公司档案室管理制度及职责

公司档案室管理制度及职责
摘要
公司档案室是管理公司重要文献、记录和资料、档案信息的专门
机构，有效的档案管理制度和职责分工对于公司有效地保护和利用档
案有着至关重要的作用。

本文介绍了公司档案室的管理制度及职责。

1. 档案室的职责
档案室是公司管理重要记录和资料信息的基础性机构，其主要职
责如下：
1.1 档案归档
档案室要按照公司文件管理制度的规定，对公司重要档案进行鉴定、保存、归档工作，及时清理非法、无效文件和须转交公司历史档
案馆的文件。

档案室工作人员要对新收到的档案材料进行分类整理，
并编制档案目录或清单，以便于查询和使用。

1.2 档案管理
档案室要根据公司文件的文件分类标准，对档案材料进行整理，
建立完善的分类档案库及档案检索制度，积极开展档案信息公开工作，统计档案数量、质量、使用等情况，及时向公司领导汇报。

1.3 档案借阅与利用
档案室接受公司内部机构的档案借阅申请，并要求使用组织单位
提供正式的申请书和说明，根据不同的目的和性质，合理安排档案利
用时间和地点，做好档案利用登记、归还等工作，并负责回收使用后
材料。

1.4 档案销毁
档案室要及时淘汰、销毁不保留的文件材料，做到严格控制文件
的使用和流转，视档案材料的性质及量而决定销毁方式，并落实销毁
的责任人和过程。

公司档案的销毁必须按照相关规定执行。

2. 档案室管理制度
为确保公司档案室的顺利运行，公司应该制定相关的档案室管理
制度。

在这一部分，我们将讨论公司应该采取哪些措施来管理档案室。

2.1 档案室分类管理
公司档案管理中心要确立一套完整的档案分类标准、档案存储标
准和档案管理制度。

公司档案材料应按照档案管理中心的文件分类标准，编制目录，建立档案库和档案检索制度，并要有专人负责档案管
理工作。

2.2 档案室信息采集、整理和存储
公司档案室应定期进行档案信息采集，对所有重要的档案材料要
进行整理，建立档案目录和清单，并按照保存期限归档存储，制定出
相应的各项档案保管与管理细则。

2.3 档案室安全保密措施
公司档案管理中心要对档案室材料进行严格安全保密管理，做好
档案室安全防范工作，建立档案传递与接收的审批制度，并对档案室
开展定期检验和维护。

2.4 档案安全管理
公司的档案管理中心应根据《国家档案局档案工作规程》的要求，成立专业的档案安全管理机构，邀请有关专家对档案管理工作进行指导，建立档案各类项目的服务、管理、输出流程，确保档案管理工作
能够取得实效。

3. 结语
本文讨论了公司档案室的职责和管理制度，如何通过规范化的档
案管理制度和职责分工，确保公司档案的安全性和完整性，促进公司
档案信息的有效保护和管理。

公司应该重视档案管理工作，进一步完
善档案管理制度，提高档案管理水平，为公司各项工作提供可靠的数
据资料支撑。