文献档案管理制度范本范文

文献档案管理制度范本范文
文献档案管理制度
第一章总则
第一条目的与依据
文献档案管理制度的目的是规范组织内文献档案的收集、整理、保管和利用工作，保证档案信息的准确性、完整性和安全性，并提高档案资源的利用效益。

本制度的制定依据为《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案局档案工作规定》等相关法律法规。

第二条适用范围
本制度适用于组织内所有文件、资料等以纸质或电子形式存在的档案，包括各类纸质档案、电子档案、光盘、磁带、硬盘等。

第三条规范性要求
文献档案管理应遵循科学、准确、及时、便捷、安全的原则，确保档案资源的有效管理和合理利用。

第二章档案的收集与整理
第四条文件的归档
1. 组织内所有文件应按照文件归档分类规则进行归类。

归档分类规则应根据组织的管理需要和信息流程制定，确保档案的有序性和可检索性。

2. 文件直接归档和间接归档相结合。

重要文件以直接归档方式
处理，一般文件可以先进行间接归档，再按照需要进行直接归档。

3. 归档前，应对文件进行质量检查，确保文件名称、编号、页码、时间、作者等信息的准确无误。

第五条档案整理
1. 组织内所有档案应按照一定的规则进行整理，确保档案的完整性和关联性。

2. 档案的整理应遵循以下原则：
(1) 将档案按照文件或文件夹的形式存放，并注明文件或文件夹的名称；
(2) 在档案上加盖归档章或贴上标签，标明档案的编号、名称、归档日期、保管单位等信息；
(3) 档案须分门别类，成卷整理，并附有目录；
(4) 档案的整理应按照时间顺序进行，确保档案的连续性和可查性。

第三章档案的保管与利用
第六条档案的保管
1. 组织内的档案室应具备适当的环境条件和设备，确保档案的安全、卫生和完好无损。

2. 档案室应设置专门的保管人员，定期巡查检查档案的安全状况，防止档案的丢失、破坏和篡改。

3. 各级领导及档案管理人员应对档案室实行门禁制度，保证档案的保密性和安全性。

第七条档案的利用
1. 组织内的档案室对外提供档案的查阅和复制服务，但需遵循合法、合规的原则。

2. 查阅档案需填写查阅申请表，提供有效证件，并由档案管理人员进行审核和记录。

3. 外部人员查阅档案应经过组织的书面审核，确保档案的保密性和安全性。

第四章档案的归档与调阅
第八条档案的归档
1. 档案归档是指将已整理完毕的档案存放到档案室或其他指定地点的过程。

归档时应根据档案的重要性、用途等因素，分类、编号、盘点并作好相关登记工作。

2. 归档时应记录档案的名称、编号、归档日期、保管期限等信息，并注明归档人、审核人和监督人，以确保归档的准确性和可追溯性。

第九条档案的调阅
1. 内部人员需要查阅档案时应填写调阅申请表，并通过组织的审批流程进行审核。

2. 档案管理人员应在规定时间内提供调阅人员所需的档案，并记录调阅情况。

3. 档案调阅完毕后，调阅人员应及时归还档案，并由档案管理人员进行核对。

第五章档案的移交与销毁
第十条档案的移交
1. 档案的移交是指将档案从一个管理单位移交到另一个管理单位的过程。

移交时应按照档案移交清单，对移交的档案进行统计登记，并通知接收方对档案进行验收。

2. 移交档案的清单应包括档案的名称、编号、数量、移交日期、移交人、接收人及其单位等信息，并由移交双方签字确认。

第十一条档案的销毁
1. 档案的销毁是指对达到保管期限的档案进行清理、筛选和销毁的过程。

销毁前应经过审批并形成相应的记录。

2. 销毁档案应由档案管理人员对档案进行核对，并填写销毁清单，详细记录销毁的档案名称、编号、数量、销毁日期、销毁人等信息，并经相关部门进行审核。

第六章监督与责任
第十二条监督与检查
1. 档案管理人员应定期进行档案的检查和整理工作，确保档案的准确性和完整性。

2. 组织应建立档案管理制度的内部监督机构，对档案的收集、整理、保管和利用等过程进行监督和检查。

第十三条违规责任
档案管理人员如果违反本制度规定，造成档案的丢失、破坏或泄密，应承担相应的法律责任。

对于其他违反档案管理制度的行为，将进行纪律处分。

第十四条完善与改进
组织应根据实际情况，不断完善和改进文献档案管理制度，并及时调整相关规定，以适应组织内外环境的变化。

第七章附则
第十五条本制度自颁布之日起执行，对于过去遗留的档案应适当调整，以符合本制度的要求。

第十六条本制度的解释权归组织档案管理部门所有。