学校文件管理制度(通用篇)

学校文件管理制度（通用篇）
学校文件管理制度
第一章总则
第一条为了规范学校文件管理工作，提高学校文件管理水平，增强学校内部信息沟通和协调效率，确保学校工作的顺利进行，制定本文件管理制度。

第二条学校文件包括纸质文件和电子文件两种形式。

纸质文
件是指各类文件、资料以纸张形式存在的文书；电子文件是指通过计算机网络传输并以电子形式存在的文书。

第三条学校文件管理的目标是保证学校文件的安全、便捷、
清晰、及时并满足各部门工作需求。

第二章文件管理的原则
第四条文件管理贯穿学校工作全过程，具有系统性、阶段性
和全员性的特点。

各部门、个人必须严格依照本制度开展文件管理。

第五条学校文件管理应遵循以下原则：
1.法律原则：学校文件管理必须遵守相关法律法规，不得存储、传播违法违规信息。

2.公开透明原则：学校文件管理应当公开、透明，便于各部门、师生员工查询、使用。

3.规范化原则：学校文件管理应符合统一的规范，遵循一致的
命名、编号和归档方式。

4.安全保密原则：学校文件管理要保证文件的安全和保密，防
止泄露、丢失、损毁。

5.记录完整原则：学校文件管理要保证文件的记录完整，不得
删除、篡改重要信息。

6.便捷高效原则：学校文件管理要方便查阅、快速办理，提高
效率。

第三章文件的产生、流转和存档
第六条学校文件产生包括编制、审核、批准、签发等过程，
各部门负责人要履行相应职责，确保文件的准确性和合法性。

第七条学校文件的流转按照下列程序进行：
1.发起部门发起文件并填写正式的文号、文件标题、文件主题
等信息，同时附上文件内容和相关附件。

2.发起部门向上级部门提出审批申请，上级部门审核后进行批复。

3.批复后，文件由发起部门签发并分发给各相关部门或个人。

4.文件接收人在规定时间内对文件内容进行阅知，并按照文件要求进行处理。

第八条学校文件的存档分为纸质存档和电子存档。

纸质存档要分类存放，按照文件类型、部门和时间进行整理和编号；电子存档要进行分类归档，按照文件路径、文件夹和时间进行存储。

第九条所有纸质文件和电子文件都应编制文件目录和文件清单，并定期更新。

第四章文件的查阅、借阅和销毁
第十条学校内部部门和师生员工有查阅文件的权利，查阅时应填写查阅登记，不得随意翻阅、带出文件。

第十一条文件借阅应经过批准，并按照规定的流程进行，借阅期限不得超过一个月，逾期需申请延期。

第十二条文件因达到保管年限、内容完成或失去使用价值等原因，经过审批可以销毁。

销毁程序应符合相关法律法规和学校规定，并填写销毁登记。

第五章电子文件管理
第十三条学校电子文件保存应遵循以下原则：
1.备份原则：电子文件要进行定期备份，确保信息不丢失。

2.分类存储原则：电子文件要进行分类存储，按照文件类型、部门和时间进行归档。

3.定期清理原则：定期对电子文件进行清理，删除无用文件，确保存储空间足够。

4.安全可靠原则：电子文件要进行安全防护，防止病毒攻击和非法侵入。

第十四条学校电子文件的使用应遵循以下原则：
1.规范使用原则：合法合规使用电子文件，不得用于违法违规行为。

2.授权使用原则：根据权限设置电子文件的访问范围，确保信息流转的安全和可信。

3.安全传输原则：电子文件传输要采取加密和安全验证措施，防止信息泄露。

第十五条学校电子文件的保密应遵循以下原则：
1.访问权限原则：设立访问权限，确保只有合法的人员可以查阅和使用文件。

2.加密保护原则：重要的电子文件要进行加密保护，防止非法
获取。

3.备份存储原则：对重要的电子文件进行定期备份和存储，防
止丢失。

第六章文件管理的责任
第十六条学校文件管理责任划分如下：
1.校长负责文件管理工作的整体规划和组织实施。

2.各部门负责人负责本部门文件管理的组织、协调和监督。

3.师生员工应按照规定参与文件管理工作，并保证文件的安全
和保密。

第十七条学校将建立文件管理监督机制，加强对文件管理工
作的监督和检查，对违反文件管理制度的行为进行纠正和处理。

第十八条对于文件管理工作中的成绩和优秀做法，学校将予
以表彰和奖励，激励全体师生员工不断提高文件管理水平。

第七章附则
第十九条本制度自发布之日起执行，有关修订、解释由学校
文件管理部门负责。

第二十条本制度未尽事宜由学校文件管理部门负责具体落实。

附件：文件管理登记表、文件清单模板、文件盒标签模板
以上是学校文件管理制度的通用篇，制度内容健全且条例清晰。

为了规范学校内部的文件管理工作，提高工作效率，保障文件的安全和保密，各部门和师生员工都需要严格遵守制度，并不断改进和完善文件管理工作。

通过有效的文件管理，学校能够更好地实现信息的管理、共享和流转，为学校的发展和教育事业的进步提供有力的支持。