下列操作之一：
▪若要链接到当前工作簿中的位置，请单击“本文档中的位置”。

▪若要链接到其他工作簿中的位置，请单击“原有文件或网页”，查找并选择要链接到的工作簿，然后单击“书签”。

5. 请执行下列操作之一：
▪在“或在这篇文档中选择位置”框的“单元格引用”下，单击要链接到的工作表，在“请键入单元格引用”框中键入单元格引用，然后单击“确定”。

在“定义的名称”下的列表中，单击表示要链接到的单元格的名称，然后单击“确定”。

6. 在“要显示的文字”框中，键入要用于表示超链接的文字。

7. 如果希望当指针悬停在超链接上时显示帮助信息，请单击“屏幕提示”，在“屏幕提示文字”框中键入所需文字，然后单击“确定”。

使用HYPERLINK 函数创建自定义超链接
您可以使用HYPERLINK 函数创建一个超链接，用以打开存储在网络服务器、Intranet （Intranet：一种组织内部的、使用Internet 技术（如HTTP 或FTP 协议）的网络。

通过利用超链接，您可以在Intranet 上浏览对象、文档、网页和其他目标内容。

）或Internet 中的文档。

当单击包含HYPERLINK 函数的单元格时，Excel 将打开存储在链接位置中的文件。

有关使用HYPERLINK 函数的详细信息，请参阅超链接。

创建指向电子邮件地址的超链接
如果单击指向电子邮件地址的超链接，电子邮件程序将自动启动，并会创建一封在“收件人”框有正确地址的电子邮件（前提是已经安装了电子邮件程序）。

1. 在工作表上，单击要在其中创建超链接的单元格。

您也可以选择对象，例如，想要用于表示超链接的图片或图表中的元素。

2. 在“插入”选项卡上的“链接”组中，单击“超链接”。

您还可以用鼠标右键单击单元格或对象，然后单击快捷菜单上的“超链接”，或者可以按Ctrl+K。

3. 在“链接到”之下，单击“电子邮件地址”。

4. 在“电子邮件地址”框中，键入所需电子邮件地址。

5. 在“主题”框中，键入电子邮件主题。

某些Web 浏览器（Web 浏览器：解释HTML 文件、将其设置为网页格式并加以显示的软件。

Windows Internet Explorer 等Web 浏览器可以访问超链接、传输文件并播放嵌入到网页中的声音或视频文件。

）和电子邮件程序可能无法识别主题行。

6. 在“要显示的文字”框中，键入要用于表示超链接的文字。

7. 如果希望当指针悬停在超链接上时显示帮助信息，请单击“屏幕提示”，在“屏幕提示文字”框中键入所需文字，然后单击“确定”。