公司人员档案信息管理制度

第一章总则
第一条为加强公司人员档案信息管理，确保档案信息的真实、完整、准确和保密，提高档案管理工作的规范化、科学化水平，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工档案信息的收集、整理、归档、保管、利用和
销毁等工作。

第三条公司人员档案信息管理遵循以下原则：
（一）真实性：档案信息必须真实反映员工的实际情况，不得虚构、篡改。

（二）完整性：档案信息应全面反映员工的个人、工作、学习等方面的信息。

（三）准确性：档案信息应准确无误，确保档案的真实性和有效性。

（四）保密性：严格保密档案信息，防止信息泄露。

第二章档案信息收集与整理
第四条公司人员档案信息收集范围：
（一）员工基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、职称、专业、联系电话等。

（二）员工工作经历：工作单位、职务、任职时间、工作业绩、奖惩情况等。

（三）员工学习经历：学校、专业、学历、学位、毕业时间等。

（四）员工家庭成员情况：姓名、关系、工作单位、联系电话等。

（五）其他相关信息：如健康状况、兴趣爱好等。

第五条档案信息收集方式：
（一）员工入职时，由人力资源部负责收集员工基本信息、工作经历、学习经历等相关信息。

（二）员工工作期间，人力资源部根据实际情况，定期收集、更新员工档案信息。

（三）员工离职时，人力资源部负责收集、整理离职员工档案信息。

第六条档案信息整理要求：
（一）按照档案信息收集范围，对收集到的信息进行分类、归档。

（二）档案信息应采用规范的格式，确保信息清晰、易读。

（三）档案信息应妥善保管，防止丢失、损坏。

第三章档案保管与利用
第七条档案保管：
（一）人力资源部负责公司人员档案的保管工作。

（二）档案柜应设置在安全、干燥、通风的地方，防止档案受潮、霉变。

（三）档案柜应配备必要的防盗、防火、防潮、防尘设施。

（四）档案柜钥匙由专人保管，不得随意转借他人。

第八条档案利用：
（一）员工本人需查阅档案时，需向人力资源部提出申请，经批准后方可查阅。

（二）非员工本人需查阅档案时，需提供相关证明材料，经公司领导批准后方可查阅。

（三）查阅档案时，应遵守保密规定，不得泄露档案信息。

第四章档案销毁
第九条档案销毁：
（一）档案信息保管期满后，经公司领导批准，由人力资源部负责销毁。

（二）销毁档案前，应进行登记、核对，确保档案信息准确无误。

（三）销毁档案时，应采用安全、环保的方式，防止档案信息泄露。

第五章附则
第十条本制度由公司人力资源部负责解释。

第十一条本制度自发布之日起实施。